Deloittes direktionsnotat for løbende revision 2011 af Koncernservice

Revisionens observationer og anbefalinger

Vurdering

Koncernservices kommentarer og tiltag

Revisionsområde 5.1 Fælles økonomirelaterede forretningsgange

Revisionen finder det positivt, at der implementeres fælles obligatoriske forretningsgange. Der synes dog at være et vist overlap til øvrige forretningsgangsbeskrivelser i KK, og den manglende koordinering kan skabe usikkerhed i organisationen. Endvidere kan det medføre dobbelte kontroller, ligesom der er risiko for, at ikke alle relevante kontroller identificeres, beskrives og gennemføres. Det anbefales, at der sker en koordinering af KK’s forretningsgangsbeskrivelser og at det vurderes, om den nuværende struktur er hensigtsmæssig.

Mindre betryggende

Punktet tages til efterretning. KS har udarbejdet metodebeskrivelse, og der arbejdes generelt på at gøre både regulativet og forretningsgangene mere specifikke og operationelle. Endvidere arbejdes med at implementere automatiserede kontroller.

For at kunne adressere ovenstående observation, vil det være hensigtsmæssigt, at revisionen konkretiserer, hvor der er "vist" overlap mellem forretningsgangsbeskrivelser samt på hvilke områder, der i særlig grad efterspørges automatiserede kontroller. Når disse punkter er konkretiseret vil KS iværksætte målrettede handlinger.

Tidsplan for implementering: Løbende

Revisionsområde 6.1.1 Vejledning vedr. udvidet budgetopfølgning for fakturaer der kun har én godkender mm.

Ad 1) Det påpeges, at den fælles forretningsgang vedr. ledelsestilsyn, der indeholder retningslinjerne for "udvidet budgetopfølgning" ikke svarer til kravene i kasse- og regnskabsregulativets bilag 4.1. Risikoen er, at udvidet budgetopfølgning i forvaltningerne ikke lever op til kravene, og det anbefales at der sker en tilretning af kravene i forretningsgangen, så de er i overensstemmelse med kravene i kasse- og regnskabsregulativet.

Det påpeges endvidere, at der er usikkerhed i forvaltningerne om hvorvidt forretningsgangen er gældende.

Ad 2) Det påpeges, at systemrapporten ’udvidet budgetopfølgning’ ikke understøtter forvaltningernes anvendelse af systemet og det anbefales, at funktionaliteten ’godkend og videresend’ implementeres i workflow godkendelsesprocedure

Mindre betryggende

Ad 1) KS har primo 2012 tilrettet forretningsgangen således, at den indeholder samme krav som anført i kasse- og regnskabsregulativets bilag 4.1. Endeligt har Koncernservice præciseret, at forretningsgangene er gældende, således at der ikke opstår tvivl herom i forvaltningerne.

Ad 2) KS vil analysere muligheden for at få udviklet en funktionalitet i workflows godkendelsesprocedure. I den forbindelse vil det blive vurderet, hvorvidt der bør være to godkendere på alle fakturaer over et vist fakturabeløb.

Tidsplan for implementering: Analyse af funktionalitet i workflow gennemført i marts 2012. Den tekniske løsning afventer således analysen.