Deloittes Direktionsnotat for løbende revision 2011 for Økonomiforvaltningen

Økonomiudvalget skal afgive besvarelse til kommunens eksterne revisor, Deloitte, vedrørende Deloittes bemærkninger og anbefalinger til deres løbende revision af Økonomiforvaltningen.

Indstilling og beslutning

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,

1. at bilag 1, som indeholder Økonomiforvaltningens kommentarer og tiltag til Deloittes Direktionsnotat af december 2011 vedrørende løbende revision af Økonomiforvaltningen, tages til efterretning.

Problemstilling

Kommunens eksterne revisor, Deloitte, har den 23. december 2011 fremsendt udkast til Direktionsnotat vedrørende løbende revision af Økonomiforvaltningen. Økonomiforvaltningens kommentarer til og tiltag på baggrund af Deloittes bemærkninger og anbefalinger til deres løbende revision fremgår af Deloittes Direktionsnotat af december 2011, som ses i bilag 1.

Løsning

Deloitte har i alt fire revisionsområder, der medtages i revisionsberetningen til Borgerrepræsentationen. To områder vedrører Deloittes løbende revision for 2011, og to områder er videreført fra 2009 og 2010.

For de to revisionsområder, der vedrører den løbende revision for 2011, vurderer Deloitte, at et af revisionsområderne er ”ikke betryggende”. Dette revisionsområde vedrører ”Gennemgang af personsager på statsrefusionsområdet, der hører under Økonomiforvaltningen”.
Det andet område, ”Forvaltningens budgetopfølgning”, vurderes som ”relativt betryggende”. Økonomiforvaltningens kommentarer og tiltag til de to revisionsområder vedrørende den løbende revision for 2011 fremgår af tabel 1.

Tabel 1: Revisionsområder vedrørende den løbende revision for 2011.

Forvaltningens budgetopfølgning	Vurdering	Økonomiforvaltningens kommentarer og tiltag
Revisionsområde 5.1 Forvaltningens budgetopfølgning Ad 1. Økonomiforvaltningens forretningsgang for budgetopfølgning: Deloitte finder, at forvaltningen har udarbejdet en tilfredsstillende forretningsgang og af en sådan karakter, at den over for kommunens øvrige forvaltninger kan anvendes som "best practice". Ad 2. Forvaltningens grundlag for kvartalsprognosen: Deloitte anbefaler initiativer til sikring af dokumentation for forvaltningens budgetopfølgning. Ad. 5. Kvartalsopfølgningen af anlægsoversigter: Da anlægsprojekterne ikke er omfattet af den månedlige risikoopfølgning. findes det hensigtsmæssigt at overveje tydeliggørelse af kriterierne for, hvornår der bør redegøres for risiciene.	Relativt betryggende	Ad. 1: Økonomiforvaltningen noterer, at Deloitte vurderer, at Økonomiforvaltningens forretningsgang for budgetopfølgning kan anvendes som "best practice" overfor kommunens andre forvaltninger. Økonomiforvaltningen vil arbejde for at udbrede forretningsgangen til de øvrige forvaltninger i projektet Åben Koordination, som er godkendt af Økonomiudvalget. Ad. 2: Det skal bemærkes, at det altid i kommunens økonomi- og regnskabssystem, KØR, er muligt at trække datagrundlaget for alle budgetopfølgninger, som er foretaget i Økonomiforvaltningen. Sekretariatet for ledelse og kommunikation vil dog også fremadrettet gemme enhedernes tilbagemeldinger. Ad. 5: Økonomiforvaltningen vil opdatere vejledningen, så det bliver tydeligt, hvilke risici der skal beskrives for anlægsprojekter og kriterierne for, hvornår der er en risiko i et anlægsprojekt. Vejledning udsendes primo januar 2012.
Gennemgang af personsager på statsrefusionsområder, der hører under Økonomiforvaltningen	Vurdering	Økonomiforvaltningens kommentarer og tiltag
Revisionsområder 5.2.7 Folkepension og helbredstillæg Der er foretaget gennemgang af i alt 15 sager vedrørende folkepension og helbredstillæg. Gennemgangen har givet anledning til bemærkninger i fire sager.	Relativt betryggende	Økonomiforvaltningen tager bemærkningen til efterretning. Det pågældende beløb er blevet berigtiget af Københavns Borgerservice. Området indgår allerede nu i Københavns Borgerservices ledelseskontrolkonceptet som en stikprøvekontrol.
Revisionsområde 5.2.8 Ledelsestilsyn Ledelsestilsyn for 2011 er på tidspunktet for Deloittes gennemgang af nedenstående områder ikke udført. - Boligydelse og boligydelse som lån - Beboerindskudslån - Folkepension og helbredstillæg - Underholdningsbidrag. Forvaltningen har oplyst, at der er udarbejdet et nyt koncept for ledelsestilsyn.	Ikke betryggende	Københavns Borgerservice har foretaget ledelsestilsyn to gange i 2011 i form af stikprøvekontrol på følgende områder: (i) Boligydelse og boligydelse som lån, (ii) Beboerindskudslån, (iii) Folkepension og helbredstillæg. I forhold til det fjerde område har Københavns Borgerservice gennemført interne kontroller på børneydelser. Københavns Borgerservice har endvidere iværksat en opdatering af ledelsestilsynet i samarbejde med Intern Revision. Det nye ledelsestilsyn forventes færdiggjort den 31.03.2012.

For de to revisionsområder, der er overført fra 2009 og 2010, vurderes et område, ”Periodiseringsfejl af lønrefusion”, som ”ikke betryggende”. Et område vurderes som ”relativt betryggende”. Dette vedrører ”Omkostninger og risiko for fiktive eller uautoriserede transaktioner”.
De to revisionsområder, der er overført fra 2009 og 2010, fremgår af tabel 2 sammen med Økonomiforvaltningens kommentarer og tiltag hertil.

Tabel 2: Revisionsområder, der videreført fra 2009 og 2010, samt Økonomiforvaltningens kommentarer og tiltag hertil.

Opfølgning på ikke afsluttede observationer fra 2009 og 2010

Vurdering

Økonomiforvaltningens kommentarer og tiltag

Revisionsområde 6.1.1
Omkostninger og risiko for fiktive eller uautoriserede transaktioner

Manglende sammenhæng mellem reglerne i kasse- og regnskabsregulativet og forvaltningens forretningsgangbeskrivelse skaber usikkerhed om, hvilke kontroller de "to på tråden" reelt udfører.

Relativt betryggende

I forhold til Deloittes anbefaling har Økonomiforvaltningen foretaget en udvidet budgetopfølgning som stikprøve for perioden 1/1 - 17/11 2011 for rådhusdelenes enheder.

Sekretariatet for ledelse og kommunikation vil opdatere forvaltningens forretningsgang i fht. den udvidede budgetopfølgning.

Revisionsområde 6.1.2
Periodiseringsfejl i lønrefusion

Revisionsbemærkning nr. 4 i revisionsberetningen for 2010 omhandler en problemstilling omkring lønrefusion.

Ikke betryggende

Der er pr. 1. januar 2012 etableret enheden Refusion og barsel i Koncernservice, som vil varetage alle opgaver i forbindelse med refusion.

Videre proces

På baggrund af udvalgenes behandling fremsender Deloitte senest den 1. august 2012 den samlede beretning om revision for Københavns Kommune til behandling i Borgerrepræsentationen.

Claus Juhl

                                                                          /Bjarne Winge

Beslutning

Økonomiudvalgets beslutning den 7. februar 2012.

Lynge Skovgaard, Deloitte, Kurt Wagner, Intern Revision deltog under punktets behandling.

Indstillingen blev godkendt.