Redegørelse for udvalgenes administrationsudgifter til beregning af omstillingsbidraget for 2004 - Udsat - (Behandles under eet med ØU 328, ØU 330, ØU 305, ØU 311 og ØU 331/2002)

DAGSORDEN

for ekstraordinært møde tirsdag den 7. januar 2003

Økonomiforvaltningen indstiller

• at Økonomiudvalget drøfter redegørelsen

Udsat.

Udsat.

Økonomiudvalget har på mødet den 27. november 2002 i forbindelse med punkt 4 "Principper for budgetforslag 2004 og tidsplan for budgetproces 2004" (ØU 311/2002) stillet spørgsmål til beregningen af fordelingsnøglen for administration i omstillingsbidraget.

Grunden til at administration inddrages i beregningen af omstillingsbidraget er, at beregninger viser, at Københavns Kommunes udgifter på området er ca. 18 pct. højere end de tilsvarende udgifter i resten af landet.

I 2003 har udvalgene foretaget besparelser på administration på 27 mill. kr. Set i forhold til potentialet på 18 pct., svarer det til, at potentialet nu er reduceret til i størrelsesordenen 15 pct. I omstillingsbidraget for budgetforslag 2004 indgår administration med et måltal på 25 mill. kr. Det svarer til at Københavns merudgift i forhold til landsplan reduceres med yderligere 2-3 pct. til ca. 13 pct.

Udgiften til administration er opgjort for hvert enkelt udvalg. Fordelingen af administrationsudgifter på udvalg beregnes derfor som hvert udvalgs andel af de samlede administrationsudgifter i Københavns Kommune.

Økonomiforvaltningen har ved opgørelsen af administrationsudgifterne taget udgangspunkt i en metode udviklet af KL. Administrationsudgifterne er opgjort som lønudgiften til personale ansat i en række stillingskategorier.

De stillingskategorier der ligger bag beregningen af administrationsudgiften omfatter personale, hvor det er vurderingen, at personalet altovervejende udfører administrative funktioner.

Økonomiudvalget har på mødet den 27. november 2002 i forbindelse med punkt 4 "Principper for budgetforslag 2004 og tidsplan for budgetproces 2004" (ØU 311/2002) stillet spørgsmål til beregningen af fordelingsnøglen for administration i omstillingsbidraget.

Indledningsvist skal det bemærkes, at beregningen af administration og fordelingsnøglen for administration er den samme beregning og fordeling, som blev anvendt i omstillingsbidraget i budget 2003, jf. indstillingen Principper for budgetforslag 2003 og tidsplan for budgetproces 2003 (ØU5/2002, 5. februar 2002).

Grunden til at administration inddrages i beregningen af omstillingsbidraget er, at beregninger viser, at Københavns Kommunes udgifter på området er højere end de tilsvarende udgifter i resten af landet.

Økonomiforvaltningen har foretaget en beregning der viser, at Københavns Kommunes udgifter til administration ligger ca. 18 pct. over den tilsvarende udgift i resten af landet.

I 2003 har udvalgene foretaget besparelser på administration på 27 mill. kr. Set i forhold til potentialet på 18 pct., svarer det til, at potentialet nu er reduceret til i størrelsesordenen 15 pct. I omstillingsbidraget for budgetforslag 2004 indgår administration med et måltal på 25 mill. kr. Det svarer til at Københavns merudgift i forhold til landsplan reduceres med yderligere 2-3 pct. til ca. 13 pct.

I beregningen af administrationsudgifterne er der taget højde for en række faktorer, som ellers umiddelbart kunne forklare, at Københavns Kommunes udgifter til administration ligger højere end resten af landet. Der er således foretaget følgende korrektioner:

• korrektion for tjenestemandspensionstillæg og stedtillæg
• udskillelse af den amtskommunale andel
• udskillelse af særlige opgaver, der i øvrigt varetages af staten
• korrektion for at Københavns Kommune selv varetager økonomiske forhandlinger med staten mv. og derfor ikke betaler kontingent til KL.

Der er således en berettiget forventning om, at Københavns Kommune har et potentiale for at kunne effektivisere administrationsudgifterne.

Der findes ikke en eksakt definition eller et eksakt beregningsgrundlag for administration. Den opgørelse der skal ligge til grund bør principielt kun omfatte administrative udgifter, som fx udgifter konteret i den kommunale kontoplan under funktion 6.51 Sekretariat og forvaltninger. Imidlertid konteres bl.a. udgifter til personale på Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningens lokalcentre under denne funktion. Derudover er der administrative opgaver, der konteres på andre konti.

Økonomiforvaltningen har derfor ved opgørelsen af administrationsudgifterne taget udgangspunkt i en metode udviklet af KL. Administrationsudgifterne er opgjort som lønudgiften til personale ansat i en række stillingskategorier.

Økonomiforvaltningen har valgt at foretage et snævert skøn i afgrænsningen af hvilke stillingskategorier, der skal medtages i beregningen af administrationsudgifterne. Det er således alene følgende stillingskategorier, der regnes som hørende til administration:

• jurister og økonomer

• alt kontoradministrativt personale
• edb-personale

Der sker ikke en tidsregistrering af hver enkelt medarbejders opgaver i forhold til om opgaverne er borgervendte. Det er imidlertid vurderingen, at netop fordi afgrænsningen af stillingskategorier er valgt snævert, indgår en række af de stillingskategorier, der i større udstrækning udfører såvel administrative som borgervendte funktioner ikke i opgørelsen. Fx er ikke medtaget socialrådgivere og en række specialister som fx arkitekter og ingeniører, der også udfører administrative opgaver.

De stillingskategorier der ligger bag beregningen af administrationsudgiften omfatter således personale, hvor det er vurderingen, at personalet altovervejende udfører administrative funktioner. Det kan i øvrigt bemærkes, at den anvendte definition af administration snarere undervurderer end overvurderer udgiften til administration. En mindre del af administrationsudgiften udgøres således af udgifter til IT etc., som ikke er medtaget i opgørelsen.

Nedenfor er det vist, hvordan fordelingsnøglen for administration er beregnet:

Som følge af forventningen om et effektiviseringspotentiale på kommunens administrative udgifter indgår udgifterne til administration som en del af beregningen af omstillingsbidraget.

Udgiften til administration er opgjort for hvert enkelt udvalg. Fordelingen af administrationsudgifter på udvalg beregnes derfor som hvert udvalgs andel af de samlede administrationsudgifter i Københavns Kommune.

Først er opgjort de enkelte udvalgs udgift til administration, hvor administration er opgjort som anført i afsnittet ovenfor. Dvs. at der for hvert udvalg er opgjort lønudgiften til personale ansat i stillingskategorierne: Jurister og økonomer, alt kontoradministrativt personale og edb-personale. Lønudgifterne for de konkrete stillingskategorier er beregnet på baggrund af data trukket i Fælleskommunale Løndata pr. november 2000. I beregningen er korrigeret for de konkurrenceudsatte virksomheder:

Note: I omstillingsbidraget er generelt korrigeret for de konkurrenceudsatte virksomheder.

I tabellen nedenfor er der i kolonnen til venstre angivet den opgjorte udgift og i kolonnen til højre er vist den tilhørende procentfordeling. Eksempelvis udgør udgiften til administration i Revisionen 13,3 mill. kr., hvilket svarer til at Revisionens udgift til administration udgør 1,06 procent af den samlede udgift til administration i kommunen:

Som en del af Økonomiudvalgets godkendelse af indstillingen "Økonomiske rammer for udvalgenes budgetbidrag 2003 og budgetoverslag 2004-2006" (ØU23/2002, 5. februar 2002) besluttede Økonomiudvalget at fastlægge et måltal på administrationsudgifternes del af omstillingsbidraget på 25 mill. kr. (ved udmøntningen valgte udvalgene at budgettere med besparelser på tilsammen 27 mill. kr.). Ovenstående fordelingsnøgle blev derfor omregnet til 25 mill. kr.

Omregningen af fordelingsnøglen så den fordeler 25 mill. kr. er vist i tabellen nedenfor. Det skal understreges, at denne omregning ikke indebærer nogen form for forskydninger mellem udvalgene i forhold til fordelingsnøglen i tabellen ovenfor. Eksempelvis udgør Revisionens andel af det samlede måltal på 25 mill. kr. stadig 1,06 procent. (0,265/25,000*100 = 1,06 pct.).

Højre kolonne i tabellen ovenfor er magen til den fordelingsnøgle for administration som er lagt frem i indstillingen "Principper for budgetforslag 2004 og tidsplan for budgetproces 2004" (ØU311/02), i Bilag 2, tabel 2, første kolonne. Der er altså tale om samme fordelingsnøgle for administration som i 2003-budgettet.

-

-

-

-

-

Erik Jacobsen