Opfølgning på medlemsforslag om fremrykning af betaling af fakturaer

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget, 

1. at det godkendes, at der sker en midlertidig fremrykning af betalingstidspunktet for fakturaer frem til udgangen af maj 2023, hvormed alle købsfakturaer på daglig basis frigives til betaling umiddelbart efter godkendelse af fakturaen,
2. at Økonomiforvaltningen inden udgangen af maj 2023 udarbejder en sag til Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen om ændring af kommunens betalingsbetingelser,
3. at der hermed er gjort op med medlemsforslaget stillet af Socialdemokratiet, SF, Radikale Venstre og Venstre på Økonomiudvalgets møde den 22. november 2022, jf. bilag 1. 

Problemstilling

Økonomiudvalget har den 22. november 2022 godkendt et medlemsforslag om at pålægge Økonomiforvaltningen at udarbejde en sag om at fremrykke betaling af fakturaer frem til ultimo maj 2023, jf. bilag 1. Under behandlingen blev der desuden fremsat et ønske om en beskrivelse af konsekvenserne ved, at ordningen bliver gjort permanent.

Medlemsforslaget er motiveret ved, at partierne ønsker, at der gives en håndsrækning til københavnske virksomheder som følge af energikrisen og stigende inflation, idet det forventes, at mange af byens virksomheder vil blive ramt i de kommende vintermåneder. En hurtigere betaling for varer og tjenesteydelser kan bidrage til at styrke likviditeten i virksomhederne

De gældende regler for betaling af fakturaer i Københavns Kommune er senest besluttet af Borgerrepræsentationen 12. december 2013 og indebærer, at betaling skal ske senest 30 dage fra afsendelsesdato fra leverandøren, samt at der ved indgåelse af aftaler med leverandører skal oplyses, at kommunens betalingsfrist er 30 dage fra fakturadato.

Ovenstående regler kan fraviges, så betalingen falder tidligere. Dette svarer til, hvad der blev indført som en midlertidig foranstaltning under COVID-19-epidemien i 2020, hvor Økonomiudvalget den 17. marts 2020 besluttede at ændre betalingspraksis til straksbetaling. Ordningen blev forlænget to gange og udløb pr. 31. december 2020.

Løsning

Det er ikke tilladt for offentlige myndigheder at aftale en betalingsfrist, der er længere end 30 dage. Økonomistyrelsen tilskynder i vejledningen om betalingsfrister mv. til, at betalingsfristen bør være så kort som muligt, men samtidigt fastsættes således, at det sikres, at der er den fornødne tid til kontrol og håndtering af fakturaen, jf. Vejledning om betalingsfrister og opkrævning af gebyrer og renter ved forsinket betaling (Økonomistyrelsen, juni 2020). Det gælder desuden, at kommunerne ikke må forudbetale leverandørerne. Fristen på 30 dage blev fastlagt af Borgerrepræsentationen i 2010 på baggrund af en afvejning af behovet for at kunne kontrollere fakturaer ift. det bestilte og leverede samt at give leverandører et klar udgangspunkt for, hvornår betalingen ville foretages. Princippet blev senest præciseret af Borgerrepræsentationen den 12. december 2013, hvorefter afsendelsesdatoen fra leverandøren er udgangspunktet for beregningen af de 30 dage.

Kommunens økonomisystem Kvantum er, med udgangspunkt i betalingsprincippet, sat op til at opsamle alle færdiggodkendte købsfakturaer og automatisk frigive disse til betaling 30 dage fra fakturadato. Gennemsnitstiden for fakturabehandling har i 2021 og 2022 udgjort ca. 6-8 dage, dvs. at der i gennemsnit går 22-24 dage herefter, hvor fakturaen venter på at blive udbetalt. Tallet er et gennemsnit, og der er derfor fakturaer, der godkendes tidligere, og andre, der tager længere tid at godkendes, herunder også fakturaer, der ikke når at blive godkendt inden betalingsfristens udløb.

Størstedelen af kommunens fakturaer er på under 10.000 kr. og skal derfor i henhold til kommunens regler alene godkendes af en person, hvilket som regel sker inden for få dage. Fakturaer, der skal godkendes af flere led, hvor der er forhold, der skal afklares, som fx kontrol af den aftalte leverance eller ydelse, eller hvor der er en tvist med leverandøren, kræver dog oftest en længere sagsbehandling.

Midlertidig tilpasning af betalingsprincippet t.o.m. maj 2023

Økonomiudvalget kan træffe beslutning om, at Københavns Kommune i en midlertidig periode frem til udgangen af maj 2023 ændrer frist for betaling således, at fakturaer betales, så snart de er godkendt, jf. kommunens regler for fakturagodkendelse.

Det er muligt at implementere en midlertidig procedure, hvor alle købsfakturaer på daglig basis frigives til betaling umiddelbart efter godkendelse af fakturaen. Der tilrettelægges på samme måde som under COVID-19 de nødvendige forretningsgange og ledelsestilsyn.

Den forventede økonomiske effekt for virksomhederne vurderes at udgøre en fremrykning af betalingen af fakturaerne på i gennemsnit 22-24 dage, dvs. en gennemsnitlig faktisk betaling efter ca. 6-8 dage, og en samlet midlertidig likviditetstilførsel på ca. 0,6-0,7 mia. kr. som følge af fremrykningen. Fakturaer, hvor der er afklaringsbehov eller uoverensstemmelser, vil dog ikke nødvendigvis kunne frigives inden udløb af de sædvanlige 30 dage, hvilket ligeledes gælder med de nuværende retningslinjer.

Afklaring af kommunens fremadrettede betalingsprincip

Under Økonomiudvalgets behandling af medlemsforslaget blev der fremsat et ønske om, at Økonomiforvaltningen afdækker konsekvenserne ved, at ordningen med straksbetaling af fakturaer bliver gjort permanent.

Inden en beslutning om ændring af kommunens betalingsfrist træffes, vurderer Økonomiforvaltningen, at følgende punkter bør undersøges nærmere:

• Ændring af eksisterende aftaler med leverandører, der er indgået med 30 dages betalingsfrist som en betingelse ifm. udbuddet. Det kræver, at kontrakter ændres, og at der tages højde for eventuelle hensyn ift. udbudsretten
• Administrative tilpasninger i kommunen som følge af en kortere betalingsfrist, herunder nye regler og procedurer i forvaltningerne og for de decentrale institutioner
• En hensigtsmæssig systemunderstøttelse af betalingsprincippet, så administrative processer bliver effektive

Økonomiforvaltningen vil drøfte en kortere betalingsfrist med forvaltningerne og vende tilbage til Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen inden ultimo maj 2023 med en sag om ændring af kommunens betalingsfrist.

Økonomi

Ved fremrykket betaling af fakturaer vil der ske et tilsvarende fald i kommunens likviditet i den periode, betalingerne fremrykkes. Et estimat på størrelsen af forskydningen er behæftet med en betydelig usikkerhed, men ØKF vurderer, at likviditetstabet vil være i størrelsesordenen 600-700 mio. kr. KKs indlånsrente er variabel og estimeres at være på ca. 2 pct. frem til maj 2023. Under disse antagelser estimeres omkostningen ved fremrykket betaling til ca. 6-7 mio. kr. for perioden i form af tabte renteindtægter.

Videre proces