Ny proces mellem Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen i sager om ansættelse af direktører, hvor Borgerrepræsentationen er ansættende myndighed.

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,

1. at det tages til efterretning, at der i sager om ansættelse af direktører, hvor Borgerrepræsentationen er ansættende myndighed, tilrettelægges en proces, hvor behandlingen af sagen finder sted i samme uge i Økonomiudvalget og i Borgerrepræsentationen,

2. at det tages til efterretning, at udsendelse af sager om ansættelse af direktører til Borgerrepræsentationen afventer Økonomiudvalgets beslutning.

Problemstilling

I henhold til de gældende regler er Borgerrepræsentationen ansættende myndighed for medlemmer af enhedsforvaltningernes direktioner samt i øvrigt ansatte på løntrin 53 eller højere.

For at sikre at kvalificerede ansøgere kommer på banen i forbindelse med rekruttering af nye direktører i Københavns Kommune, er det nødvendigt at sikre størst mulig fortrolighed. I den forbindelse er der behov for, at beslutningsprocessen foregår over den kortest mulige periode, og at oplysningerne vedrørende kandidater er tilgængelige for færrest mulige personer.

Den normale lovfæstede frist for udsendelse af sager til Borgerrepræsentationen er 4 hverdage, det vil sige, at en sag skal udsendes til Borgerrepræsentationen senest om lørdagen, når mødet finder sted den følgende torsdag. Denne frist kan fraviges i sager, der ikke tåler udsættelse, såfremt et flertal i Borgerrepræsentationen beslutter dette.

Løsning

Forslag til ny proces

For at sikre størst mulig fortrolighed i forbindelse med rekruttering til stillinger på direktionsniveau foreslår Økonomiforvaltningen, at processen fremover tilrettelægges, så der sigtes mod, at behandlingen af ansættelsessager i henholdsvis Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen så vidt muligt finder sted i samme uge, dvs. i udgangspunktet tirsdag og torsdag, og at sagen først sendes ud til Borgerrepræsentationen, når Økonomiudvalget har behandlet den.

Endvidere vil der være mulighed for at indkalde til et ekstraordinært møde i Økonomiudvalget eller, forudsat at der er enighed om det i Økonomiudvalget, at behandle sagen i skriftlig votering i Økonomiudvalget, hvis der opstår behov herfor med henblik på at sikre, at sagen bliver behandlet i samme uge som i Borgerrepræsentationen. 

Betingelser

Det er Økonomiforvaltningens vurdering, at det er muligt at beslutte ovenstående proces for sager om ansættelse af direktører under følgende forudsætninger:

For det første skal der foretages en konkret vurdering i hver enkelt ansættelsessag i forhold til, om sagen kræver en proces, hvor at der går så kort tid som muligt mellem behandlingen i Økonomiudvalget og i Borgerrepræsentationen.

For det andet skal Borgerrepræsentationen altid varsles om, at der er en sag på vej om ansættelse af en direktør, og at sagen vil blive udsendt til Borgerrepræsentationen, når Økonomiudvalgets beslutning foreligger, det vil sige efter den normale frist på 4 hverdage. Endvidere skal Borgerrepræsentationen orienteres om, hvorfor sagen kræver en kortere proces, således at der går så kort tid som muligt mellem behandlingen i Økonomiudvalget og i Borgerrepræsentationen.

For det tredje mister medlemmerne af Borgerrepræsentationen ikke retten til at påberåbe sig længere forberedelsestid i den enkelte sag, uanset nærværende indstilling om ny kortere proces i sager om ansættelse af direktører. Såfremt det i en konkret ansættelsessag er forvaltningens vurdering, at sagen ikke tåler udsættelse og derfor skal behandles i den særlige proces som beskrevet ovenfor, vil være op til et flertal i Borgerrepræsentationen at beslutte, om de vil behandle sagen, selv om den lovfæstede frist på 4 hverdage ikke er overholdt. 

Baggrund for behov for ny procedure

Det er Økonomiforvaltningens vurdering, at et langstrakt sagsforløb, hvor der går for længe mellem behandlingen i Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen kan gøre det vanskeligt at tiltrække så mange kvalificerede ansøgere som muligt til stillinger som direktør i Københavns Kommune. På den baggrund er det vurderingen, at der i sager om ansættelse af direktører er et behov for en særlig fortrolighed af hensyn til Københavns Kommunes mulighed for det bedst mulige rekrutteringsgrundlag. Hertil kommer hensynet til en hurtig afklaring for såvel kandidaten som kommunen.

Til orientering vedhæftes den gældende procedure for ansættelse af administrerende direktører (se bilag 1). Det bemærkes, at proceduren er den samme for ansættelse af ”menige” direktører i forhold til den politiske beslutningsproces, dvs. fra tidspunktet, hvor der foreligger en indstilling fra ansættelsesudvalget.

Økonomi

Forslaget har ikke økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Såfremt Økonomiudvalget tager den foreslåede nye proces til efterretning, orienteres Borgerrepræsentationen ved et notat i fremlæggermappen.

Søren Tegen Pedersen                                     /Mads Grønvall