Status for revisionsbemærkninger til regnskab 2015

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,

1. at den aktuelle status for handleplanerne på revisionsbemærkningerne til regnskab 2015 tages til efterretning.

Problemstilling

Der er til regnskabet for 2015 afgivet i alt 19 revisionsbemærkninger. 13 bemærkninger vedrørende årsregnskabet, tre bemærkninger vedrørende forvaltningsrevisionen og tre bemærkninger vedrørende socialrevisionen.

I forbindelse med den endelige godkendelse af regnskabet for 2015 den 10. november 2016 godkendte Borgerrepræsentationen de besluttede foranstaltninger, som følge af revisionens bemærkninger. Med denne indstilling gives en status på disse handlingsplaner. 

Alle bemærkninger og handleplaner fremgår af bilag 1. Økonomiforvaltningen er løbende i dialog med alle forvaltninger om deres handlingsplaner og følger op herpå, særligt frem mod aflæggelsen af regnskabet for 2016.

Det er de respektive forvaltningers ansvar at gennemføre de handlinger, der er nødvendige for at lukke de anførte bemærkninger. Af nedenstående skema fremgår, hvornår Intern Revision og Deloitte forventer, at forvaltningerne har berigtiget de anførte forhold, således at bemærkningerne kan lukkes. Denne vurdering er lavet ud fra de nuværende handlingsplaner og dertilhørende tidsplaner.

Det forventes på nuværende tidspunkt, at syv af de 19 bemærkninger lukkes i forbindelse med revisionen af regnskabet for 2016. I forlængelse af revidering af årsregnskabet udarbejder revisionen en revisionsberetning, hvor der tages stilling til, hvilke bemærkninger der skal afsluttes eller gentages. Revisionsberetningen for regnskab 2016 afleveres til kommunen senest den 1. juni 2017. Elleve bemærkninger forventes lukket med regnskabet for 2017, mens en enkelt bemærkning (nr. 8 vedrørende indkøbsområdet) først forventes lukket med regnskabet for 2018. Hvorvidt de enkelte bemærkninger kan lukkes, vil bero på en konkret vurdering i forbindelse med, at kommunens revision udarbejder revisionsberetningen.

Bemærkningerne vedrører følgende:

Årsregnskabet:

Forvaltningsrevisionen:

Socialrevisionen:

Nedenstående kategorier anvendes til vurderingen af status:

• Rød – Forholdene er endnu ikke afdækket og/eller der er ikke en endelig afklaring af løsningen.
• Gul – arbejdet er igangsat, men endnu ikke afsluttet. De handlinger, der skønnes nødvendige er igangsat, bemærkningen vil kunne optræde igen.
• Grøn – arbejdet med punktet er afsluttet, og problemstillingen er løst. Økonomiforvaltningen forventer ikke, at bemærkningen optræder igen.

Den samlede status for revisionsbemærkningerne gennemgås i bilag 1. En række af bemærkningerne indeholder delbemærkninger, hvorfor det i bilaget både er angivet, hvornår den samlede bemærkning og delbemærkningen forventes lukket.

Økonomiforvaltningen har været i dialog med revisionen om ovenstående status med henblik på at sikre, at der er en fælles forståelse heraf.

Status på bemærkninger, der ikke forventes lukket i 2016.

1. Systemansvarlige for udbetalingssystemer - Bemærkningen forventes gentaget i 2016, men lukket i 2017.

De enkelte forvaltninger har ansvar for at gennemføre handlingsplanen for de udbetalings- og faktureringssystemer, som de varetager systemejerskabet for.

Koncernservice tager iht. revideret handlingsplan til sikring af betryggende administrative processer ansvar for at stille et koncept for fremgangsmåde til rådighed for forvaltningernes gennemførelse af handlingsplanen for revisionsbemærkningen.
For de udbetalings- og faktureringssystemer, som Koncernservice (KS) og Koncern-IT (KIT) er ansvarlig for, har KS fastlagt omfang og koncept for etablering af forretningsgange og interne kontroller. Omfang og koncept er drøftet med Intern Revision.

4. Tværgående revision af årsregnskabet (balanceposter) – Bemærkningen forventes gentaget i 2016, men lukket i 2017.

KS har igangsat projektet ”Kvalitet på balance”, der skal sikre korrekte afstemninger og implementeret en "Key Performance Indicator" (KPI) på ”Kvalitet i afstemning i balancen”. Projektet forventes afsluttet 30.04.2017.

KS skal via en analyse sikre, at balancekonti som KS har afstemningsansvaret for logges og afstemmes ensartet. Analysen og en revisionsgodkendt arbejdsgangsbeskrivelse forventes gennemført senest 31.12.2016.

KS har redegjort for de 500 lukkede konti med saldo med undtagelse af én konto. De lukkede konti med saldi er redegjort ved enten udligning eller ved modkontering på  andre konti med tilsvarende saldi, som er dokumenteret.

KS vil følge på fakturaer hos 1. og 2. godkender inden og under årsafslutningen. KS udarbejder en arbejdsgang og medtager forholdet i lukkebrevet ved årsafslutningen. Desuden har KS særligt forkus på fakturapuljen ved årsafslutningen.

5. Brugerrettigheder – periodiske revurdering (AD-KØR) – Bemærkningen forventes gentaget i 2016, men lukket i 2017.

På indstilling fra Økonomiforvaltningen har Borgerrepræsentationen i Budget 2017 indarbejdet anskaffelse og drift af en ny tværgående løsning til automatisering af adgangsstyringen. Projektet er igangsat og KIT er ansvarlig for implementeringen. Løsningen vil grundlæggende ændre og effektivisere brugerstyringen og sikre, at revisionsbemærkningen fuldt kan imødekommes i løbet af 2017.

6. Lønadministration - Bemærkningen forventes gentaget i 2016, men lukket i 2017.

Børne- og Ungdomsforvaltningen har i dialog med Intern Revision og KS sikret funktionsadskillelse. BUF og KS arbejder på at teste de systemmæssige kontroller ift. integrationen mellem LARA/TRIO og kommunens nye lønsystem.

Proceduren med at registrere alle fundne fejl i tastekontrollen følges fortsat, og data fra fejlregistreringen leveres månedligt til alle chefer i Center for Løn og Personale og indgår i centerets KPI.

Det vurderes at den organisatoriske reimplementering af KAS forløber planmæssigt jævnfør handlingsplanen, der forventes at være gennemført 31. december 2016.

Det er besluttet i BUF, at KS pr. 3. august 2016 IKKE må udbetale løn til medarbejdere, hvis der ikke foreligger en børne- og straffeattest.

KS har løbende været i tæt dialog med IR omkring processen for lønafstemninger. Alle poster er udredt, for så vidt angår at det vil være muligt at sende disse til lønkørsel. Der udestår nogle poster, hvor kommunen enten har tilgodehavender eller har et skyldig beløb til ansatte. Det samlede beløb for disse poster udgør mindre end 1,6 mio. kr. For så vidt angår lønafstemningen for 2016, bliver denne løbende gennemført og dokumenteret efter hensigten.

7. Manglende refusionshjemtagelse – Bemærkningen forventes gentaget i 2016, men lukket i 2017.

Per oktober 2016 er der gennemført en række tiltag, der har optimeret refusionshjemtagelsesprocessen.

Der arbejes med implementering af en ny økonomistyrings- og forsikringsmodel, der skal øge budgetsikkerheden og styrke økonomistyringen på området. Det forventes, at en ny økonomistyrings- og forsikringsmodel vil blive forelagt kredsen af økonomidirektører til godkendelse med udgangen af året og med implementering i løbet af 2017.

Der arbejdes fortsat videre med at skabe bedre indberetningspraksis i forvaltningerne og bedre ledelsesinformation.

8. Indkøbsområdet - Bemærkningen forventes gentaget i 2016 og 2017, men lukket i 2018.

I forbindelse med budgetforhandlingerne 2017 er der vedtaget et indkøbsprogram, som anviser:
- hvordan hele indkøbsområdet i Københavns Kommune kan understøtte forvaltningernes kerneopgaver
- hvordan indkøbet kan leve op til regler og politikker
- hvordan den samlede indkøbsvolumen udnyttes til at få lavere indkøbspriser på både varer og tjenesteydelser.

Indkøb er en meget stor del af den kommende Kvantum-udrulning, og i den forbindelse arbejder Center for indkøb tæt sammen med Kvantum-programmet for at sikre en højere grad af digital understøttelse af indkøbsprocessen, herunder et nyt elektronisk bestillingssystem. Der vil med udrulningen af Kvantum blive udarbejdet nye rapporteringskoncepter på indkøbsområdet.

9. Kontrol med overholdelse af reglerne om Skatmoms – Bemærkningen forventes gentaget i 2016, men lukket i 2017.

Økonomiforvaltningen har i samråd med Intern Revision igangsat etableringen af en central momsfunktion, der placeres i Koncernservice. Derudover etableres et tværgående momsforum med deltagelse af forvaltningerne, Koncernservice og Intern Revision. Det tværgående momsforum vil desuden have deltagelse af en ekstern momsekspert. Funktionerne forventes at være etableret i foråret 2017.

Den centrale momsfunktion og det tværgående momsforum forventes i 2017 finansieret af merindtægter på momsområdet som følge af en forbedret compliance og dermed korrekt momsafregning.

10. Byggesagsområdet - Bemærkningen forventes gentaget i 2016, men lukket i 2017.

Teknik- og Miljøudvalget godkendte den 2. maj 2016 en indstilling om revision af byggesagsgebyrer, herunder forvaltningens arbejde med at sikre en veldefineret beregningsmodel til opgørelse af ressourcebehov og timetakst frem mod vedtagelse af takstkataloget for 2017.

Arbejdet med at gennemgå og afslutte de gamle byggesager håndteres som et projekt, hvor  byggesager med størst risiko for tab bliver behandlet først. Det konkrete arbejde går ud på at kategorisere byggesagerne efter størrelse og alder, at systematisere arbejdet med af afslutte de gamle byggesager, samt at ansætte og uddanne medarbejdere til at håndtere opgaven.

14. Cybersecurity og persondata - Bemærkningen forventes gentaget i 2016, men lukket i 2017.

IT-sikkerhedsfunktionen har udarbejdet vejledning vedr. reglerne for opbevaring af person- og værdidata på bærbare PC og udsendt disse til kommunes forvaltninger.
KIT gennemfører fortsat løbende afrapportering til ”Ledelsesforum for IT sikkerhed” vedr. IT-sikkerhedshændelser.

KIT forventer, at etablering af ny central risikovurderingsenhed i IT-sikkerhedsfunktionen vil være gennemført ultimo 2016, og at den egentlige risikovurderingsproces i forvaltningerne vil kunne iværksættes primo 2017.

17. Sygedagpenge – Bemærkningen forventes gentaget i 2016, men lukket i 2017.

Der er gennemført en handleplan igennem 2016 mhp. at øge kvaliteten i sagsbehandlingen i forhold til revisionens bemærkninger i forhold til både sygedagpenge- og jobafklaringsområdet. En kvalitetsopfølgning fortaget af Enheden for Kvalitet og Tilsyn i centralforvaltningen i BIF fra august til september har vist en markant fremgang i kvaliteten af sagsbehandlingen.

18. Jobafklaringsforløb – Bemærkningen forventes gentaget i 2016, men lukket i 2017.

Der er gennemført en handleplan igennem 2016 mhp. at øge kvaliteten i sagsbehandlingen i forhold til revisionens bemærkninger i forhold til både sygedagpenge- og jobafklaringsområdet. En kvalitetsopfølgning fortaget af Enheden for Kvalitet og Tilsyn i centralforvaltningen i BIF fra august til september har vist en markant fremgang i kvaliteten af sagsbehandlingen.

19. Ressourceforløb – Bemærkningen forventes gentaget i 2016, men lukket i 2017.

På dette område er der ligeledes iværksat en handleplan med henblik på at imødegå revisionens bemærkninger. Forventningen er at nå 90 pct. rettidighed i november måned. Målgruppen har generelt en bedre fremmødestabilitet end kontanthjælpsmodtagerne, hvorfor det antages at være muligt at nå 90 pct. rettidighed.

Økonomi

Sagen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Økonomiudvalget forelægges en ny status på revisionsbemærkningerne i forbindelse med, at regnskabet for 2016 oversendes til revisionen den 4. april 2016.

Søren Tegen Pedersen                               / Mads Grønvall

Dagsordenspunkt 3: Status for revisionsbemærkninger til regnskab 2015 (2016-0383883)

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 6. december 2016

Indstillingen blev taget til efterretning uden afstemning.