Opfølgning på revisionsbemærkningerne på regnskab 2009

Økonomiudvalget behandlede den 8. februar, 14. april og 14. juni 2011 opfølgning på de handleplaner for de tre tværgående områder, som Deloitte fandt ”ikke betryggende” i deres revision af regnskab 2009. Denne indstilling er en opfølgning på handleplanen.

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,

1.      at status om opfølgning på handleplanen tages til efterretning.

Økonomiudvalget godkendte den 12.oktober 2010 en handlingsplan for opfølgning på revisionens bemærkninger til regnskab 2009 (2010-92048). Økonomiudvalget besluttede den 14.juni 2011, at der i november fremlægges en fornyet status på handleplanen, hvilket er denne indstillings formål.

Forretningsgange og interne kontroller på lønområdet

I gennemgangen af lønområdet konstaterede Revisionen en række svagheder i forretningsgangene, og anbefalede i den forbindelse, at en række vejledende forretningsgange gøres obligatoriske. Området følger planen, og de obligatoriske forretningsgange er udarbejdet og drøftet med Intern Revision og udsendt til forvaltningerne i juli 2011. Forvaltningerne har indtil 1.november til at implementere retningslinjerne i personaleadministrationen.

Med henblik på at sikre en digital håndtering af attestering og ledelsestilsyn med attestering i forvaltningerne er der igangsat et projekt, der forventes at levere en løsning i første kvartal 2012.

Som led i de obligatoriske retningslinjer for ansatte med adgang til lønsystemet blev der i juli implementeret en standardiseret afstemningsproces på lønområdet for hele kommunen. Det har imidlertid ikke vist sig muligt at automatisere afstemningsprocessen, da en forudsætning for at lukke for de manuelle lønposteringer i KØR er en revideret kontoplan. Koncernservice har derfor iværksat et initiativ, der skal sikre en revideret kontoplan for lønkonti med virkning fra 1.januar 2012. Den automatiserede afstemning forventes derfor at kunne gennemføres fra 1.januar 2012. I 2011 gennemføres i stedet en samlet manuel afstemning i lighed med lønafstemningen for 2010, hvilket Intern Revision i en dialog med Økonomiforvaltningen har stillet sig tilfreds med.

Endvidere etableres en central lønafstemningsenhed som indgik i budgetforliget 2012 pr. 1.januar 2012. Den centrale lønafstemningsenhed vil fra årsskiftet varetage afstemningsopgaven.

Ligeledes indgår det som en del af ”Styr på Økonomien 4” pakken i budget 2012, at der pr. 1.januar 2012 etableres en central refusionsenhed. Refusionsenhedens formål er bl.a. at imødekomme Revisionens kritik om, at proceduren for hjemtagelse af refusioner ikke fungerer betryggende. En samling af refusionsopgaven skal derfor sikre en professionalisering og digitalisering af opgaven. Ligeledes sker fra 2012 en ændring af reglerne for kontering og håndtering af refusioner således, at der sker en korrekt, ensartet og rettidig hjemtagelse af refusioner i overensstemmelse med Revisionens anbefalinger. Med ændringen vil kommunens institutioner kunne disponere over refusionsbeløbet på det tidspunkt, hvor medarbejderen er fraværende frem for den dag, hvor refusionsbeløbet modtages. Dette har stor betydning for institutionernes ledelsesrum, og dermed for den service, der kan ydes. Endvidere sikres, at refusionerne indtægtsregistreres i takt med optjeningen, hvorved refusionsbeløbene periodiseres korrekt.

Endelig er ØUs beslutning fra den 8.februar 2011 om fastsættelse af ensartet procedure for hjemtagelse af refusion implementeret med en fælles forretningsgang i hele kommunen medio 2011.

Kommunens økonomisystemer

Økonomiudvalget besluttede den 8.februar 2011, at der skulle gennemføres en analyse af mulighederne for, at kommunens Økonomisystem KØR kan håndtere de styringsbehov, der i dag håndteres af Navision i Teknik- og Miljøforvaltningen og Brandvæsnet. Analysen blev gennemført med bistand fra et eksternt konsulenthus, der konkluderede at KØR ikke i sin nuværende opsætning kan håndtere kravene til en moderne økonomistyring. Derfor er der i budget 2012 afsat midler til en foranalyse, der skal vurdere økonomistyringsbehovene, samt hvordan en eventuel systemmæssig opgradering kan finde sted. Foranalysen er under opstart, og resultaterne vil blive forelagt Økonomiudvalget i juni 2012. De økonomiske konsekvenser af et nyt økonomisystem vil indgå i budgetforhandlingerne for 2013.

Betalingssystemer og processer

ØU besluttede den 8.februar 2011, at workflow skal være implementeret i alle forvaltninger senest 1.juli 2011, dog i Børne- og Ungeforvaltningen den 1.september, samt at selvbetjeningsløsningerne er implementeret i alle forvaltninger den 1.december 2011.

Workflow er implementeret i alle forvaltninger. Implementeringen af selvbetjeningsløsningerne følger den oprindelige plan. To af selvbetjeningsløsningerne er sat i drift i 1. halvår af 2011 og de sidste tre sættes i drift i december 2011. Den konkrete udrulningsplan fremgår af bilag 2. Lukningen af den direkte bogføring i kommunens økonomisystem Kør var planlagt til 1.december 2011, men er rykket til februar 2012. Det skyldes, at der først kan lukkes fuldt ud for bogføringsadgangen i forvaltningerne med afslutningen af regnskab 2011.

Økonomiudvalget bestilte den 8.februar en analyse fra Intern Revision af reelle omkostninger og besparelser i forvaltningerne som følge af anvendelsen af selvbetjeningsløsningerne. Koncernservice har i den forbindelse opgjort størrelsen af startinvesteringen med henblik på, at Intern Revision kan foretage en samlet vurdering af økonomien i relation til selvbetjeningsløsningerne. Opgørelsen af startinvesteringen har været forsinket, hvorfor Økonomiforvaltningen fortsat afventer en endelig analyse fra Intern Revision.

Generelle IT-forhold

Koncernservice har i 2011 udarbejdet en overordnet it-risikoanalyse for Koncernservice jf. revisionsbemærkningerne herom. Analysen har ført til, at der er igangsat en konkret vurdering af de elementer, der udgør den største risiko for Koncernservice. Denne er igangsat med henblik på, at der udarbejdes en egentlig handlingsplan, som vil foreligge ultimo 2011.

Endvidere er der igangsat udarbejdelsen af en it-beredskabsplan for de systemer, der driftes af Koncernservice. I første udgave af beredskabsplanen er de enkelte kontaktpersoner for de enkelte systemer klarlagt således, at der ved nedbrud eller beredskabssituationer, kan inddrages de rette personer i en smidig proces. Koncernservice arbejder videre med en samlet it-beredskabsplan, der imidlertid er forsinket som følge af at det har vist sig, at være en større og mere omfattende opgave end forventet. Primo 2012 udarbejder forvaltningerne risikoanalyser for egne systemer, der muliggør, at it-beredskabsplanen kan udvides til at dække alle kommunens systemer.

Denne indstilling har været vendt med Deloitte og Intern Revision, der er enige i den aflagte status.

Med denne status har Økonomiudvalget modtaget den sidste opfølgning på revisionsbemærkningerne for regnskab 2009. Koncernservice vil løbende føre kontrol med, at de obligatoriske forretningsgange implementeres i forvaltningernes styring.

Claus Juhl                                                 /Bjarne Winge

Økonomiudvalgets beslutning den 6. december 2011

Indstillingen blev taget til efterretning.