Godkendelse af Københavns Kommunes regnskab for 2010
Indstilling og beslutning
Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget over for Borgerrepræsentationen anbefaler,
- at Borgerrepræsentationen tager revisionsbetænkningen over beretninger om revisionen af Københavns Kommunes regnskab 2010 til efterretning med de i indstillingen anførte kommentarer fra Økonomiforvaltningen,
- at Borgerrepræsentationen træffer beslutning om decision af Københavns Kommunes regnskab for 2010.
Problemstilling
Københavns Kommunes overordnede økonomi og økonomistyring har det godt, hvilket blandt andet giver sig udtryk ved, at
· Københavns Kommune overholder økonomiaftalen mellem Regeringen og KL omkring kommunernes økonomi,
· Københavns Kommune overholder de vedtagne budgetter, senest i forbindelse med regnskab 2010. Kommunens samlede serviceudgifter var i 2010 på 22,6 mia. kr., hvilket var 260 mio. kr. under kommunens servicemåltal,
· Københavns Kommune forventer at overholde de vedtagne budgetter i 2011, hvor kommunen forventer at ligge 252 mio. kr. under servicemåltallet inkl. aktivitetsbestemt medfinansiering og 269 mio. kr. under servicemåltallet ekskl. aktivitetsbestemt medfinansiering, jf. forventet regnskab pr. oktober, som blev forelagt Økonomiudvalget den 29. november.
Behandling af revisionsberetning for regnskab 2010
Deloitte afgav den 15. september revisionsberetning for regnskab 2010 til Borgerrepræsentationen.
Behandlingen af revisionsberetningen følger bestemmelserne i kommunens revisionsregulativ (BR den 21. februar 2008).
Revisionsudvalget har til opgave at foretage det forberedende arbejde i forhold til Økonomiudvalgets behandling af revisionsberetningen. Økonomiudvalget skal afgive en revisionsbetænkning med indstilling til Borgerrepræsentationen om godkendelse af regnskabet og foranstaltningerne i anledning af revisionens bemærkninger.
Løsning
Deloittes revisionsberetning for regnskab 2010 indeholder følgende konklusion på revisionspåtegningen og konklusion på erklæring om udført forvaltningsrevision:
"Det er vores opfattelse, at årsregnskabet giver et retvisende billede af kommunens aktiver, passiver og finansielle stilling pr. 31. december 2010 samt at resultatet af kommunens aktiviteter og pengestrømme for regnskabsåret 1. januar – 31. december 2010 er i overensstemmelse med Budget- og regnskabssystem for kommuner. Det er ligeledes vores opfattelse, at der er etableret forretningsgange og interne kontroller, der understøtter, at de dispositioner, der er omfattet af årsregnskabet, er i overensstemmelse med meddelte bevillinger, love og andre forskrifter samt med indgåede aftaler og sædvanlig praksis."
"Ved den udførte forvaltningsrevision er vi ikke blevet bekendt med forhold, der giver os anledning til at konkludere, at forvaltningen i regnskabsåret 1. januar - 31. december 2010 på områder, vi har undersøgt, ikke er varetaget på en økonomisk hensigtsmæssig måde."
Det bemærkes, at revisionspåtegningen, i modsætning til påtegningen af regnskab 2009, ikke indeholder noget forbehold for regnskab 2010.
Revisionsudvalget har desuden afgivet en række konkrete bemærkninger og anbefalinger til forbedringsaktiviteter af mere general karakter, jf. revisionsbetænkningens afsnit 3. De konkrete bemærkninger og anbefalinger inkl. Økonomiforvaltningens kommentarer hertil fremgår endvidere af tabel 1.
Revisionsudvalgets bemærkninger og anbefalinger til forbedringsaktiviteter Økonomiforvaltningens kommentarer Forbedring af regnskabsvæsenet og tilhørende regnskabsmæssige arbejdsgange Uanset dette er det Revisionsudvalgets vurdering, at følgende væsentlige opgaver, som Revisionsudvalget i betænkningen for 2009 foreslog varetaget af en central regnskabsfunktion, fortsat bør højnes kvalitetsmæssigt: · Designe sammenhængende og tværgående regnskabsprocesser omfattende hele kommunen · Forretningsgange · Regnskabsforskrifter for hele kommunen · Overvåge kvaliteten i de tværgående regnskabsprocesser · Overvåger sammenhængen i de enkelte regnskabssystemer herunder manuelle og IT-understøttede grænseflader mellem de enkelte systemer (kontrol- og transaktionsspor samt afstemning af systemerne) Københavns Kommunes styreform indebærer, at det ikke er muligt at etablere en central regnskabsfunktion, der fastsætter krav til regnskabsprocessen på de enkelte udvalgs ressortområder, blandt andet er fagudvalgene ansvarlige for bevillingsoverholdelse og aflæggelse af årsregnskab inden for deres udvalgs ressortområde. Det er i Københavns Kommune, Økonomiforvaltningen, der har ansvaret for at regnskabs- og registreringsprocesser, der hører under Økonomiudvalgets ressort er tilrettelagt på en hensigtsmæssig og effektiv vis, herunder kommunens Kasse- og Regnskabsregulativ og udarbejdelsen af et samlet regnskab til Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen. Økonomiforvaltningen er enig i, at der fortsat skal arbejdes med kvalitetsforbedringer af kommunens regnskabsvæsen. Kommunen har de seneste år igangsat en række initiativer, der skal forbedre kvaliteten af kommunens regnskabsvæsen, senest i forbindelse med budget 2012. Det er blandt andet · Forslag om etablering af en fælles registrerings- og opfølgningsenhed på regnskabsområdet i kommunen (forslag til budget 2013) · Udarbejdelse af fælles forretningsgange på økonomiområdet · Fælles refusionsenhed · Fælles løn afstemningsenhed Økonomiforvaltningen vurderer løbende i dialog med revisionen og forvaltningerne behovet for yderligere ændringer og forbedringer af kommunens regnskabsvæsen, jf. ovenfor, herunder det mest hensigtsmæssige snit mellem myndigheds- og driftsopgaver. Regnskabsmæssige registreringer Det er Revisionsudvalgets opfattelse, at kvaliteten af Københavns Kommunes regnskabsmæssige registreringer skal undergå en markant kvalitetsforbedring. Det er tillige Revisionsudvalgets opfattelse, at der i Københavns Kommune bør ske en styrkelse af de allerede iværksatte kompetenceudviklingsaktiviteter blandt regnskabsmedarbejderne. Økonomiforvaltningen er enig i, at der fortsat skal ske kvalitetsforbedring i kommunens regnskabsregistreringer. I 2011 blev kommunens standardkontoplan revideret, hvilket skal medvirke til en mere ensartet brug af standardkonti. I den forbindelse vil der også blive udarbejdet en konteringsvejledning. Herudover foretages der løbende korrektioner for at højne kvaliteten i bogføringen, blandt andet er det nu muligt at se de enkelte konteringslinjer i kommunens fælles ledelsesinformationssystem (Rubin). Ovenstående skulle gerne resultere i en bedre konteringspraksis. Økonomiforvaltningen vurderer løbende i dialog med revisionen behovet for yderligere tiltag på området. Regnskabsmæssig kompetence Det er Revisionsudvalgets opfattelse, at det er af afgørende betydning for en sikker og effektiv regnskabsfunktion, at kompetenceniveauet for regnskabsmedarbejdere højnes markant. Økonomiforvaltningen er enig i behovet for fokus på kompetenceniveauet for regnskabsmedarbejdere. Der arbejdes bl.a. løbende i regi af fælles uddannelse på økonomiområdet med at sikre de nødvendige kompetencer for kommunens regnskabsmedarbejdere. Nyt økonomisystem Revisorerne har anbefalet, at en række væsentlige forhold på det regnskabsmæssige område skal afklares forinden overvejelserne om en nyt økonomisystem videreføres. Der blev i forbindelse med budget 2012 afsat midler til igangsættelse af en foranalyse til et nyt økonomisystem. Økonomiforvaltningen er enig i, at en række forhold skal være afklaret inden implementeringen af et nyt økonomisystem. Det drejer sig blandt andet om · organiseringen af regnskabsvæsenet (etablering af fælles registrerings- og opfølgningsenhed, fælles refusionsenhed, fælles løn afstemningsenhed, fælles forretningsgange), · standardiseret kontoplan og ens brug af denne på tværs af kommunens forvaltninger, · digitaliseret indberetning og opfølgning (selvbetjeningsløsninger, min lederside) Et kommende beslutningsoplæg til budget 2013 om nyt økonomisystem vil endvidere indeholde en vurdering af kommunens modenhed i forhold til implementering af et nyt økonomisystem. Indkøbsområdet Revisionsudvalget har konstateret, at indkøbsområdet i Københavns Kommune er behæftet med en forøget risiko for, · At kommunen betaler en overpris for indkøb af varer og serviceydelser · At kommunen ikke overholder udbudsreglerne med en deraf afledt risiko for søgsmål Økonomiforvaltningen bemærker indledningsvist, at indkøbsområdet i kommunen er organiseret således, at Økonomiforvaltningen har ansvaret for kommunens fælles obligatoriske indkøbsaftaler samt frivillige fælles indkøbsaftaler, svarende til ca. 10 pct. af kommunes indkøbsvolumen. Fagforvaltningerne har ansvaret for at indgå indkøbsaftaler på den øvrige indkøbsvolumen. I forbindelse med budget 2012 blev der fundet effektiviseringsforslag på det fælles obligatoriske indkøbsområde på ca. 13 mio. kr. i 2012, stigende til ca. 32 mio. kr. fra 2013 og frem. Økonomiforvaltningen bemærker i øvrigt, at Borgerrepræsentationen som led i budget 2012 har besluttet, at der skal udarbejdes en fælles aftaleoversigt for hele kommunen samt en fælles udbudsplan. Herudover udfører Økonomiforvaltningen i samarbejde med forvaltningerne i første halvdel af 2012 en analyse af indkøbsområdet, hvor der bl.a. sættes fokus på den del af kommunes indkøb, der ikke er aftaledækket, På baggrund heraf forventer Økonomiforvaltningen et forbedret styrings- og beslutningsgrundlag, der skal tilvejebringe det rette indkøb til den rette pris, samt større sikkerhed for, at udbudsreglerne bliver overholdt. Endelig skal det bemærkes, at Økonomiforvaltningen i samarbejde med forvaltningerne arbejder på at forbedre kommunens netbutik, hvor et element er forbedret konteringspraksis via automatisk kontering af indkøb. Refusioner på det sociale og beskæftigelsesrettede område Revisionsudvalget har noteres sig, at revisor i 2010 i lighed med tidligere år har konstateret endog meget store fejlandele på de refusionsbærende områder under Socialforvaltningen og Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen. Revisionsudvalget forudsætter, at de igangsatte initiativer i Socialforvaltningen og Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen vil medfører en væsentlig reduktion i de konstaterede fejlandele i 2011 i forhold til 2010. Økonomiforvaltningen forventer i lighed med Revisionsudvalget at de igangsatte initiativer/handleplaner i Socialforvaltningen og Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen vil medføre en reduktion i de konstaterede fejl. Økonomiudvalget vil på mødet den 13. december modtage en status på de igangsatte handleplaner i Socialforvaltningen.
Tabel 1.
Det er revisionsudvalgets opfattelse, at det inden for rammerne af den nuværende styreform for Københavns Kommune er muligt at etablere en central regnskabsfunktion med en opgaveportefølje som anført i afsnit 3.1 i revisionsbetænkningen (bl.a. kommunens kasse- og regnskabsregulativ, overholdelse af budget- og regnskabssystem for kommuner, ansvar for aflæggelsen af Københavns Kommunes samlede årsregnskab), jf. rapport fra Intern Revision og Deloitte af 17. marts 2010: Juridisk og praktisk vurdering af konsekvenserne ved etablering af kommunens kontraktenheder.
Revisionsudvalget skal derfor understrege vigtigheden af, at ovenstående opgaver iagttages ved den løbende tilpasning og forbedring af regnskabsområdet i Københavns Kommune. Det skal i den forbindelse pointeres, at der ved varetagelsen af ovenstående opgaver sker en effektiv adskillelse mellem myndigheds- og driftsopgaver.
På det grundlag har Revisionsudvalget foreslået, at Økonomiudvalget med vedlagt revisionsbetænkning (bilag 1) indstiller til Borgerrepræsentationen, at Borgerrepræsentationen tillige med indstillingen om decision af årsregnskabet for 2010, tager revisionsbetænkningen over beretninger om revisionen af Københavns Kommunes regnskab for 2010 til efterretning.
Økonomi
Videre proces
Den endelige godkendelse af regnskabet for 2010 inkl. revisionens bemærkninger sker på Borgerrepræsentationens møde d. 15. december 2011, altså næsten et år efter regnskabsårets afslutning. Det er Økonomiforvaltningens vurdering, at en så sen godkendelse ikke er hensigtsmæssig. I Regnskabscirkulæret for 2011 (ØU d. 1. november) foreslås derfor en tilrettet proces, som medfører, at kommunen modtager revisionsberetningen 1½ måned tidligere end i dag, og at forvaltningerne vil have kortere tid til at udarbejde bemærkninger til revisionsberetningen. Det er Økonomiforvaltningens forventning, at den tilrettede proces medfører, at regnskab 2011 kan godkendes endeligt i Borgerrepræsentationen i oktober 2012, dvs. 2 måneder tidligere end processen tillader i dag. Økonomiudvalget bemærker, at dette bl.a. forudsætter en hurtig oversendelse af Revisionsudvalgets bemærkninger til Økonomiudvalget, således at det går hurtigere end på nuværende tidspunkt.
På Økonomiudvalgets møde d. 8. november var der i forbindelse med behandlingen af oversendelse af revisionsberetningen til Revisionsudvalget en drøftelse af, hvilke produkter, som skal forelægges udvalget, jf. kommunens retningslinjer herfor. Baggrunden for drøftelsen var blandt andet et politisk ønske om en reduktion i antallet af gange politikerne ser revisionssagerne. I forlængelse heraf blev der fremsat ønske om, at der foretages en vurdering af mulighederne for at effektivisere revisionsbehandlingen.
Økonomiforvaltningen kan oplyse, at den herover omtalte ændring i proces for revisionsbehandlingen af regnskab 2011 medfører en reduktion i proces tiden på 2 måneder. Økonomiforvaltningen er i øjeblikket ved at kigge på, om der er andre muligheder for at optimere processen. Økonomiudvalget vil modtage et særskilt notat herom.
Claus Juhl /Bjarne Winge
Beslutning
Økonomiudvalgets beslutning den 6. december 2011
Lynge Skovgaard, Deloitte og Kurt Wagner, Intern Revision deltog under punktets behandling.
Overborgmester Frank Jensen (A) fremsatte følgende ændringsforslag:” at 1. At-punkt får følgende tilføjelse: ”og godkender udvalgenes besluttede foranstaltninger som følge af revisionens bemærkninger, jf. revisionsbetænkningens bilag 1.””
Indstillingen blev anbefalet med det stillede ændringsforslag.