Omplacering af dele af lokaludvalgenes puljemidler til sekretariatsmidler

Som følge af Borgerrepræsentationens beslutning om nyt Koncept for Lokaludvalg (BR-15/06) skal Borgerrepræsentationen tage stilling til omplacering af midler fra lokaludvalgenes puljemidler til sekretariatsmidler.

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget over for Borgerrepræsentationen anbefaler,

1. at der fra 2012 varigt overføres 9.198 t. kr. (2012 p/l) fra Økonomiudvalgets bevilling, Lokaludvalg, funktion 6.45.51.1 (sekretariat og forvaltning) til Økonomiudvalgets bevilling, Økonomisk forvaltning, service, funktion 6.45.51.1 (sekretariat og forvaltning). Ansættelser i lokaludvalgenes sekretariater finansieres herefter udelukkende af sekretariatsmidler, jf. ovenstående overførsel af puljemidler til sekretariatsmidler. Lokaludvalgenes puljemidler udgør herefter samlet set 23.731 t. kr. og sekretariatsmidlerne udgør 22.398 t. kr. samt 6.400 t. kr. afsat til den lokale miljøopgave. Omplaceringen påvirker ikke den samlede ramme og bevilling afsat til lokaludvalgene.

De 10 decentrale sekretariater, der betjener Københavns 12 lokaludvalg, har hidtil haft en normeret bemanding svarende til 1½ årsværk. Denne bemanding er dog i alle lokaludvalgssekretariater blevet suppleret med medarbejdere, hvis ansættelse har været finansieret af et-årige bevillinger fra lokaludvalgenes puljemidler.

Ansættelser finansieret af puljemidler medfører usikre ansættelsesforhold for medarbejderne, idet beslutning om afsætning af puljemidler til løn, afhænger af lokaludvalgets ønsker og skal vedtages hvert år, når lokaludvalgenes budgetter er meldt ud. Samtidig er der ikke opsat klare grænser for, hvor stor en andel af puljemidlerne, der kan anvendes til udgifter til løn. Ansættelser for puljemidler kan desuden medføre usikkerhed om medarbejderledelsen og personaleansvaret. Med omplaceringen sikres sammenhæng mellem finansiering og ledelsesansvar, da alle medarbejdere fremover vil være ansat direkte i Økonomiforvaltningen og således under ØU’s instruktionsbeføjelse – i modsætning til ansættelser for puljemidler, som er udlagt til lokaludvalgenes selvstændige varetagelse.

Der er ikke tale om en generel opnormering af sekretariatsbetjeningen, og indstillingen fører ikke til flere ansatte i sekretariaterne (ét enkelt sekretariat vil have 1 årsværk mere end hidtil). Omplaceringen påvirker således primært hvorfra bemandingen finansieres, herunder den relative størrelsesforskel mellem lokaludvalgenes puljemidler og sekretariatsmidler.  

Der er en mindre variation i sekretariaternes størrelse, men for de flestes vedkommende har der været ansat ca. 3 årsværk per sekretariat til varetagelsen af to opgavetyper, dels det administrative sekretariatsarbejde og dels de borgerrettede opgaver. Hertil kommer den nyligt tilføjede lokale miljøopgave, som med Budget 2011 blev overført fra miljøpunkterne til lokaludvalgene.

I Koncept for Lokaludvalg (Borgerrepræsentationen den 15. juni 2011) fremgår det:

”Der sker en permanent omkonvertering af puljemidler til sekretariatsmidler til finansiering af de nuværende ansættelser i de decentrale sekretariater (eksklusiv miljømedarbejdere som følge af beslutning om sammenlægning af lokaludvalg og miljøpunkter). Det samlede beløb, herunder antallet af ansættelser, som omkonverteres, aftales nærmere med det enkelte lokaludvalg.”

Formålet er desuden at få mere styr på området ved at sikre sekretariatsmedarbejderne større sikkerhed i ansættelsen, samt at opretholde en tydelig adskillelse mellem sekretariatsmidler og puljemidler.

Med vedtagelsen af det nye Koncept for Lokaludvalg (BR-15/06) besluttede Borgerrepræsentationen, at ansættelser i lokaludvalgenes sekretariater fremover udelukkende vil blive finansieret under budgettet til lokaludvalgssekretariaterne.

Lokaludvalgene har sammen med deres sekretariater i perioden medio august til medio oktober 2011 drøftet og taget stilling til det fremtidige bemandingsbehov, baseret på den nuværende situation og en vurdering af lokaludvalgets fremtidige aktivitetsniveau. På den baggrund har de enkelte lokaludvalg på deres respektive lokaludvalgsmøder godkendt de individuelle konverteringsbeløb, og den deraf følgende fremtidige bemanding i sekretariaterne. Link til lokaludvalgenes beslutninger er vedlagt som bilag 1.

Med udgangspunkt i lokaludvalgenes anbefalinger til bemanding foreslås således med denne indstilling, at der omplaceres 9,2 mio. kr. fra lokaludvalgenes puljemidler til sekretariatsbudget svarende til i alt 16,5 årsværk.

Det betyder, at der fremadrettet vil være 35,5 årsværk tilknyttet de 10 lokaludvalgssekretariater inklusiv 5,5 årsværk til den lokale miljøopgave. I tabel 1 er angivet en skønnet fordeling af det samlede antal årsværk på sekretariaternes forskellige opgaver:

Tabel 1. Sekretariatsopgaver fordelt på årsværk

Det samlede sekretariatsbudget i 2012 vil derefter være 28,8 mio. kr. hvoraf ca. 18,3 mio. kr. anvendes til løn, 4,1 mio. kr. til husleje og øvrige administrative driftsudgifter samt 6,4 mio. kr. til den lokale miljøopgave primært til ansættelser. 

Der vil være afsat 23,7 mio. kr. til lokaludvalgenes puljemidler, idet der på nuværende tidspunkt er afsat i alt 33 mio. kr. hertil i 2012. Det samlede budget til lokaludvalgene udgør således 58,2 mio. kr. inklusiv 5,7 mio. kr. central back-up og assistance til bydelsplanlægningen. I Bilag 2 er lokaludvalgenes økonomi beskrevet nærmere herunder konsekvenserne af omplaceringen for de enkelte udvalg og forudsætningerne for beregningerne af lønudgiften.

Det skal bemærkes, at lokaludvalgene fra 1. juli 2011 har overtaget den lokale miljøopgave fra de lokale miljøpunkter. Seks lokaludvalg har valgt at løse denne opgave ved at give driftsstøtte til fonden bag det lokale miljøpunkt, mens andre seks lokaludvalg har valgt at hjemtage opgaven. Der er således afsat 6,4 mio. kr. til lokaludvalgenes sekretariatsbudgetter i 2012 som skal dække udgifterne til den lokale miljøopgave. Dette beløb påvirkes ikke af omplaceringen af puljemidler, men beløbet indgår i det samlede budget for lokaludvalgene.

Størrelsen på de enkelte lokaludvalgs puljer beregnes i dag på baggrund af bydelens befolkningsantal. Dette vil også fremover være tilfældet, under hensyntagen til, at fordelingen fremover også vil skulle tage højde for størrelsen på de enkelte lokaludvalgssekretariater, herunder hvor stort et beløb det enkelte lokaludvalg har ønsket at omplacere.

Såfremt Borgerrepræsentationen fremover vedtager væsentlige ændringer i lokaludvalgenes bevillinger og/eller opgaveportefølje, kan der være behov for at revurdere sekretariaternes bemanding og budgetter.

Med Borgerrepræsentationens vedtagelse af Koncept for Lokaludvalg er en række initiativer og tiltag planlagt og iværksat mhp. at styrke lokaludvalgenes bidrag til udviklingen af de enkelte bydele. Udover konverteringen af puljemidler, arbejdes der på at digitalisere administrationen af lokaludvalgenes puljer, hvilket forventes at kunne effektivisere arbejdsgangene, og dermed frigive ressourcer til det borgerrettede arbejde.

Derudover arbejdes der på at organisere arbejdet i lokaludvalgssekretariaterne på en sådan måde, at stadig flere opgaver kan løses i fællesskab og på tværs af sekretariater og/eller ved i højere grad at dele medarbejdere mellem sekretariaterne. Der arbejdes endvidere på at højne kvaliteten af puljemiddelsadministrationen gennem oprettelsen af et tværgående team, der kan sikre, at ansøgningerne lever op til kommunens juridiske, økonomiske og administrative krav. Disse og flere andre tiltag forventes implementeret i løbet af 2012 på baggrund af det vedtagne Koncept for Lokaludvalg.

Indstillingen medfører, at der fra 2012 varigt overføres 9.198 t. kr. (2012 p/l) fra Økonomiudvalgets bevilling, Lokaludvalg, funktion 6.45.51.1 (sekretariat og forvaltning) til Økonomiudvalgets bevilling, Økonomisk forvaltning, service, funktion 6.45.51.1 (sekretariat og forvaltning). I tabel 2 og 3 nedenfor er vist lokaludvalgenes samlede økonomi samt antal årsværk fordelt på lokaludvalg efter omplaceringen.

Tabel 2. Lokaludvalgenes samlede økonomi

 Tabel 3. Bemanding i sekretariaterne fordelt på lokaludvalg

* Bemandingen inkluderer 1 årsværk til det lokale miljøarbejde.

** Bemandingen inkluderer 1,5 årsværk til det lokale miljøarbejde.

Som beskrevet herover arbejdes der løbende videre med at implementere det nye Koncept for Lokaludvalg inden for de nuværende økonomiske rammer.

         Claus Juhl

                                                                  /Bjarne Winge

Økonomiudvalgets beslutning den 6. december 2011

Der blev stemt om indstillingen.

For stemte 9 medlemmer: A, B, F og Ø

Imod stemte 2 medlemmer: O og V       

Indstillingen blev dermed anbefalet.

Carl Christian Ebbesen (O) og Pia Allerslev (V) afgav følgende protokolbemærkning: ”Dansk Folkeparti og Venstre stemmer imod indstillingen, da vi ikke mener, der skal bruges så mange midler på administration, når midlerne bedre kunne bruges på reelle aktiviteter til gavn for borgerne.”