Ændring af delegation af kompetence fra henholdsvis Borgerrepræsentationen til Økonomiforvaltningen og Økonomiudvalget til Økonomiforvaltningen

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget over for Borgerrepræsentationen anbefaler,

1. at konstituerede administrerende direktør i Økonomiforvaltningen, Søren Tegen Pedersen, og konstituerede kontorchef i Københavns Ejendomme og Indkøb, Christopher Møller, hver for sig og i forening med overborgmesteren eller en af næstformændene kan medunderskrive dokumenter vedrørende henholdsvis Københavns Kommunes køb og salg af ejendomme, jf. bilag 5, pkt. 4,

2. at konstituerede administrerende direktør i Økonomiforvaltningen Søren Tegen Pedersen og direktør Mads Grønvall, Økonomiforvaltningen, hver for sig og i forening med overborgmesteren eller en af næstformændene kan medunderskrive dokumenter vedrørende Københavns Kommunes optagelse af lån og garantiforpligtelser, jf. bilag 5, pkt. 5,

3. at de redaktionelle ændringer til delegationerne fra Borgerrepræsentationen til Økonomiforvaltningen af kompetencen vedrørende henholdsvis regulering af garantiprovisionssatser, jf. bilag 5, pkt. 7, Udviklingsselskabet By & Havn I/S, jf. bilag 5, pkt. 19, og Metroselskabet I/S bilag 5, pkt. 20, godkendes.

4. at delegationen fra Borgerrepræsentationen til Økonomiforvaltningen af kompetencen til at repræsentere Københavns Kommune som interessent i Metroselskabet I/S opdateres som følge af de af selskabets ejere opdaterede langtidsbudget 2015, jf.  bilag 5, pkt. 20,

5. at delegationen fra Borgerrepræsentationen til Økonomiforvaltningen af kompetencen til at indgå indkøbsaftaler opdateres på baggrund af Økonomiudvalgets beslutning af 12. april 2016.

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget, 

6. at det godkendes, at "Københavns Ejendomme" i bilag 2, pkt. 6-8, ændres til "Københavns Ejendomme og Indkøb".

Problemstilling

Der er behov for at præcisere delegationen fra Økonomiudvalget til Økonomiforvaltningen (jf. bilag 2, pkt. 6-8), som følge af den foreslåede ændring af styrelsesvedtægten for Københavnes Kommune, således at "Københavns Ejendomme" ændres til "Københavns Ejendomme og Indkøb".

Der er tillige behov for, at Borgerrepræsentationen grundet ændringer i Økonomiforvaltningens personale bemyndiger nye medarbejdere til hver for sig eller i forening med overborgmesteren eller en af næstformændene at medunderskrive dokumenter vedrørende henholdsvis Københavns Kommunes køb og salg af ejendomme, jf. bilag 5, pkt. 4, og Københavns Kommunes optagelse af lån og garantiforpligtelser, jf. bilag 5, pkt. 5.

Der er herudover som følge af Metroselskabet I/S' opdaterede langtidsbudget 2015 behov for at opdatere delegationen fra Borgerrepræsentationen til Økonomiforvaltningen, således at det opdaterede budget indarbejdes, jf. bilag 5, pkt. 20.

Der er endvidere behov for, at delegationen fra Borgerrepræsentationen til Økonomiforvaltningen af kompetencen til at indgå indkøbsaftaler opdateres på baggrund af Økonomiudvalgets beslutning af 12. april 2016 om faglig fokusering.

Endelig er der behov for redaktionelle ændringer til delegationerne fra Borgerrepræsentationen til Økonomiforvaltningen af kompetencen vedrørende henholdsvis regulering af garantiprovisionssatser, jf. bilag 5, pkt. 7, Udviklingsselskabet By & Havn I/S, jf. bilag 5, pkt. 19  samt Metroselskabet I/S, jf. bilag 5, pkt. 20.

Der henvises til bilag 2 og 5, hvor ændringerne er markeret med rød skrift, samt til bilag 6, hvor ordlyden af de konkrete ændringer er gengivet markeret med rød skrift i sammenligning med de eksisterende delegationer.

Løsning

Det følger af lov om kommunernes styrelse § 2, at kommunernes anliggender styres af kommunalbestyrelsen. Dette indebærer dog ikke, at Borgerrepræsentationen er afskåret fra at overlade udøvelsen af sin kompetence til udvalg og den kommunale administration, medmindre andet er fastsat eller forudsat i lovgivningen eller det følger af en sags beskaffenhed.

Delegation af kompetence foretages af praktiske grunde, dels for at begrænse sagsmængden, og dels for at fremme en hensigtsmæssig fordeling af sagerne mellem Borgerrepræsentationen, Økonomiudvalget og Økonomiforvaltningen.

Den umiddelbare forvaltning af kommunens anliggender varetages af Økonomiudvalget og de stående udvalg, jf. lov om kommunernes styrelse § 17, stk. 1. Dette indebærer, at udvalgene afgør alle sædvanlige sager inden for det pågældende udvalgs sagsområde, medmindre andet følger af lovgivningen eller af Borgerrepræsentationens beslutning. Økonomiudvalget kan delegere beslutningskompetence til forvaltningen. Dette sker ved almindelig flertalsbeslutning i udvalget.

De foreslåede delegationer kan altid tilbagekaldes eller ændres ved fremlæggelse af en ny sag, hvis der viser sig behov herfor. Det kræver et flertal at tilbagekalde delegationer fra Økonomiudvalget til Økonomiforvaltningen.

Nærmere vedrørende de foreslåede ændringer:

Københavns Ejendomme og Indkøb  (ad bilag 2, pkt. 6-8)

Det foreslås at opdatere delegationen fra Økonomiudvalget til Økonomiforvaltningen vedrørende lejeaftaler og udbudsforretninger i overensstemmelse med den foreslåede ændring til styrelsesvedtægten for Københavns Kommune § 12, stk. 6, pkt. 6, således at "Københavns Ejendomme" skifter navn til "Københavns Ejendomme og Indkøb". 

Ændringen af styrelsesvedtægten sker som konsekvens af de organisatoriske tilpasninger i Økonomiforvaltningen, som Økonomiudvalget godkendte den 12. april 2016. Med daværende sag om faglig fokusering godkendte Økonomiudvalget, at der blev etableret et separat center for indkøb uafhængigt af Københavns Ejendommes øvrige virksomhed, der skal gøre det nemmere at købe ind i Københavns Kommune.

Ændringen er alene en ændring af koncernenhedens navn med henblik på at ajourføre i forhold til de organisatoriske tilpasninger, som allerede er gennemført.

Det er en forudsætning for ændringen af delegationen, at Borgerrepræsentationen godkender ændringen af styrelsesvedtægten, som forventes at blive 2. behandlet den 13. oktober 2016
 
Den foreslåede ændring til delegationen af kompetence fra Økonomiudvalget til Økonomiforvaltningen er fremhævet med rød skrift i bilag 2, pkt. 6-8.

Bemyndigelse af navngiven person som medunderskriver af dokumenter vedr. kommunens køb og salg af fast ejendom og lån og garantiforpligtelser (ad bilag 5, pkt. 4 og 5)

Det følger af lov om kommunernes styrelse § 32, stk. 1, at dokumenter vedrørende kommunens køb og salg af fast ejendom, optagelse af lån og påtagelse af garantiforpligtelser skal underskrives af kommunalbestyrelsens formand eller næstformand (næstformænd) og en person, der er bemyndiget dertil af kommunalbestyrelsen.

Der er ingen begrænsninger i lov om kommunernes styrelse med hensyn til, hvem der kan udpeges, men det er forudsat, at det enten er et medlem af Borgerrepræsentationen eller en person, der er ansat i kommunen. Det bemærkes, at det ikke er tilstrækkeligt, at beføjelsen som medunderskriver er tildelt indehaveren af en bestemt stilling f.eks. "den administrerende direktør". Der er intet til hinder for, at Borgerrepræsentationen udpeger flere personer.

I forhold til dokumenter vedr. kommunens køb og salg af fast ejendom indstiller Økonomiforvaltningen som følge af konstitueringen af Søren Tegen Pedersen som administrerende direktør i Økonomiforvaltningen pr. 15. september 2016 og konstitueringen af Christopher Møller som kontorchef i Københavns Ejendomme og Indkøb disse til hver for sig og i forening at kunne medunderskrive dokumenter af den ovennævnte karakter. 

I forhold til dokumenter vedr. kommunens lån og garantiforpligtelser indstiller Økonomiforvaltningen som følge af konstitueringen af Søren Tegen Pedersen som administrerende direktør i Økonomiforvaltningen og ansættelsen af Mads Grønvall som direktør i Økonomiforvaltningen disse til hver for sig og i forening at kunne medunderskrive dokumenter af den ovennævnte karakter.