Udbud af EAT-skolemad

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget oversender sagen til Borgerrepræsentationen med følgende erklæring:

Økonomiudvalget forudsætter, at eventuelle merudgifter, som følge af sagen, afholdes inden for Børne- og Ungdomsudvalgets budgetramme.

Problemstilling

I Budget 2016 blev det besluttet at undersøge muligheden for at udbyde EAT madproduktion med henblik på at fremme det rummelige arbejdsmarked.

Af aftaleteksten fremgår:

’Parterne ønsker, at kommunen i størst muligt omfang støtter op om det rummelige arbejdsmarked, så personer med nedsat arbejdsevne får mulighed for at bruge deres evner og deltage i arbejdslivet (…) Parterne er derfor enige om, at EAT madproduktion, som i dag er en intern kommunal opgave, fremover sendes i udbud på en måde, som ikke udelukker socialøkonomiske  og mindre virksomheder fra at byde.’

Den 11. maj 2016 behandlede BUU forslag om udbud af EAT madproduktionen. På mødet blev rejst en række spørgsmål, som forvaltningen har adresseret i bilag 1. Den 11. august 2016 blev der holdt et møde i budgetforligskredsen, hvor intentionerne for udbuddet blev drøftet. Indstillingen afspejler således disse drøftelser. 

Det nuværende produktionskøkken er i en stand, hvor en ret omfattende renovering og ombygning er nødvendig indenfor den nærmeste fremtid for at kunne opretholde produktionen.

Løsning

EAT-køkkenet er kommunalt og producerer i dag ca. 7.000 måltider dagligt med levering til 44 skoler. Der er 25 ansatte, heraf ca. 10 % i særlig beskæftigelse. Maden leveres dagligt til hver skole, hvor maden færdigtilberedes og anrettes i et modtagekøkken (EAT-skolebod) med deltagelse af elever og udgør således også et pædagogisk tilbud. Forvaltningen vurderer, at der i løbet af de næste 3 år vil være behov for en produktionskapacitet på 10.000 måltider/dag. 

På baggrund af Budget 2016 har Børne- og Ungdomsforvaltningen (BUF), Økonomiforvaltningen (ØKF) og Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen (BIF) undersøgt, hvordan EAT madproduktion kan udbydes på en måde, der fremmer det rummelige arbejdsmarked, herunder de konkrete krav der skal stilles til tilbudsgivere og kravene til selve ydelsen. Undersøgelsen er baseret på en målsætning om, at der i EAT madproduktionen er ca. 30 % ansatte på særlige vilkår, hvilket kan opnås ved anvendelse af sociale klausuler i kontrakten, se bilag 2. Den eksisterende budgetmæssige ramme for EAT vil være udgangspunktet for et udbud.

1. Udbud af den samlede produktion i 2-5 geografiske deludbud med krav om at leverandøren har eget køkken

Model 1 indebærer udbud af den centrale produktion, den decentrale produktion (drift af skoleboderne), administration, logistik (herunder eksisterende aftaler på it-system, transport, emballage) og kundeservice. En opdeling af udbuddet i 2-5 geografiske områder vil øge sandsynligheden for, at mindre virksomheder kan løfte opgaven. En nærmere markedsundersøgelse skal afklare, hvordan en passende geografisk opdeling kan ske. Forvaltningen vil orientere udvalget om resultatet af markedsdialogen med udgangen af 2016.

Leverandørerne håndterer alt vedrørende den daglige drift, support af decentrale enheder, generel kundeservice, samt kommunikation med skole og forældre i forbindelse med eventuelle driftsforstyrrelser. Forvaltningens rolle begrænser sig til controlling og kontraktstyring samt administration af tilskudsordningen, der indebærer myndighedsafgørelser og derfor ikke kan varetages af leverandøren. Flere leverandører vil medføre en større controllingopgave, ligesom man vil miste stordriftsfordele. I den samlede produktion er der i alt 71 personer, som ved et udbud skal virksomhedsoverdrages. Ved et mål om  30 % ansatte på særlige vilkår vil der være brug for en overgangsperiode, da medarbejdere ikke umiddelbart kan opsiges. Der vil være behov for, at leverandørerne kan samarbejde med skolens personale og elever.

Såfremt ansvar for køkkenfaciliteter kan overgå til private leverandører, kan kommunen undgå at afholde investeringer i forbedrede køkkenfaciliteter. Leverandørens drift og vedligehold af egne køkkenfaciliteter vil dog forventeligt indgå som margin i måltidsprisen. Ved krav om at leverandøren har eget køkken kan udbudsprocessen igangsættes umiddelbart. Den vil indebære en nærmere markedsundersøgelse, proces omkring virksomhedsoverdragelse af medarbejdere, udarbejdelse af udbudsmateriale, tilbudsfase og evalueringsfase. Opstart af ny aftale vil forventeligt være ved skolestart august 2018.

2. Udbud af den samlede produktion hvor kommunen stiller køkken til rådighed

I model 2 udbydes hele driften inkl. central produktion, distribution til skolerne og den lokale produktion i EAT boden, men i et kommunalt køkken. I model 2 vil de samme forhold gøre sig gældende som i model 1, hvad angår virksomhedsoverdragelse af medarbejderne, vilkår for at ansætte medarbejdere i særlig beskæftigelse og det løbende samarbejde med skolerne. Grundet det eksisterende EAT køkkens tilstand er det nødvendigt at renovere eller finde en alternativ løsning. Det vurderes på nuværende tidspunkt, at der er tre muligheder:

A: Det nuværende centrale produktionskøkken stilles til rådighed, efter der er foretaget en nødvendig renovering og kapacitetsudvidelse. Efter en ombygning kan der forventeligt kun opnås 10-20 % i særlig beskæftigelse, da pladsen er begrænset.

B: En alternativ egnet grund/bygning opkøbes og ombygges til formålet og stilles til rådighed. Her kan forventeligt opnås 30 % i særlig beskæftigelse. 

C: Muligheden for omrokering af kommunale storkøkkener undersøges, for at se om der kan frigøres et køkken af passende størrelse, der efter tilpasning kan stilles til rådighed for en privat leverandør. Her kan forventeligt opnås 30 % i særlig beskæftigelse.

Ved et udbud, hvor kommunen stiller køkken til rådighed, kan udbudsprocessen først igangsættes, når der er fundet en egnet køkkenløsning og truffet politisk beslutning om anlægsmidler. Herefter vil udbudsprocessen foregå som i model 1. En ny aftale kan træde i kraft, når køkkenet er klar til ibrugtagning, hvilket tidligst vil være i 2020/21.

Økonomi

Renovering af det nuværende EAT køkken er tidligere undersøgt til at koste ca. 35 mio. kr. Model B og C skal undersøges yderligere, før anlægsøkonomien kan beregnes.

Videre proces

Hvis model 1 vedtages, påbegyndes udbudsprocessen med en markedsundersøgelse af, hvor store de geografisk opdelte områder skal være. Hvis model 2 vedtages, forventer forvaltningen at udarbejde budgetønske i budget 2017 om en planlægningsbevilling til undersøgelse af de tre modeller.  Budgetforslaget vil skulle løftes af ét eller flere af de politiske partier. Ved Overførselssagen 2016/17 er planlægningen så langt, at model B og C kan annulleres, hvis de ikke viser sig mulige. Ved model A forventer forvaltningen, at køkkenet kan stå klar i 2020/21. Ved model B og C forventes ibrugtagning at kunne ske i 2021/22. Hvis én eller flere af modellerne viser sig ikke at være mulige, går planlægningsmidlerne tilbage.

Tobias Børner Stax                  /Sti Andreas Garde