Revideret standardkontoplan

Indstillingen rummer et forslag til en revideret udgave af Københavns Kommunes standardkontoplan.

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget godkender,

1. at den reviderede standardkontoplan for Københavns Kommune pr.1. december 2011 godkendes.

En konto i kommunens økonomisystem (KØR) består af 11 kontosegmenter, hvoraf standardkontoen udgør ét segment. Standardkontoplanen er grundlaget for kommunens artskontering, som knytter udgifter til en bestemt art i KØR. Arbejdet med den reviderede standardkontoplan er bl.a. igangsat pba.  rapport fra Intern Revision (IR) fra februar 2011 om Københavns Kommunes kontoplan. Heri påpeger IR en række uhensigtsmæssigheder, der dels skyldes den måde, hvorpå kontoplanen er indrettet i dag, og dels den konteringspraksis, der er etableret i forvaltningerne. IR påpeger, at kommunens kontoplansstruktur samt forvaltningernes konteringspraksis ikke i alle tilfælde bidrager til at tilvejebringe relevant information til brug ved en effektiv løbende finansiel controlling og økonomistyring. Dette gælder bl.a. den udprægede brug af konti med betegnelsen ”øvrige”, der anvendes til over en tredjedel af udgifterne på visse områder. Derudover er det et problem, at ensartede udgifter konteres uensartet på tværs af kommunen, hvilket vanskeliggør tværgående opfølgning. Endelig er det ønskeligt kunne tydeliggøre en kontos momsforhold således at korrekt momsafregning sikres bedst muligt. Der er således ifølge IR forøget risiko for, at der ikke gennemføres tilstrækkelig effektiv omkostningsstyring på tværs af kommunen.

Økonomiforvaltningen har i samarbejde med de øvrige forvaltninger udarbejdet en revideret standardkontoplan, der fremgår af bilag 1 til denne indstilling.

Den reviderede kontoplan er, efter dialog med forvaltningerne, tilrettelagt således at:

• kontoplanen ændres på de områder, hvor der er størst behov og hvor ændringerne giver den største merværdi.
• at ændringen af standardkontoplanen kan udrulles løbende gennem året, når arbejdet med oprydning under de enkelte hovedarter er færdiggjort, samt være færdigimplementeret til regnskabsåret 2012.
• Fremtidige ændringer, der fører til fokus på bestemte udgiftsområder kan håndteres af en kontoplansgruppe med deltagelse af alle forvaltninger.
• Der udarbejdes en tilhørende konteringsvejledning, der gøres elektronisk tilgængelig for alle medarbejdere med konteringsopgaver.

Den reviderede standardkontoplan

Den reviderede standardkontoplan indebærer, at der lukkes en række konti (ca. 200 ud af godt 1100) som i dag slet ikke bruges eller som kun anvendes i meget begrænset omfang. Som eksempel kan nævnes, at området med konti til kontering af fødevarer, der i den nuværende kontoplan er opdelt på 20 forskellige standardkonti, i den reviderede standardkontoplan reduceres til 2 konti. Samtidig ændres navnet på en række konti til mere sigende og operationelle titler. Begge dele sker for at lette arbejdet med at sikre en bedre og mere korrekt artskontering. Endelig oprettes der få nye konti til områder (ca. 30 konti) hvor betydelige udgiftsposter i dag konteres på ”øvrige”-konti. Dette sker for at begrænse andelen af de samlede udgifter, der konteres som ”øvrige” udgifter, hvilket vil føre til bedre og mere korrekt kontering og bidrage til at højne kvaliteten af den ledelsesinformation, der kan genereres på baggrund af KØR.

I forbindelse med vedtagelsen af budget 2011 kom der øget fokus på kommunens udgifter til konsulenter. I den forbindelse viste det sig svært at lave en entydig opgørelse af udgifterne hertil, da disse opgøres og konteres forskelligt på tværs af de forskellige forvaltninger. Med henblik på at kunne foretage en mere ensartet opgørelse af udgifterne til konsulenter, oprettes der nye standardkonti til dette område.

På anlægsområdet har ØU 14/6 pba. analyse af konsulentudgifter på anlægsområdet fra fast-track-forum godkendt, at der fremadrettet skal indberettes på 4 kategorier til opgørelse af konsulentudgifter i forbindelse med anlægsprojekter. Disse er tekniske rådgivere, bygherrerådgivere, eksterne projektansættelser og ekstern juridisk bistand. Disse er indarbejdet i den reviderede standardkontoplan således, at der er oprettet en standardkonto for hver af de 4 kategorier. Dette vil lette forvaltningernes arbejde med at opgøre og styre disse udgifter.

Den revidere kontoplan er drøftet med Intern revision, der er enig heri.

Øvrige projekter med betydning for standardkontoplanen

Der er igangsat et særskilt arbejde indenfor rammerne af nærværende revision af standardkontoplanen, der har til formål at sikre korrekt kontering af interne afregninger. Dette sker bl.a. fordi IR i ovennævnte rapport har konstateret, at der eksisterer en væsentlig ubalance mellem interne udgifter og indtægter. Det igangsatte arbejde indebærer bl.a., at det undersøges hvorvidt der, til kontering af interne afregninger, kan oprettes et selvstændingt område i kontoplanen således, at man systemmæssigt kan sikre korrekt kontering og derved opnå balance mellem interne udgifter og indtægter. Arbejdet er endnu ikke færdiggjort, men resultatet af arbejdet forelægges adm. dir.-kredsen og indarbejdes efterfølgende i den reviderede standardkontoplan.

På lønområdet er der, bl.a. på baggrund af bemærkninger fra IR i forbindelse med regnskab 2009, igangsat et projekt under ledelse af KS, der har til formål at sikre korrekt håndtering af kommunens lønudbetalinger og indberetninger til SKAT. En konsekvens af lønprojektet vil være, at der sker en korrekt overførsel af konteringer i lønsystemet til KØR-finans og at der sikres ensartet kontering af refusioner, således at refusioner og løn holdes adskilt. Lønprojektet vil derudover betyde, at der fremover vil være væsentligt færre konti til kontering af løn. Når det endelige resultat af arbejdet foreligger, vil det blive indarbejdet i den reviderede standardkontoplan.

Som led i implementeringen af den nye indkøbspolitik pågår der et arbejde med forbedring af kommunens netbutik, hvorigennem indkøbsansvarlige medarbejdere kan handle de varer, der skal bruges på arbejdspladsen. Der sigtes i den forbindelse på, at kommunens netbutik automatisk finder den korrekte standardkonto, som et køb skal bogføres på. Udover at sikre en korrekt og ensartet kontering i kommunen, vil funktionen også gøre det lettere for indkøberne at købe ind. Autokontering vil i første omgang blive testet på en række varer i kommunens netbutik i løbet af efteråret 2011.

Andre initiativer

KS er fremadrettet fortsat ansvarlig for kontoplansgruppen, der vil have deltagelse af alle øvrige forvaltninger, og som har til formål dels at vedligeholde den reviderede kontoplan og løse problemer der opstår løbende, og dels at agere ”tænketank” for den langsigtede udvikling af kontoplanen. Sidstnævntes relevans skal bl.a. ses i lyset af, at der med indstillingen om Styr på økonomien 4 igangsættes et arbejde med henblik på at indføre et nyt økonomisystem i Københavns Kommune. En sådan beslutning vil medføre en grundlæggende ny kontoplansstruktur, der rummer en række muligheder for forbedringer af økonomistyringen på tværs af kommunen. En forudsætning herfor er bl.a., at der i kontoplansgruppen arbejdes målrettet videre med den tværgående standardisering af konteringsrutiner og – praksis. Et nyt økonomisystem vil ligeledes muliggøre en mere hensigtsmæssig momskontering. Det videre arbejde i kontoplansgruppen vil tage afsæt i det afklarende arbejde der er gjort i forbindelse med nærværende standardkontoplansrevision.  

Der udarbejdes en elektronisk understøttet konteringsvejledning, som bl.a. vil indeholde en søgefunktion, der gør det muligt at fremsøge forslag til hvilken konto, der korrekt kan anvendes til kontering af en given udgift. Retningslinjer for momskontering indarbejdes som en del af konteringsvejledningen. Arbejdet med at ajourføre denne vil blive forankret i kontoplansgruppen.

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Den reviderede standardkontoplan implementeres løbende frem mod 1. december 2011, hvor forregistreringsperioden for regnskabsåret 2012 begynder. De ændringer der afventer afklaring, som følge af andre projekter, forventes alle at kunne implementeres inden denne dato, således at alle registreringer vedr. regnskabsåret 2012 kan ske i den reviderede standardkontoplan.

Der gennemføres test af autokontering på udvalgte varer i kommunens netbutik i efteråret 2011, med henblik på senere at indføre autokontering på alle varer.

Kontoplangruppens arbejde igangsættes i efteråret 2011.

Claus Juhl                Bjarne Winge 

Økonomiudvalgets beslutning den 6. september 2011

Indstillingen blev godkendt.