Status på Styr på Økonomien

Vedlagte sag giver Økonomiudvalget en orientering om indholdet i "Styr på Økonomien" 4, som indgår i forhandlingerne om Budget 2012, og en opdateret status på initiativpakkerne om "Styr på Økonomien" til efterretning.

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget godkender,

1. at indholdet i initiativpakken Styr på Økonomien 4, som indgår som en del af budgetforhandlingerne for 2012, tages til efterretning, og
2. at status på Styr på Økonomien 1-3 tages til efterretning, jf. bilag 1-3.

Københavns Kommunes økonomi og økonomistyring har udviklet sig positivt over de senere år. Overordnet set har det stærke fokus på økonomistyring, arbejdsgange og ledelsesinformation, som Borgerrepræsentationen har vedtaget i de seneste tre budgetår, båret frugt. "Styr på Økononomien"-pakkerne 1-3, som besluttedes sammen med de senere års budgetter, indgår som et centralt element i den positive udvikling i retning af et fokus på udviklingen af en Koncernrapportering i realtid. Fokus i initiativerne har været at sikre, at kommunen som organisation bliver stadig bedre til at eksekvere de politiske beslutninger, understøtte fokus på handlekraft, nøjagtighed og hastighed i kommunen. Status på initiativerne er vedlagt som bilag  1-3. Generelt er der sket en tilfredsstillende implementering af forslagene, og vedr. måltallene er der overordnet set gode fremskridt på området.
Der er dog stadig i Københavns Kommune eksempler, hvor styringen kan forbedres, og hvor der er fortsat uhensigtsmæssige ansvarsfordelinger og arbejdsgange. Endvidere er der fortsat behov for, at kommunen får skabt et stadigt bedre styringsgrundlag og har et fokus på rettidige og valide data på økonomi- og HR-området.

Det foreslås derfor, at der i budgetforhandlingerne for 2012 indgår en række initiativer i en initiativpakke "Styr på økonomien 4". Fokus er på at videreføre og konsolidere arbejdet med kommunens styring på økonomi- og HR-området.

I det følgende beskrives kort de initiativer, der indgår i Styr på Økonomien version 4 som del af budgetforhandlingerne for 2012. Økonomiudvalget er tidligere blevet orienteret om hovedlinjerne på mødet den 14. juni 2011.
Initiativerne retter sig bredt mod kommunens styring på både koncern-, forvaltnings- og institutionsniveau på følgende hovedområder:

• Understøttelse af kommunen som organisation,

• Understøttelse af kommunens fælles IT- og økonomistyring 

• Understøttelse af kommunens Økonomistyring.

1. HR/Organisation: Styr på Løn og Refusioner

Hovedområdet omfatter tiltag vedr. kontering og afstemning af løn, hvor der allerede i Bedre Ledelsesrum er igangsat et arbejde med ensartet brug af lønkoder i kommunens lønsystem og oprydning i medarbejderstamdata. Som et nyt tiltag etableres der en central afstemningsenhed i KS, der sikrer et kvalitetsløft og mere effektiv organisering af afstemningsopgaven. En eventuel effektiviseringsgevinst vil indgå i forhandlingerne om budgettet for 2013.
Videre indeholder hovedområdet tiltag, der skal sikre bedre data til primært institutionslederne, så forholdene for decentrale ledere forbedres, og der kan ske bedre og mere ensartet koncernrapportering på HR-området. Få at nå dette mål udarbejdes der relevante fælles nøgletal i regi af projektet Bedre Ledelsesrum, fx aktuelt lønforbrug, afvigelse ift. periodiseret lønbudget, gennemsnitsløn fordelt på faggrupper, alder, køn mv.
Endeligt indgår der en forbedring på refusionsområdet, hvor der bl.a. som følge af manglende systemunderstøttelse er risiko for tab pga. fejl eller forsinkelser, hvilket dels medfører budgetusikkerhed for institutionerne, dels tunge og ugennemsigtige arbejdsgange for institutionslederne. På denne baggrund foreslås der oprettet et fælles centralt refusionscenter for hele kommunen i KS i 2012. De heraf afledte økonomiske konsekvenser og effektiviseringer er en del af effektiviseringskataloget i 2012 og evalueres i maj 2012. 

2. Kommunens fælles IT- og økonomistyringsværktøjer

Analyse af mulighederne for et forbedret økonomisystem

Kommunens økonomisystem KØR kan i sin nuværende opsætning ikke håndtere alle kommunens forvaltningsspecifikke og fælleskommune styringsbehov. En analyse til afdækning af behov og muligheder i forbindelse med en opgradering til et nyt økonomisystem understøtter, at kommunen på sigt vil kunne håndtere kravene til en moderne økonomistyring samt understøtte effektive processer i administrationen. Systemet skal derfor kunne håndtere budgetlægning, budgetudmelding og budgetopfølgning.
Derfor foreslås det, at det indgår i budgetforhandlingerne, at der afsættes 6 mio. kr. i anlæg i 2012 til at forberede implementering af et nyt økonomisystem via en analyse af mulighederne for et forbedret økonomisystem i Københavns Kommune, der udmøntes i en kravspecifikation. Dette vil samlet set understøtte de mål, der er fastlagt i beslutningerne om Styr på økonomien 1-3,  om bla. aflæggelse af hurtigere prognoser og halvårsregnskaber.

Fælles værktøj til anlægs- og projektstyring

Analyser i Fast Track Forum af bl.a. ekstern rådgivning på anlæg og årsagerne til stagnerende anlægsforbrug i 2010 har vist, at det er vanskeligt både at budgettere og styre større anlægsprojekter med hjælp af de nuværende funktionaliteter i KØR. Endvidere har flere forvaltninger fundet indberetningen til den fælles anlægsoversigt til ØU administrativt tung.

 

Økonomiforvaltningen vil med inddragelse af Fast Track Forum afdække, hvad der skal til, for at et Oracle-baseret system, som tages i brug i Københavns Ejendomme (KØPS), kan anvendes i hele kommunen. Herefter foretages der en udarbejdelse af en implementeringsplan baseret på resultatet af analysen. Implementeringen omfatter opsætning og test af løsning, uddannelse samt organisatorisk implementering i de forvaltninger, hvor løsningen kan understøtte styringen samt understøtte den samlede anlægsstyring i kommunen. Hertil foreslås det at afsætte 1,5 mio. kr i anlæg i 2012. Desuden foreslås, at sker en fælles finansiering af den løbende driftsudgift på ca. 0,7 mio. kr. til ddækning af driftsudgifterne i hele kommunen. 

3. Bedre budgetlægning, budgetopfølgning og regnskabsføring

Københavns Kommune har i de senere år i regi af styr på økonomien 1-3 gennemført en række af tiltag, der har forbedret budgetlægnings-, budgetopfølgnings- og regnskabsprocesserne på centralt og decentralt niveau, og dermed har understøttet skabelsen af en mere regnskabsorienteret styringskultur. Der er bl.a. indført krav om periodisering af budgetterne og et fokus på korrekt periodisering af forbrug. Følgende nye initiativer vil bygge på de allerede realiserede forbedringer og styrke økonomistyringen yderligere.

 

Disse er:

• Periodisering af institutionsbudgetter, hvor der fra 2012 indføres der krav om, at hver enkelt budgetansvarlig enhed (dvs. institutioner, skoler, centre, centrale kontorer m.v.) skal have et periodiseret budget i kommunens økonomisystem. Forslaget vil understøtte arbejdet med ensartede måltal på den kommende Lederside for institutionslederne.  
• Hurtigere prognoser, hvorigennem der tilvejebringes hurtigere regnskabsdata fra periodelukningen i kommunens institutioner til forelæggelse for Økonomiudvalget. Målsætningen er, at procestiden i 2012 skal falde fra 50 til 43 dage.
• Bedre budgetopfølgning ved hjælp af perioderegnskaber: Kvartalsregnskaber kan medvirke til at sikre mere korrekt periodisering af både interne og eksterne indtægter og udgifter og dermed forbedre kvaliteten i økonomirapporteringen og det forventede regnskab.
• Kortere frister ved årsregnskabet: Målet er, at regnskabsregistreringerne er afsluttet og kontrolleret på et tidligere tidspunkt, hvilket på sigt muliggør en fremrykning af behandlingen af årsregnskabet og overførsler mellem årene. Økonomiforvaltningen og Intern Revision er i dialog herom mhp. at udarbejde konkret forslag herom. 
• Optimering af intern afregning i kommunen for at reducere ressourceanvendelsen på intern afregning samt at sikre rettidig afregning og bedre afstemning. Der indgår i adminstrationsplanen en undersøgelse af mulighederne for en øget anvendelse af direkte bogføring mellem enheder og systemunderstøttelse af interne afregninger i en workflowløsning.
• Forbedret debitorhåndtering som effekt af elektroniske snitflader mellem forvaltningerne og opkrævningsenheden, Københavns Borgerservice, og analyse af potentialet ved en opdatering af kommunens debitorhåndteringssystem. Hertil forslås der at afsætte 1,5 mio. kr. i anlæg i 2012. 
• Forbedring af kontoplanen for bedre opfølgningsmuligheder vedr. væsentlige udgiftsområder, herunder konsulentudgifter.
• Bedre integration af selvejende institutioner i kommunens økonomi- og HR-systemer. Dette forslag vil understøtte ledernes anvendelse af kommunens fælles HR-systemer og fælleskommunal økonomiopfølgning, herunder ved halvårsregnskaber og kvartalsregnskaber. Et løsningsforslag vil blive udarbejdet i regi af bedre ledelsesrum og forelagt Økonomiudvalget i november 2011.

Følgende tabel viser de samlede nettoudgifter forbundet med initiativerne i Styr på Økonomien 4:

Tabel 1. Anlægsudgifter og afledte serviceudgifter

 

1.000 kr. – 2012 p/l	2011	2012	2013	2014	2015	*
Anlæg:
- Foranalyse debitorstyring		1.500	0	0	0
- Videreudvikling af KØPS		1.500	0	0	0	*
- Analyse vedr. økonomisystem		6.000	0	0	0
- Snitflade debitorhåndtering (a)		500	0	0	0
- Fælles refusionscenter (b)		3.600	1.800	0	0
Anlægsudgifter i alt		13.100	1.800	0	0
Afledte serviceudgifter:
- KØPS		700	700	700	700
- Snitflade debitorhåndtering (a)		-225	-450	-450	-450
- Fælles refusionscenter (a)		-500	-4.500	-7.500	-10.500
Afledte serviceudgif­ter i alt		-25	-4.250	-7.250	-10.250

Noter:

(a)    Beløb indgår i effektiviseringskataloget

(b)   Beløb er finansieret i budget 2011

Styr på Økonomien 4 indgår i Budgetforhandlingerne for 2012.
Ændringer som følge af beslutningen om Styr på Økonomien 4 indarbejdes i kommunens regelgrundlag, bl.a. i cirkulæret for budgetopfølgning og regnskabscirkulæret.

Økonomiudvalgets beslutning den 6. september 2011

Indstillingen blev godkendt.