Reviderede regler for opbevaring og sletning af e-mails i Københavns Kommune

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget, 

1. at det godkendes at fastholde den nuværende opbevaringsperiode for slettede e-mails i Københavns Kommune, som beskrevet under afsnittet "Nuværende praksis i Københavns Kommune".

Problemstilling

Dokumentations- og kontrolhensyn ligger til grund for, at offentlige myndigheder efter forvaltningsretten har pligt til at opbevare e-mails, der har betydning for en sag eller sagsbehandling i øvrigt (journaliseringspligt) jf. offentlighedslovens §15. Disse e-mails skal journaliseres snarest muligt efter modtagelse eller afsendelse.

E-mails, der ikke har betydning for en sag eller sagsbehandlingen i øvrigt, er ikke omfattet af journaliseringspligten. Disse skal slettes, når det ikke længere er nødvendigt at opbevare dem. I særlige tilfælde kan disse e-mails alligevel være relevante i forbindelse med mistanke om evt. strafbare forhold.

Dertil kommer, at det efter databeskyttelsesforordningen er muligt at opbevare personoplysninger i længere tid, hvis det kan begrundes sagligt og findes nødvendigt af hensyn til formålet.

Karina Vestergård Madsen (Enhedslisten) spurgte i februar 2022 til praksis for sletning af slettede mails. Af svaret (bilag 2) fremgår bl.a., at Københavns Kommune pba. Justitsministeriets retningslinjer fra 2021 vil forelægge et forslag til opbevaring og sletning af e-mails mm. til Økonomiudvalgets godkendelse.

Med nærværende sag foreslås det at fastholde den nuværende praksis. Det bl.a. med afsæt i, at KL ikke ser behov for, at kommunerne ændrer praksis pba. de statslige retningslinjer, og at øvrige større kommuner har samme praksis som Københavns Kommune. Såfremt Økonomiudvalget ønsker en procedure for opbevaring af slettede e-mails, der lægger sig tættere op ad statens, er denne mulighed også beskrevet i løsningsafsnittet.

Nuværende praksis i Københavns Kommune
E-mails, der aktivt slettes af brugeren, forbliver i mappen ”Slettet post” i Outlook, indtil brugeren selv sletter de pågældende e-mails. Når brugeren vælger at slette e-mails, er det teknisk muligt at genskabe dem inden for 30 dage, hvorefter de automatisk slettes. Herefter er det ikke længere muligt at tilgå eller genskabe de slettede oplysninger. Dette er en standardløsning i Microsofts produkt.

Københavns Kommune har desuden fastsat en procedure om at opbevare fratrådte medarbejderes postkasser i sin helhed i 30 dage, før disse slettes. Begrundelsen herfor er, at kommunen inden for dette tidsrum kan nå at særmarkere en postkasse mhp. at forlænge opbevaringsperioden i tilfælde af mistanke om eventuelle strafbare forhold.

Endelig har Københavns Kommune en praksis for, at borgmester- og direktørpostkasser (direktører i ledelsesniveau 1) opbevares i fem år fra fratrædelse.

Borgerrepræsentationsmedlemmer er undtaget sletteregler, idet de ikke er underlagt journaliseringspligten, og ikke er omfattet af databeskyttelsesforordningen jf. kommunestyrelseslovens §8b.

Justering af de statslige retningslinjer
En række sager i statsligt regi, herunder Tibetsagen og Minksagen, har vist, at det kan være nødvendigt at tilgå ellers slettede e-mails, med henblik på at kunne afdække sagsforløb, medarbejderes adfærd mv. Det er i forlængelse heraf relevant, at kommunen overvejer om regler for opbevaring af slettede e-mails af hensyn til eventuelle efterforskninger i sager om svig, alvorlige tilsidesættelser af lovgivningen og magtfordrejning er aktuelle og hensigtsmæssige.

Andre kommuners tilgang
Økonomiforvaltningen har søgt at indhente information om praksis fra andre større kommuner samt fra KL.

KLs vurdering er, at der ikke er samme behov for retningslinjer på området i kommunerne som i staten. Dette på baggrund af, at Justitsministeriets retningslinjer var begrundet i hensynet til at kunne udlevere materiale til undersøgelses- og granskningskommissioner, som retter sig mod staten, samt at offentlighedsloven sætter rammen i kommunerne for både journalisering og aktindsigt. 

De adspurgte kommuner har taget KLs vurdering til efterretning og anvender samme standardløsning som Københavns Kommune for så vidt angår slettede mails, hvor det, når brugeren vælger at slette e-mails, er muligt at genskabe dem inden for 30 dage, hvorefter de automatisk slettes.

Løsning

Fastholdelse af nuværende praksis
Der har ikke umiddelbart været situationer i Københavns Kommune, hvor det ville have været ønskeligt, at slettede e-mails fra enten borgmestre, direktører eller almindelige medarbejdere havde været opbevaret længere end under den nuværende praksis.

Ved fastholdelse af nuværende praksis vil Københavns Kommune fortsat leve op til gældende regler og lovgivning.

Forslag til ændringer af nuværende praksis
Såfremt det ønskes at ændre procedurer for opbevaring af slettede e-mails med inspiration fra retningslinjerne for de statslige myndigheder, kan det i Københavns Kommune overvejes at opbevare slettemarkerede e-mails på følgende vis for nuværende såvel som fratrådte medarbejdere:

• Direktører i ledelsesniveau 1 samt borgmestre i deres virke som øverste administrative ledere: 10 år også ved fratrædelse
• Øvrige med ledelsesansvar: 30 dage og ved fratrædelse 30 dage (nuværende slettefrister)
• Øvrige medarbejdere: 30 dage og ved fratrædelse 30 dage (nuværende slettefrister)

Ovenstående er med inspiration fra statslige myndigheder, hvor Justitsministeriets retningslinjer går på følgende slettefrister for nuværende såvel som fratrådte medarbejdere:

• Ministre, departementschefer og særlige rådgivere: 25 år
• Ansatte i chefstillinger: 10 år
• Øvrige (menige) medarbejdere: 5 år

Det er vurderingen, at behovet for at kunne tilgå e-mails hos medarbejdere i Københavns Kommune typisk vil opstå i få situationer, hvor der er mistanke om en eller anden form for berigelseskriminalitet (f.eks. bedrageri). Der kan også være et relevant behov i sager, hvor der rejses spørgsmål om alvorlige tilsidesættelser af lovgivningen og magtfordrejning.

I tilknytning til ovenstående bemærkes det, at de statslige frister for opbevaring af e-mails er båret af mere overordnede samfundsmæssige hensyn, der ikke i samme grad gør sig gældende i kommunalt regi, herunder særligt hensynet til, at undersøgelseskommissioner og granskningskommissioner skal have adgang til alle relevante oplysninger.

Kommissionsundersøgelser er i kommunalt regi ikke udbredte, og det vurderes derfor, at tidsrummet for opbevaring af oplysninger i Københavns Kommune ikke bør være af samme omfang som i statsligt regi.

Såfremt det måtte ønskes at udvide den eksisterende praksis for opbevaring af slettede e-mails for medarbejdere til mere end de nuværende 30 dage, vil det medføre en øget omkostning grundet behov for øget funktionaliteten i flere licenser. Et sådant ønske vil endvidere kræve en MED-proces i kommunens Centrale Samarbejdsorgan (CSO).

Mitigerende foranstaltninger
E-mails fra fratrådte medarbejdere kan kun tilgås af et meget begrænset antal medarbejdere med særlige rettigheder i Koncern IT (KIT).

Forinden de slettemarkerede e-mails må tilgås af KIT, skal der foreligge en godkendelse fra Personalejura og forhandling i Koncernservice, hertil skal der udarbejdes en arbejdsproces og vejledning.

Økonomi

Uanset valg mellem de to ovenstående løsninger, vil fremtidig praksis for sletning af mails være omkostningsneutral for forvaltningerne. Dog med forbehold for evt. udvidelse af slettefristen for medarbejdere til mere end 30 dage jf. ovenfor. 

Videre proces

Hvis den nuværende opbevaringsprocedure fastholdes, er der ikke behov for yderligere tiltag.

Såfremt Økonomiudvalget ønsker at justere opbevaringsperioden for slettede e-mails i Københavns Kommune for så vidt angår borgmestre og direktører i ledelsesniveau 1, vil Københavns Kommune implementere de opdaterede sletteregler.