Afrapportering af Økonomiforvaltningens projekt Tværgående Administrative Forenklinger

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget, 

1. at afrapporteringen af Økonomiforvaltningens projekt Tværgående Administrative Forenklinger, jf. bilag 1, tages til efterretning.

Problemstilling

Det er et fokus for Økonomiforvaltningen, at der løbende arbejdes på at sikre, at de fællesadministrative retningslinjer og processer er brugervenlige og understøtter opgaveløsningen i forvaltningerne og i de enkelte enheder bedst muligt.

Økonomiudvalget blev i februar 2023 orienteret om igangsættelsen af Økonomiforvaltningens afbureaukratiseringsprojekt Tværgående Administrative Forenklinger. Projektet er gennemført i løbet 2023. Formålet med projektet har været at få kommunens decentrale lederes input til, hvilke fællesadministrative processer, der giver størst udfordringer i hverdagen, mhp. at forenkle og forbedre processerne.

Det bemærkes, at flere forvaltninger har fokus på afbureaukratisering. Bl.a. har Sundheds- og Omsorgsforvaltningen igangsat afbureaukratiseringsprojektet ’Færre regler og mere tid til borgeren’. Projektet har identificeret regler, dokumentationskrav og processer, som kan forenkles, herunder også på det fællesadministrative område, som Økonomiforvaltningen er ansvarlig for. Økonomiforvaltningen har i december 2023 kvitteret for forslagene til forenkling og givet Sundheds- og Omsorgsforvaltningen en tilbagemelding på, hvilke forbedringer der iværksættes på det fællesadministrative område. Det omhandler bl.a. hurtigere og mere smidige rekrutterings- og ansættelsesprocesser.

Løsning

Projektets afrapportering er vedlagt i bilag 1. Rapporten indeholder tilbagemeldinger på forenklingsønskerne fra forvaltningerne og de decentrale ledere. Tilbagemeldingerne er struktureret således, at der for hver udfordring er beskrevet de tiltag, som Økonomiforvaltningen har eller vil igangsætte for at imødekomme udfordringen, de forbedringer som tiltagene ventes at medføre samt tidshorisonten for tiltagene.

Undervejs i projektet har forvaltningerne leveret input i form af ønsker til forenklinger. En række af de decentrale ledere deltog desuden medio 2023 på workshops, hvor forenklingsønsker blev drøftet i dybden med de chefer og medarbejdere fra koncernenhederne, som er ansvarlige for processerne. Økonomiforvaltningen har kvitteret for forvaltningernes gode og konstruktive input til projektet.

Projektets resultater

Forvaltningernes indmeldinger til projektet har vist, at lederne i højere grad ønsker forbedringer af opgaver/processer, herunder systemunderstøttelse, brugerrejser og support, fremfor forenkling eller afskaffelse af regler.

Udover at forvaltningernes indmeldinger til projektet har givet anledning til en række nye initiativer, vil indmeldingerne også blive brugt til at kvalificere det løbende arbejde og de projekter, der pågår indenfor de enkelte administrative områder.

På personaleområdet har forvaltningerne fx peget på udfordringer vedr. bl.a. ansættelsesprocessen og refusionsområdet, som er kendte, og hvor der per 1. juli 2023 er iværksat initiativer, som imødekommer en række af udfordringerne, bl.a. hurtige oprettelse af nye medarbejdere i vagtplansystemet KAS, et særskilt hurtigt ansættelsesbrev, som kan betrygge kandidater om ansættelse, samt automatisk barselsrefusion uden krav om udpegning af vikar. Hvis en leder har mange rekrutteringer, vil lederen således opleve administrative lettelser, når initiativerne er gennemført.

På it-området peges der ligeledes på kendte udfordringer vedr. bl.a. it-autorisationer. Her vil processen bl.a. blive forsimplet ved at der oprettes autorisationspakker til bestemte medarbejdergrupper, så der ikke skal tildeles individuelle autorisationer til hver medarbejder.

Herudover er der en række indmeldinger, som vedrører komplekse forhold eller kræver mere gennemgribende tilpasninger af processer og systemer. I disse tilfælde peges der så vidt muligt på, hvad der umiddelbart kan imødekomme udfordringerne, og hvad der skal til for at afklare muligheder for yderligere forbedring.

Fx er der igangsat et program, der skal afhjælpe brugervenlighedsudfordringerne i indkøbsløsningen (Økonomiudvalget 23. maj 2023). Afbureaukratiseringsprojektet har givet væsentlige input til programmet, og i forlængelse heraf er programmet udvidet til også at handle om proceseffektivitet og -kvalitet i end-to-end processen for indkøb til betaling.

Der er også indmeldinger, der afspejler manglende forudsætninger og overblik over de administrative processer, hvor det i højere grad er øget kommunikation eller gentænkning heraf, der er løsningen. I forhold til rekrutteringsprocessen udvikles fx et nyt vejledningsunivers, som bl.a. skal imødekomme de udfordringer, som lederne har vedr. annonceringsmuligheder via SoMe, HR-medarbejderes adgang til stillingsopslag, samt situationer hvor lederne ønsker at bruge en kandidat til en anden stilling.

Tilsvarende igangsættes på ejendomsområdet bl.a. en indsats for at styrke kendskabet til ”Dit KEJD-overblik”, som giver en visuel beskrivelse af den ansvarsfordeling på området, der af lederne opleves som uklar, og hvor der også er etableret adgang til at få overblik over de ejendomsudgifter og serviceaftaler, som lederne efterspørger.

Økonomi

Sagen har ikke økonomiske konsekvenser.

Videre proces

De forudsatte forbedringer udføres efter de i rapporten angivne tidshorisonter med involvering af relevante tværgående kredse. De fleste forbedringer ventes udført i 1. halvår 2024.

Der er opmærksomhed på at kommunikere direkte til de decentrale ledere omkring, hvilke forenklinger og forbedringer deres input har givet anledning til.

Et andet opmærksomhedspunkt fremadrettet er, at forenkling og afbureaukratisering bliver et vedvarende og systematisk fokus i tilrettelæggelsen af administrative opgaver, samt at der arbejdes systematisk med at inddrage brugerens perspektiv.

Som led i det videre arbejde med afbureaukratisering igangsættes desuden et arbejdsprogram for administrative forenklinger og effektiviseringer i 1. kvartal 2024. Programmet skal bidrage til de administrative effektiviseringer, som indgår i indkaldelsescirkulæret for budget 2025. Samtidig skal arbejdsprogrammet bidrage til at skabe en mere effektiv og brugercentreret organisation, der adresserer og mindsker bureaukrati. Økonomiudvalget blev orienteret herom på budgetseminaret.