Koncernservice arbejdsprogram 2024

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,

1. at arbejdsprogrammet for 2024, jf. bilag 2, tages til efterretning.

Problemstilling

Koncernservice (KS) udvikler og leverer fællesadministrative services til kommunens syv forvaltninger indenfor løn- og personaleadministration, personalejura, HR og support, finans, indkøb samt forsikring.

Nærværende sag indeholder KS arbejdsprogram for 2024 samt resultaterne fra den årlige lederundersøgelse, der gennemføres blandt forvaltningerne på enhedernes centrale forretningsområder, for at få en bedre forståelse for kundernes behov og hverdag. I lederundersøgelsen måles tilfredsheden med forskellige services.

Arbejdsprogrammerne udarbejdes mhp. at sætte retningen for koncernenhederne i Økonomiforvaltningen i det indeværende år. KS’ arbejdsprogram indeholder prioriterede indsatser for året, som både rummer udviklingsområder samt KS’ kerneopgaver inden for drift af fællesadministrative services. Endvidere har arbejdsprogrammerne til formål at skabe transparens overfor forvaltningerne ift. brug af ressourcer i koncernenhederne og imødekomme forvaltningernes behov på enhedernes forretningsområder. Arbejdsprogrammet er bl.a. udarbejdet pba. resultaterne fra lederundersøgelsen og drøftet i Økonomikredsen den 10. januar 2024 og i Kredsen af administrerende direktører den 18. januar 2024.

Løsning

KS arbejdsprogram 2024 bygger videre på arbejdsprogrammet fra 2023 og understøtter KS´ strategiske målsætninger om bl.a. at sikre en sikker og serviceorienteret drift samt at arbejde kontinuerligt med brugervenlighed og forenkling af de administrative opgaver og processer. Det indebærer, at KS arbejdsprogram 2024, jf. bilag 2, overordnet har fokus på fire områder:

• Øget brugervenlighed i den digitale understøttelse af administrative opgaver: KS tilpasser løbende processer og tekniske løsninger med henblik på at understøtte brugernes behov. Fx igangsættes i 2024 en indsats, der skal adressere udfordringer med den samlede indkøbsproces.
• Administrative forenklinger og lettelser: KS arbejder for at sikre administrative forenklinger for lederne. Indsatserne omfatter gennemgang af processer og systemer samt oplæg til sanering af regler og praksis.
• Imødekomme politiske beslutninger og bestillinger: KS arbejder for konkrete og effektive løsninger på politiske bestillinger, herunder fx forsøg med kortere og mere fleksible arbejdsuger.
• Øget compliance og styrket kontrolmiljø: KS arbejder med at sikre, at fagsystemer løbende udvikles, så krav om kontrol og compliance kan imødekommes så optimalt som muligt, herunder fx i arbejdet med at udvikle økonomisystemet Kvantum mv.

I KS gennemføres i regi af lederundersøgelsen pt. undersøgelser på Personaleområdet og på Indkøb, og fra 2024 vil Finansområdet også indgå. Resultaterne fra lederundersøgelsen 2023 viser overordnet følgende (det fulde resultat fremgår af bilag 4):

Personaleområdet:

• 2023 adskiller sig ikke væsentligt fra resultaterne fra 2022, og den overordnede tilfredshed ligger igen i 2023 på 3,7. Der ses mindre stigninger i tilfredsheden med sagsoverblikket i Serviceportalen og Rapporter i Ledelsesinfo Personale siden 2022, hvor der er igangværende indsatser ift. at øge brugervenligheden. For de resterende fire serviceydelser er tilfredsheden uændret.
• Tilfredsheden med KS er generelt faldet en smule i Socialforvaltningen.
• I 2023 fremgår det bl.a. af fritekstbesvarelserne, at lederne i Børne- og Ungdomsforvaltningen, Kultur- og Fritidsforvaltningen og Socialforvaltningen ikke altid er klar over, om deres sag løses af Økonomiforvaltningen eller de administrative fællesskaber i forvaltningerne.

Indkøb:

• Vurderet ud fra den gennemsnitlige score har resultaterne ikke ændret sig signifikant fra 2022 til 2023.
• I alle spørgsmål ses en fremgang på en decimal bortset fra spørgsmålet vedr. Indkøbsaftaler, hvor der er en tilbagegang på en decimal.
• Dog er der mindre udsving inden for de enkelte spørgsmål. F.eks. er andelen af neutrale svar reduceret fra 45% til 35% til fordel for en mere positiv vurdering, når der spørges til indkøbssupporten.
• Det gælder også tilfredsheden med de modtagne indkøbsydelser, som samlet er steget fra 31% til 38%. Stigningen er bl.a. afspejlet i et fald af utilfredse tilkendegivelser.

Økonomiforvaltningen har i 2023 samlet indkøbs- og finansområdet i KS for at sikre et helhedsfokus på den samlede indkøbsproces og dermed styrke arbejdet med de nødvendige forbedringer. KS har i november/december 2023 gennemført en analyse af indkøbsområdet og supplerer primo 2024 resultaterne med en række data. Dette vil udgøre grundlaget for dialog med alle forvaltninger om resultaterne og efterfølgende igangsætning af indsatser for at forbedre indkøbsprocessen.

Derudover pågår løbende dialog med forvaltningerne om indsatser, der kan imødekomme resultaterne af lederundersøgelsen, hvoraf flere indsatser også fremgår af KS arbejdsprogram 2024.

Økonomi

Sagen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Koncernservice arbejder videre med arbejdsprogrammets fokusområder og indsatser.