Københavns Kommunes deltagelse på Staten og Kommunernes Indkøbsservice kommende udbud af bleer
Indstilling
Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,
- at det godkendes, at Københavns Kommune ikke tilslutter sig Staten og Kommunernes Indkøbsservice kommende udbud af voksen- og børnebleer.
Problemstilling
På baggrund af en tidligere beslutning på Borgerrepræsentationens (BR) møde den 9. oktober 2014, pkt. 3 skal Københavns Kommune (KK) som udgangspunkt tilslutte sig de forpligtende indkøbsaftaler i SKI. Såfremt de udbudsansvarlige fagforvaltninger vurderer, at det ikke er hensigtsmæssigt at tilslutte sig en SKI-aftale, skal fagudvalgene og Økonomiudvalget (ØU) forelægges indstilling herom. Sundheds- og Omsorgsforvaltningen (SUF) er ansvarlig for voksenbleer, Socialforvaltningen (SOF) er ansvarlig for voksen- og børnebleer og Børne- og Ungdomsforvaltningen (BUF) er ansvarlig for bleer til børn i daginstitutioner, herefter kaldet børnebleer.
Sagen vedr. voksenbleer blev forelagt Sundheds- og Omsorgsudvalget den 24. oktober 2017 (bilag 1 (FORTROLIG)). Socialudvalget blev forelagt indstillinger vedr. både voksen- og børnebleer den1. november 2017 (bilag 2 (FORTROLIG) og 3 (FORTROLIG)), mens Børne- og Ungdomsudvalget blev forelagt en indstilling den 8. november 2017 vedr. børnebleer (bilag 4 (FORTROLIG)). De tre fagudvalg godkendte uden bemærkninger, at KK ikke skal tilslutte sig den kommende SKI aftale vedr. bleer, såfremt SKI ikke kan imødekomme en række specifikke krav (for samtlige krav se bilag 1 (FORTROLIG) og 4 (FORTROLIG)).
KK og SKI har været i dialog for at finde løsninger på de krav, som KK havde til SKIs kommende udbud af bleer. På baggrund af KKs krav har SKI undersøgt mulighederne for at indarbejde løsninger i udbudsmaterialet, som kunne håndtere disse og derved opnå, at KK tilsluttede sig aftalen.
KK køber i dag bleer ind for årligt omkring 16 mio. kr., fordelt med ca. 12 mio. kr. på voksenbleer og 4 mio. kr. på børnebleer. En gennemgang af priserne blandt kommunerne viser, at KKs priser ligger omkring 5-10 pct. lavere end gennemsnitsprisen i de øvrige kommuner. I KKs priser indgår desuden bl.a. levering i tidsinterval på voksenble-området og en række miljøkrav. SKI har på baggrund af et foreløbigt estimat skønnet, at priserne på bleerne på SKIs udbud vil komme til at ligge 14 procent under de nuværende landsgennemsnitspriser.
SKI har fremsendt forslag til løsninger, i forhold til de krav KK har fremført. Herved imødekommes en række af kravene. KK står dog fortsat med nogle krav, som SKI ikke har kunnet indfri på tilfredsstilende vis og med en risiko for, at aftalen vil være fordyrende for KK, hvorfor det indstilles, at KK ikke tilslutter sig SKIs kommende udbud af bleer.
Det kommende SKI udbud består af tre delaftaler indenfor voksen- og børnebleer, hvor delaftale 1 består af både voksen- og børnebleer, delaftale 2 indeholder voksenbleer og delaftale 3 indeholder børnebleer. Delaftalerne er uafhængige af hinanden, og en kommune kan derfor frit vælge, hvilke delaftaler man vil tilslutte sig.
Voksenbleer
I forhold til voksenbleer forventer SUF efter dialogen med SKI fortsat, at KK vil være dårligere stillede i forhold til sortimentsbredden, leveringsbetingelser, kvaliteten af produkterne ved produktudskiftning og den samlede økonomi ved at tiltræde SKI udbuddet frem for den aftale KK har i dag.
Sortimentsbredde
I forhold til sortimentsbredden vurderes det i SUF, at der er et behov for en kvalitativ vurdering, for at kunne sikre det rette sortiment indenfor de gældende udbudsregler. Såfremt det faktiske behov ikke er dækket af selve aftalen, er der en væsentlig risiko for højere priser, da varer købt uden for aftalen kan koste 50 til 100 procent mere, end når varen er på aftalen. Ønsket om at lave en kvalitativ vurdering, således som KK ønsker det, har SKI ikke haft mulighed for at imødekomme.
Levering i tidsintervaller
I forhold til den foreslåede løsning fra SKI, der vil sikre, at KK kan få samme leveringsbetingelser som i dag – dvs. der kan ske levering i tidsintervaller formiddag eller eftermiddag – vurderer SUF, at der er en risiko for, at det vil øge prisen væsentligt, da der i tilbuddet skal gives en særskilt tillægspris for intervallevering. Denne pris vil ikke blive prisevalueret i samme omfang som grundprisen for selve bleen, da kun få kommuner forventes at gøre brug af ydelsen, ligesom prisen både vil skulle dække levering i kommuner med høj og lav befolkningstæthed.
Produktudskiftning
Endelig er der en bekymring omkring produktudskiftninger, hvor SKI vil give KK mulighed for selv at foretage en kvalitetsvurdering. Konsekvenser herfra er dog ikke helt klare, da der potentielt kan ske det, at SKI godkender et produktudskiftning, mens Københavns Kommune ikke gør. Herved vil KK kunne være tvunget til at købe produktet uden for aftalen og med derved følgende prisstigninger.
Løsning
Samlet vurdering i forhold til voksenbleer
Samlet vurderes det af SUF, at SKIs forslag til løsning ikke på tilfredsstillende vis håndterer de krav KK har fremført i forhold til voksenbleer. SUF vurderer også, at SKIs aftale vil være fordyrende ift. den udgift SUF og SOF i dag har til voksenbleer.
Børnebleer
I forhold til kravene vedrørende børnebleerne, har SKI kunnet imødekomme langt de fleste krav. BUF har dog fortsat en bekymring omkring den samlede økonomi ved at tiltræde SKI udbuddet, da KK i dag har lave priser. Desuden vil SKIs håndtering af KKs krav om, at bleer skal leveres i tyndt plast, kunne være fordyrende, da denne type indpakning bliver et tilvalg. En evt. merudgift herved vil først være kendt, efter at KK har tilsluttet sig udbuddet.
Økonomi
Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.
Videre proces
Fristen for tilmelding til SKIs udbud af bleer er den 8. december 2017.
Peter Stensgaard Mørch /Mads Grønvall
Beslutning
Dagsordenspunkt 8: Københavns Kommunes deltagelse på Staten og Kommunernes Indkøbsservice kommende udbud af bleer (2017-0369890)
Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 5. december 2017
Indstillingen blev godkendt uden afstemning.