Status på implementering af nyt økonomisystem, Kvantum, samt ERP-program fase 2

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,

1. at Økonomudvalget tager status på implementering af nyt økonomisystem, Kvantum, til efterretning,
2. at oplægget til ERP-programmets fase 2 beskrevet nedenfor i løsningsafsnittet godkendes,

3. at den nuværende ERP- programdirektørs ansættelse forlænges på nuværende løn- og kontraktmæssige forhold fra den 1. marts 2018 til den 31. oktober 2018.

Problemstilling

Økonomiudvalget besluttede den 5. marts 2013 anskaffelsen og finansieringen af et nyt økonomisystem, herunder etablering af en governance model i form af en drifts- og vedligeholdelsesorganisation for driften af Kvantum, når systemet er implementeret. Selve implementeringen af ERP-programmet blev senere besluttet gennemført i et selvstændigt program, mens den efterfølgende drift blev besluttet forankret i Koncernservice.

ERP-programmet forventes afsluttet planmæssigt med udgangen af februar 2018 svarende til den oprindelige tidsplan. Det forventes, at der er gennemført de aktiviteter, der var planlagt justeret med aktiviteter besluttet i Økonomiudvalget og aftalt i regi af Københavns Kommune (KK) ERP-styregruppen og 7-dir. f.eks. tilpasninger til indkøbsløsningen.

I forbindelse med ERP-programmets aktiviteter er der i regi af KK ERP-styregruppen truffet flere enkeltstående beslutninger vedrørende governance i takt med det har været nødvendigt for at sikre fremdrift. Det gælder særligt på indkøbsområdet og for visse typer af stamdata, styring mm.

Der udestår således nu en beslutning om en sammenhængende governance model for Kvantum i normaldrift. Formålet hermed er at sikre, at den fremadrettede drift og udvikling af Kvantum bliver stabil og tilfredsstillende under hensyntagen til, at Kvantum er et standard system.

En model for fremtidig governance for Kvantum i normaldrift er under opbygning. Økonomiforvaltningen har forelagt første skitsering af en model for KK ERP-styregruppen på styregruppemødet den 26. oktober 2017.

Fastholdelsen af standardiseringen er samtidig en nødvendig forudsætning for, at kommunen kan realisere de politisk besluttede effektiviseringer i business casen, og governance modellen skal kunne understøtte dette. Ovenstående fordrer på flere områder en mere central styring af system og processer knyttet hertil i Københavns Kommune end hidtil.

Oplæg til ERP-program fase 2 er udarbejdet under forudsætning af, at aktiviteterne kan gennemføres med en klar afgrænsning i forhold til driftsorganisationens opgaver. ERP-program fase 2 skal således ses som et supplement, hvor særligt prioriterede aktiviteter kan besluttes gennemført i en fase to, mens driften er overdraget til primært Økonomiforvaltningens Koncernservice.

Løsning

Status på Kvantum

Status på ibrugtagning af Kvantum

Intern Revision, Teknik- og Miljøforvaltningen, Socialforvaltningen, Kultur- og Fritidsforvaltningen og Børne- og Ungdomsforvaltningen har ibrugtaget Kvantum. Aktiviteter i relation til Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen, Sundheds- og Omsorgsforvaltningen og Økonomiforvaltningens ibrugtagning pr. den 1. januar 2018 forløber fortsat planmæssigt.

Uddannelse og support

Der opstarter intensive uddannelsesforløb for de tre resterende forvaltninger i december 2017 i takt med, at forvaltningerne går på. Forudsætningen for at få adgang til Kvantum er, at brugerne er uddannet i systemet og kun har den adgang, der er påkrævet til de handlinger brugerne er uddannet i og har en arbejdsmæssig relation til.

Ligeledes skal ift. support for de tre forvaltninger, der ibrugtager Kvantum den 1. januar 2018, aftales supportmodel individuelt med hver forvaltning ifm. go live og hypercare periode til udgangen af februar 2018. Dette kræver klarhed i forvaltningerne omkring intern governance i egen forvaltning samt afsatte ressourcer til håndtering af 1. og 2. linje support i samarbejde med ERP-programmet og serviceindgangen.

Status på driftsoverdragelse til shared service

Driftsoverdragelsen forløber planmæssigt. Dette er også en forudsætning for at sikre fornøden fokus på de områder, der naturligt er en del af de sidste faser af ERP-programmet, herunder funktionalitet til de tre sidste forvaltninger, der ibrugtager Kvantum, årsafslutningen og aktiviteter, der er planlagt til slutfasen. Hertil at det sikres, at der kan ydes tilstrækkelig support til de tre sidste forvaltninger, der ibrugtager Kvantum samt shared service funktionerne indtil rutinen opnås.

Status på gates

Ift. gatesrapportering i relation til implementering af nyt økonomisystem skal følgende bemærkes.

Gate 1 (beskrivelse af end-2-end processer) er fortsat gul. Dette skyldes, at der i takt med at forvaltningerne går på Kvantum er beskrevet arbejdsprocesser, som er accepteret af brugerne og godkendt af revisionen for de aktiviteter, der gennemføres i Kvantum. Forvaltningerne mangler dog at udarbejde beskrivelser af den del af end-2-end processerne, der ligger udenfor Kvantum for at sikre hele processen er dokumenteret.

Gates 2 (systemets funktionalitet) og Gate 3 (uddannelse of certificering) er begge grønne ud fra en vurdering af, dels at arbejdsprocesserne er digitalt understøttet af systemfunktionalitet, dels at medarbejderne uddannes forud for certificering/autorisation i anvendelsen af det nye system, hvilket sikrer at ikke-autoriseret adgang ikke er mulig.

Oplæg til ERP-program fase 2

Der er en række opgaver/aktiviteter, som med fordel kan effektueres af et selvstændigt ERP-program fase 2, og ikke som led i den ”almindelige” drift, som alt andet lige på det tidspunkt ikke har opnået modning dermed med behov for fortsat fokus på Kvantum driftsopgaverne.

Aktiviteter, der med fordel besluttes som værende en del af ERP-program fase 2, i ikke prioriteret rækkefølge:

• Fortsat support til Økonomiforvaltningen, Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen og Sundheds- og Omsorgsforvaltningen, som ibrugtager Kvantum pr. den 1. januar 2018. Der vil være ekstraordinært behov for at kunne yde hurtig bistand til de tre sidste forvaltninger, der ibrugtager Kvantum, og tidsmæssigt vil der være behov lidt længere, grundet forskudt ibrugtagning grundet årsafslutningsaktiviteter.

• Drift og udvikling af uddannelsesaktiviteter frem til medio 2018, hvor de videreføres af driftsorganisationen.

• Etablering af de integrationer med andre systemer, der blev aftalt på KK ERP-styregruppemødet den 29. september 2017, såfremt 3. parts leverandører og Københavns Kommune leverer i henhold til tids- og aktivitetsplanen.

• Udarbejde oplæg til understøttelse af forvaltningernes mulighed for mere optimal brug af Kvantum gennem optimering af brugen af grundlæggende funktionalitet, videndeling mm. med fokus på understøttelse af potentiel gevinstrealisering.

• Opbygge tung tværgående Kvantum-viden ved de udpegede kerne ressourcepersoner på tværs af Københavns Kommune gennem aftalt tidsbegrænset allokering til ERP-programmet, f.eks. tung controlleruddannelse til forvaltningernes centrale controller funktioner.

• Udarbejde oplæg til optimering af systemsammenhængene – særligt mellem København Kommunes tre SAP baserede systemer (OPUS Debitor, OPUS Personale og Kvantum) - der bl.a. deler stamdata.

• Videreudvikle Københavns Kommunes fælles økonomistyring - særligt budgetmodulet - med fokus på brugervenlig opfølgning og sammenhæng til den daglige økonomistyring.

• Sikre udviklingen og implementeringen af BR beslutninger på indkøbsområdet.

• Opfølgning på/medvirke til sikring af gevinstrealiseringen i forvaltningerne og tværgående på Københavns Kommune niveau.

• Fortsat konceptudvikling af det tværgående rapporteringsmiljø, så forvaltningerne selv kan trække deres forretningsdata.

Forudsætninger og rammer

ERP-programmet og KK ERP-styregruppen forlænges i en fase 2.

Forankringen i KK ERP-styregruppen sikrer et tydeligt topledelsesfokus omkring mandat til prioritering af, at finde og implementere tværgående (standard-) løsninger. En del af gevinstrealiseringen vil formodentlig baseres på gennemførelse af flere standardløsninger på tværs af Københavns Kommune. Alle forvaltninger skal således være indstillet på at initiativerne gennemføres.

Hertil vil der skulle være et klart fokus på optimering af brugervenligheden i en tværgående Københavns Kommune prioritering - særligt indkøb og økonomistyring (hvilket indebærer optimering af forskellige dele af løsningen afhængig af forvaltningen, f.eks. vil fortsat udvikling af budgetmodeller være afgørende for dette i nogle forvaltninger, mens optimering gennem bedre brug af vedligeholdelses- og lagerfunktioner vil være mere relevant i andre forvaltninger.)

Opgaverne forudsættes løst af nuværende centrale kompetencer i et ERP-program fase 2 frem til udgangen af oktober 2018.

Det skal sikres, at der i det afsatte budget reserveres økonomisk ramme til:

• Fastholdelse af få ERP-program nøglekompetencer samt eksterne ressourcepersoner ca. 11 i alt. Det primære ressourceforbrug vil være i forhold til gennemførelse af integrationerne. Såfremt der aftales aktiv support på brugere, ala model anvendt for Børne- og Ungdomsforvaltningen, skal ressourcer til dette tillægges ligesom ressourcetræk til ændringsanmodninger.

• Midler til at sikre de nye besluttede/prioriterede integrationer (ressourcepersoner er med ovenfor) og besluttede ændringsanmodninger (særligt i forhold til brugervenlighed og styring).

ERP-programdirektøren refererer til direktionen i Økonomiforvaltningen og ERP-programmet lokaliseres på Rådhuset. Aftaler omkring opgaver, leverancer mm prioriteres og besluttes af KK ERP-styregruppen efter indstilling fra ERP-programmet.

Aktiviteterne i ERP-program fase 2 vil baseres på en særskilt projektplan med tid og aktiviteter, således der beskrives et styringsværktøj for perioden med rum til at udvikle og finde gode (nye) løsninger for brugerne.

Forlængelse af den nuværende ERP- programdirektørs ansættelse

ERP-programdirektøren blev oprindeligt ansat  til at stå i spidsen for programmet på en tidsbegrænset konkrakt frem til den 1. marts 2018.

Det er en forudsætning for løsningen af ERP-programmets fase 2, at der kan trækkes på nuværende kompetencer til bl.a. ledelse af den fortsatte gevinstrealisering og prioriterede aktiviteter, selvom ERP programmet organisatorisk flyttes til Rådhuset med en ny ansvarlig direktør.

Det vil derfor være naturligt at forlænge den nuværende programdirektørs ansættelse til den 31. oktober 2018, hvor ERP-programmets fase 2 forventes afsluttet.

Det vurderes, at forlængelsen ikke skal slås op, da den oprindelige tidsbegrænsede ansættelse var slået offentligt op til en varighed af 2 ½ år. Forlængelsen overstiger ikke væsentligt den varighed, der var oplyst i stillingsopslaget. Desuden er der tale om en medarbejder, der har oparbejdet en særlig viden om det konkrete projekt og videre arbejdsopgaver, hvorved der ikke kan findes en anden, der er bedre kvalificeret.

Såfremt Økonomiudvalget tiltræder indstillingen, udstedes der et tillæg til den nuværende ERP-programdirektørs ansættelsesbrev, hvor ansættelsen som programdirektør i Økonomiforvaltningen forlænges fra den 1. marts 2018 til den 31. oktober 2018, hvor ansættelsesforholdet ophører uden yderligere varsel.

Status på udformning af governance model

Økonomiforvaltningen Koncernservice arbejder på udformningen af en samlet governance model for Kvantum i drift. KK ERP-styregruppen drøftede på mødet den 26. oktober 2017 første udkast til governancemodel for Kvantum i normaldrift.

Udgangspunktet for governancestrukturen i fase 2 er, at den governancestruktur, som ERP-programmet har opbygget med de fire Kvantumforvaltninger videreføres med de tre forvaltninger, som overgår til Kvantum den 1. januar 2018, hvor Koncernservice har overtaget driftsopgaven.

Et helt centralt element i governance modellen er styrings- og beslutningsfora. Der arbejdes frem mod at benytte allerede eksisterende fora i KK i forhold til governance modellen, således vil f.eks. Budget- og Regnskabskredsen, Økonomikredsen og 7-dir. få en fremadrettet rolle i forhold til de forskellige styrings- og beslutningsniveauer.

KK ERP-styregruppen skal frem til udgangen af fase 2 være øverste beslutningsråd i Kvantum governance modellen på områder, der medfører ændringer til Kvantum system. Dette sikrer en indfasningsperiode for den nye governance model efter fase 2. Arbejdet med governancestrukturen efter fase 2 opstartes medio 2018 og skal foreligge og tages i drift i forbindelse med afslutning af fase 2. I fase 2 skal KK ERP-styregruppen primært have et udviklingsorienteret fokus.

Økonomi

Aktiviteterne i ERP-program fase 2 forudsættes afholdt indenfor den afsatte økonomiske ramme til ERP programmet.

Videre proces

Såfremt indstillingen godkendes vil Økonomiforvaltningen efter Økonomiudvalgets behandling arbejde videre med planlægning og etablering af ERP-program fase 2 med henblik på, at det træder i kraft i forlængelse af at ERP-programmet formelt lukker den 28. februar 2018.