Opfølgning på Intern Revisions særlig undersøgelse vedr. indkøb af eksterne advokatydelser

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,

1. at Økonomiforvaltningens vurdering af rapporten vedr. indkøb af eksterne advokatydelser tages til efterretning.

Problemstilling

Intern Revision har gennemført en særlig undersøgelse rettet mod Københavns Kommunes indkøb af eksterne advokatydelser, jf. bilag 1. Formålet med undersøgelsen er at undersøge, om Københavns Kommune lever op til den fælles administrative forretningsgang for indkøb af eksterne konsulenter og advokatbistand, der blev implementeret på tværs af kommunen i 2020.

Intern Revision konkluderer overordnet, at forretningsgangen er implementeret i varierende grad. Dog konkluderer Intern Revision, at centralisering af de juridiske enheder i de indkøbende forvaltninger, samt den årlige opgørelse af indkøb af eksterne konsulenter og advokatbistand sikrer en effektiv brug af eksterne advokatydelser. Intern Revision beskriver to anbefalinger i undersøgelsen:

• Advokatydelser tages ud af den fællesadministrative forretningsgang for indkøb af eksterne konsulentydelser og advokatbistand, og
• Vidensdeling omkring indkøb af eksterne advokatydelser forankres i det tværgående Legal Compliance Forum.

Løsning

Økonomiforvaltningen er enig i Intern Revisions betragtninger. Økonomiforvaltningen vil revidere den fællesadministrative forretningsgang for indkøb af eksterne konsulentydelser og advokatbistand, så den kun vedrører konsulentydelser og ikke advokatbistand.

Hvad angår indkøb af advokatbistand vil Økonomiforvaltningen udarbejde en vejledning, der vil indeholde elementer fra den fællesadministrative forretningsgang, herunder særligt vidensdeling. Økonomiforvaltningen vil sætte fokus på, at der fortsat skal foretages en foranalyse ifm. med indkøbet, men vil samtidig lægge vægt på, at vejledningen gælder i tilfælde, hvor der er tale om advokatbistand og ikke alle typer af juridisk bistand. Et eksempel herpå kunne være Byggeri Københavns indkøb af juridisk bistand i form af bygherrerådgivning, som snarere har karakter af juridisk, faglig bistand og ikke egentlig advokatbistand. Dette vil lette den administrative byrde, der er i forbindelse med indkøb af advokatbistand.

Økonomiforvaltningen vil ligeledes følge Intern Revisions anbefaling om at formalisere opfølgningen og vidensdeling efter indkøb af advokatbistand i regi af Legal Compliance Forum, som i forvejen sekretariatsbetjenes af Økonomiforvaltningen. Fremover vil opfølgning på indkøb af advokatbistand være et fast punkt på Legal Compliance Forums dagsorden.

Økonomi

Sagen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Økonomiforvaltningen vil igangsætte arbejdet med at imødekomme Intern Revisions anbefalinger umiddelbart efter Økonomiudvalgets behandling af sagen.