Indstilling om "Større undersøgelse til Økonomiudvalget vedrørende kommunens syv forvaltninger - udgifter til rejser til udlandet"

Økonomiudvalget

 

BESLUTNINGSPROTOKOL

fra ordinært møde tirsdag den 5. oktober 2004

 

 

J.nr. ØU 336/2004

 

6. Indstilling om "Større undersøgelse til Økonomiudvalget vedrørende kommunens syv forvaltninger - udgifter til rejser til udlandet"

 

INDSTILLING OG BESLUTNING

Økonomiforvaltningen indstiller,

 

at Økonomiudvalget tilslutter sig de bemærkninger som Økonomiforvaltningen har afgivet i forhold til revisionsprotokollatet nr. 22/2003 om større undersøgelse til Økonomiudvalget vedrørende kommunens syv forvaltninger, "udgifter til rejser til udlandet".

at Økonomiudvalget tilslutter sig de tiltag, som Økonomiforvaltningen foreslår som følge af anbefalingerne i revisionsprotokollat nr. 22/2003 om større undersøgelse til Økonomiudvalget vedrørende kommunens syv forvaltninger, "udgifter til rejser til udlandet".

 

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 5. oktober 2004

Godkendt.

F og Ø stemte for forslaget med bemærkning om, at partierne fortsat ønsker et rejsekontor oprettet, jf. hensigtserklæring H5 til Budget 2005.

 

 

Behandling: Iværksættes.

 

 

RESUME

Revisionsdirektoratet har efter anmodning fra Revisionsudvalget gennemført en tværgående revisionsmæssig undersøgelse af Københavns Kommunes udgifter til rejser til udlandet.

 

Formålet med undersøgelsen har været at afdække regelgrundlag og forretningsgange for udgifter til transport, overnatning, måltider, småfornødenheder mv. Desuden er indgået en vurdering af forvaltningernes administrative tilrettelæggelse og styring af rejser til udlandet, ligesom undersøgelsen har omfattet en række særlige spørgsmål f.eks. om bonuspoint, betalingskort og forsikring.

 

Revisionsdirektoratet fremkommer med en række anbefalinger til Københavns Kommunes fremtidige styring af rejser til udlandet.

Københavns Kommunes ledelsesgrundlag tager udgangspunkt i et fælles værdigrundlag, hvoraf det bl.a. fremgår, at "kommunen skal være en virksomhed, hvor medarbejdernes ansvarlighed, engagement og initiativ værdsættes". Hensigten med indførslen af værdibaseret ledelse var at arbejde hen i mod en forvaltningskultur baseret på fælles værdier i stedet for den traditionelle regelbaserede forvaltningspraksis. Derfor er det Økonomiforvaltningens opfattelse, at der ikke skal udarbejdes et detaljeret regelsæt for tjenesterejser for politikere og ansatte. Aftalen om tjenesterejser mellem "Københavns Kommune og Kommunale Tjenestemænd og Overenskomstansatte" (KTO-aftalen) er en aftale om medarbejdernes rettigheder og forpligtigelser. Det er, i det omfang aftalen giver mulighed herfor, op til den enkelte arbejdsplads at fortolke og udmønte den i den praktiske virkelighed.

Økonomiforvaltningen er enig med revisionen i, at der bør udarbejdes en elektronisk håndbog med de nødvendige retningslinier og oplysninger om rejseadministration og tjenesterejser.

Offentlighedens legitime interesse i at følge med i udgiftsforbruget – også til rejseformål - forslås sikret gennem en fælles standardkontoplan fra 2005/06.

Økonomiforvaltningens øvrige kommentarer og bemærkninger til høringssvar til Revisionens fremsendte revisionsprotokollat fremgår af sagsbeskrivelsen.