Indstilling om "Større undersøgelse til Økonomiudvalget vedrørende kommunens syv forvaltninger - udgifter til rejser til udlandet"

Økonomiudvalget

DAGSORDEN

for ordinært møde tirsdag den 5. oktober 2004

J.nr. ØU 336/2004

6. Indstilling om "Større undersøgelse til Økonomiudvalget vedrørende kommunens syv forvaltninger - udgifter til rejser til udlandet"

INDSTILLING

Økonomiforvaltningen indstiller,

at Økonomiudvalget tilslutter sig de bemærkninger som Økonomiforvaltningen har afgivet i forhold til revisionsprotokollatet nr. 22/2003 om større undersøgelse til Økonomiudvalget vedrørende kommunens syv forvaltninger, "udgifter til rejser til udlandet".

at Økonomiudvalget tilslutter sig de tiltag, som Økonomiforvaltningen foreslår som følge af anbefalingerne i revisionsprotokollat nr. 22/2003 om større undersøgelse til Økonomiudvalget vedrørende kommunens syv forvaltninger, "udgifter til rejser til udlandet".

RESUME

Revisionsdirektoratet har efter anmodning fra Revisionsudvalget gennemført en tværgående revisionsmæssig undersøgelse af Københavns Kommunes udgifter til rejser til udlandet.

Formålet med undersøgelsen har været at afdække regelgrundlag og forretningsgange for udgifter til transport, overnatning, måltider, småfornødenheder mv. Desuden er indgået en vurdering af forvaltningernes administrative tilrettelæggelse og styring af rejser til udlandet, ligesom undersøgelsen har omfattet en række særlige spørgsmål f.eks. om bonuspoint, betalingskort og forsikring.

Revisionsdire ktoratet fremkommer med en række anbefalinger til Københavns Kommunes fremtidige styring af rejser til udlandet.

Københavns Kommunes ledelsesgrundlag tager udgangspunkt i et fælles værdigrundlag, hvoraf det bl.a. fremgår, at "kommunen skal være en virksomhed, hvor medarbejdernes ansvarlighed, engagement og initiativ værdsættes". Hensigten med indførslen af værdibaseret ledelse var at arbejde hen i mod en forvaltningskultur baseret på fælles værdier i stedet for den traditionelle regelbaserede forvaltningspraksis. Derfor er det Økonomiforvaltningens opfattelse, at der ikke skal udarbejdes et detaljeret regelsæt for tjenesterejser for politikere og ansatte. Aftalen om tjenesterejser mellem "Københavns Kommune og Kommunale Tjenestemænd og Overenskomstansatte" (KTO-aftalen) er en aftale om medarbejdernes rettigheder og forpligtigelser. Det er, i det omfang aftalen giver mulighed herfor, op til den enkelte arbejdsplads at fortolke og udmønte den i den praktiske virkelighed.

Økonomiforvaltningen er enig med revisionen i, at der bør udarbejdes en elektronisk håndbog med de nødvendige retningslinier og oplysninger om rejseadministration og tjenesterejser.

Offentlighedens legitime interesse i at følge med i udgiftsforbruget – også til rejseformål - forslås sikret gennem en fælles standardkontoplan fra 2005/06.

Økonomiforvaltningens øvrige kommentarer og bemærkninger til høringssvar til Revisionens fremsendte revisionsprotokollat fremgår af sagsbeskrivelsen.

SAGSBESKRIVELSE

Der afgives overordnede bemærkninger til protokollatet, da det vedrører alle forvaltninger, og formålet med protokollatet har været en generel fokus på regelgrundlag, forretningsgange og forvaltningernes overordnede styring af dette udgiftsområde.

Økonomiforvaltningens bemærkninger til Revisionsprotokollatet kan i det fremsendte Revisionsprotokollat nr. 22/2003 om revisionen af udgifter til rejser til udlandet for 2003 opdeles i 3 hovedkategorier:

· Økonomiforvaltningens bemærkninger til enkeltpunkter til protokollatets afsnit I - VIII,

· Økonomiforvaltningens bemærkninger til Revisionsdirektoratets sammenfattende bemærkninger – punkt 54 - 57,

· Økonomiforvaltningens bemærkninger til Revisionsdirektoratets anbefalinger – punkt 58,

Økonomiforvaltningens bemærkninger til enkeltpunkter til protokollatets afsnit I - VIII

· Resume, side 2, afsnit 5: De specifikke regler for embedsmændene er i overvejende grad blevet efterlevet. Revisionsdirektoratet er af den opfattelse, at reglerne for embedsmændene fortsat er meget detaljerede og komplekse, hvorfor der er forbundet et betydeligt ressourceforbrug ved anvendelsen af reglerne.

Det omtalte regelgrundlag for tjenesterejser for ansatte er en aftale mellem Københavns Kommune og Kommunale Tjenestemænd og Overenskomstansatte (KTO). Selv om Revisionsdirektoratet finder, at reglerne er meget detaljerede og komplekse, er Kommunen naturligvis forpligtet til at leve op til denne aftale, indtil der måtte blive aftalt ændringer. Aftalen er udtryk for de rettigheder og forpligtigelser, de ansatte har i forbindelse med rejser. Inden for de muligheder, aftalen giver, kan ledelsen i den enkelte forvaltning – eller den der måtte blive bemyndiget – foretage et ansvarligt skøn med henblik på dækning af rimelige merudgifter vedr. taxakørsel, hotelovernatning, forplejning osv., jf. i øvrigt Kommunens værdigrundlag.

· Punkt 24: Revisionen anfører, at taxa, offentlig transport m.v. alene kan dækkes til og fra lufthavnen. Taxa og anden transport på stedet må dækkes over time- og dagpengene, med mindre der er tale om transportudgifter, som står i misforhold til time- og dagpengene.

Generelt kan ledelsen på den enkelte arbejdsplads inden for KTO-aftalens rammer foretage en vurdering af den transport, der kan benyttes, jf. ovenfor. En række hensyn må ligge til grund for vurderingen af den mest hensigtsmæssige transportform: udgifternes størrelse, praktiske forhold, om de pågældende modtager time- dagpenge samt de pågældende medarbejderes eller borgerrepræsentanters tidsforbrug.

Det kan oftest ikke svare sig at booke kollektiv transport med små delegationer på forhånd, ligesom det er forbundet med administration og ventetid. Da arrangementer oftest er tilrettelagt hjemmefra og har karakter af pligtmæssig deltagelse/repræsentative formål vil det som oftest være urimeligt, såfremt transportudgiften til og fra opholdsstedet ikke ville kunne dækkes. I mange tilfælde opstår der akutte transportbehov, der ikke kan aftales hjemmefra og som må kunne forventes dækket efter regning.

· Punkt 24: Det er også Revisionsdirektoratets opfattelse, at særlige omstændigheder vedrørende transport og refusionen af udgifter hertil i videst muligt omfang skal søges aftalt og dokumenteret mellem tjenestested og den rejsende, før rejsens påbegyndelse.

Denne form for administration virker generelt bureaukratisk og ressourcekrævende og ikke tilpasset til en moderne virksomhed. Det er vanskeligt på forhånd at tage højde for de situationer der opstår på opholdsstedet. Økonomiforvaltningen finder, at tilrettelæggelsen af rejser skal ske således, at omkostningerne holdes nede med skyldig hensyntagen til en hensigtsmæssig og praktisk tilrettelæggelse af rejsen.

· Punkt 36: Det anføres i protokollatet, at Kommunens regnskabsforskrifter vedrørende anvisning og attestation ikke altid bliver fulgt.

Økonomiforvaltningen er af den opfattelse, at regnskabsforskrifterne skal overholdes. Hvis medarbejdere rejser alene, må kontorchefen eller en anden anvisningsberettiget medarbejder efterfølgende anvise bilag.

Angående krav om notering af formål og deltagerkreds bør det i almindelighed være tilstrækkeligt, at henvise til deltagerlisten for en rejse eller arrangement samt det udarbejdede program for rejsen. Det kan eksempelvis virke unødigt bureaukratisk at skrive for eksempel 17 deltagernavne på samtlige bilag samt at holde øje med om en enkelt delegationsdeltager undlader at modtage f.eks. en kop kaffe, hvis en sådan tilbydes.

Økonomiforvaltningen foreslår, at der som udgangspunkt alene skrives på bilagene, såfremt væsentlige dele af delegationen ikke har andel i udgifterne.

· Punkt 45: Der har ikke hidtil i Københavns Kommune i forbindelse med politikernes rejser til udlandet været fastsat særlige regler omkring bonuspoint. Dette er Revisionsdirektoratets konstatering på baggrund af forvaltningernes svar.

Det er derfor Revisionens opfattelse, at der bør ske en præcisering af de regler, der skal gælde for politikerne i relation til optjente bonuspoint.

Styrelsesloven og vederlagsbekendtgørelsen gør udtømmende op med, hvilke ydelser (former for vederlag) kommunen kan give medlemmerne af Borgerrepræsentationen. Økonomiforvaltningen vurderer, at det vil være i strid med vederlagsreglerne i styrelsesloven og vederlagsbekendtgørelsen, såfremt bonuspoints m.v. kan anvendes privat. Dette vil Økonomiforvaltningen præcisere i det fremtidige regelsæt.

Det foreslås endvidere, at det undersøges hvorvidt kommunen eventuelt kan indgå aftaler med kommunens leverandører om opsamling af bonuspoints el. lignende fra leverandørernes loyalitetsprogrammer. WECO (Kommunens faste rejsebureau) har oplyst, at SAS betragter Bonus-points som et anliggende mellem SAS og den enkelte kunde (se også punkt 43), hvorfor de ikke har kunnet oplyse, om det enkelte BR-medlem har fået noteret pointene. Det kan ikke bekræftes, at andre virksomheder har fået en aftale med SAS om at optjene bonus-point som pulje-point, således at de politikere og ansatte der optjener bonus point kan lade dem komme andre i kommunen til gode. Det foreslås, at kommunen tager kontakt til SAS med henblik på en drøftelse af vilkårene for en sådan ordning

Bemærkninger til Revisionsdirektoratets sammenfattende bemærkninger punkt 54 - 57:

· Punkt 55: Undersøgelsen viser, at forvaltningernes administration af rejser til udlandet, herunder godkendelsen, planlægningen, bestillingen og den efterfølgende afregning, foregår decentralt. På den baggrund ……. har dir ektoratet kunne dokumentere en uensartet administration på tværs af forvaltningerne og internt inden for de enkelte forvaltninger, hvad angår køb og bestilling af rejser, godtgørelse af udgifter, afregningsformer, rejsedokumentation m.m.

Økonomiforvaltningen vurderer ikke, at det er en selvstændig målsætning at have en ensartet administration i forvaltningernes rejseadministration. Københavns Kommune har mellemformstyre med delt administrativ ledelse. Det at styreformen bygger på delt administrativ ledelse medfører, at der administreres forskelligt i de syv forvaltninger, hvilket ikke i sig selv er problematisk. Med de ny måder at bestille rejser på, er der meget, der taler for, at en decentral rejseplanlægning og –bestilling er det ressourcemæssigt optimale.

· Punkt 56: På baggrund af de foreliggende oplysninger er det Revisionsdirektoratets vurdering, at udgifterne i forbindelse med de enkelte rejser til udlandet har været rimelige og generelt afholdt inden for rammerne i henhold til KTO-aftalen, og som politikerne på visse områder også følger i praksis.

Administrationen af tjenesterejsecirkulæret, herunder beslutningen om iværksættelse af tjenesterejser, foregår decentralt. Undersøgelsen konkluderer, at udgifterne i forbindelse med de enkelte rejser til udlandet har været rimelige. Sammenholdt med områdets beskedne økonomiske størrelse samt kommunens værdibaserede ledelsesgrundlag, giver det derfor ikke anledning til en præcisering af reglerne.

· Punkt 57: (omformuleret). I forbindelse med gennemgangen af rejsebilagene finder revisionen det beklageligt, at en række regnskabsforskrifter i flere tilfælde ikke er overholdt, herunder at der ikke kan udarbejdes en samlet oversigt over kommunens udgifter forbundet med rejser til udlandet, da forvaltningerne har anvendt uensartet konteringspraksis….

Det er beklageligt, hvis regnskabsforskrifter ikke er overholdt. Den uensartede konteringspraksis er et resultat af, at Københavns Kommune har mellemformstyre med delt administrativ ledelse, jf. ovenfor. Det blev besluttet ikke at have en obligatorisk standardkontoplan på tværs af kommunen ved overgangen til kommunens økonomistyringssystem. Derfor kan der ikke udarbejdes en samlet oversigt over kommunens udgifter forbundet med rejser til udlandet, ligesom der ikke er regnskabsforskrifter, der kræver dette.

At der er offentlig interesse for en bestemt udgiftstype er ikke nødvendigvis sammenfaldende med at de pågældende udgifter er interessante i forbindelse med kommunens økonomistyring.

Men Økonomiforvaltningen vil tage initiativ til at definere de udgiftstyper, der ud over hvad Kommunen internt finder styringsmæssigt interessant, kan forventes at være i offentlighedens interesse. Dette kan danne grundlag for en fælles standardkontoplan for hele kommunen for udgifter til rejseformål. Kommunen vil herefter ved aktindsigtssager hurtigere kunne svare på, om oplysningerne umiddelbart foreligger i systemet eller ej.

Bemærkninger til Revisionsdirektoratets anbefalinger – punkt 58:

o Efter Revisionsdirektoratet opfattelse bør der ske en præcisering af de regler, der fremtidigt bør gælde for politikernes udgifter til rejser til udlandet.

Der vil snarest blive forelagt en indstilling i BR om vilkårene i forbindelse med politikernes tjenesterejser.

Politikken skal indeholde stillingtagen til udgifter til

· transport, herunder valg af transportmiddel

· overnatning

· måltider.

Udgangspunktet herfor bør være, at rimelige udgifter til transport, overnatning og måltider kan godtgøres. Herudover bør der kunne ydes en godtgørelse til småfornødenheder under tjenesterejsen. Det vil også være naturligt at tage stilling til vilkårene ved evt. forlængelse af rejsen samt mulighederne for betaling for ledsagere efter invitation fra værtslandet.

Der skal endvidere træffes beslutning om, hvordan der forholdes med bonuspoint i forbindelse med flyrejser. Som udgangspunkt er sådanne bonuspoints optjent hos SAS personlige, dog findes i staten en særlig ordning for medlemmer af Folketinget, der indebærer brug af pointene i forbindelse med efterfølgende tjenesterejser.

De bonuspoints, som det enkelte medlem optjener hos SAS m.fl. på såvel indenrigs- som udenrigsruter på rejser betalt af Folketinget, tilfalder Folketinget. Folketingets rejsekontor søger i videst muligt omfang og efter aftale med den rejseansvarlige at udnytte disse bonuspoint med henblik på nedbringelse af Folketingets totale rejseomkostninger.

Det er den rejseansvarlige, der skal oplyse Folketingets rejsekontor, hvilke rabatmuligheder der ønskes udnyttet. Såfremt den rejsende i forbindelse med en tjenesterejse ønsker at foretage et eller flere stop undervejs, og dette kan lade sig gøre ved udnyttelse af rabatbilletter inden for et beløb svarende til prisen for en ordinær flybillet, kan dette tillades, såfremt det er fagligt eller rejseteknisk begrundet.

BR sekretariatet fungerer i dag som et centralt rejsecenter for kommunens politikere.

Muligheden for etablering af en tilsvarende ordning som i Folketinget undersøges.

o Det bør også overvejes, om der for kommunen som helhed bør udarbejdes visse overordnede rammer for afholdelsen af udgifter i forbindelse med prisniveau og udgiftsart, og om der er anledning på visse områder at fastsætte mere specifikke bestemmelser end tilfældet er i dag. Fx kan der nævnes spørgsmål om afregningsfrister og om afrapportering om opfyldelsen af rejsens formål.

Økonomiforvaltningen er enig i, at der skal fastlægges afregningsfrister. Herudover bemærkes det, at det harmonerer dårligt med værdibaseret ledelse at opbygge detaljeorienterede regelsamlinger på de nævnte områder.

Administrationen af tjenesterejsecirkulæret, herunder beslutningen om at iværksætte en tjenesterejse, foregår decentralt og Revisionsdirektoratet støtter en decentral ordning (i Resumé). Undersøgelsen konkluderer (punkt 56), at udgifterne i forbindelse med de enkelte rejser til udlandet har været rimelige og generelt afholdt inden for rammerne i KTO- aftalen. Økonomiforvaltningen finder derfor ikke anledning til en præcisering af reglerne for måltider o.l. Det er endvidere Økonomiforvaltningens opfattelse, at afrapporteringen bør håndteres lokalt på de enkelte arbejdspladser.

Prisniveauet afhænger af de forskellige destinationer og situationer på den enkelte rejse. Rammerne for udgiftsniveauet begrænses af, at det er rimelige udgifter, der dækkes (mod dokumentation).

Økonomiforvaltningen finder således ikke, at der bør udarbejdes overordnede rammer for afholdelse af udgifter i forbindelse med prisniveau og udgiftsart.

o Revisionsdirektoratet peger på, at det bør søges vurderet, hvorvidt det er økonomisk hensigtsmæssigt at opretholde den frivillige aftale med Weco DSB Travel.

Rejseaftalen med Weco DSB Travel er en såkaldt full-service på alle rejseydelser inden for fly, tog, bus, færge, specialarrangementer, hotel, bil og rejseforsikring. Prismæssigt er aftalen udformet som en nettoaftale, hvortil der debiteres salgs- og servicehonorar. Aftalen indbefatter en årsrabat beregnet ud fra det samlede rejseindkøb.

Aftalen er indgået pr. 1. januar 2004 og gælder for 2 år med mulighed for forlængelse af aftalen i yderligere 24 måneder. Aftalen er efter EU-udbud indgået af Københavns Amts Centralindkøb.

Det er erfaringen, at WECO DSB ikke altid finder billigste rejseform eller flybillet og at søgning og bestilling af alternativer på internettet (eksempelvis Seat 24) giver en billigere rejse.

Det er ikke muligt at opsige aftalen, idet aftalen er indgået efter EU-udbud, og derfor er uopsigelig i aftaleperioden, med mindre der fra leverandørens side er tale om misligholdelse fra leverandørens side.

Aftalen er ikke obligatorisk og de enkelte enheder i kommunen står frit for at anvende alternative leverandører

Økonomiforvaltningen kan ikke anbefale at oprette et centralt rejsekontor for hele Kommunen. Med et centralt rejsekontor vil det være vanskeligt at fastholde den nærhed, der er i dag mellem den, der bestiller rejsen og den rejsende. Ved at bestillingen holdes decentralt sikres det, at individuelle behov kan tilgodeses. Derudover giver fleksibilitet i rejsetilrettelæggelsen i mange tilfælde billigere rejser og mindre bureaukrati i processen omkring bestillingen.

o Revisionsdirektoratet skal anbefale, at der udarbejdes en håndbog med relevant lovgivning og kommunens vejledning på området, så al information om tjenesterejser er samlet et bestemt sted. Formålet med håndbogen er at etablere ensartede vejledninger i Københavns Kommune. Om nødvendigt kan der laves en vejledning for kategorien politikere og kategorien ansatte. En håndbog bør efter Revisionsdirektoratets opfattelse være elektronisk og dermed tilgængelig på intranettet.

Økonomiforvaltningen kan tilslutte sig Revisionsdirektoratets anbefaling om udarbejdelse af en håndbog med relevant lovgivning og kommunens vejledning på området (politikere og ansatte), så al information om tjenesterejser samles elektronisk et bestemt sted. Herunder en konteringsvejledning.

o Håndbogen bør også indeholde et afregningsskema for den enkelte rejse, som er tilgængelig og brugbar for hele kommunen. Håndbogen kan med fordel også indeholde et afregningsskema over hele rejsen, som rejsens ansvarlige udfylder med henblik på etablere et rapporteringssystem enten centralt og/eller i de enkelte forvaltningsenheder, der gør det muligt at samle rejseoplysningerne. Et rapporteringssystem skal gøre det muligt at skabe overblik over, hvad den enkelte rejses samlede omkostninger har været, hvad det enkelte kontor har brugt på rejser, og hvad forvaltningens samlede rejseomkostninger er. Et afregningsskema for hele rejsen vil øge omkostningernes gennemsigtighed og skabe grobund for bedre at have en kritisk holdning til ressourceforbruget, jf. kommunens internationale strategi

Økonomiforvaltningen vil i samarbejde med de øvrige forvaltninger vurdere hensigtsmæssigheden af denne anbefaling. Såfremt der implementeres en fælles standardkontoplan, jævnfør nedenstående anb efaling, vil man kunne opgøre de samlede rejseudgifter opgjort for Kommunen, forvaltningen og de decentrale enheder. Såfremt der herudover indføres et afregningsskema kombineret med et rapporteringssystem, bør formålet være, at det kan lette nogle arbejdsgange, for eksempel ved at alle oplysninger vedrørende en rejse er samlet et sted. Dette vil kunne hurtiggøre sagsgangen i sager om aktindsigt.

o Den fremtidige styring bør hvile på en standardkontoplan (der kan udbygges efter forvaltningens behov) for kommunens udgifter til tjenesterejser og andre udgifter, herunder en klar vejledning for konteringen.

I forbindelse med administrationsanalyserne er der igangsat et arbejde med at udvikle en standardkontoplan på tværs af kommunen. Registreringen af rejseudgifter, herunder en klar konteringsvejledning vil være en del af dette arbejde. Dette vil ske i samarbejde med kommunens kontoplansgruppe fra øvrige forvaltninger. Det vurderes, at kontoplanen med vejledning kan implementeres i løbet af 2005/6

ØKONOMI

MILJØVURDERING

ANDRE KONSEKVENSER

HØRING

BILAG

o Revisionsprotokollat nr. 22/2003: "Større undersøgelse til Økonomiudvalget vedrørende kommunens syv forvaltninger", Revisionsdirektoratet for Københavns Kommune, 2004.

Erik Jacobsen

Helge Vagn Jacobsen

Til top