Revisionsberetning om Københavns Kommunes indkøbsordning

Økonomiudvalget

DAGSORDEN

for ordinært møde tirsdag den 5. oktober 2004

J.nr. ØU 334/2004

4. Revisionsberetning om Københavns Kommunes indkøbsordning

INDSTILLING

Økonomiforvaltningen indstiller,

at Økonomiudvalget kan tilslutte sig de bemærkninger som Økonomiforvaltningen har afgivet til revisionsprotokollatet nr. 16/2003 "Større undersøgelse til Økonomiudvalget vedrørende kommunens syv forvaltninger – Kommunens indkøbsordning"

at Økonomiudvalget kan tilslutte sig de tiltag, som Økonomiforvaltningen foreslår som følge af anbefalingerne i revisionsprotokollatet nr. 16/2003 2003 "Større undersøgelse til Økonomiudvalget vedrørende kommunens syv forvaltninger – Kommunens indkøbsordning"

RESUME

Revisionsudvalget har anmodet Revisionsdirektoratet om at gennemføre en tværgående undersøgelse af styringen af København Kommunes indkøbsordning i samspillet mellem Den Fælles Indkøbsenhed (DFI) i Økonomiforvaltningen og de enkelte forvaltninger samt de lokale indkøbere.

Økonomiforvaltningen er enig i, at der bør udarbejdes et paradigma for forretningsgange for indkøbsområdet. Endvidere at de løbende driftsomkostninger ved det elektroniske indkøbssystem bør opgøres og sammenholdes med besparelserne ved ordningen.

Økonomiforvaltningen er enig, at der skal implementeres et rapporteringsværktøj der kan sikre den fornødne styringsinformation.

Økonomiforvaltningen er enig i, at efterregistrering af indkøb er en væsentlig forudsætning for optimering af indkøbsordningen. Endvidere er Økonomiforvaltningen enig i, at der er et stort behov for at formidle information om indkøbsordningen til kommunens forvaltninger og indkøbere.

Økonomiforvaltningen er enig i Revisionsdirektoratets bemærkninger om implementering af indkøbssystemet i Sundhedsforvaltningen.

Økonomiforvaltningen tager til efterretning af indkøbssystemet kun i ringe omfang bliver anvendt og at der skal arbejdes videre forankring af indkøbssystemet i kommunen.

SAGSBESKRIVELSE

Økonomiforvaltningens bemærkninger til beretningens konklusioner og anbefalinger fremgår af det følgende.

Kommunens indkøbsordning generelt

· Punkt 12 og 48: De interne retningslinier for indkøb fremgår af kommunens indkøbspolitik, indkøbsstrategi, handlingsplanen for miljøbevidste indkøb (2001-2003) samt Kasse- og Regnskabsregulativet. Herudover kan bl.a. nævnes kommunens standardvilkår og skabeloner for EU-udbud samt Københavns Kommunes Indkøbsweb. Forvaltningernes arbejde med forretningsgangsbeskrivelser for indkøbsområdet afventer, dels at DFI overvejer et paradigma herfor dels ibrugtagning af elektronisk fakturering.

Økonomiforvaltningen vil udarbejde et paradigma for forretningsgange for indkøbsområdet. Økonomiforvaltningen mener, at dette bør gennemføres, så snart den elektroniske fakturering er taget i anvendelse således at forretningsgangsbeskrivelserne adresserer samspillet mellem indkøb og indkøbssystem.

· Punkt 14: DFI redegør årligt over for Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen for opfølgningen på kommunens indkøbsordning. Revisionsdirektoratet skal pege på, at det synes hensigtsmæssigt, såfremt DFI også redegør for en vurdering af de løbende driftsomkostninger ved det elektroniske indkøbssystem i forhold til de løbende besparelser.

Økonomiforvaltningen vil sørge for at dette indgår i de årlige rapporteringer til ØU om indkøbsordningen.

Kommunens fælles indkøbsaftaler

· Punkt 48: Ifølge den nye indkøbsstrategi skal der indgås indkøbsaftaler for én mia. kr. i 2006. Dette regnes indtil videre for grænsen for, hvor stor en del af kommunens indkøbsvolumen der kan dækkes af fælles indkøbsaftaler.

Det anføres i protokollatet, at det bl.a. skyldes manglen på en fælles kontoplan for kommunens indkøb, idet det kan være vanskeligt entydigt at identificere egnede vare- og tjenesteydelsesområder, der med fordel kan dækkes af fælles indkøbsaftaler.

Økonomiforvaltningen skal hertil bemærke, at der med en anden indretning af kontoplanen vil kunne trækkes mere præcise data ud af KØR.

· Punkt 21: Revisionsdirektoratet kan konstatere, at forvaltningerne således ikke har været i stand til klart at svare på, hvor stort et beløb af det samlede indkøb der potentielt kan indgås fælles indkøbsaftaler for, og hvor stort et beløb heraf der p.t. (ultimo maj 2004) er dækket af fælles indkøbsaftaler.

Økonomiforvaltningen skal bemærke, at der endnu ikke er implementeret et fælles rapporteringsværktøj i indkøbssystemet. Der arbejdes i øjeblikket på implementering af rapporteringsværktøjet Discovery til brug for forvaltningernes opfølgning på forbrug og analyse af indkøbsområdet.

· Punkt 27: Indkøbsaftalerne baseres normalt på enhedspriser. Der er kun ganske få tilfælde med bonusmuligheder. I disse tilfælde skal en bonus tilfalde den enkelte institution. Det er direktoratets opfattelse, at en sådan gennemskuelighed, hvor de enkelte brugere af indkøbsaftalerne kan gøre sig bekendt med de gældende prisvilkår, er essentielt for accept af, hvorfor anvendelse af fælles indkøbsaftaler er fordelagtig for Københavns Kommune.

Økonomiforvaltningen er enig i Revisionsdirektoratets opfattelse af nødvendigheden af en gennemskuelighed i indkøbsaftalernes priser. Aftalerne bør være baseret på enhedspriser uden nogen form for årsbonusaftale eller lignende. Dette er Økonomiforvaltningen opmærksom på i forbindelse med indgåelse af nye aftaler og vil så vidt det være muligt følge dette princip.

· Punkt 28: Revisionsdirektoratet anfører, at DFI oplyser, at man kun sjældent modtager kopi af lokale indkøbsaftaler fra forvaltningerne, på trods af at der er pligt til dette.

Økonomiforvaltningen er enig heri og beklager dette.

· Punkt 31:Revisionsdirektoratet kan konstatere, at indkøbspolitikkens krav om efterregistrering er blevet fraveget i forbindelse med den seneste redegørelse om indkøbsordningen til Borgerrepræsentationens møde den 22. april 2004.

Økonomiforvaltningen er enig i dette, og i at indsamling af styringsrelevante oplysninger om kommunens indkøb er en væsentlig forudsætning for en optimering af anvendelsen af kommunens indkøbsordning. Efterregistrering af indkøb er i visse forvaltninger blevet oplevet som meget bureaukratisk uden stor værdi.

· Punkt 33: Revisionsdirektoratet har som mulige forklaringer på, hvorfor indkøbsaftalerne ikke altid anvendes fået oplyst den opfattelse, at dette bl.a. kan bero på et manglende kendskab til aftalernes faktiske indhold og baggrund, samt rygter og myter. Direktoratet har endvidere fået oplyst, at det er oplevet, at brugere af indkøbsaftaler har fremført indsigelser over de aftalte priser på varer, men at det ved en nærmere undersøgelse har vist sig, at pågældende indkøb rent faktisk slet ikke er dækket af en aftale. Revisionsdirektoratet kan således konstatere, at der fortsat forestår en stor opgave med formidling af information om kommunens indkøbs ordning.

Økonomiforvaltningen er enig med Revisionsdirektoratets konstatering af, at der fortsat er en stor opgave med formidling af information om kommunens indkøbsordning. Derfor er formidling en af hovedhjørnestenene i den fælles indkøbsstrategi.

Kommunens elektroniske indkøbssystem

· Punkt 37: Alle forvaltninger på nær Sundhedsforvaltningen er i færd med at implementere det elektroniske indkøbssystem. Sundhedsforvaltningen har over for Revisionsdirektoratet oplyst, at en nærmere analyse af det elektroniske indkøbssystems funktionalitet har vist, at det ikke vil være hensigtsmæssigt at ibrugtage systemet, når der henses til den grad af decentralisering og selvforvaltning, der er inden for indkøbsområdet i Sundhedsforvaltningen. Revisionsdirektoratet påpeger i den anledning, at det elektroniske indkøbssystem i overensstemmelse med Borgerrepræsentationens beslutning er taget i brug af andre forvaltninger med en tilsvarende grad af decentralisering og selvforvaltning på indkøbsområdet.

Økonomiforvaltningen er enig heri og vil tage kontakt til Sundhedsforvaltningen herom.

· Punkt 50: Det er Revisionsdirektoratets samlede opfattelse af kommunens indkøbsordning, at såvel fælles indkøbsaftaler som anvendelse af et elektronisk indkøbssystem indebærer åbenbare fordele for kommunen. Forankringen i kommunens forvaltninger og blandt indkøberne skal der dog arbejdes videre med. Dette fordrer fortsat information, undervisning samt en række tekniske ændringer, herunder bl.a. elektronisk fakturering.

Økonomiforvaltningen er enig i Revisionsdirektoratets samlede opfattelse af, at såvel fælles indkøbsaftaler som anvendelse af et elektronisk indkøbssystem indebærer åbenbare fordele for kommunen, men at der skal arbejdes videre med forankringen i kommunens forvaltninger.

Økonomi

Miljøvurdering

Andre konsekvenser

Høring

Bilag

Revisionsprotokollat nr. 16/2003 "Større undersøgelse til Økonomiudvalget vedrørende kommunens syv forvaltninger – kommunens indkøbsordning", Revisionsdirektoratet for Københavns Kommune, 2004.

Erik Jacobsen

Helge Vagn Jacobsen

Til top