Budgetanalyse af rengøring i Københavns Kommune

Økonomiudvalget

DAGSORDEN

for ordinært møde tirsdag den 5. august 2003

J.nr. ØU 234/2003

3. Budgetanalyse af rengøring i Københavns Kommune

INDSTILLING

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget anmoder udvalgene om

"at redegøre for initiativer og overvejelser, blandt andet beskrevet i budgetanalysen, der påtænkes igangsat med henblik på at forbedre og effektivisere rengøringen i Københavns Kommune. Redegørelsen bedes fremsendt til Økonomiforvaltningen senest den 14. oktober 2003. Udvalgenes redegørelse forelægges efterfølgende Økonomiudvalget. "

RESUME

Det anbefales, at udvalgene over for økonomiudvalget redegør for initiativer, der påtænkes igangsat med henblik på at forbedre og effektivisere rengøringen i Københavns Kommune. Redegørelsen bedes fremsendt til Økonomiforvaltningen senest den 14. oktober 2003. Udvalgenes redegørelser forelægges efterfølgende Økonomiudvalget.

De administrerende direktører igangsatte i 2. halvår 2002 en budgetanalyse af rengøringen i Københavns kommune. Analysen omfatter rengøring i administrationslokaler, folkeskoler, fritidshjem, klubber og fritidsinstitutioner samt i daginstitutioner. Analysen omfatter ikke rengøring på plejehjem, idet dette er omfattet af en særskilt budgetanalyse.

Formålet med budgetanalysen har været at få skabt et overblik over ressourceforbruget og organiseringen af rengøringen på de udvalgte områder samt identificere et eventuelt effektiviseringspotentiale på baggrund af en analyse af udvalgte rengøringsenheder på de fire områder.

Budgetanalysen vedrørende rengøring er udarbejdet af Økonomiforvaltningen med støtte fra konsulentfirmaet Servicemægleren A/S. I forbindelse med budgetanalysen er der nedsat en følgegruppe bestående af repræsentanter fra samtlige forvaltninger.

Servicemæglerens analyse, der omfatter ca. 9 pct. af det samlede areal inden for de udvalgte områder viser, at der generelt er et effektiviseringspotentiale ved løsning af rengøringsopgaven på de udvalgte rengøringsenheder og institutioner - uanset om opgaven beholdes i eget regi eller udliciteres.

Såfremt Servicemæglerens analyses resultater er repræsentative for de udvalgte områder, kan det samlede effektiviseringspotentiale ved fortsat løsning af rengøringsopgaven i eget regi opgøres til 46-61 mill. kr., mens effektiviseringspotentialet ved udlicitering kan opgøres til 48-64 mill. kr.

SAGSBESKRIVELSE

Regeringens skattestop og udsigterne til begrænsede realvækstmuligheder i de kommende år understreger behovet for en omprioritering og nytænkning på de kommunale opgaveområder. En sådan situation retter fokus mod metoder til at forbedre ressourceanvendelsen generelt og på de ikke borgerrettede områder i særdeleshed.

Kommunale støttefunktioner berører ikke borgerne direkte. Kommunale støttefunktioner er opgaver som er nødvendig for, at kommunens egentlige kerneopgaver kan leveres. Som kommunale støttefunktioner kan nævnes administration, rengøring, kantinedrift m.v.

De administrerende direktører igangsatte i 2. halvår 2002 en budgetanalyse vedrørende rengøring i Københavns Kommune. Formålet med budgetanalysen har været at få skabt et overblik over ressourceforbruget og organiseringen af rengøringen på de udvalgte områder samt identificere et eventuelt effektiviseringspotentiale.

Borgerrepræsentationen har efterfølgende besluttet, at samle administrationen af kommunens ejendomme. En fremtidig fælles ejendomsenhed vil få konsekvenser for den måde, hvorpå rengøringsopgaven i dag er organiseret. Overvejelser omkring den fremtidige organisering af rengøringsopgaven indgår ikke i analysen, da dette behandles i indstillingen vedrørende etableringen af en fælles ejendomsadministration.

Analysen er afgrænset til at omfatte rengøring i administrationslokaler, folkeskoler, fritidshjem, klubber og fritidsinstitutioner samt i daginstitutioner. Analysen omfatter ikke rengøring på plejehjem, idet dette er omfattet af en særskilt budgetanalyse.

Samlede udgifter til rengøring i 2001 (2002 PL)

Område	Faktiske udgifter 2001 (1000 kr.)	Areal (m²)	Årsværk
Administrationsområdet	36.752	198.061	242
Folkeskole	53.906	386.576	284
Fritidshjem- og klubområdet	38.149	104.230	90
Daginstitutioner	90.464	258.884	350
I alt	219.271	947.751	966

Kilde: Københavns Kommunes forvaltninger

De samlede udgifter til rengøring på de udvalgte områder er på ca. 219 mill. kr. Det samlede antal kvadratmeter er opgjort til ca. 950.000 m² og der er ca. 1.000 årsværk beskæftiget med rengøring på de udvalgte områder.

Analysen indeholder en konkret gennemgang af rengøringen på udvalgte rengøringsenheder og institutioner udført af et eksternt konsulentfirma - Servicemægleren A/S - med specialviden om rengøring, der bygger på dets mange erfaringer fra andre kommuner og statslige institutioner.

Udvælgelsen og orientering af rengøringsenheder og institutioner, der har indgået i konsulentundersøgelsen har påhvilet de enkelte forvaltninger. De udvalgte institutioner, skoler og administrative enheder er blevet orienteret om projektets formål og indhold. Projektgruppen og Servicemægleren har stået til rådighed i forbindelse med orientering af de udvalgte enheder.

Servicemæglerens analyse af de udvalgte rengøringsenheder og institutioner, der udgør 9 pct. af det samlede areal, påviser et samlet effektiviseringspotentiale på 21,4 pct. ved fortsat opgavevaretagelse i eget regi. Ved udlicitering af rengøringsopgaven er effektiviseringspotentialet på 22,6 pct. Effektiviseringspotentialet varierer mellem områderne.

Effektiviseringspotentiale fordelt på områder

Område	Effektiviseringsprocent ved fortsat drift i eget regi	Effektiviseringsprocent ved udlicitering
Administration	7,9 pct.	13,8 pct.
Skoler	11,1 pct.	13,1 pct.
Fritidshjem- og Klubområdet	32,6 pct.	32,6 pct.
Daginstitutionsområdet	32,8 pct.	32,0 pct.

Kilde: Servicemægleren

Det er Servicemæglerens vurdering, at effektiviseringspotentialet ved fortsat drift i eget regi på de fire områder kan realiseres inden for den eksisterende struktur og organisering af rengøringsopgaven. Beregningen af effektiviseringspotentialet ved eget regi forudsætter således ikke en ændring af den nuværende organisering af rengøringsopgaven på områderne - herunder indregning af eventuelle stordriftsfordele.

Ud over at vurdere effektiviseringspotentialet peger Servicemæglerens analyse på områder, hvor der er mulighed for forbedring i forbindelse med løsningen rengøringsopgaven. Analysen opstiller en række generelle anbefalinger vedrørende tilrettelæggelsen af rengøringsopgaven.

· Det anbefales generelt, at rengøringspersonale, der ikke allerede har gennemgået grundkursus(AMU), gennemfører kurset i erhvervsrengøring samt eventuelt supplerende kurser i AMU regi. Generelt er det konstateret, at rengøringspersonalet er dygtigt, motiverede og velkvalificeret. Behovet for uddannelse varierer mellem forvaltningerne og områderne.

· Det anbefales, at personalet sikres tidssvarende rengøringsudstyr, idet der flere steder er konstateret en meget varieret bestand af rengøringsudstyr, hvoraf en stor del ikke lever op til Arbejdstilsynets anbefalinger. Standarden af rengøringsudstyret varierer mellem forvaltningerne og områderne.

· Endvidere anbefales det på flere områder, at der foretages et mere struktureret indkøb via fællesaftaler af rengøringsmidler.

For at sætte resultaterne af analysen af udvalgte rengøringsenheder og institutioner i perspektiv er et samlet effektiviseringspotentiale for rengøringen inden for de fire områder beregnet. Opgørelsen bygger på et udsnit af den samlede bygningsmasse svarende til 9 pct. af de samlede areal.

Såfremt analysens resultater er repræsentative for de udvalgte områder, kan det samlede effektiviseringspotentiale ved fortsat løsning af rengøringsopgaven i eget regi opgøres til 46-61 mill. kr., mens effektiviseringspotentialet ved udlicitering kan opgøres til 48-64 mill. kr.

En realisering af effektiviseringspotentialet må forventes at finde sted over en nærmere fastsat periode.

For at realisere det samlede effektiviseringspotentiale i eget regi vil det være nødvendigt at foretage investeringer i rengøringsmateriel og medarbejdere. Således skal der investeres i tidssvarende redskaber samt afsættes ressourcer til uddannelse af rengøringsassistenter i rengøringsmetoder, brugen af rengøringsmidler mm. Samtidigt er der behov for tydeligt at definere og omlægge rengøringspersonalets opgaver – herunder udarbejdelse og revidering af rengøringsplaner. Der skal således igangsættes en række konkrete tiltag for at besparelsespotentialet kan opnås. Der kan eventuelt gøres brug af ekstern konsulentbistand ved planlægning og gennemførelse af de enkelte tiltag. Det samlede investeringsbehov til nyt materiel anslås forsigtigt til ca. 5,5 mill. kr.

En realisering af effektiviseringspotentialet ved udlicitering af rengøringsopgaven vil kræve, at der afsættes ressourcer til udarbejdelse af udbudsmateriale, kommunikation og forhandling med leverandører samt til opfølgning på det aftalte kvalitetsniveau. Inddragelse af ekstern konsulentbistand vil være en mulighed.

Økonomiforvaltningen anbefaler, at udvalgene over for Økonomiudvalget redegør for initiativer og overvejelser, blandt andet beskrevet i budgetanalysen, der påtænkes igangsat med henblik på at forbedre og effektivisere rengøringen i Københavns Kommune. Redegørelsen bedes fremsendt til Økonomiforvaltningen senest den 14. oktober 2003. Udvalgenes redegørelse forelægges efterfølgende Økonomiudvalget.

ØKONOMI

MILJØ

HØRING

BILAG

1. Budgetanalyse af rengøring i Københavns Kommune

2. Rapporter fra Servicemægleren A/S

Erik Jacobsen /

Bjarne Winge

Til top