Revisionsrapport – Regnskabsføring, forretningsgange og interne kontroller 2023

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,

1. at ’Revisionsrapport – Regnskabsføring, forretningsgange og interne kontroller 2023’, jf. bilag 1, tages til efterretning,
2. at Økonomiforvaltningens handleplaner, jf. bilag 3, godkendes,
3. at de øvrige forvaltningers handleplaner, jf. bilag 3, tages til efterretning.

Problemstilling

Som led i den løbende revision af Københavns Kommunes regnskab for 2023 har kommunens revision fremsendt en revisionsrapport med vurdering af design og implementering af forretningsgange og kontroller på økonomiområdet. Revisionen er en del af den lovpligtige revision og indgår i EY’s grundlag for påtegningen af årsregnskabet. På baggrund af gennemgangen vurderer revisionen, at der generelt er etableret et godt kontrolmiljø.

Der gives med rapporten fem røde revisionsbemærkninger, hvoraf fire er nye. De fire nye røde bemærkninger, der alle vedrører Kvantum, er konstateret i forlængelse af, at Københavns Kommune per 1. januar 2023 har fået en ny ekstern revisor. Den nye eksterne revision tilrettelægger kontrollen anderledes end den tidligere eksterne revisor og har således konstateret Kvantum brugere med forkerte autorisationer. Disse forhold har ikke været konstateret af den tidligere revision.

En af de nye, røde bemærkninger var håndteret inden modtagelsen af rapporten, hvilket revisionen har kvitteret for. Der er således ikke behov for at lave en handleplan til bemærkningen. Den videreførte bemærkning fra 2022 omhandler bilagskontrol, og den er givet til alle forvaltninger med undtagelse af Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen. Derudover indeholder rapporten to gule bemærkninger og en grøn bemærkning. Der er lukket fire gule bemærkninger med rapporten.

Revisionens bemærkninger samt forvaltningernes handleplaner fremgår af løsningsafsnittet.

Løsning

Der er blevet udarbejdet handleplaner til de røde og gule bemærkninger. Bemærkningerne og handleplanerne hertil fremgår af bilag 3. Der skal ikke udarbejdes handleplaner til grønne bemærkninger, hvilket skyldes, at grønne bemærkninger gives for forhold, der ikke har givet anledning til omtale eller kun anses for mindre væsentlige, og som derfor kun rapporteres til ledelsen, som opmærksomhedspunker.

RØD – 3.1.1 Brugeradministration Kvantum (SAP Basis) (Økonomiforvaltningen)

Revisionen har konstateret, at en række KMD-brugere har kritiske rettigheder til produktionsmiljøet i Kvantum (kommunens økonomisystem), hvilket giver mulighed for omgåelse af kontrolmiljøet. Det henstilles, at KMD-brugerne bliver gennemgået med henblik på, at adgangene bliver reduceret til et arbejdsbetinget behov.

Økonomiforvaltningen har iværksat en handleplan, hvor rollerne begrænses. Fremover vil brugerne kun få adgang til systemet via ’Firefighter’ eller ’PIM bruger’, hvor adgangen bliver logget. Dette arbejde er blevet afsluttet.

RØD – 3.1.2 Brugeradministration (privilegerede brugere) (Økonomiforvaltningen)

Det er blevet konstateret, at 18 eksterne brugere fra KMD er blevet tildelt kritiske autorisationer til produktionsmiljøet i Opus (kommunens lønsystem), hvilket betyder, at brugerne er i stand til at omgå både lønsystemets autorisationskoncept og kontrolmiljø. Revisionen henstiller til, at kritiske adgange, som udgangspunkt, begrænses i produktionsmiljøet.

Økonomiforvaltningen har sammen med KMD reduceret antallet af eksterne brugere fra 18 til fem. Autorisationerne kan ikke lukkes helt, idet de er en forudsætning for at kunne afhjælpe eventuelle fejlsituationer og sikre korrekt løn. Der er iværksat en handleplan, hvor brugerne løbende skal overflyttes til ’PIM løsningen’, hvor adgang bliver logget. Arbejdet forventes afsluttet i tredje kvartal 2024.

RØD – 3.1.3 Administration af autorisationer til Kvantum (Økonomiforvaltningen)

Revisionen har afdækket, at der er en generisk konto (ikke-personhenførbar konto) med fuld adgang til SAP Kvantum-applikationen. Det henstilles, at der ikke anvendes generiske konti med adgang til hele SAP Kvantum-applikationen.

Økonomiforvaltningen har igangsat en analyse af den generiske konto, og det forventes at løsningen bliver implementeret i første kvartal 2024.

RØD – 3.1.4 Administration af autorisationer til Kvantum (Økonomiforvaltningen)

Det er i analysen af funktionsadskillelsesprogrammet blevet konstateret, at der er to SAP-brugere, som har fuld adgang til SAP Kvantum-applikationen. Brugerne har dog ikke været logget på systemet siden 2022. Revisionen henstiller, at proceduren for at lukke brugerne rettidigt bliver fulgt for brugere med fuld adgang til SAP Kvantum-applikationen.

Økonomiforvaltningen har lukket brugerne, og handleplanen er gennemført.

RØD – 3.2.2 Bilagskontrol (forvaltningerne)

Revisionen har i lighed med 2022 gennemført en stikprøveanalyse af i alt 384 bilag for at klarlægge omfanget af korrekt bilagsdokumentation. En detaljeret gennemgang fremgår af bilag 2. Den udførte kontrol har vist, at der fortsat er flere fejl og mangler i bilagshåndteringen, som væsentligst kan henføres til indkøb ved brug af dankort og refusion af udlæg. Kun Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen efterlever kravene vedrørende fyldestgørende og tilstrækkelig dokumentation for de regnskabsmæssige registreringer, hvorfor Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen ikke har fået revisionsbemærkningen.

Forvaltningerne har udarbejdet handleplaner, der skal sikre fyldestgørende og tilstrækkelig dokumentation for de regnskabsmæssige registreringer. Endvidere er det blevet besluttet, at e-læringskurset om bilagsdokumentation skal være obligatorisk for alle relevante medarbejdere og ledere i Københavns Kommune. E-læringskurset skal sammen med et fælles dokument om huskeregler for bilagsdokumentation være med til at sikre, at bilagsdokumentationen fremadrettet bliver fyldestgørende og tilstrækkelig. Det samlede arbejde forventes afsluttet ultimo 2024.

GUL – 3.1.5 Regler for indkøb af varer og tjenesteydelser (Økonomiforvaltningen)

I forbindelse med bilagskontrollen i regnskab 2022 konstaterede revisionen forskellige typer af udgifter, som blev vurderet til at være atypiske i forhold til at være et kommunalt formål/anliggende. Der er usikkerhed om, hvorvidt kommunens overordnede regler er opdateret og gældende, samt kendskabet hertil er ligeledes begrænset. Revisionen henstiller, at de nuværende regler og retningslinjer opdateres, samt at kendskabet til de fælles regler udbredes i hele Københavns Kommune.

Økonomiforvaltningen har iværksat et arbejde med gennemgangen af de konkrete regler med henblik på at opdatere regelsættet. Arbejdet forventes afsluttet i første halvår 2024.

GUL – 3.2.1 Administration af autorisationer til Kvantum (Økonomiforvaltningen)

Revisionens gennemgang har konstateret, at en robotbruger har adgang til at omgå to funktionsadskillelseskonflikter. Det henstilles, at forvaltningens tiltag om funktionsadskillelseskonflikter implementeres. Arbejdet hermed forventes gennemført i første kvartal 2024.

GRØN – 3.2.3 Kreditor (forvaltningerne)

Revisionen har konstateret, at der sker en stigning i antallet af forfaldne fakturaer i forbindelse med sommerferieperioden. Det anbefales, at forvaltningerne har det nødvendige fokus på at sikre, at håndteringen af fakturaer i Kvantum sker løbende, og at der er fokus på rettidig betaling af kommunens leverandører i sommerferieperioden.

Økonomi

Sagen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

I forlængelse af revideringen af årsregnskabet udarbejder revisionen en revisionsberetning.

Revisionsberetningen for regnskab 2023 sendes til kommunen senest den 1. juni 2023 og bliver forelagt for Økonomiudvalget til orientering under dagsordenspunktet ”Meddelelser fra overborgmesteren” på mødet den 11. juni 2024. Økonomiudvalget vil få forelagt handleplaner til håndtering af revisionsberetningen for regnskab 2023 i august 2024.

Søren Hartmann Hede / Nicolai Kragh Petersen