Etablering af en Intern Revision i Københavns Kommune mv

Økonomiudvalget

 

BESLUTNINGSPROTOKOL

fra ordinært møde tirsdag den 5. februar 2008

 

 

J.nr. ØU 45/2008

 

5. Etablering af en Intern Revision i Københavns Kommune mv

Økonomiudvalget har som led i ændringen af Københavns Kommunes revisionsordning med virkning fra 1. januar 2009 truffet en principbeslutning om etablering af en intern revision i Københavns Kommune placeret direkte under Borgerrepræsentationen. Denne indstilling fastlægger de nærmere rammer for etableringen af den interne revision mv..

 

INDSTILLING OG Beslutning

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget over for Borgerrepræsentationen anbefaler, 1.                  at der med forbehold for velfærdsministerens godkendelse med virkning fra 1. januar 2009 indsættes en ny bestemmelse i Styrelsesvedtægten for Københavns Kommune om oprettelse af en Intern Revision, som administreres direkte under Borgerrepræsentationen, jf. nedenfor,   2.                  at oversende vedtagelse af 1. at til Borgerrepræsentationens 2. behandling, jf. den kommunale styrelseslov § 2, stk. 2,   3.                  at Overborgmesteren anmoder Velfærdsministeren om en forhåndstilkendegivelse om, hvorvidt der kan meddeles kommunen dispensation fra den kommunale styrelseslov § 16, således at Borgerrepræsentationen kan træffe beslutning om at yde formandsvederlag til formanden for kommunens Revisionsudvalg, svarende, svarende til 10 % af vederlaget til formanden for Borgerrepræsentationen, og udvalgsvederlag til de 4 menige medlemmer af Revisionsudvalget svarende til det vederlag, der ydes de menige medlemmer af kommunens stående udvalg, samt om der kan ske en forhøjelse af den procentsats inden for hvilken Borgerrepræsentationen kan beslutte, at yde udvalgsvederlag til medlemmer af Borgerrepræsentationen for medlemskab af økonomiudvalget, de stående udvalg og børn- og unge-udvalget,   4.                  at Overborgmesteren mellem 1. og 2. behandlingen sender vedlagte brev (bilag 3) til Velfærdsministeren dels med anmodning om dispensation fra den kommunale styrelseslov (KSL) § 17, stk. 1, til indsættelse af bestemmelsen i styrelsesvedtægten, dels med anmodning om forhåndstilkendelse om, hvorvidt der kan ydes formandsvederlag og udvalgsvederlag til Revisionsudvalget, og dels om der kan ske en forhøjelse af den procentsats inden for hvilken Borgerrepræsentationen kan beslutte, at yde udvalgsvederlag til medlemmer af Borgerrepræsentationen for medlemskab af økonomiudvalget, de stående udvalg og børn- og unge-udvalget,   5.                  at den Interne Revision får til opgave at 1) bistå kommunens revisor i dennes varetagelse af den lovpligtige revision, 2) understøtte god og effektiv økonomistyring i kommunen, og 3) yde rådgivning og assistance til forvaltningerne inden for økonomistyring og revision, jf. bilag 1,   6.                  at bemandingen af den Interne Revision normeres til 12 årsværk, inklusiv chefen for den Interne Revision (revisionschefen),   7.                  at Revisionsudvalgets opgaver med virkning fra 1. januar 2009, udvides, jf. nedenfor og i bilag 1,   8.                  at vedlagte forslag til Revisionsregulativ for Københavns Kommune (bilag 2) godkendes, således at regulativet træder i kraft den 1. januar 2009 med virkning for revisionen af regnskabet for 2009, og at Revisionsvedtægten for Københavns Kommune af 9. juni 1998 ophæves efter afslutning af revisionen af regnskabet for 2008,   9.                  at Borgerrepræsentationens retningslinier af 4. december 1997 dels for behandlingen af Revisionsdirektoratets revisionsberetninger dels for Revisionsdirektoratets administration af forvaltningsloven og loven om offentlighed i forvaltningen mv. ophæves efter afslutningen af revisionen af regnskab 2008, og   10.             at de årlige udgifter til drift af den Interne Revision indarbejdes i budgetforslaget for 2009.

 

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 5. februar 2008 Indstillingen blev anbefalet.   Et enigt udvalg besluttede samtidig, at Overborgmesteren på mødet med Velfærdsministeren endvidere medtog spørgsmålet om vederlag til suppleanter.

 

Problemstilling

Som led i ændringen af Københavns Kommunes revisionsordning med virkning fra 1. januar 2009 traf Økonomiudvalget i mødet den 9. oktober 2007 principbeslutning om etablering af en intern revision i Københavns Kommune, som administreres direkte under Borgerrepræsentationen (ØU 359/2007).

 

Den kommunale styrelseslov forudsætter, at alle kommunens anliggender skal være henlagt til økonomiudvalget eller et stående udvalg, jf. den kommunale styrelseslov (KSL) § 17, stk. 1. Nye anliggender skal således placeres under det udvalg, de efter styrelsesvedtægten nærmest hører til. Etableringen af en intern revision er et nyt anliggende i Københavns Kommune og som udgangspunkt vil skulle placeres under Økonomiudvalget. En placering direkte under Borgerrepræsentationen forudsætter dispensation fra KSL § 17, stk.1. 

 

Velfærdsministeren skal derfor anmodes om en dispensation herfra til indsættelse af en ny bestemmelse i Styrelsesvedtægten for Københavns Kommune om etablering af en intern revision direkte under Borgerrepræsentationen. Velfærdsministeren kan efter KSL § 65, stk. 1 give dispensation for en valgperiode ad gangen. Dispensationen skal derfor fornys ved starten af hver ny valgperiode.

 

Endelig skal der som led i ændringen af kommunens revisionsordning vedtages et nyt Revisionsregulativ, hvori de nærmere regler for revisionen af kommunens regnskaber fastsættes.   

 

Løsning

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget anbefaler Borgerrepræsentationen, at der pr. 1. januar 2009 etableres en Intern Revision i kommunen, administreret direkte under Borgerrepræsentationen. Begrundelsen for placeringen direkte under Borgerrepræsentationen er, at der dermed sikres den Interne Revision størst uafhængighed i forhold til kommunens samlede forvaltning. Den Interne Revision skal sikre en mere systematisk intern kontrol med kommunens økonomistyring og regnskabsfunktion med henblik på at reducere risikoen for fejl og mangler, samt bistå den eksterne revisor, der med virkning fra 1. januar 2009 får det fulde ansvar for revisionen af kommunens årsregnskab.

 

Økonomiforvaltningen indstiller, at der i Kapitel 9 om midlertidige bestemmelser (indtil 31. december 2009) i Styrelsesvedtægten for Københavns Kommune indsættes følgende bestemmelser som henholdsvis et nyt § 26 og et nyt stk. 17 i den nye § 27:

 

 

Rammerne for etableringen af den Interne Revision er beskrevet i bilag 1. Det fremgår, at den Interne Revision for at sikre tilstrækkelig robusthed og faglig kompetence i forhold til de beskrevne opgaver og i overensstemmelse med Økonomiudvalgets principbeslutning (ØU 359/07) etableres med 12 årsværk, inklusiv revisionschefen.

 

Desuden indstiller Økonomiforvaltningen, at der i forbindelse med etableringen af den Interne Revision sker en udvidelse af Revisionsudvalgets opgaver, således at Revisionsudvalget - udover at foretage det forberedende arbejde i forhold til Økonomiudvalgets behandling af revisionsberetningerne – tillige får til opgave:

 

1)     at føre tilsyn med den Interne Revisions virksomhed,

2)     at foretage indstilling til Borgerrepræsentationen om den Interne Revisions beretninger efter forud indhentet erklæring fra Økonomiudvalget,

3)     at træffe beslutning om iværksættelse af større undersøgelser inden for den af Borgerrepræsentationen fastsatte økonomiske ramme, samt

4)     at afgive erklæring til Borgerrepræsentationen om Økonomiudvalgets indstilling om ansættelse og afskedigelse af chefen for den interne revision.

 

Sekretariatsbetjeningen af Revisionsudvalget har hidtil været varetaget af Revisionsdirektoratet. Efter afslutningen af revisionen af regnskab 2008 overgår varetagelsen af sekretariatsbetjeningen af udvalget til den Interne Revision.

 

Under henvisning til at Revisionsudvalgets opgaver udvides markant, er det Økonomiforvaltningens vurdering, at det vil være rimeligt, at der udbetales vederlag til formanden for og medlemmerne af Revisionsudvalget.

 

Den kommunale styrelseslov og vederlagsbekendtgørelsen indeholder ikke umiddelbart hjemmel til at der ydes formandsvederlag til formanden for og udvalgsvederlag til medlemmerne af Revisionsudvalget. Velfærdministeren kan dog - for en valgperiode ad gangen - meddele kommunen dispensation hertil.

 

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget anbefaler Borgerrepræsentationen at godkende, at Overborgmesteren sender vedlagte brev, (bilag 3) til Velfærdministeren. Brevet indeholder:

§        Anmodning om at Velfærdsministeren at meddele kommunen dispensation fra KSL § 17, stk.1, til med virkning fra 1. januar 2009 at indsætte en bestemmelse i kommunens styrelsesvedtægt om oprettelse af en intern revision,

§        Anmodning om en forhåndstilkendelse om, hvorvidt Velfærdsministeren vil være villig til, at meddele kommunen dispensation, således at Borgerrepræsentationen kan træffe beslutning om, at yde formandsvederlag til formanden for Revisionsudvalget, svarende til 10 % af vederlaget til formanden for Borgerrepræsentationen og udvalgsvederlag til de menige medlemmer af Revisionsudvalget svarende til det vederlag, der ydes de menige medlemmer af kommunens stående udvalg.

§        Anmodning om en forhåndstilkendegivelse om, hvorvidt Velfærdsministeren vil være villig til at forhøje den procentsats inden for hvilken Borgerrepræsentationen kan beslutte, at yde vederlag til medlemmer økonomiudvalget, de stående udvalg og børn- og unge-udvalget, jf. vederlagsbekendtgørelsen § 7, stk. 2, til dækning af formandsvederlag og udvalgsvederlag til Revisionsudvalget..

 

Ophævelsen af den særlige revisionsordning i Københavns Kommune indebærer, at der i henhold til bekendtgørelse nr. 392 af 2. maj 2006 om kommunernes budget- og regnskabsvæsen, revision m.v. skal fastsættes nærmere regler om revisionen i et revisionsregulativ for Københavns Kommune.

 

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget anbefaler Borgerrepræsentationen at godkende vedlagte forslag til Revisionsregulativ for Københavns Kommune, som blandt andet indebærer en forenkling af revisionens rapportering, jf. bilag 2.

 

Bestemmelserne om nedsættelse af Revisionsudvalget og udvalgets opgaver har hidtil været fastsat i Borgerrepræsentationens retningslinier af 4. december 1997 for behandlingen af Revisionsdirektoratets revisionsberetninger. Kommunens revisor efter 1. januar 2009 er som privat revisionsselskab ikke omfattet af bestemmelserne i forvaltningsloven og offentlighedsloven.

 

Det indstilles derfor, at Borgerrepræsentationens retningslinier af 4. december 1997 dels for behandlingen af Revisionsdirektoratets revisionsberetninger dels for Revisionsdirektoratets administration af forvaltningsloven og loven om offentlighed i forvaltningen mv. ophæves efter afslutningen af revisionen af regnskab 2008.

 

Økonomi

Der er i budget 2008 afsat 1.000 t. kr. til etablering af en intern revision, herunder ansættelse af en intern revisionschef i 2008. Økonomiforvaltningen forventer at revisionschefen ansættes med tiltrædelse medio 2008. Udgifterne til etableringen af den Interne Revision afholdes inden for Økonomiudvalgets budget, bevillingen Økonomisk forvaltning, drift, funktion 6.45.51.1.

 

Det indstilles, at de årlige udgifter til drift af den Interne Revision indarbejdes i budgetforslaget for 2009. Målsætningen er, at de fremtidige udgifter til ekstern revisor som følge af udbud af revisionsopgaven samt udgifterne til etablering og drift af en intern revision i Københavns Kommune skal være mindre eller lig udgifterne i dag til Revisionsdirektoratet. Dette vil afhænge af de indkomne tilbud på udførelse af revisionsopgaven for Københavns Kommune.

 

Videre proces

Den nye bestemmelse i § 26 i Styrelsesvedtægten for Københavns Kommune kan godkendes af Velfærdsministeren, når Borgerrepræsentationen har vedtaget ændringerne efter de regler, som gælder for ændring af kommunens styrelsesvedtægt, dvs. når styrelsesvedtægtsændringen har været underkastet to behandlinger i Borgerrepræsentationen, jf. KSL § 2, stk. 2. Af hensyn til en smidig godkendelsesproces er det aftalt med Velfærdsministeriet, at ændringen forelægges for Velfærdsministeren til godkendelse, når ændringerne er godkendt i Borgerrepræsentationen første gang. Eventuelle bemærkninger fra Velfærdsministeren kan herefter indarbejdes i forbindelse med Borgerrepræsentationens 2. behandling.

Borgerrepræsentationen vil ved starten af nye valgperioder få forelagt indstilling om ansøgning til Velfærdsministeren om fornyet dispensation.

Høring

Indstillingen med bilag er sendt til Revisionsudvalget med anmodning om udvalgets bemærkninger til brug for sagens behandling i Borgerrepræsentationen

 

 

Bilag

1.      Notat om etablering af Intern Revision i Københavns Kommune

2.      Forslag til Revisionsregulativ for Københavns Kommune

3.      Udkast til brev fra Overborgmesteren til Velfærdsministeren

 

 

Claus Juhl                                                                      /Bjarne Winge