Proces og tidsplan for udbud af tilsynsopgaven (Socialudvalget)
Proces og tidsplan for udbud af tilsynsopgaven (Socialudvalget)
Økonomiudvalget
BESLUTNINGSPROTOKOL
fra ordinært møde tirsdag den 5. februar 2008
J.nr. ØU 64/2008
14. Proces og tidsplan for udbud af tilsynsopgaven (Socialudvalget)
Socialudvalget
har i sit møde den 20. december 2007 besluttet at sikre kvalificeret eksternt
tilsyn, hvorfor Socialforvaltningen nu beder om godkendelse af en proces for beskrivelse
og udbud af tilsynsopgaven til privat leverandør samt godkendelse af finansiering
af udbudsforretningen.
Socialudvalget
indstiller, over for Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen,
1.
at ekstern
bistand til kvalitetssikring af konkret forslag til tilsynsmodel, udarbejdelse
af udbudsmateriale samt udbudsforretning, forventet engangsudgift på 364.000
kr., finansieres af ledige anlægsmidler i Tryghedsplanen, funktion 5.38.50.3.
Økonomiforvaltningen
indstiller, at Økonomiudvalget
oversender sagen til Borgerrepræsentationen med følgende erklæring: "Konverteringen
af anlægsmidler til driftsmidler øger Socialudvalgets serviceudgifter i 2008.
Borgerrepræsentationen har på møde d. 10. januar 2008 besluttet at konvertere
driftsmidler til anlægsmidler svarende til 3.400 t. kr. (BR 13/08) og
Socialudvalget overskrider med denne indstilling derfor ikke sit måltal for
serviceudgifter i 2008. Derfor kan Socialudvalgets anmodning om at overføre
anlægsmidler for 364 t. kr. til driftsmidler tiltrædes. Det
præciseres, at Socialudvalget omflytter 364 t. kr. fra Tryghedsplanen,
bevillingsområde Voksne med særlige behov, funktion 5.38.50.3, til bevillingsområde
Voksne med særlige behov, funktion 5.38.50.1. Det
forudsættes, at aktiviteterne i Tryghedsplanen ikke reduceres som følge af
sagen. Økonomiudvalget
har ingen yderligere bemærkninger, idet det forudsættes, at eventuelle
merudgifter som følge af sagen afholdes inden for Socialudvalgets egen ramme,
herunder at der sker en modsvarende administrativ tilpasning i forbindelse
med overdragelse af opgaven." |
Økonomiudvalgets beslutning i mødet den
5. februar 2008 Indstillingen blev anbefalet. |
Problemstilling
Kommunen
har mulighed for at delegere det praktiske tilsyn med eksempelvis plejehjem og
bosteder eller institutioner til private. Selve myndighedsopgaven – iværksættelse
af tilsynet og opfølgningen – må af hensyn til borgernes retssikkerhed ikke overlades
til private. Et privat firma kan for eksempel konkludere under et tilsyn, om
opgaverne på et bosted løses i overensstemmelse med såvel de politisk vedtagne
kvalitetsstandarder som med de konkrete individuelle afgørelser om eksempelvis
personlig hjælp. Men et privat firma kan ikke tage stilling til, hvorvidt
indsatsen er god nok, og hvilken opfølgning der i givet fald skal være på
tilsynsbesøget.
For
at udlicitere tilsynsopgaven og siden vurdere, om man får det, man betaler for,
bør tilsynsmodel og konkrete opgaver være nøje beskrevet indenfor de omfattede
områder: Børneområdet, psykisk syge-området, handicapområdet, misbrugsområdet
og hjemløseområdet.
Delegation
af det praktiske tilsyn kan antage forskellige former hvad angår omfang,
hyppighed, metode og afrapportering. Det er afgørende at få belyst fordele og
ulemper ved de givne modeller, førend et konkret forslag til tilsynsmodel kan
godkendes af Socialudvalget og siden udbydes til privat leverandør.
Løsning
Socialforvaltningen
har ikke i dag politisk vedtagne kvalitetsstandarder for bosteder og
institutioner (kun delvist på handicapområdet). Når tilsynsopgaven udbydes til
privat leverandør, er det afgørende at få beskrevet opgaven meget præcist.
Derfor vil Socialforvaltningen med Socialudvalgets godkendelse snarest
igangsætte udarbejdelse af konkret forslag til den model, efter hvilken det
fremtidige eksterne tilsyn skal udføre sine opgaver.
For
at sikre kv
alitet og uafhængighed af det fremtidige tilsyn vil
udredningsarbejdet foregå med ekstern bistand og med rig inddragelse af
erfaringer fra blandt andre vores egen Sundheds- og Omsorgsforvaltning,
Aalborg og Århus kommuner m.fl. Til brug for udredningen nedsættes en
følgegruppe bestående af (som udgangspunkt) to repræsentanter fra handicapområdet,
to repræsentanter fra psykisk syge-området, to repræsentanter fra
hjemløseområdet, to repræsentanter fra misbrugsområdet, to repræsentanter fra
børneområdet samt to repræsentanter fra Socialforvaltningens HSU. Der
udarbejdes kommissorium for følgegruppen. Kommissoriet godkendes i
Socialudvalget snarest muligt, jf. proces- og tidsplanen nedenfor.
Udredningsarbejdet
skal munde ud i en indstilling til Socialudvalget senest i mødet den 13. august
2008, hvor udvalget præsenteres for et konkret forslag til tilsynsmodel, herunder
udbud af tilsynsopgaven. Det stort set endelige udbudsmateriale vedlægges indstillingen,
og indstillingen indeholder en beskrivelse af tilrettelæggelse af udbudsforretningen,
herunder inddragelse af medarbejdere i det nuværende tilsyn i henhold til Lov
om lønmodtagernes retsstilling ved virksomhedsoverdragelse.
Forud
for godkendelsen i Socialudvalget foreslås tilsynsmodellen sendt i høring hos relevante
parter/organisationer, dvs. allerede før sommerferien.
Socialudvalget
skal godkende valg af privat leverandør af tilsynsopgaven, før opgaven kan
sættes i værk. Det anslås, blandt andet på baggrund af erfaringerne fra
Sundheds- og Omsorgsforvaltningens nylige udbud af tilsynsopgaven på
plejehjemmene, at tilsynsopgaven tidligst kan overdrages til privat leverandør
ultimo 2008.
I
henhold til Protokollat om medarbejdernes inddragelse og medvirken ved
omstilling, udbud og udlicitering skal medarbejdere, der eventuelt involveres i
en udbudsforretning ved virksomhedsoverdragelse, informeres og have mulighed
for at drøfte sagen forud for endelig beslutning om udbud. Der har derfor været
indkaldt til et ekstraordinært møde i Socialforvaltningens HSU mandag den 21.
januar 2008. Referat med medarbejdernes synspunkter og forslag er vedlagt denne
indstilling som bilag.
Økonomi
Tilsynsopgaven
er i henhold til EU Udbudsdirektivet kategoriseret som en Bilag II B-ydelse,
hvorfor udbuddet ikke er omfattet af de almindelige regler for EU-udbud. Københavns
Kommunes indkøbspolitik anbefaler imidlertid, at udbudsprocessen tilrettelægges
med udgangspunkt i EU's udbudsregler for at sikre, at udbuddet foregår i lige
og åben konkurrence.
Socialforvaltningen
foreslår, at finansiering af det fremtidige eksterne tilsyn findes indenfor den
ramme, der anvendes til tilsynsopgaven i dag (ca. 2,5 mill.kr. årligt). Økonomien
i det fremtidige tilsyn afhænger naturligvis af, hvilken tilsynsmodel Socialudvalget
beslutter. Hvis udvalget beslutter en væsentlig anden model end det tilsyn, der
udøves i dag, vil der eventuelt skulle findes yderligere midler til
tilsynsopgaven i budget 2009. Erfaringerne fra Sundheds- og
Omsorgsforvaltningens udbud af tilsyn på plejehjem har vist en betydelig
merudgift til den eksterne udførelse af tilsynsopgaven (fra ca. 1,8 mill.kr.
årligt til ca. 9,5 mill.kr. årligt).
Socialudvalget
skal allerede med denne indstilling tage stilling til finansiering af selve
udbudsforretningen. Der vil blive indgået aftale om ekstern konsulentbistand og
kvalitetssikring af konkret forslag til tilsynsmodel, udarbejdelse af
udbudsannonce, udbudsmateriale samt udbudsforretning, størrelsesordenen
200.000-400.000 kr. i 2008. Socialforvaltningen indstiller, at Socialudvalget
overfor Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen anbefaler, at denne
forventede engangsudgift finansieres af ledige anlægsmidler i Tryghedsplanen,
funktion 5.38.50.3 (BR 355/05, mødet den 15. juni 2005).
Anlægsmidlerne
i Tryghedsplanen er ledige som følge af, at et projekt er blevet billigere end
forventet. Socialforvaltningen forventer at kunne holde serviceudgifterne
indenfor den vedtagne budgetramme, idet der konverteres driftsudgifter i størrelsesordenen
3,4 mill.kr. til anlægsudgifter i forbindelse med oprettelsen af en institution
for kriminelle unge på børneområdet, jf. budgetaftale for 2007.
Alternativt
indstilles det, at udgiften finansieres af Socialforvaltningens centrale kontorbudgetter
på funktion 6.45.51.1. Udgiften udgør ca. 0,2-0,4 pct. af kontorbudgetterne og
vil svare til, at der skal spares yderligere ca. 1 årsværk i centralforvaltningen.
Det
bemærkes, at processen igangsættes nu, uanset om Økonomiudvalget og Borgerrepræsentation
godkender den foreslåede finansiering. Såfremt den ikke godkendes, skal
Socialudvalget efterfølgende anvise alternativ finansiering.
Videre proces
Februar 2008 |
Der udarbejdes kommissorium for følgegruppe med repræsentanter for
brugere, pårørende og HSU (A- og B-side). Der indgås aftale om ekstern
konsulentbistand til projektstyring og kvalitetssikring af konkret forslag
til tilsynsmodel, udarbejdelse af udbudsmateriale samt udbudsforretning. |
Februar/marts 2008 |
Socialudvalget godkender kommissorium for følgegruppe. |
Februar- maj (juni) 2008 |
Beskrivelse af konkret forslag til tilsynsmodel, herunder evt.
afholdelse af temadrøftelse i SUD, temadag med relevante aktører og lignende. |
Maj-juni 2008 |
Det konkrete forslag til tilsynsmodel sendes i høring hos relevante
parter/organisationer. |
13. august 2008 |
Socialudvalget godkender konkret forslag til tilsynsmodel med
eksternt tilsyn. Forslaget indeholder en beskrivelse af, hvorledes
udbudsforretningen tilrettelægges, herunder inddragelse af medarbejdere i
det nuværende tilsyn i henhold til Lov om lønmodtagernes retsstilling ved
virksomhedsoverdragelse. De modtagne høringssvar vil være indarbejdet i
forslaget. Det næsten færdige udbudsmateriale vil være vedlagt indstillingen. |
August 2008 |
Udbudsmateriale færdiggøres og udbudsforretningen igangsættes. |
29. oktober 2008 |
Socialudvalget godkender valg af leverandør. |
U
ltimo 2008 |
Kontraktindgåelse. Tilsynsopgaven overdrages til privat leverandør. |
Det
bemærkes, at udbudsprocessen i Sundheds- og Omsorgsforvaltningen varede fra juni
2006 til marts 2007, hvor tilsyn med plejehjem blev overdraget til privat
leverandør. Tilsvarende forventer Socialforvaltningen at gennemføre et forløb
på 9 måneder frem til kontraktskrivning. Socialforvaltningen vurderer, at det
ikke er muligt at fremskynde processen yderligere. Dels af hensyn til
kvaliteten af den kravspecifikation, der udbydes (og dermed kvaliteten af de
tilbud, der kommer ind), dels af hensyn til bedst mulig dialog med
interessenter samt formel høringsproces forud for udvalgsgodkendelse, dels af
hensyn til medarbejderinddragelse og eventuel virksomhedsoverdragelse, og
endelig af hensyn til gældende udbudsretlige frister.
Bilag
- Oversigt
over politisk behandling
1.
Notat af 7.
januar 2008 om modeller for tilsyn
2.
Notat af 7.
januar 2008 om økonomi i forbindelse med udlicitering af tilsynsvirksomheden
3.
Referat af
ekstraordinært møde i Socialforvaltningens HSU mandag den 21. januar 2008
Anette
Laigaard