Stillingtagen til forvaltningernes frisættelsesarbejde

Se alle bilag

Økonomiudvalget (ØU) godkendte den 7. november 2017 en plan for et fornyet forsøg med frisættelse af navnlig lokale enheder ("frisættelsesforsøg 2.0"), jf. bilag 1. Forsøget indebærer, at der kan søges om fritagelse fra regler, der begrænser udførelsen af kerneopgaven, og at de omfattede enheder kan arbejde med nye og innovative måder at løse kerneopgaven på. På baggrund heraf har forvaltningerne udvalgt og forelagt for fagudvalgene, hvilke konkrete frisættelsesforsøg den enkelte forvaltning arbejder videre med.

Nærværende indstilling indeholder en overordnet beskrivelse af frisættelsesforsøget, herunder beskrivelse af indholdet i ØU’s beslutning af den 7. november 2017, samt den efterfølgende proces, herunder udarbejdelse af projektbeskrivelse, identifikation af konkrete frisættelsesforslag samt forelæggelse af disse for hoved-MED-udvalg og fagudvalg, ligesom det er beskrevet, hvorledes Det Centrale Samarbejdsorgan (CSO) er inddraget.

Det indstilles, at det over for Borgerrepræsentationen (BR) anbefales, at redegørelsen for forvaltningernes frisættelsesarbejde tages til efterretning. Endvidere har Kultur- og Fritidsforvaltningen (KFF) ønsket frisættelse fra en konkret BR-besluttet regel (det grundlæggende princip i cirkulæret om Københavns Kommunes Barselsfond om, at der skal ske ansættelse af en vikar i en midlertidig stilling for, at en arbejdsplads kan opnå refusion fra Barselsfonden). Det indstilles derfor tillige, at det over for BR anbefales, at det godkendes, at der sker frisættelse fra denne regel.

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget over for Borgerrepræsentationen anbefaler,

at nedenstående redegørelse for forvaltningernes planlagte arbejde med frisættelsesforsøg 2.0 tages til efterretning,
at det godkendes, at der i forsøgsperioden på Kultur- og Fritidsforvaltningens område sker frisættelse fra kravet i barselsfondscirkulæret om, at der skal ansættes en midlertidig medarbejder i barselsperioden for at opnå barselsrefusion, således at dette i stedet kan opfyldes gennem ansættelse af en fastansat medarbejder.

Problemstilling

Der blev i perioden fra 2014 til og med 2016 gennemført et forsøg med frisættelse af institutioner mv. i fire af kommunens forvaltninger – Børne- og Ungdomsforvaltningen (BUF), Kultur- og Fritidsforvaltningen (KFF), Socialforvaltningen (SOF) og Sundheds- og Omsorgsforvaltningen (SUF). En endelig evaluering af forsøget blev forelagt Borgerrepræsentationen (BR) den 15. december 2016. Det blev samtidig besluttet at pålægge Økonomiforvaltningen (ØKF) i samarbejde med de øvrige forvaltninger at vende tilbage med forslag til, hvordan fremtidige frisættelsesforsøg kan iværksættes.

Den 7. november 2017 godkendte ØU processen for frisættelsesforsøg 2.0, herunder at arbejdet med forberedelse af forsøget startede op i forvaltningerne den 1. januar 2018. ØU-beslutningen er vedlagt som bilag 1. I forlængelse heraf blev der udarbejdet en projektbeskrivelse for forsøget. Det overordnede formål med forsøget er at frigive mere tid til og øge kvaliteten i løsningen af kerneopgaven til gavn for borgerne og brugerne af kommunens ydelser.

På baggrund heraf har forvaltningerne udvalgt, hvilke frisættelser, de ønsker at arbejde med, og har efterfølgende forelagt dette for hoved-MED-udvalg og fagudvalg (med undtagelse af BUF, jf. underafsnittet "Proces fremmod forelæggelse af sag for ØU" nedenfor). Ligeledes er CSO blevet orienteret om forvaltningernes frisættelsesønsker den 29. november 2018.

Overordnede rammer for forsøget

ØU's beslutning af den 7. november 2017 omfattede valgfrihed mellem to modeller for det videre arbejde med frisættelse:

• Model a), der indebærer, at forvaltningen igangsætter en proces med henblik på at fastlægge en metode for identifikation af områder, hvor der er udfordringer i forhold til fokus på kerneopgaven. Denne identifikation sker under inddragelse af medarbejderne, og der tages som minimum udgangspunkt i indikatorerne kvalitet, trivsel og produktivitet. På baggrund af de identificerede områder opstilles der herefter relevante målepunkter, og der iværksættes egnede initiativer inden for rammerne af forsøget med henblik på at styrke fokus på kerneopgaven og på medarbejdernes muligheder for at løse den. Det fremgik af indstillingen, at man eksempelvis kunne tage udgangspunkt i metoden udviklet i forbindelse med partsprojektet ”Projekt Tillid” gennemført i samarbejde mellem Københavns Kommune og FOA (hvor BUF, SOF og SUF indgik som deltagende forvaltninger).

• Model b), der indebærer, at der i forvaltningens arbejde med frisættelsesforsøg 2.0 fokuseres på afbureaukratisering. Forvaltningen udarbejder en liste over regler, procedurer og arbejdsgange mv., der opleves som begrænsende for kerneopgaven. Der kan både være tale om interne regler i forvaltningen, fælles regler for hele Københavns Kommune eller eksterne regler, f.eks. lovregler eller overenskomstbestemmelser. Der arbejdes herefter videre med at udpege en række lokale enheder, som i forsøgsperioden vil være frisat fra de pågældende regler, procedurer mv.

Løsning

Konkret frisættelsesarbejde i forvaltningerne

ØKF har fra de enkelte fagforvaltninger modtaget tilbagemeldinger om, hvilken af de ovennævnte modeller de har valgt at anvende i forbindelse med deres arbejde med frisættelsesforsøg 2.0. BUF, SUF og Teknik- og Miljøforvaltningen (TMF) har oplyst, at de tager udgangspunkt i model a). Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen (BIF), KFF og SOF har oplyst, at de tager udgangspunkt i model b). I forhold til begge modeller har fokus navnlig været på frisættelsesarbejde på det decentrale niveau, det vil sige – afhængigt af forvaltningens organisation, opgaver mv. – institutioner, lokalområder, borgercentre eller lignende. På denne baggrund deltager ØKF ikke i projektet som forvaltning, idet der ikke er sådanne decentrale enheder i ØKF.

ØKF har ligeledes fra de enkelte fagforvaltninger i kommunen modtaget tilbagemeldinger om, hvilke konkrete forsøg, der påtænkes igangsat i de enkelte forvaltninger i forbindelse med frisættelsesforsøg 2.0, jf. bilag 2.

I forbindelse med forsøget på KFF’s område om fleksibel anvendelse af refusion fra KK’s barselsfond vil det fortsat være et krav, at refusionen fører til, at der ansættes en medarbejder ud over det antal, der ellers ville være ansat. Der skal således også i forbindelse med frisættelsesforsøget være tale om merbeskæftigelse, for at der kan opnås barselsrefusion. Herudover bemærkes det, at det i KFF's indstilling til Kultur- og Fritidsudvalget (KFU) fremgik, at KFF også påtænkte at arbejde videre med et forsøg om frisættelse fra krav om fysisk tilstedeværelse ved udstedelse af pas. KFU godkendte indstillingen fra KFF. Det har imidlertid efterfølgende vist sig, at forsøget ikke længere har de samme perspektiver for udviklingen af udstedelse af pas, da teknologien ikke længere er tidssvarende og ikke vil medføre reelle gevinster. På denne baggrund indgår dette forslag ikke i oversigten over forsøg under frisættelsesforsøg 2.0. KFF vil orientere KFU om dette.

Proces frem mod forelæggelse af sag for ØU

Som en del af processen har ØKF understøttet de forvaltninger, der har haft ønsker til frisættelser ud over eget ressortområde. De enkelte forvaltninger har i overensstemmelse med projektbeskrivelsen forelagt sager angående deres eget frisættelsesarbejde for fagudvalgene. I det omfang, der har været tale om ønsker til frisættelse fra konkrete regler, er forelæggelsen sket til godkendelse (dette har været tilfældet i KFF, jf. bilag 3). I øvrige tilfælde er forelæggelsen sket til orientering.

Da BUF i deres frisættelsesforsøg tager udgangspunkt i skolelederuddannelsen, som endnu ikke er startet op, er det forudsat, at de først orienterer fagudvalget på et senere tidspunkt. Hvis det i den forbindelse bliver aktuelt at ansøge om frisættelse fra ØU/BR-besluttede og/eller eksterne regler, vil der blive forelagt en separat sag herom.