Københavns Kommunes indkøbspolitik 2019-2022

Københavns Kommunes nuværende indkøbspolitik udløber med udgangen af 2018. Der skal derfor vedtages en indkøbspolitik for 2019-2022. Udkastet til indkøbspolitikken 2019-2022 blev behandlet i Økonomiudvalget den 2. oktober 2018 og sendt i høring i fagudvalgene. Høringen i fagudvalgene er afsluttet, og udkastet til indkøbspolitikken forelægges nu Økonomiudvalget med en indstilling om at anbefale Borgerrepræsentationen at godkende udkastet. Indkøbspolitikken vil herefter træde i kraft den 1. januar 2019.

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget over for Borgerrepræsentationen anbefaler,

1. at udkast til Københavns Kommunes indkøbspolitik 2019-2022, jf. bilag 5, godkendes.

Problemstilling

Københavns Kommunes nuværende indkøbspolitik udløber ved udgangen af 2018. Det betyder, at Borgerrepræsentationen skal vedtage en ny indkøbspolitik, som skal gælde fra 2019-2022.

Indkøbspolitikken sætter retningen for Københavns Kommunes arbejde med indkøb i perioden 2019-2022. Den fastsætter fælles rammer, retningslinjer og fokusområder for indkøb af varer og tjenesteydelser i hele kommunen. Indkøbspolitikken udarbejdes for at understøtte, at kommunen fremstår som én indkøbsorganisation og opnår de bedste indkøbsaftaler ift. kvalitet og effektivitet samt at der tages hensyn til bl.a. miljøet og samfundet i forbindelse med kommunens indkøb.

Løsning

Økonomiforvaltningen har udarbejdet vedlagte udkast til indkøbspolitikken i dialog med fagforvaltningerne, indkøbsfaglige fora, indkøbsmedarbejdere samt eksterne interessenter.

Udkastet består af følgende fem strategiske fokusområder, som tilsammen beskriver, hvad Københavns Kommune ønsker at have fokus på i forbindelse med indkøb frem mod 2022:

1. En mere professionel og effektiv indkøbsorganisation
2. Øget e-handel og digitalisering
3. Stærkere samarbejde med eksterne aktører
4. Mere ansvarligt og bæredygtigt indkøb
5. Fokus på innovation og vækst

Fokusområderne handler om, at Københavns Kommune vil være en endnu mere professionel og ef­fektiv indkøbsorganisation, der ligger i front ift. e-handel og digitalisering, aktivt samarbejder med andre aktører, bruger vores indkøbsvolumen til at påvirke markedet i en mere social ansvarlig og miljøvenlig retning samt bidrager til at udvikle innovative løsninger og produkter. Fokusområderne er inspireret af bl.a. KL’s fælleskommunale indkøbsstrategi 2017-2020, regeringens indkøbsudspil (2017) og regionernes fælles indkøbsstrategi frem mod 2022.

Hvert fokusområde består af målsætninger, som Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen allerede har truffet beslutning om, fx brug af Kvantum, mindre luftforurening fra tunge køretøjer og indsats mod social dumping, samt nye indsatsområder, som beskriver, hvad Københavns Kommune ønsker at arbejde med frem mod 2022.

Tilsammen stiller de politiske målsætninger og nye indsatsområder mange forskelligartede krav til kommunens arbejde med indkøb, fx ift. omkostninger, effektivitet, kvalitet og miljø, og indkøbspolitikken skal balancere Københavns Kommunes fokus på løbende at reducere omkostningerne, så indkøbsområdet fortsat bidrager med effektiviseringer, med kommunens ambition om at tage hensyn til fx miljø, klima og sociale forhold samt bekæmpe skatteunddragelse og hvidvask ved indkøb. 

Høring i fagudvalgene

Økonomiudvalget behandlede udkastet til indkøbspolitikken den 2. oktober 2018 og sendte det i høring i fagudvalgene fra 3. oktober – 1. november 2018.

Udkastet har fået positive tilbagemeldinger fra alle fagudvalg. De bemærkninger, som fagudvalgene har haft, er generelt gået på, at indkøbspolitikkens fokus bør være på effektivisering, organisering af indkøbsområdet, bedre vareudbud, billigere indkøbsaftaler og forbedring af brugervenligheden af Kvantum Indkøb. Af bilag 2 fremgår en sammenfatning af fagudvalgenes bemærkninger, af bilag 6 fremgår fagudvalgenes fulde høringssvar, og af bilag 3 fremgår en oversigt over de ændringer, der er foretaget siden Økonomiudvalget sidst behandlede udkastet til indkøbspolitikken.

Ændring vedrørende grøn leverandørtransport

Den væsentligste ændring som følge af høringsvarene er, at beskrivelsen af indsatsen omkring fremme af grøn leverandørtransport er tilpasset, så det nu fremgår, at når den med Budget 2019 besluttede analyse er færdig i marts 2019, skal det afdækkes, om og hvordan Københavns Kommune mest hensigtsmæssigt kan øge miljøkravene til leverandørtransport.

Beslutning om, at endelig dom for hvidvask er en udelukkelsesgrund

Økonomiudvalget besluttede desuden den 20. november 2018 at gøre endelig dom for hvidvask til en udelukkelsesgrund i alle Københavns Kommunes fremtidige udbud og aftaler. Denne beslutning er blevet indarbejdet i udkastet til indkøbspolitikken. Således er indkøbspolitikken nu med til at understøtte, at virksomheder, som er endelig dømt for hvidvask, er udelukket fra at byde på kommunens udbud, og at kommunen har ret til at ophæve kontrakten i situationer, hvor en virksomhed er endeligt dømt for overtrædelse af hvidvaskreglerne.

Ændring vedrørende arbejdet med cirkulær økonomi

På baggrund af Borgerrepræsentations beslutning den 22. november 2018 om, at der skal udarbejdes et forslag om muligheder for at fremme cirkulær økonomi i kommunens egne indkøb ved at indføre obligatoriske emballagekrav i udbud, som understøtter en sortering af emballage, er afsnittet Mere ansvarligt og bæredygtigt indkøb blev opdateret, så emballagekrav nu indgår som et eksempel på, hvordan Københavns Kommune evt. kan bidrage til at ressourcer i højere grad genanvendes. 

Ændring vedrørende arbejdet med at stille miljø- og klimakrav i udbud

Den 20. november 2018 traf Teknik- og Miljøudvalget beslutning om Teknik- og Miljøforvaltningens detailbudget for 2019. Beslutningen indebærer, at bidraget til bæredygtige indkøb ophører, og at 1,7 årsværk (to stillinger) nedlægges fra 2019. De to stillinger udgør, sammen med en midlertidig bevilling der også udløber i 2018, Team Grønne Indkøb, der i dag løser en række opgaver vedrørende bæredygtige indkøb.

På baggrund af Teknik- og Miljøudvalgets beslutning har Økonomiforvaltningen tilpasset i udkastet til indkøbspolitikken således, at de opgaver, der tidligere fremgik af appendix 1 under Teknik- og Miljøforvaltningen, ikke længere fremgår her, men at Økonomiforvaltningen fremadrettet overtager opgaven med at sikre, at de klima- og miljøkrav, som Borgerrepræsentationen har besluttet skal stilles i forbindelse med udbud, er tilgængelige for fagforvaltningerne og rådgive fagforvaltningerne om miljø- og klimakrav i forbindelse med udbud. Desuden er der foretaget en række yderligere ændringer, jf. bilag 3, så der ikke længere henvises til Team Grønne Indkøb i indkøbspolitikken.

Tiltag for at øge brugervenlighed og effektiviseringer på indkøbsområdet

Af bilag 4 fremgår en status på tiltag ift. Kvantum Indkøb, som er den digitale indkøbsløsning i Københavns Kommune. Den viser bl.a., at der er igangsat en række initiativer inden for aftaledækning, brugervenlighed og søgefunktionalitet, undervisning, support, rapporter, ledelsesfokus og kommunikation for at øge indkøbsmedarbejdernes brug af Kvantum Indkøb og compliance – det vil sige andelen af varer købt på en indkøbsaftale gennem Kvantum Indkøb.

Derudover samarbejder Økonomiforvaltningen og fagforvaltningerne om at øge aftale- og katalogdækningen, så indkøbsmedarbejdernes indkøbsbehov i endnu højere grad bliver imødekommet. 

Status viser også, at indkøbsordrecompliance – det vil sige andelen af modtagne fakturaer, der har et Kvantum indkøbsordrenummer påført – er stigende. Ultimo oktober var indkøbsordrecompliance 13,3 pct., hvilket er en fremgang på over 2 pct. point siden september. Med indkøbspolitikken arbejdes der videre med den politisk besluttede målsætning om 95 pct. ved udgangen af 2021.

Med indkøbspolitikken, og i forlængelse af beslutningen i Budget 2019 om styrket indkøbsorganisation vil der være et særligt fokus på at styrke organiseringen af indkøbsområdet og på at indgå bedre og billigere indkøbsaftaler. Økonomiforvaltningen er i samarbejde med forvaltningerne ved at udarbejde oplæg til styrket indkøbsorganisering, der kan understøtte, at Københavns Kommune kan hente yderligere effektiviseringer på indkøbsområdet. Dette vil indgå i overførselssagen 2018/19.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser. Forvaltningernes arbejde med de målsætninger og indsatsområder for indkøbsområdet, som nævnes i indkøbspolitikken og finansieres inden for forvaltningernes nuværende ramme.

Videre proces

Såfremt Økonomiudvalget træffer beslutning om at anbefale Borgerrepræsentationen at godkende vedlagte udkast til indkøbspolitikken 2019-2022, vil det blive forelagt Borgerrepræsentationen på mødet den 13. december 2018. Såfremt Borgerrepræsentationen godkender udkastet, vil indkøbspolitikken træde i kraft den 1. januar 2019.

Peter Stensgaard Mørch                         /Mads Grønvall

Dagsordenspunkt 5: Københavns Kommunes indkøbspolitik 2019-2022 (2018-0302834)

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 4. december 2018

Et samlet Økonomiudvalg fremsatte følgende ændringsforslag til tilføjelse af nyt at-punkt:

"At Økonomiforvaltningen i samarbejde med relevante forvaltninger i forbindelse med revision af indkøbspolitikken ser på, om socialøkonomiske virksomheder kan indarbejdes som en del af indkøbspolitikken."

Ændringsforslaget blev vedtaget uden afstemning.

Den herved ændrede indstilling blev herefter anbefalet over for Borgerrepræsentationen uden afstemning.

Venstre afgav følgende protokolbemærkning

"Venstre bakker op om kommunens indkøbspolitik, men mener, at politikken på følgende tre områder kunne præciseres:

1) Ambitionerne om at være foregangskommune må ikke spænde ben for, at borgerne får den bedste kvalitet. Når f.eks. Sundheds- og Omsorgsforvaltningen medgiver, at de ældre på plejehjemmene kunne få mad af højere kvalitet og med mere næring, hvis vi ikke havde så højt et økologikrav, er det i vores optik kommet for vidt.

2) Compliancemålene (opgjort som, hvor meget der købes gennem Kvantum) er på nogle områder urealistiske. I Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen købes der pt 2% gennem Kvantum, hvorfor det forekommer urealistisk at nå op på 70% i 2019 stigende til 95% i 2021.

3) Københavns Kommune bør som udgangspunkt altid bruge SKI-aftaler. Det skaber kompleksitet og dobbeltarbejde, at man i kommunens forvaltninger bruger ressourcer på at lave egne udbud på områder, som allerede er dækket af SKI-aftaler."

Det Konservative Folkeparti afgav følgende protokolbemærkning:

"Det Konservative Folkeparti ønsker en indkøbspolitik i Københavns Kommune, der prioriterer virksomheder og produkter der understøtter en grøn og bæredygtig profil, samt anvendelse af vedvarende energi. Vi ønsker, at Københavns Kommune går forrest med, ikke kun at vurdere indkøb på pris, men også om produkterne er miljøvenlige. Det Konservative Folkeparti ønsker, at kommunen også tænker på det samlede CO2 regnskab ved, at kommunens indkøb ikke skal transporteres over lange distancer. Derudover må der ikke kun være en udbyder af produktet, så monopol undgås. Der kan dog dispenseres fra sidstnævnte, såfremt at der er tale om et nytænkende produkt under udvikling, og hvor der derfor endnu ikke er andre udbydere."