Revisionsrapport - Regnskabsføring, forretningsgange og interne kontroller

Med denne sag forelægges Økonomiudvalget den første revisionsrapport i årets løbende revision. Kommunens interne og eksterne revision undersøger i den løbende revision, om kommunen administrerer i overensstemmelse med gældende love og regler. Denne rapport vedrører økonomiområdet.

Revisionen har fire observationer vedrørende kommunens administration af økonomiområdet, to målrettet alle forvaltninger og to målrettet Økonomiforvaltningen. Til alle forvaltninger gives en rød (prioritet 1) vedrørende kreditor (håndtering af fakturaer) og en gul (prioritet 2) vedrørende intern handel (handel mellem kommunens forvaltninger). Til Økonomiforvaltningen gives en rød (prioritet 1) vedrørende den generelle regnskabsføring i Økonomiforvaltningen, samt en grøn (prioritet 3) vedrørende bankprocessen.

Økonomiforvaltningen har indhentet handlingsplaner til de forhold, der påtales i rapporten. Rapporten er udarbejdet på baggrund af observationer gjort i august og september, og beskriver blandt andet en række forhold, som indgår i det igangværende arbejde i Koncernservice omkring forankring af driftsprocesser i Kvantum. På nuværende tidspunkt er en række af forholdene således afsluttet.

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,

1. at Deloitte og Intern Revisions revision af regnskabsføring, forretningsgange og interne kontroller samt de udarbejdede handlingsplaner tages til efterretning.

Problemstilling

Revision af kommunens regnskabsføring, forretningsgange og interne kontroller er en del af den lovpligtige revision og indgår i grundlaget for revisionens påtegning af Københavns Kommunes årsregnskab. Revisionens formål er at undersøge, om området administreres betryggende og i overensstemmelse med Borgerrepræsentationens beslutninger, gældende love og andre forskrifter samt med indgåede aftaler og sædvanlig praksis, endvidere at foretage en kritisk gennemgang af forretningsgange og de kontroller, der er etableret på området.

Revisionen af regnskabsføring og interne kontroller har resulteret i fire punkter, kreditorområdet i forvaltningerne (prioritet 1 - rød), kommunens interne handel (prioritet 2 - gul), bankprocessen i Økonomiforvaltningen (Koncernservice) (prioritet 3 - grøn) og den generelle regnskabsføring i Økonomiforvaltningen (Koncernservice) (prioritet 1 - rød). Observationerne samt status og handleplaner hertil, gennemgås i løsningsafsnittet. Alle observationer fremgår af rapporten, som er vedlagt som bilag 1, mens tilhørende handleplaner fremgår af bilag 2.

Økonomiforvaltningen bemærker, at der i forbindelse med aflæggelsen af regnskab 2018 er et særligt fokus på korrekt afstemning af balancekonti, samt den generelle håndtering af kommunens debitorprocesser i debitorsystemet Opus Debitor, udover observationerne i nærværende rapport. Økonomiudvalget vil modtage rapportering på status for disse fokusområder på mødet den 11. december 2018, hvor status for handleplaner til revisionsbemærkningerne til regnskab 2017 forelægges udvalget. 

Løsning

I nedenstående gennemgås den aktuelle status på alle bemærkninger. En række forhold indgår i det igangværende arbejde med at forankre driftsprocesserne i Kvantum og der er gjort en række tiltag for at imødekomme forholdene siden revisionen gennemførte sine kontroller medio september, hvor Koncernservice ikke i tilstrækkelig grad løste regnskabsopgaverne.

Revisionen anbefaler, at Økonomiforvaltningen nedsætter en task force, det frem til lukningen af regnskabet skal følge tæt op på alle udeståender og opmærksomhedspunkter i forbindelse med regnskabet. Økonomiforvaltningen tilslutter sig denne anbefaling og har nedsat en task force med deltagelse af Intern Revision.

Revisionen konstaterer, at kommunen bestand af ubehandlede fakturaer i workflow (fakturapuljen) er for høj, hvilket betyder, at udgifterne ikke er indregnet i kommunens driftsregnskab. Hertil kommer, at der er en mængde åbne indkøbsordrer og indkøbsvogne, som skal håndteres.

Det fremgår af revisionsrapporten, at der pr. den 18. september 2018 var 32.302 fakturaer for i alt 1,12 mia.kr. i workflow. De fordelte sig som følger:

Tabel 1 – Fakturaer i workflow pr. 18. september 2018

Status pr. den 27. november 2018 var 25.030 fakturaer for i alt 1,08 mia. kr. De fordelte sig som følger:

Tabel 2 – Fakturaer i workflow pr. 27. november 2018

Det ses her, at der særligt er sket et fald siden september 2018 i antallet af fakturaer, der er mere end 30 dage gamle. Niveauet i fakturapuljen svarer til niveauet i KØR, hvor der løbende var 25-30.000 fakturaer i flow til en samlet sum mellem 0,9 og 1,1 mia. kr.

Det er kommunens revisors vurdering, at der ikke bør være fakturaer, der er mere end ti dage gamle i fakturapuljen, idet det giver tilstrækkelig tid til både dispatch i Koncernservice og efterfølgende behandling i forvaltningen.

Ved revisionens gennemgang var der ubehandlede 3.752 indkøbsordrer til en samlet værdi af 55 mio. kr. pr. 4. oktober 2018. Den aktuelle status pr. den 21. november 2018 er 3.891 ubehandlede indkøbsordrer til en samlet værdi af 55 mio. kr.

Alle forvaltninger oplyser, at man arbejder målrettet med sikre behandling af alle fakturaer og åbenstående indkøbsvogne frem mod regnskabsafslutningen. Alle forvaltninger laver målrettet kommunikation på området, hertil kommer øget ledelsesinformation og direkte kontakt til de medarbejdere, der mangler at godkende fakturaer eller indkøbsvogne. Til brug for dette har Koncernservice siden primo 2018 én gang ugentligt, samt de sidste syv arbejdsdage i hver periodeudsendt rapportering til forvaltningerne til brug for opfølgning på fakturaer.

Økonomiforvaltningen bemærker, at indkomne fakturaer løbende skal behandles, så de indgår i den daglige økonomistyring, samt forvaltningernes budgetopfølgning. Ved lukningen af regnskabet må der udelukkende være fakturaer i fakturapuljen, som enten er på hold, eller kan henføres til 2019. 

Bemærkningen er rettet mod forvaltningerne, som har udarbejdet handlingsplaner hertil.

Revisionen konstaterer, at en stor del af kommunens økonomi er baseret på intern handel, der i 2018 gennemføres vis masseposteringsark, da der endnu ikke er en systemunderstøttet proces. Manglende afregning af intern handel kan medføre forkerte regnskaber på de enkelte organisationer, samt et stort øget arbejdspres ved lukningen af regnskabet.

Revisionen anbefaler, at der laves en særlig indsats for at sikre, at alle forvaltninger er ajour forud for regnskabsafslutningen. Økonomiforvaltningen har på baggrund heraf taget kontakt til alle forvaltninger, som har oplyst at man gennemgående er ajour med intern handel. Der udestår dog en række afregninger fra Socialforvaltningen, Økonomiforvaltningen og Teknik- og Miljøforvaltningen, disse forventes håndteret inden lukningen af regnskabet. Økonomiforvaltningen vil følge særskilt op på status for intern handel frem mod årsafslutningen. 

Revisionen konstaterer, at der ved gennemgangen var bankmellemregningskonti med saldi, som skulle have været udposteret til driften. Det konstateres videre, at der laves afstemninger af en tilfredsstillende kvalitet.

Koncernservice oplyser i sin handleplan, at forholdene er løst, samt at alle bankkonti i Kvantum ved udgangen af oktober måned 2018 stemte med saldi i banken. 

Bemærkningen er rettet mod Økonomiforvaltningen (Koncernservice), som har udarbejdet handlingsplaner hertil.

Revisionen konstaterer, at der helt eller delvist udestår afstemning og håndtering af væsentlige driftsopgaver, der har betydning for validiteten og nøjagtigheden i regnskabsregistreringer og økonomirapporteringen. Revisionens observationer er gennemført i september, der er siden sket store fremskridt på flere områder, hvilket afspejles i den aktuelle status på forholdene.

Bemærkningen indeholder en række underpunkter, hvor til status gennemgås i nedenstående:

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser. 

Videre proces

Denne indstilling er den første vedrørende den løbende revision af 2018. Det forventes, at der ultimo 2018 kommer en løbende revisionsrapport om lønområdet, samt at der primo januar 2019 kommer en rapport vedrørende nøglekontroller på udvalgte processer, herunder autorisationer, B-indkomst, Nemkonto og bilagskontrol.

I forlængelse af revideringen af årsregnskabet udarbejder revisionen en revisionsberetning, hvor der tages stilling til hvilke bemærkninger, der skal lukkes eller videreføres. Revisionsberetningen for regnskab 2018 afleveres til kommunen senest den 1. juni 2019 og vil herefter blive forlagt Økonomiudvalget.

Peter Stensgaard Mørch / Mads Grønvall

Dagsordenspunkt 2: Revisionsrapport - Regnskabsføring, forretningsgange og interne kontroller (2018-0300054)

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 4. december 2018

Chefen for Intern Revision, Jesper Andersen, var til stede under behandlingen af dagsordenspunktet af hensyn til sagens oplysning.

Indstillingen blev taget til efterretning uden afstemning.