Eksekvering: Status på implementering af driftsprojekter og hensigtserklæringer, 4. opfølgning 2012

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,

1.      at Økonomiudvalget godkender, at opfølgningen på budget 2013 følger principperne fra "styr på eksekveringen" (jf. ØU 8.11.2011), som tilsiger, at driftsprojekter og hensigtserklæringer følges op af de relevante fagudvalg. Status for udvalgene forelægges minimum primo, medio og ultimo 2013 mhp. koordinering af offentliggørelse på kk.dk. Overblik over samtlige driftsprojekter og hensigtserklæringer fra Budget 2013, fremgår af bilag 1,

2.      at Økonomiudvalget, i overensstemmelse med principperne fra "styr på eksekveringen", udover egne driftsprojekter og hensigtserklæringer, følger status på udvalgte driftsprojekter og hensigtserklæringer fra de øvrige forvaltningsområder, jf. bilag 2,

3.      at status på implementeringen af Økonomiudvalgets driftsprojekter og hensigtserklæringer fra budget 2013, samt status på implementeringen af udvalgte driftsprojekter og hensigtserklæringer fra Budget 2013 fra de øvrige udvalgsområder, jf. bilag 2, tages til efterretning,

4.      at status på implementeringen af Økonomiudvalgets driftsprojekter og hensigtserklæringer fra tidligere politiske aftaler, samt status på implementeringen af udvalgte driftsprojekter og hensigtserklæringer fra tidligere politiske aftaler for de øvrige udvalgsområder, jf. bilag 3, tages til efterretning,

5.      at evalueringen af opfølgningen på driftsprojekter og hensigtserklæringer tages til efterretning, jf. bilag 4.

Økonomiudvalget tiltrådte ”Styr på eksekvering 1.0” den 8. nov. 2011, hvor der blev iværksat en række initiativer, som skal sikre en hurtig og effektiv eksekvering af de politiske beslutninger i Københavns Kommune. Blandt andet blev det  besluttet, at udvalgene har ansvaret for at følge op på status på implementering af deres egne driftsprojekter og hensigtserklæringer, samt at Økonomiudvalget udover egne driftsprojekter og hensigtserklæringer, kvartalvist forelægges status på udvalgte driftsprojekter og hensigtserklæringer fra de øvrige udvalgsområder. Med denne indstilling lægges der op til, at opfølgningen på budget 2013 følger principperne fra "Styr på eksekveringen".

For at sikre en ensartet opfølgning på nuværende års budget og tidligere budgetaftalers flerårige uafsluttede initiativer, er det endvidere besluttet, at hvert enkelt udvalg skal følge op på egne flerårige initiativer fra tidligere aftaler i sammenhæng med, og i samme form, som opfølgningen på nuværende års budget (ØU 13.12.2011).

ØU besluttede med indstillingen om "Styr på eksekveringen 1.0", at der skal igangsættes en evaluering af styr på eksekveringen senest et år efter at initiativet er påbegyndt. Resultaterne af evalueringen af opfølgningen på driftsprojekter og hensigtserklæringer indgår i denne indstilling, mens resultaterne af evaluering af anlægsopfølgningen behandles med indstilling om Anlægsoversigt og Fast Track.

Med denne indstilling præsenteres Økonomiudvalget for status på implementering af Økonomiudvalgets egne driftsprojekter og hensigtserklæringer, samt udvalgte driftsprojekter og hensigtserklæringer fra de øvrige udvalgsområder fra budget 2013 samt fra tidligere politiske aftaler. Siden seneste opfølgning er Budget 2013 blevet vedtaget, hvilket vil sige, at der fremadrettet også skal følges op på Økonomiudvalgets initiativer fra denne aftale, samt udvalgte initiativer fra de øvrige udvalgsområder. Der lægges med indstillingen op til, at fremdriften i initiativerne fra Budget 2013, ligesom for Budget 2012, som udgangspunkt skal følges op af det relevante fagudvalg, jf. ØU 8.11.2011. Af bilag 1 fremgår et samlet overblik over driftsprojekter og hensigtserklringer fra Budget 2013.

Herudover præsenteres Økonomiudvalget også for status på implementering af Økonomiudvalgets egne driftsprojekter og hensigtserklæringer, samt udvalgte driftsprojekter og hensigtserklæinger fra de øvrige udvalgsområder, fra tidligere politiske aftaler.

Opfølgning på driftsprojekter og hensigtserklæringer for Budget 2013 fremgår af bilag 2 og opfølgning på driftsprojekter og hensigtserklæringer fra tidligere politiske aftaler fremgår af bilag 3.

For at gøre det muligt at få et hurtigt overblik over fremdriften i initiativerne, er det aftalt mellem forvaltningerne, at der anvendes et ”trafiklys” i forhold til forventet overholdelse af tidsfrist og såfremt initiativet råder over et budget, i forhold til forventet overholdelse af budget.

Tidsfristen indbefatter både en startdato og en slutdato. Oftest vil det dog kun være en af datoerne der har egentlig relevans og derfor er anvendt. Er der f.eks. tale om en længerevarende driftsbevilling er det startdatoen der er interessant, men er der derimod tale om eksempelvis initiativer der skal indgå i budgetforhandlingerne, vil det være slutdatoen der er af betydning. For de initiativer der er tildelt en bevilling, er bevillingen fordelt ud på årene 2013-2016. Midler efter 2016 fremgår ikke af opfølgningslisten. Tidsplan og Budget er i opfølgningen markeret ud fra følgende kriterier:

Status på initiativer fra budget 2013
Siden seneste opfølgning er Budget 2013 blevet vedtaget, og indgår derfor for første gang i opfølgningen til Økonomiudvalget. Økonomiudvalget har (med)ansvaret for ialt 55 driftsprojekter og hensigtserklæringer og derudover følges op på 22 projekter fra de øvrige udvalgsområder. Her er dog endnu ingen afvigelser ift. tidsplan og budget, bl.a. fordi de fleste initiativer først for alvor igangsættes primo 2013. Opfølgningen på de ialt 77 projekter fremgår af bilag 2.

Der lægges med indstillingen op til, at opfølgningen på Budget 2013 følger principperne fra "Styr på eksekveringen", som tilsiger, at driftsprojekter og hensigterklæringer som udgangspunkt følges op af de relevante fagudvalg. Status for udvalgene forelægges minimum primo, medio og ultimo 2013 mhp. koordinering af offentliggørelse på kk.dk. Formen for opfølgningen er op til det enkelte udvalg.  

Status på initiativer fra tidligere politiske aftaler (Overførselssag 11-12, Budget 2012, Budget 2011) 
Siden seneste opfølgning er i alt 25 initiativer blevet afsluttet. Der resterer i alt 33 igangværende initiativer på opfølgningslisten fordelt mellem Økonomudvalget, og de øvrige udvalg. Opfølgningen på initiativerne fremgår af Bilag 3.

Under Økonomiudvalget er der i alt 21 igangværende initiativer. Af ØKF's 21 initiativer forventes fire at være mere end tre måneder forsinket. Det drejer sig om de tværgående initiativer Selvbetjeningsløsninger på personaleområdet og Modernisering på telefoniområdet samt Udarbejdelse af strategi for Valby Idrætspark og Udbygning og modernisering af Bispebjerg Hospital. Herudover forventes initiativerne Centralisering af arbejdsskadeordningen, Etablering af standardiserede arbejdsgange på alle personaleadministrative processer og Biobrændsel i kraftvarmeproduktionen at være op til tre måneder forsinket, og er derfor markeret med gul. De resterende 15 projekter forventes at overholde tidsplanen. De af Økonomiudvalgets initiativer der er tildelt budget, forventes at overholde det, pånær Frivillig voksne mentorer, som forventer et mindreforbrug.

Udover de 21 initiativer under Økonomiudvalget, eller som Økonomiudvalget deltager i, sker der opfølgning på yderligere 12 initiativer fra de seks øvrige forvaltninger. Heraf forventes to projekter at være op til tre måneder forsinket. Det drejer sig om Filmfond og Færre erhvervsafgifter - afskaffelse af afgifter på udeservering. De initiativer der har et budget, forventes at overholde det.

Evaluering af opfølgning på driftsprojekter og hensigtserklæringer
ØU besluttede ved behandlingen af "Styr på eksekveringen 1.0", "at der gennemføres en evaluering af "Styr på eksekveringen", så det sikres, at de administrative ressourcer bruges på områder med størst mulig effekt og i overensstemmelse med de politiske prioriteringer. Der igangsættes en evaluering senest et år efter at initiativet er påbegyndt."

ØKF har på denne baggrund anmodet forvaltningerne om at evaluere "Styr på eksekveringen", herunder anlægsopfølgningen til ØU og fagudvalgene, samt opfølgning på driftsprojekter og hensigtserklæringer til ØU og fagudvalgene. I denne indstilling indgår resultaterne af evalueringen af driftsprojekter og hensigtserklæringer.  

Nogle forvaltninger udtrykker, at opfølgningen på driftsprojekter og hensigtserklæringer ikke umiddelbart bidrager med merværdi (SUF), herunder også opfølgningen til ØU på de udvalgte projekter fra de øvrige udvalgsområder, idet der er tale om et udsnit af udvalgenes projekter (BIF,´TMF), som ikke nødvendigvis er de væsentligste for forvaltningerne (BUF). Endvidere peges der på en række mindre forbedringspotentialer.

Økonomiforvaltningens vurdering er, at det er væsentligt at der fortsat følges op på kommunens driftsprojekter og hensigtserklæringer mhp. at sikre, at de politiske beslutninger implementeres som forudsat. Opfølgningerne tjener endvidere det formål at holde kommunens borgere orienteret om fremdriften i projekterne. Der er derfor med indstillingen lagt op til, at opfølgningen fortsat følger principperne fra styr på eksekveringen, som tilsiger, at udvalgene har ansvaret for at følge status på deres driftsprojekter og hensigtserklæringer, og at formen for opfølgningen er op til udvalgene selv. Økonomiudvalget følger endvidere status på udvalgte driftsprojekter og hensigtserklæringer fra de øvrige udvalgsområder.

Der er forskel i kadence på udvalgenes opfølgning på driftsprojekter og hensigtserklæringer, idet nogle udvalg følger status kvartalsvist, mens andre udvalg følger status 3 gange årligt ifm. prognoserne, halvårligt, eller ikke følger op udover deres udmøntningssag. Mhp. at sikre større grad af koordinering ift. offentliggørelse på kk.dk, indstilles det med 1. at punkt, at opfølgningen til udvalgene fremadrettet sker minimum primo, medio og ultimo året. Økonomiforvaltningen vil stå for publiceringen.

Ift. de forbedringspotentialer som forvaltningerne peger på, er flere af dem initiativer, som ØKF allerede har fokus på, og fortsat vil have fokus på i de videre opfølgninger, sammen med forvaltningerne. Nærmere beskrivelse af forvaltningernes evalueringer fremgår af bilag 4.

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Statuslisten vil blive publiceret på kommunens hjemmeside.

Næste status for budget 2013 og den fortsatte opfølgning på tidligere politiske aftaler vil blive forelagt Økonomiudvalget den 19. marts 2013.