Prognosecirkulære

1.                   Prognosecirkulære

Økonomiudvalget anmodes om at godkende prognosecirkulæret som Københavns Kommunes retningslinjer for rapportering af regnskabsprognoser.

INDSTILLING OG Beslutning

Problemstilling

Økonomiudvalget anmodes om at godkende retningslinjer mv. for aflæggelse af regnskabsprognoser i Københavns Kommune, jf. bilag 1.

Løsning

Prognosecirkulæret skal ses i forlængelse af Økonomiudvalgets budgetseminar i august 2007, hvor det blev drøftet, hvorledes regnskabsprognoserne kan forelægges udvalgene hurtigere end i dag samt Revisionsdirektoratets særberetning til Borgerrepræsentationen om "Københavns Kommunes generelle økonomistyring" fra 2005, der foreslog en mere hensigtsmæssig tilrettelæggelse af budget-, aktivitets- og resultatopfølgningen.

Prognosecirkulæret medfører, at krav, retningslinjer og tidsplan for udvalgenes indberetning af forventet regnskab mv. til Økonomiforvaltningen i løbet af året, er fastlagt inden årets begyndelse. Prognosecirkulæret erstatter dermed de indkaldelsesbreve, som Økonomiforvaltningen har udsendt i forbindelse med regnskabsprognoserne hhv. i april, august og oktober. Økonomiforvaltningen vil dog forbeholde sig retten til at supplere indberetningskravene, såfremt ændret lovgivning eller styringsmål forudsætter dette.

Samlingen af krav, retningslinjer og tidsplan for prognosearbejdet i et prognosecirkulære medfører, at udvalgene/forvaltningerne kan tilrettelægge deres arbejde vedr. regnskabsprognoserne mere hensigtsmæssigt, idet de relevante fakta (indberetningskrav samt tidsplan) vil være til rådighed langt tidligere end i dag.

I forbindelse med udarbejdelsen af prognosecirkulæret er indberetningskravene samt tidsfrister blevet korrigeret, således at det er muligt at forelægge udvalgene regnskabsprognoserne hurtigere end i dag. Denne proces har medført, at kvartalsregnskab samt særskilt opfølgning på ydelser/aktiviteter/enhedspriser og mål bortfalder som selvstændige indberetninger. Det er dog Økonomiforvaltningens opfattelse, at opfølgning på kvartalsregnskab samt ydelser mv. stadig bør være en fast del af den løbende opfølgning i forvaltningerne.

Som følge af de korrigerede indberetningskrav er tidsplanen for prognosearbejdet også blevet korrigeret, således at Københavns Kommunes samlede regnskabsprognose kan forelægges Økonomiudvalget ca. 3 uger tidligere end i dag, jf. bilag 2, og i overensstemmelse med Borgerrepræsentationens hensigtserklæring om hurtigere prognoser (BR 371/07).

Forudsætningerne for hurtigere prognoser er blandt andet,

-     at indberetning af kvartalsregnskab samt særskilt opfølgning på ydelser og enhedspriser bortfalder.

-     at udvalgene tilpasser deres mødekalender, sådan at prognoserne er udvalgsgodkendt inden udgangen af den pågældende måned.

-     at prognosen afleveres i BR sekretariatet en uge senere end i den nuværende praksis, således at prognosen afleveres mandag ugen inden ØU mødet i stedet for mandag 2 uger inden mødet.

Den afkortede proces for regnskabsprognoserne, jf. ovenfor, medfører, at der er identificeret problemer med udvalgsgodkendelsen af udvalgenes prognoser i 2008, idet udvalgenes mødekalendere for 2008 allerede var fastlagt ved udarbejdelsen af prognosecirkulæret, herunder tidsplan. Som følge af de identificerede problemer har Økonomiforvaltningen udarbejdet et notat, der beskriver, hvordan problemerne med udvalgsgodkendelse håndteres i 2008, jf. bilag 3. Løsningsforslagene i bilag 3 indebærer, at enkelte udvalg har behov for at eftersende regnskabsprognoserne eller evt. flytte udvalgsmøder.

Prognosecirkulæret har været i høring hos forvaltningerne. Økonomiforvaltningen har indarbejdet forvaltningernes kommentarer i prognosecirkulæret i det omfang, det har været muligt. Høringssvarene har desuden afstedkommet, at Økonomiforvaltningen udarbejder en vejledning til regnskabsprognoserne. Vejledningen vil redegøre for præcis, hvad der skal indberettes i de forskellige skemaer samt hvordan dette gøres. Vejledningen vil blive placeret på Økonomiportalen senest ultimo januar 2008.

Udover vejledningen til regnskabsprognoser kan også prognosecirkulære inklusiv indberetningsskemaer samt en opdateret tidsplan finde s på Økonomiportalen, når dette er godkendt af Økonomiudvalget.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Bilag

1.      Prognosecirkulære med bilag

2.      Tidsplan for prognoser før og efter

3.      Udvalgsgodkendelse 2008

         Claus Juhl                                        /Bjarne Winge