Organisationsmodeller for fritidslivet - efter høring (Kultur- og Fritidsudvalget)

DAGSORDEN

for ordinært møde tirsdag den 4. december 2001

Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller, at Kultur- og Fritidsudvalget anbefaler Økonomiudvalget,

at Borgerrepræsentationen godkender, at udkast til kontrakt mellem KI og Kultur- og Fritidsudvalget forhandles af Kultur- og Fritidsforvaltningen med KI's nuværende bestyrelse

at Borgerrepræsentationen godkender, at udkast til kontrakt mellem KUC og Kultur- og Fritidsudvalget forhandles af Kultur- og Fritidsforvaltningen med KUC's nuværende bestyrelse

at Borgerrepræsentationen godkender, at udkast til koncept for driftsaftale med KUC's og KI's anlæg og huse danner rammen for de aftaler som KUC's og KI's bestyrelse indgår med de lokale brugerbestyrelser

at Borgerrepræsentationen godkender, at Kultur- og Fritidsforvaltningen udarbejder udkast til kontrakt mellem Kultur- og Fritidsudvalget og de huse, der eventuelt udskilles fra KUC/bydelene som selvejende institutioner. Udkast til kontrakt udarbejdes med udgangspunkt i udkast til kontrakt mellem KUC og Kultur- og Fritidsudvalget.

at Borgerrepræsentationen godkender det forslag til principper for valgprocedurer med videre af henholdsvis bestyrelsen og de lokale bestyrelser, således som dette er beskrevet i forslaget til rammerne for vedtægterne, og således at Kultur- og Fritidsforvaltningen, i samarbejde med KI og KUC, kan arbejde videre med de foreslåede modeller

at Borgerrepræsentationen godkender, at Kultur- og Fritidsforvaltningen arbejder videre med en forudsætning om, at de nuværende selvejende institutioner ikke nedlægges, men at institutionerne – og herunder institutionernes vedtægter – ændres i overensstemmelse med Borgerrepræsentationens beslutninger

at Borgerrepræsentationen godkender, at § 7 i de nuværende vedtægter for KI ændres, som foreslået i bilag 14.

at Borgerrepræsentationen tager stilling til hvilke enheder under KUC, der skal defineres som sportsanlæg og overflyttes til KI

at Borgerrepræsentationen tager stilling til, hvilke aktivitetssteder, der skal omdannes til brugerstyrede institutioner med driftskontrakt med Kultur- og Fritidsudvalget

at Borgerrepræsentationen tager stilling til den fremtidige placering af bydelshusene

at Borgerrepræsentationen anmoder KI og KUC om senest 1. december 2001 at fremsætte ønske om eventuel ændring af navn. Hvis de selvejende institutioner ønsker at ændre navn, vil det indgå i en efterfølgende indstilling sammen med de samlede merudgifter ved omorganiseringen

at Borgerrepræsentationen beslutter, at de enheder, der overflyttes til henholdsvis KUC, KI og Kultur- og Fritidsforvaltningen, overflyttes med de eksisterende aktivitetsrammer (budget 2001) og de midler, der er knyttet hertil

at Borgerrepræsentationen beslutter, at Kultur- og Fritidsforvaltningen arbejder videre med princippet om at indføre markedshusleje for de ejendomme, der i dag er placeret under KUC/forsøgsbydelene, samt de ejendomme, der overføres fra KUC til KI

at Borgerrepræsentationen beslutter, at Kultur- og Fritidsforvaltningen i det videre arbejde inddrager spørgsmålet om , hvorvidt KI´s nuværende ejendomme skal tilskødes Københavns Kommune, og at der herefter indføres en markedshusleje

at spørgsmålet om afvikling af KUC's gæld på 3,5 mio. kr. vedrørende ejendomsskatter behandles samtidig med de økonomiske konsekvenser af omorganiseringen

at Borgerrepræsentationen får forelagt de samlede merudgifter ved omorganiseringen sammen med en indstilling med budgetomflytninger som følge af omflytningen af de enkelte enheder

at Borgerrepræsentationen tager stilling til, hvorvidt den selvejende institution medborgerhuset Kapelvej 44 overføres til KUC som kommunal institution

at Borgerrepræsentationen beslutter, at der i fase 2 nedsættes en IT-arbejdsgruppe, hvortil der knyttes ekstern konsulentbistand. Arbejdsgruppen får bl.a. til opgave at udarbejde et konkret systemforslag til en fælles portal, herunder vurdere, hvorvidt eksempelvis KMD-booking systemet er egnet som databasegrundlag for den samlede IT-portal

at beslutningen, om hvor og hvordan portalen skal forankres, afventer arbejdsgruppens anbefaling

at der i fase 2 arbejdes videre med at udvikle og konkretisere principperne for henholdsvis Model A og Model B, der begge betragtes som overbygningsmodeller på IT-portalen

at Borgerrepræsentationen godkender, at omorganiseringen af KI og KUC evalueres efter et år.

Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller,

at Kultur- og Fritidsudvalget godkender, at nærværende indstilling sendes i høring hos bestyrelsen for KI og KUC, herunder de lokale enheder og anlæg, medborgerhusene i forsøgsbydelene, DIF København, DGI København, DFIF København, Dansk Handicap Idrætsforbund, Folkeoplysningsudvalget og de berørte faglige organisationer. Høringsfristen fastsættes til torsdag den 25. oktober 2001 med henblik på, at svarene kan foreligge ved Borgerrepræsentationens behandling af sagen den 1. november 2001.

Følgende havde inden behandlingen af punktet foretræde for udvalget om sagen:

Repræsentanter fra Medborgerhuset Kapelvej 44:

• Erik Jørgensen
• Susanne Docherty

Repræsentanterne udleverede supplerende materiale under foretrædet.

Mona Heiberg fremsatte følgende procedureforslag: "Kultur- og Fritidsudvalget pålægger Kultur- og Fritidsforvaltningen at udarbejde fornyet indstilling i sagen. Der ønskes nu foretaget en høring af de berørte interessenter med udgangspunkt i det foreliggende materiale fra forvaltningen. Forvaltningen skal i den nye indstilling til udvalget, inden for rammerne af den beslutning som blev truffet den 13. juni 2001, opstille konkrete/alternative forslag til beslutning. Af hensyn til Borgerrepræsentationens beslutning den 13. juni 2001 om at omorganiseringen skal effektueres pr. 1. januar 2002, skal høringen afsluttes så betids, at beslutningsprocessen kan forløbe efter følgende plan: Kultur- og Fritidsudvalget træffer endelig beslutning i sagen i udvalgets møde den 8. november 2001. Økonomiudvalget tager stilling til de økonomiske konsekvenser mv. den 27. november 2001. Borgerrepræsentationen afslutte r behandlingen af sagen den 29. november 2001."

Kultur- og Fritidsudvalget besluttede, at indstillingen og bilag sendes i høring hos bestyrelsen for KI og KUC, herunder de lokale enheder og anlæg, medborgerhusene i forsøgsbydelene, DIF København, DGI København, DFIF København, Dansk Handicap Idrætsforbund, Folkeoplysningsudvalget og de berørte faglige organisationer. Høringsfristen fastsættes til torsdag den 25. oktober 2001 med henblik på, at svarene kan foreligge ved Kultur- og Fritidsudvalgets behandling af sagen den 8. november 2001.

Kultur- og Fritidsudvalget tilkendegav, at den foreliggende indstilling og bilagene sendes til høring uden at Kultur- og Fritidsudvalget har taget stilling til sagen.

Kultur- og Fritidsudvalget tilkendegav videre, at det er Kultur- og Fritidsudvalgets klare intention, at det er den nuværende Borgerrepræsentation, der i forlængelse af beslutningen den 13. juni 2001 træffer beslutning om den fremtidige organisering af fritidsområdet. Når Kultur- og Fritidsudvalget har færdigbehandlet sagen den 8. november 2001 skal sagen derfor forelægges Økonomiudvalget den 27. november 2001 med henblik på stillingtagen til de økonomiske konsekvenser mv. og Borgerrepræsentationen den 29. november 2001 med henblik på en afsluttende behandling af sagen.

Til grund for udvalgets behandling af sagen forelå følgende:

• Indstilling med bilag
• Høringssvar (fremsendt den 31. oktober 2001 samt supplerende høringssvar og udtalelser fremsendt den 2. og 5. november 2001 samt omdelt på mødet)
• Uddybende bemærkninger vedrørende budgetomplaceringer (fremsendt 31. oktober 2001)
• Skema over hovedindholdet i høringssvarene (fremsendt 31. oktober 2001)
• Forvaltningens sammenfatning af de væsentligste konklusioner i høringssvarene (fremsendt 31. oktober og 2. november 2001)
• Forvaltningens besvarelse af en række spørgsmål stillet af Jens Kjær Christensen
• Henvendelse fra direktør Hans Grønberg, KUC, med bemærkninger til oplysninger i forvaltningens supplerende besvarelse af 7. november 2001 af spørgsmålet stillet af Jens Kjær Christensen
• Forvaltningens bemærkninger af 5. november 2001 til Civilretsdirektoratets skrivelse af 11. oktober 2001 vedrørende KI og KUC

Udvalget påbegyndte behandlingen af sagen med indstillingspunkterne 9-22 og 1. Herefter påbegyndte udvalget behandlingen af punkterne 2 f.f.

Bo Hindkjær Pedersen og Abderrahman Ben Haddou forlod mødet kl. 18.30 ved behandlingen af indstillingspunkt 1.

Karin Storgaard forlod mødet kl. 18.40 ved behandlingen af indstillingspunkt 1.

Leslie Arentoft forlod mødet kl. 18.50 ved behandlingen af indstillingspunkt 2.

Under drøftelserne af driftskontrakterne, vedtægter/valgprocedure (punkt 2 f.f.) blev følgende ændringsforslag (nye at-punkter) fremsat af Kaja Jacobsen og Jens Kjær Christensen. Såfremt ændringsforslaget vedtages, vil dette få afledte konsekvenser for bl.a. driftskontrakten og vedtægterne for det fremtidige KUC.

• "At KUC omdannes til en ny Kultur- og medborgerhusorganisation, som rummer kultur og medborgerhuse med en lokal forankring og forpligtelse. Udover de nuværende aktiviteter og huse vil den nye organisation på sigt naturligt kunne rumme kvarterløfthuse.
• At opgavefordelingen mellem det centrale sekretariat og de enkelte aktiviteter tilrettelægges så de enkelte aktiviteter gives størst mulig kompetence.
• At udviklingsopgaver og markedsføringen i den nye organisation varetages i de lokale huse
• At de enkelte medborger- og kulturhuse bevilges penge efter "pengepose" modellen. Modellen medfører at de enkelte huse og aktiviteter kan overføre over/underskud fra det ene budgetår til det næste. Der kan oprettes en fælles bufferpulje.
• At de lokale huse og aktivteter indgår resultatkontrakt med den centrale bestyrelse
• At der for at sikre en bred og fælles kulturel udvikling afsættes en udviklingspulje, som den centrale bestyrelse for den nye organisation fordeler. Fordelingen sker efter ansøgning fra de lokale huse. Puljens formål er primært samarbejde på tværs af huse og med eksterne."

Behandlingen af punktet (indstillingspunkterne 2-8) blev herefter udsat til Kultur- og Fritidsudvalgets møde den 22. november 2001, med henblik på forelæggelse for Borgerrepræsentationen den 6. december 2001.

Finn Rudaizky og Mona Heiberg bebudede til det kommende møde i Kultur- og Fritidsudvalget at ville fremkomme med et alternativt forslag til det af Kaja Jacobsen og Jens Kjær Christensen fremsatte ændringsforslag.

Følgende supplerende materiale indgik i udvalgets behandling af sagen:

• Skrivelse af 15. november 2001 fra Civilretsdirektoratet vedrørende KI og KUC
• Besvarelse af 15. november 2001 af spørgsmål stillet af Kaja Jacobsen om regnskab 2000 og budget 2001 for KUC´s centrale administration
• Besvarelse af 21. november 2001 af spørgsmål stillet af Kaja Jacobsen om KUC´s overenskomster
• Notat af 20. november 2001 om tidsplan mv. i forbindelse med omorganisering af fritidslivet
• Kopi af henvendelser fra Karens Minde og Amager Kulturpunkt

Det af Kaja Jacobsen og Jens Kjær Christensen på mødet den 8.november stillede ændringsforslag blev trukket af forslagsstillerne.

Jens Kjær Christensen, Kaja Jacobsen og Martin Günter fremsatte følgende ændringsforslag:

"Kultur- og Fritidsudvalget indstiller følgende til Borgerrepræsentationen:

Udvalget besluttede at påbegynde sin stillingtagen til det af Kaja Jacobsen, Martin Günter og Jens Kjær Christensen fremsatte ændringsforslag, idet der blev begæret delt stillingtagen til de enkelte at-punkter i ændringsforslaget.

Herefter tog udvalget stilling til indstillingspunkterne 2-8 i forvaltningens indstilling, idet det bemærkes, at de tiltrådte ændringsforslag fremstår som konkretisering af de af forvaltningen opstillede rammer til driftskontrakter og vedtægter, jf. indstillingspunkterne 1-8.

I det videre forløb med driftskontrakter og vedtægter indarbejdes de beslutninger som udvalget/Borgerrepræsentationen træffer i forbindelse med sin stillingtagen til ændringsforslaget og indstillingspunkterne.

Kultur- og Fritidsudvalgets stillingtagen til de enkelte at-punkter i det af Kaja Jacobsen, Martin Günter og Jens Kjær Christensen stillede ændringsforslag.

Kaja Jacobsen var ikke til stede under afstemningerne.

at Økonomiudvalget oversender sagen til Borgerrepræsentationen med følgende erklæring:

"Økonomiudvalget har ingen bemærkninger til, at nærværende sag søges gennemført i den foreliggende form.

Det forudsættes, at Kultur- og Fritidsudvalget afholder alle udgifter i forbindelse med omorganisering af idrætslivet indenfor egen ramme, jf. Budget 2002, hvor der er afsat en idrætspulje på 30 mill. kr. til bl.a. dette formål. Dette omfatter også evt. udgifter i forbindelse med afvikling af KUC's gæld på 3,5 mill. kr. "

Den 13. juni 2001 besluttede Borgerrepræsentationen , at der skulle ske en omorganisering af det nuværende KI og KUC. På baggrund heraf blev der nedsat en styregruppe og en række projektgrupper med deltagelse af KI, KUC og Kultur- og Fritidsforvaltningen. Herudover har Økonomiforvaltningen, Bygge- og Teknikforvaltningen og Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen hver deltaget i en enkelt projektgruppe. Projektgrupperne har beskæftiget sig med temaerne personale, kontrakter, vedtægter, økonomi og fælles portal. På baggrund af projektgruppernes arbejde indstilles følgende:

Der er udarbejdet et udkast til kontrakter mellem KI/KUC og Kultur- og Fritidsudvalget. Kontrakterne er udarbejdet ud fra princippet om, at de skal være rammekontrakter, der gælder i 4 år. Det indgår i kontrakterne, at Borgerrepræsentationen skal godkende målsætningerne for området. Det er forudsat, at de selvejende institutioner udarbejder målsætninger med udgangspunkt i Borgerrepræsentationens vedtagne målsætninger det pågældende år. Derfor revideres målsætningerne også en gang om året.

Der er samtidig udarbejdet et udkast til et koncept for driftsaftale med KUC´s og KI´s anlæg. Disse driftsaftaler skal ses i sammenhæng med vedtægterne, der indeholder bestemmelser om, hvilke kompetencer, der er henlagt til brugerbestyrelser og ledere. Alle kontrakterne er udarbejdet ud fra et princip om åbenhed.

Det indstilles, at Borgerrepræsentationen godkender, at Kultur- og Fritidsforvaltningen forhandler kontrakterne med KI´s og KUC´s nuværende bestyrelser, og at konceptet til aftalerne med de lokale brugerbestyrelser godkendes. Samtidig indstilles det, at Kultur- og Fritidsforvaltningen, med udgangspunkt i aftalerne mellem Kultur- og Fritidsudvalget og KI/KUC, udarbejder udkast til kontrakt med de huse, der eventuelt udskilles fra KUC/bydelene som selvejende institutioner.

For at sikre kontinuiteten i arbejdet indstilles det, at de nuværende selvejende institutioner ikke formelt opløses, men at de underlægges en vedtægtsændring. Det indgår i forslaget til en vedtægtsændring, at der fremover skal være 10 medlemmer i KI´s bestyrelse, og at ingen af disse medlemmer skal være udpeget af Borgerrepræsentationen.

Det indstilles, at Borgerrepræsentationen godkender de beskrevne principper for valgprocedurer med videre, så Kultur- og Fritidsforvaltningen, i samarbejde med KI og KUC, kan arbejde videre med de foreslåede modeller.

Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller, at Borgerrepræsentationen tager stilling til, hvilke enheder under KUC, der skal defineres som sportsanlæg og overflyttes til KI. Herudover skal der tages stilling til den fremtidige placering af bydelshusene og hvilke enheder, der skal omdannes til brugerstyrede institutioner med driftskontrakt med Kultur- og Fritidsudvalget.

I beslutningen fra Borgerrepræsentationen den 13. juni 2001 fremgår der et forslag om, at KI f.eks. får navnet Idræt København, mens der ikke er konkrete forslag til ændring af navnet på KUC. Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller, at KI og KUC anmodes om senest den 1. december 2001 at tilkendegive om de selvejende institutioner ønsker at skifte navn. Hvis de ønsker at ændre navnet, vil det fremgå af en efterfølgende indstilling, hvor der også vil blive redegjort for de økonomiske konsekvenser af omorganiseringen.

For så vidt angå huslejebetaling indstilles det, at der arbejdes videre med princippet om at indføre markedsleje på de ejendomme, der i dag ejes af KUC og de ejendomme, der skal overtages af KI. Samtidig indstilles det, at Borgerrepræsentationen beslutter, at Kultur- og Fritidsforvaltningen i det videre arbejde inddrager spørgsmålet om, hvorvidt KI´s nuværende ejendomme skal tilskødes Københavns Kommune, og at der herefter indføres en markedshusleje.

I forbindelse med godkendelsen af KUC´s regnskab for 1996 blev der båndlagt 3,7 mill. kr. KUC har oparbejdet en gæld på 3,5 mill. kr. vedrørende ejendomsskatter. Det indstilles, at spørgsmålet om de båndlagte midler og afviklingen af gæld behandles samtidig med indstillingen om de økonomiske konsekvenser af omorganiseringen.

Med udgangspunkt i spørgsmålet: Hvad skal systemet kunne for at servicere brugerne optimalt? er der udarbejdet en kravsbeskrivelse til en fælles IT-portal. Nøgleordene har været synlighed, gennemskuelighed og bedre udnyttelse af faciliteterne. Der lægges nu op til, at der nedsættes en IT-arbejdsgruppe, hvortil der tilknyttes ekstern konsulentbistand. Arbejdsgruppen skal blandt andet vurdere, hvilket system der er bedst egnet som databasesystem for den samlede portal. Først herefter kan der tages stilling til, hvor og hvordan portalen skal forankres.

Med det formål at øge gennemskueligheden og forbedre facilitetsudnyttelsen yderligere, er der beskrevet to forskellige modeller, der tænkes etableret som overbygning på IT-portalen. Model A tager udgangspunkt i, at der oprettes et fælles fordelingsudvalg mellem FOS og KI, mens model B tager udgangspunkt i, at der etableres én samlet organisation for idrætten i København. I begge modeller er der en række uafklarede problemfelter. Derfor lægges der op til, at der i fase 2 arbejdes videre med at udvikle og konkretisere principperne for begge modeller.

Det indstilles, at indstillingen sendes i høring hos bestyrelsen for KI og KUC, herunder de lokale enheder og anlæg, medborgerhusene i forsøgsbydelene, DIF København, DGI København, DFIF København, Dansk Handicap Idrætsforbund, Folkeoplysningsudvalget og de berørte faglige organisationer. Høringsfristen fastsættes til torsdag den 25. oktober 2001 med henblik på, at svarene kan foreligge ved Borgerrepræsentationens behandling af sagen den 1. november 2001.

Kultur- og Fritidsudvalget besluttede den 18. januar 2001 (KFU 22/2001), at der skulle udarbejdes en skitsering og vurdering af mulige, fremtidige organisationsmodeller for kommunens kultur- og idrætstilbud. På baggrund heraf udarbejdede Kultur- og Fritidsforvaltningen, i samarbejde med Økonomiforvaltningen, rapporten "Organisationsmodeller for fritidslivet i Københavns Kommune." Rapporten blev behandlet på Kultur- og Fritidsudvalgets møde den 22. februar 2001 (KFU 69/2001). Udvalget besluttede, at rapporten skulle sendes i høring hos interessenterne på området.

Der indkom 25 høringssvar, som blev bearbejdet af Kultur- og Fritidsforvaltningen. I forlængelse heraf indstillede Kultur- og Fritidsforvaltningen, at Kultur- og Fritidsudvalget anbefalede Borgerrepræsentationen at beslutte, om der skulle ske en omorganisering af KI og KUC.

Borgerrepræsentationen besluttede på mødet den 13. juni 2001(BR 275/01), at der skulle ske en omorganisering af det nuværende KI og KUC. Det blev bl.a. besluttet, at både KUC og KI omdannes til nye selvejende brugerstyrede organisationer.

Det nye KUC skal have ansvaret for driften af medborgerhuse/kulturhuse, som i dag hører under KUC samt de tilbageførte medborgerhuse/kulturhuse fra bydelsforsøget.

Det nye KI skal have ansvaret for driften af de faciliteter, som i dag hører under KI samt de sportsanlæg, som i dag er placeret under KUC. Det blev samtidig besluttet, at aktivitetssteder, som eksempelvis Pumpehuset og Liva omdannes til brugerstyrede institutioner med driftskontrakt med Kultur- og Fritidsudvalget.

Det videre arbejde med at realisere omorganiseringen har taget udgangspunkt i Borgerrepræsentationens beslutning om, at Kultur- og Fritidsforvaltningen pålægges i samarbejde med KI og KUC, inden 1. oktober 2001, at fremkomme med forslag til omorganisering af det nuværende KI og KUC samt fremkomme med en plan for iværksættelsen af forslaget.

På baggrund af Borgerrepræsentationens beslutning nedsatte Kultur- og Fritidsforvaltningen én styregruppe og fem projektgrupper. KUC, KI, FOS og Kultur- og Fritidsforvaltningen har haft sæde i samtlige grupper. Derudover har Økonomiforvaltningen, Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen og Bygge- og Teknikforvaltningen hver deltaget i en af projektgrupperne.

Projektgrupperne har beskæftiget sig med henholdsvis: økonomi, kontrakter, vedtægter, personale og fælles portal og har haft karakter af tekniske arbejdsgrupper. Styregruppen har udarbejdet kommissorier for projektgrupperne, og forudsætningen for projektgruppernes arbejde har været Borgerrepræsentationens beslutninger vedrørende omorganiseringen.

Omorganiseringen vil betyde, at en række medarbejdere vil blive overført fra ét organisatorisk tilhørsforhold til ét andet. Projektgruppen vedrørende personale har udarbejdet en rapport, som redegør for forskellige forhold i den forbindelse (jf. bilag 1).

De omtalte medarbejdere, er beskyttet af Lov om lønmodtageres retsstilling ved virksomhedsoverdragelse (Virksomhedsoverdragelsesloven). Det indebærer, at medarbejderne i forbindelse med overførslen er sikret uændrede løn-, pensions- og ansættelsesvilkår.

Det vurderes, at også de medarbejdere, der overføres fra bydelene til en organisation under fritidsområdet, er omfattet af Virksomhedsoverdragelseslovens bestemmelser.

Virksomhedsoverdragelsesloven beskytter medarbejdernes individuelle "løn- og arbejdsvilkår". Erhverver kan vælge at indtræde i den/de overenskomst(er), som de overførte medarbejdere er ansat i henhold til, eller overenskomsten kan frasiges. I sidstnævnte tilfælde overgår medarbejderne til erhververs overenskomst, når den hidtidige overenskomst udløber. Indtil da er de overførte medarbejdere omfattet af de hidtidige vilkår som et individuelt ansættelsesgrundlag.

I forbindelse med integreringen af nye medarbejdere i en eksisterende organisation vil eventuelle overenskomstmæssige forskelle give anledning til tilpasninger.

Der er med udgangspunkt i ovenstående beslutninger udarbejdet forslag til nye driftskontrakter mellem henholdsvis KUC og Kultur- og Fritidsudvalget, KI og Kultur- og Fritidsudvalget samt forslag til koncept for driftsaftale med KUC's og KI's anlæg og huse (jf. bilag 9, 10 og 11).

Der foreligger udkast til kontrakter mellem de to organisationer og Kultur- og Fritidsudvalget (jf. bilag 9 og 10). Kontrakterne indeholder bestemmelser om: institutionernes opgaver og organisering, målsætninger, økonomi, ydelser, bygninger, samarbejde med det øvrige kultur- og fritidsområde samt ikrafttræden. Ansvarsfordelingen fremgår af såvel udkast til nye kontrakter som udkast til nye vedtægter (jf. bilag 9,10,12 og 13). Det skal dernæst påpeges, at kontrakterne er udarbejdet ud fra princippet om, at de skal være rammekontrakter, der skal være gældende i 4 år.

Som besluttet af Borgerrepræsentationen skal Kultur- og Fritidsudvalget godkende målsætningerne for områderne. Det forudsættes, at målsætningerne udarbejdes med udgangspunkt i de målsætninger, som Borgerrepræsentationen i det pågældende år har vedtaget for området. Derfor revideres målsætningerne en gang om året.

Kontrakterne er desuden udformet således, at de giver Borgerrepræsentationen og Kultur- og Fritidsudvalget mulighed for at pålægge de selvejende institutioner at deltage i særlige initiativer, som Borgerrepræsentationen og Kultur- og Fritidsudvalget måtte beslutte.

Der foreligger udkast til koncept for driftsaftale med KUC's og KI's anlæg og huse (jf. bilag 11). Driftsaftalen er underordnet de to respektive aftaler. Af konceptet fremgår bestemmelser vedrørende årsregnskaber mv. Det forudsættes, at de enkelte anlæg og huse udarbejder målsætninger med udgangspunkt i de målsætninger, som Kultur- og Fritidsudvalget har godkendt for den enkelte selvejende institution.

Ad 3. Beslutning vedrørende åbenhed og gennemskuelighed i de to organisationer

Kontrakterne er udarbejdet ud fra et princip om åbenhed og gennemskuelighed. Kontrakten indeholder derfor bestemmelser om kommunikationen mellem Kultur- og Fritidsudvalget og de selvejende institutioners bestyrelser, og mellem Kultur- og Fritidsforvaltningen og de selvejende institutioners administrationer. Af kontrakterne fremgår tillige det administrative samarbejde vedrørende budget, forventet regnskab mv., som forudsættes at følge de gældende procedurer i forvaltningen. Ud fra Borgerrepræsentationens beslutning om, at alle pengestrømme skal kunne dokumenteres, forudsættes i kontrakterne, at eventuel indtægtsdækket virksomhed adskilles fra den ordinære drift, således at det kan dokumenteres, at der ikke bruges kommunale midler til indtægtsdækket virksomhed.

Borgerrepræsentationen har ikke taget stilling til, hvor udviklingsopgaverne skal placeres. I kontrakterne forudsættes derfor, at udviklingsopgaverne sker i et samarbejde mellem Kultur- og Fritidsforvaltningen, de selvejende institutioner og det øvrige fritidsliv.

Der er ikke udarbejdet udkast til driftskontrakter med nye brugerstyrede selvejende institutioner eksempelvis Liva og Pumpehuset. Det forudsætter, at kontraktudkastene til de to nye selvejende institutioner kan anvendes som skabelon, når Borgerrepræsentationen har besluttet, hvilke huse der skal omdannes til selvejende institutioner.

På baggrund af ovenstående og bilagene 9 til 13 indstiller Kultur- og Fritidsforvaltningen:

at Borgerrepræsentationen godkender, at udkast til kontrakt mellem KI og Kultur- og Fritidsudvalget forhandles af Kultur- og Fritidsforvaltningen med KI's nuværende bestyrelse,

at Borgerrepræsentationen godkender, at udkast til kontrakt mellem KUC og Kultur- og Fritidsudvalget forhandles af Kultur- og Fritidsforvaltningen med KUC's nuværende bestyrelse,

at Borgerrepræsentationen godkender, at udkast til koncept for driftsaftale med KUC's og KI's anlæg og huse danner rammen for de aftaler, som KUC's og KI's bestyrelse indgår med de lokale brugerbestyrelser,

at Borgerrepræsentationen godkender, at Kultur- og Fritidsforvaltningen udarbejder udkast til kontrakt mellem Kultur- og Fritidsudvalget og de huse, der eventuelt udskilles fra KUC/bydelene som selvejende institutioner. Udkast til kontrakt udarbejdes med udgangspunkt i udkast til kontrakt mellem KUC og Kultur- og Fritidsudvalget.

Følgende beslutninger fra Borgerrepræsentationen har ligget til grund for arbejdet med at etablere nye vedtægter og valgprocedurer:

1. Beslutninger vedrørende nye vedtægter og valgprocedurer

Der er med udgangspunkt i ovenstående beslutninger udarbejdet forslag til nye vedtægter herunder valgprocedurer til afløserne for KUC og KI (jf. bilag 12 og 13). Det har ikke inden for den fastsatte tidsfrist være muligt at udarbejde et færdigt vedtægtsudkast. Dette skyldes bl.a., at en række konkrete indholdsmæssige elementer kræver en eksplicit stillingtagen i Borgerrepræsentationen, så som hvilke anlæg/huse, der skal overføres.

Forslag til vedtægter er udarbejdet i overensstemmelse med Borgerrepræsentationens beslutninger. Specielt skal fremhæves:

• At formålsbestemmelserne er affattet i overensstemmelse med Borgerrepræsentationens beslutning. Inden for rammerne af formålet er de selvejende institutioners opgaver forsøgt operationaliseret. Endvidere er det forudsat, at de anlæg/huse, som de selvejende institutioner skal administrere, er opregnet i et bilag til vedtægterne
• At det fremgår af vedtægterne, at der skal indgås driftskontrakter mellem de selvejende institutioner og Københavns Kommune og at kommunens tilsynsforpligtelse klart skal defineres i driftskontrakterne. Dette må antages at have været en så væsentlig forudsætning for Borgerrepræsentationen, at forholdet skal fremgå af vedtægterne
• At det er indarbejdet i vedtægterne, at der dels skal være lokale bestyrelser i forbindelse med de enkelte faciliteter, dels skal indgås driftsaftale mellem de selvejende institutioner og de enkelte lokale bestyrelser, der omfatter de anførte forhold. Dette må antages at have været en så væsentlig forudsætning for Borgerrepræsentationen, at forholdet skal fremgå af vedtægterne.
• At de selvejende institutioner er omfattet af offentlighedsloven og forvaltningsloven, da dette må antages at have været en væsentlig forudsætning for Borgerrepræsentationen.

For så vidt angår KI peges der på en bestyrelse bestående af 11 medlemmer, hvoraf de 2 medlemmer er medarbejderrepræsentanter. Bestyrelsen sammensætning afspejler anvendelsen af anlæg mv. (jf. bilag 15 – opgørelse over brugersammensætningen i KI).

Vedrørende KUC foreslås et medlemstal på 9, hvoraf de 2 medlemmer er medarbejderrepræsentanter. De resterende medlemmer vælges af repræsentantskabet.

De enkelte anlæg/huse mv., som de pågældende institutioner administrerer er meget forskellige. Det vil derfor ikke være muligt i vedtægterne at angive præcise regler for de enkelte lokale bestyrelsers medlemstal og sammensætning. Det anbefales derfor, at der i de selvejende institutioners vedtægter indarbejdes rammer for de lokale bestyrelsers sammensætning.

Der er på nuværende tidspunkt ikke udarbejdet en opregning af, hvilke konkrete opgaver de lokale bestyrelser bør varetage. Det skal understreges, at det er vigtigt, at de lokale bestyrelsers ansvarsområder er nøje defineret. Der er i bilag 3 (projektgruppens afrapportering) skitseret en række ovenstående hensyn, der bør inddrages. Særligt skal fremhæves følgende betragtninger:

Det antages, at der – også uden eksplicit lovhjemmel – er adgang til, at Københavns Kommune kan overlade visse beføjelser i forbindelse med den daglige drift af idrætsanlæg og medborgerhuse til lokale bestyrelser efter reglerne om ulovbestemt ekstern delegation til private.

De to selvejende institutioner vil lovligt kunne videredelegere visse nærmere opregnede opgaver til de lokale bestyrelser, forudsat at dette sker med Borgerrepræsentationens accept.

I forbindelse med delegationen skal det almindelige krav om delegationens forsvarlighed være opfyldt. Kommunen skal således på forhånd have sikret sig, at bestyrelsen fagligt mv. kan påtage sig opgaven, således at delegationen er forsvarlig.

Det vil ikke være en forsvarlig delegation at overlade opgaver, der f.eks. kræver særlige juridiske kundskaber til en lokal bestyrelse, der ikke er i besiddelse af en sådan nødvendig ekspertise.

Hensynet til borgernes (og de ansattes) retssikkerhed, kravet om delegationens forsvarlighed og kommunens tilsynspligt i almindelighed og den særlige tilsynspligt i relation til de omhandlede selvejende institutioner stiller sammenfattende krav om, at det nøje overvejes og opregnes, hvilke opgaver, der kan overlades til de lokale bestyrelsers beslutning og på hvilke vilkår dette kan ske.

For så vidt angår de opgaver, hvor de lokale bestyrelser har en naturlig interesse, men hvor delegationen på grund af bl.a. forsvarlighedskriteriet må anses for udelukket, kan bestyrelsernes interesse udmønte sig i f.eks. en indstillings- eller høringsret.

Forslag til valgprocedurer er udarbejdet i overensstemmelse med Borgerrepræsentationens beslutninger.

Et væsentligt spørgsmål i relation til valgprocedurer er, hvordan den uorganiserede idræt og de uorganiserede brugere af medborgerhusene sikres indflydelse, således at bestyrelsen i sin helhed kan defineres som demokratisk. Grundlæggende er det nødvendigt, at en bestyrelses opgaver skal varetages af et repræsentativt sammensat brugerorgan. Da en ikke uvæsentlig del af brugerne af institutionernes huse/anlæg er uorganiserede, er det naturligt at pege på, at brugerorganerne – i hvert fald på idrætsområdet – etableres som en kombination af direkte valgte og foreningsvalgte repræsentanter.

Der anføres et forslag til, hvordan de uorganiserede brugere kan sikres repræsentativ indflydelse. Udgangspunktet er herved, at de uorganiserede brugeres indflydelse skal komme "nedefra", dvs. med udgangspunkt i de lokale anlæg og huse. De uorganiserede skal sikres repræsentation i de lokale bestyrelser, hvorved der opnås mulighed for adgang til repræsentantskab og de selvejende institutioners bestyrelser.

Bemærkninger vedrørende den videre implementering.

Der kan peges på to muligheder:

Såfremt de nuværende selvejende institutioner skal nedlægges vil dette indebære forskellige uhensigtsmæssigheder. Således skal institutionernes aktiver/overskud ifølge vedtægterne tilgå kommunen. I denne situation må det antages, at KI´s ejendomme skal tilbageskødes kommunen, hvilket vil indebære en udgift på skønsmæssigt 3,5 mill. kr.

Endvidere er det et krav, at vedtægterne for de nye selvejende institutioner meget hurtigt er på plads.

Denne model kan ikke gennemføres inden den 1. januar 2002. Der skal under alle omstændigheder etableres en overgangsordning, således at kontinuiteten sikres.

Model B: De nuværende selvejende institutioner ændres

Dette betyder, at de nuværende selvejende institutioner ikke formelt opløses – derimod følges fremgangsmåden for vedtægtsændringer. Dette har den fordel, at kontinuiteten sikres.

Selv om der i givet fald skal ske til dels væsentlige ændringer med hensyn til institutionernes formål, faciliteter/huse som institutionerne administrerer, valg til bestyrelsen og bestyrelsens sammensætning, må det antages at det med godkendelse fra Borgerrepræsentationen (som tilsynsmyndighed) vil være muligt at foretage en sådan ændring af de nuværende selvejende institutioner, således at Borgerrepræsentationens intentioner i principbeslutningen af 13. juni 2001 kan opfyldes.

Forvaltningen er i løbende dialog med Civilretsdirektoratet om vedtægtsspørgsmålet og forslag til reviderede vedtægter vil blive forelagt direktoratet.

Der er dog fortsat behov for overgangsmodeller. Bl.a. udløber KI-driftskontrakten pr. 31. december 2001, medens KUC driftskontrakten udløber 31. marts 2002. Disse skal således under alle omstændigheder forlænges, indtil nye kontrakter er forhandlet på plads mellem de nye bestyrelser og kommunen.

Kontraktspørgsmålet kan løses på følgende måde: med udgangspunkt i de kontraktudkast, som kontraktgruppen har udarbejdet, indgås tidsbegrænsede kontrakter mellem kommunen og de nuværende bestyrelser. Kontrakterne skal kun gælde indtil nye kontrakter er forhandlet med de nye bestyrelser.

Kultur- og Fritidsforvaltningen anbefaler, at model B vælges, det vil sige, at de nuværende selvejende institutioner ikke opløses, men at der foretages de nødvendige ændringer i de nuværende selvejende institutioners vedtægter, herunder ændringer i bestyrelsens sammensætning mv. Denne fremgangsmåde menes at sikre kontinuiteten bedst muligt.

Ifølge § 7 i de nugældende vedtægter for KI består bestyrelsen af 16 medlemmer, hvoraf de 6 medlemmer udpeges af og blandt medlemmerne i Borgerrepræsentationen. Det ene af disse medlemmer skal besætte posten enten som formand eller næstformand. Valgperioden er valgperioden for Borgerrepræsentationen. Dette betyder, at Borgerrepræsentationen på sit konstituerende møde i 2001 skal udpege 6 medlemmer af forsamlingen til KI-bestyrelsen. Idet Borgerrepræsentationen i forbindelse med principbeslutningen den 13. juni 2001 lagde vægt på, at der ikke skulle indgå politikere i bestyrelsen foreslås, at de nuværende KI-vedtægter ændres, således at bestyrelsen – indtil de reviderede vedtægter er godkendt – består af 10 medlemmer, hvoraf ingen er udpeget af Borgerrepræsentationen.

På baggrund af ovenstående og bilag 3, 12 og 13 indstiller forvaltningen:

at Borgerrepræsentationen godkender det forslag til principper for valgprocedurer med videre af henholdsvis bestyrelsen og de lokale bestyrelser, således som dette er beskrevet i forslaget til rammerne for vedtægterne, og således at Kultur- og Fritidsforvaltningen, i samarbejde med KI og KUC, kan arbejde videre med de foreslåede modeller,

at Borgerrepræsentationen godkender at Kultur- og Fritidsforvaltningen arbejder videre med en forudsætning om, at de nuværende selvejende institutioner ikke nedlægges, men at institutionerne – og herunder institutionernes vedtægter – ændres i overensstemmelse med Borgerrepræsentationens beslutninger,

at Borgerrepræsentationen godkender, at § 7 i de nuværende vedtægter for KI ændres, som foreslået i bilag 14.

Følgende beslutninger fra Borgerrepræsentationens beslutning har ligget til grund for arbejdet med afklaring af de økonomiske forhold i forbindelse med en ny struktur på fritidsområdet:

Ovenstående beslutninger har dannet udgangspunkt for, hvilke problemstillinger Borgerrepræsentationen skal tage stilling til, inden der træffes en endelig beslutning om den nye organisering af fritidsområdet.

KUC har udarbejdet en oversigt over de 22 enheder, der i dag er placeret under KUC og de 6 medborgerhuse i forsøgsbydelene. Oversigten indeholder KUC/bydelenes beskrivelse af aktiviteter i de enkelte enheder samt en oversigt over aktivitetsstedernes økonomi (bilag 6). Herudover er Årsberetningen 2000 fra KUC vedlagt (bilag 7).

Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller, at Borgerrepræsentationen tager stilling til hvilke enheder under KUC, der skal defineres som sportsanlæg og overflyttes til KI.

Herudover indstiller Kultur- og Fritidsforvaltningen, at Borgerrepræsentationen tager stilling til, hvilke aktivitetssteder, der skal omdannes til brugerstyrede institutioner med driftskontrakt med Kultur- og Fritidsudvalget samt hvor bydelshusene skal placeres i fremtiden.

Det er tidligere blevet meddelt den selvejende institution medborgerhuset Kapelvej 44, at der ville taget stilling til den selvejende institutions fremtid i forbindelse med omorganiseringen af KI og KUC. Der er vedlagt brev af 21. juni 2001 til medborgerhuset (bilag 16).

Det fremgår af Borgerrepræsentationens beslutning, at såvel KUC som KI omdannes til nye selvejende brugerstyrede institutioner. Der er forslag om, at KI f.eks. får navnet "Idræt København". Der er ikke konkret forslag til ændring af navnet på KUC.

En ændring af de to institutioners navne medfører udgifter til skiltning på samtlige 43 idrætsanlæg, 22 aktivitetssteder under KUC og 6 medborgerhuse i forsøgsbydelene, omlakering af KI's 18 biler, ændring af hjemmesider, nyt arbejdstøj, nyt logo, brevpapir m.v. Ud fra KI's og KUC's tidligere erfaringer med ændring af logo skønnes udgiften til minimum 5,8 mill. kr.

Udgifterne hertil er engangsudgifter i 2002. De samlede omkostninger forventes at fordele sig på KI med 3,2 mill. kr. og KUC med 2,0 mill. kr. samt 0,6 mill. kr. til de 6 bydelshuse.

Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller, at de to selvejende institutioner anmodes om at tage stilling til, hvorvidt de ønsker at ændre navn. KI og KUC pålægges at fremkomme med indstilling herom senest den 1. december 2001. Hvis de selvejende institutioner ønsker at ændre navn, vil det indgå i en efterfølgende indstilling sammen med de samlede merudgifter ved omorganiseringen.

Når sportshaller overflyttes fra KUC til KI, vil det betyde, at KUC får et indtægtstab. Det skal ses i sammenhæng med, at sportshallerne har genereret en merindtægt, der har været anvendt til andre aktiviteter inden for KUC. Overskud har været anvendt til kulturaktiviteter i de øvrige aktivitetssteder i KUC, og er en afgørende forudsætning for, at KUC´s økonomi hænger sammen. En overførsel af sportshallerne fra KUC til KI vil derfor forudsætte, at KUC kompenseres i det generelle driftstilskud svarende til det indtægtstab, KUC vil blive udsat for som følge af omorganiseringen. KI vil tilsvarende modtage en indtægtskilde, hvorfor KUC´s kompensation kan finde sted i KI´s driftstilskud uden konsekvenser for de to organisationer.

Dette medfører samtidig, at FOS´s ramme ligeledes skal korrigeres, da KI stiller sine lokaler vederlagsfrit til rådighed og de klubber, der benytter lokalerne derfor ikke får lokaletilskud fra FOS. Derfor skal der ske en rammekorrektion mellem KI og FOS, så det beløb, der i dag tilfalder KUC som lokaletilskud til brugerne af sportshallerne fremover tilgår KI.

Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller, at overførslen af aktiviteter fra f.eks. KUC til KI sker, således at enhederne overflyttes med deres aktivitetsramme og de midler, der er knyttet hertil. Bilag 8 indeholder en oversigt over de beløb, der eventuelt skal overflyttes

I beregningerne er der taget højde for, at der skal medflyttes andel af administrationsudgifterne, men der er f.eks. ikke udarbejdet en fordeling af udgifterne til teknisk afdeling. Det betyder, at oversigten er omfattet af en mindre usikkerhed.

I sammenhæng med overvejelserne om ny struktur på fritidsområdet er det relevant at vurdere konsekvenserne af at indføre markedslejebetaling i de ejendomme, som i dag er ejet af Københavns Kommune, men som KUC disponerer over.

Formålet med en ændring af de eksisterende huslejeforhold vil være, at man får et mere tydeligt billede af, hvad der gives tilskud til og dermed størrelsen på kommunens udgifter til området, og desuden at der skabes en mere effektiv incitamentsstruktur i forhold til en effektiv udnyttelse af huse og lokaler.

KUC driver sine aktiviteter i bygninger, der for en stor dels vedkommende ejes af Københavns Kommune. De enkelte bygninger er af yderst forskelligartet karakter og er stillet til rådighed for KUC på meget forskellige vilkår med hensyn til lejebetaling m.v.

For et mindre antal lejemål betaler KUC markedsleje, medens det for hovedparten af lejemålenes vedkommende gælder, at bygningerne er stillet vederlagsfrit til rådighed, mod at KUC typisk afholder udgifterne til skatter og afgifter, ind- og udvendig vedligeholdelse og forsikringer.

Da hovedparten af de berørte bygninger stilles til rådighed for KUC på særligt lempelige vilkår, vil indførelse af en markedsleje medføre en lejeforhøjelse i de fleste bygninger, hvilket alt andet lige vil betyde merudgifter for KUC.

Denne merudgift forudsættes dækket ind ved en tilsvarende forøgelse af KUC`s tilskud fra Københavns Kommune. Modsvarende vil det øgede tilskud til KUC fra Københavns Kommune blive dækket ind ved en tilsvarende merindtægt på udlejers lejeindtægtsbudget.

Denne løsningsmodel vil bevirke, at områdets økonomi vil blive mere klar og gennemskuelig og vil, som skitseret, være udgiftsneutral for Københavns Kommune.

På denne baggrund indstilles det, at Borgerrepræsentationen beslutter, at Kultur- og Fritidsforvaltningen arbejder videre med princippet om at indføre markedshusleje for de ejendomme, der i dag er placeret under KUC/forsøgsbydelene.

KI har i dag som hovedregel ejerskabet til sine anlæg. Det har derfor været vurderet, hvorvidt de sportsanlæg, der overføres fra KUC til KI, bør tilskødes KI. Anlæggene ejes af Københavns Kommune, og da der vil være forbundet omkostninger ved en tilskødning anbefales det, at anlæggene overdrages på lejebasis og i øvrigt bliver omfattet af overvejelserne om at indføre en huslejeordning, jf. ovenstående.

Herudover indstilles det, at Kultur- og Fritidsforvaltningen i det videre arbejde inddrager spørgsmålet om, hvorvidt KI`s nuværende ejendomme skal tilskødes Københavns Kommune, og at der herefter indføres en markedshusleje.

I 1997 blev der i forbindelse med godkendelsen af KUC's regnskab for 1996 båndlagt 3,7 mio. kr. Båndlæggelsen skulle modvirke en utilsigtet likviditetsopbygning i KUC, idet de kommunale midler principielt ikke gives til opbygning af likviditet eller formuer i selvejende institutioner.

KUC har i 2000 oparbejdet en gæld på 3,5 mio. kr. vedrørende ejendomsskatter. Det indstilles, at spørgsmålet om afviklingen af denne gæld behandles samtidig med indstillingen om de økonomiske konsekvenser af omorganiseringen.

Spørgsmålet om i hvilket omfang kommunen lovligt kan yde generelle tilskud til de selvejende institutioner samtidig med, at institutionerne varetager cafedrift, som en del af ydelsen, drøftes aktuelt med Indenrigsministeriet. Indenrigsministeriets retsopfattelse vil kunne få betydning for især driftskontrakten og "den praktiske virkelighed" i de enkelte huse/anlæg.

På baggrund af ovenstående og bilag 4,6,7,8 og 16 indstiller Kultur- og Fritidsforvaltningen:

at Borgerrepræsentationen tager stilling til hvilke enheder under KUC, der skal defineres som sportsanlæg og overflyttes til KI.

at Borgerrepræsentationen tager stilling til, hvilke aktivitetssteder, der skal omdannes til brugerstyrede institutioner med driftskontrakt med Kultur- og Fritidsudvalget.

at Borgerrepræsentationen tager stilling til den fremtidige placering af bydelshusene.

at Borgerrepræsentationen anmoder KI og KUC om senest 1. december 2001 at fremsætte ønske om eventuel ændring af navn. Hvis de selvejende institutioner ønsker at ændre navn, vil det indgå i en efterfølgende indstilling sammen med de samlede merudgifter ved omorganiseringen.

at Borgerrepræsentationen beslutter, at de enheder, der overflyttes til henholdsvis KUC, KI og Kultur- og Fritidsforvaltningen overflyttes med de eksisterende aktivitetsrammer (budget 2001) og de midler, der er knyttet hertil.

at Borgerrepræsentationen beslutter, at Kultur- og Fritidsforvaltningen arbejder videre med princippet om at indføre markedshusleje for de ejendomme, der i dag er placeret under KUC/forsøgsbydelene, samt de ejendomme, der overføres fra KUC til KI.

at Borgerrepræsentationen beslutter, at Kultur- og Fritidsforvaltningen i det videre arbejde inddrager spørgsmålet om, hvorvidt KI´s nuværende ejendomme skal tilskødes Københavns Kommune, og at der herefter indføres en markedshusleje.

at spørgsmålet om afvikling af KUC's gæld på 3,5 mio. kr. vedrørende ejendomsskatter behandles samtidig med de økonomiske konsekvenser af omorganiseringen

at Borgerrepræsentationen får forelagt de samlede merudgifter ved omorganiseringen sammen med en indstilling med budgetomflytninger som følge af omflytningen af de enkelte enheder.

at Borgerrepræsentationen tager stilling til, hvorvidt den selvejende institution medborgerhuset Kapelvej 44 overføres til KUC som kommunal institution.

Den del af Borgerrepræsentationens beslutning, der ligger til grund for arbejdet med den Fælles portal er følgende:

"Der etableres en fælles portal for alle fritidsfaciliteter, således at der sikres en lettere og åben adgang til og bedre udnyttelse af byens faciliteter. Dette indebærer, at nuværende faciliteter i KI, KUC, Vej- og Park og U&U indgår i den fælles portal. Hvor og hvordan portalen skal forankres og styres skal afklares inden omorganiseringen endeligt besluttes."

Med udgangspunkt i ovenstående BR-beslutning samt det deraf afledte kommissorium blev følgende nøgleord opstillet som styrende for arbejdet med etableringen af én fælles portal:

• større synlighed

• mere gennemskuelighed

• bedre udnyttelse af faciliteterne

Det vurderes, at en løsning, der udelukkende er baseret på etableringen af en fælles IT-portal, ikke i tilstrækkeligt omfang sikrer, at ovennævnte målsætning om mere synlighed, gennemskuelighed og bedre udnyttelse af faciliteterne kan indfries. Derfor er der taget udgangspunkt i en bredere definition af begrebet fælles portal. Dette ligger samtidig i forlængelse af en del af de høringssvar, der blev afgivet i forbindelse med rapporten "Organisationsmodeller for fritidslivet".

Med udgangspunkt i ovenstående er der udarbejdet et forslag til etablering af en fælles IT-portal samt skitseret to forskellige udkast til 'overbygningmodeller' på IT-portalen, benævnt Model A og Model B.

Der er opstillet følgende overordnede mål for portalen:

• Portalen skal give byens borgere og brugere af fritidsfaciliteter hurtig og præcis information om alle faciliteter til fritidsformål i Københavns Kommune.
• Portalen skal synliggøre mulighederne for at benytte faciliteterne og de gældende ansøgningsregler og prioriteringsregler.
• Portalen skal sikre en bedre og mere gennemskuelig service over for alle brugere (borgere som enkeltpersoner eller som medlem af foreninger, forbund, firmaer etc.) med let adgang til at søge faciliteter.
• Portalen skal sikre en optimal udnyttelse af faciliteterne med et bookingsystem, der skaber mulighed for en tværgående prioritering af faciliteterne i forhold til brugernes behov.

Med udgangspunkt i spørgsmålet: Hvad skal systemet kunne for at servicere brugere optimalt? er der udarbejdet en fælles kravsbeskrivelse til en web-baseret portal. Disse krav er overordnet opdelt i krav i forhold til brugernes behov og krav i forhold til administrationens behov.

-De beskrevne krav i forhold til brugernes behov i en fælles portal er de samme for alle brugere i FOS, KI og KUC. Disse krav vil kunne opfyldes gennem et samlet modul, der indlægges som en fælles IT løsning i systemet.

-De beskrevne krav i forhold til administration af systemet er forskellige for de tre områder. Det må være en forudsætning, at det system og det tidsforløb der vælges, kan opfylde alle krav til den fælles portal.

Med de kendte IT løsninger vurderes det, at de grundlæggende data bedst kan samles på en fælles server med direkte opkobling for alle "arbejdsstationer", der skal benytte portalen i de enkelte administrationsenheder og aktivitetssteder. I princippet kan den fælles server placeres hvor som helst i systemet, hvor der er den nødvendige faglige ekspertise til vedligeholdelse af serveren. Beslutning om placering af server må blandt andet ses i forhold til, hvilket system der vælges som grundlag for den fælles portal, og hvilke krav til vedligeholdelse og udvikling af system og anvendte programmer der stilles.

Der er skitseres to forskellige tidsforløb for IT-portalens udvikling, benævnt Tidsforløb A og Tidsforløb B. I tidsforløb A skitseres en implementeringfase på ca. 1 år, mens der i tidsforløb B skitseres en implementeringsfase på ca. 2 år.

Da de to forskellige forslag adskiller sig på væsentlige punkter, anbefales det, at der nedsættes en arbejdsgruppe, hvortil der tilknyttes ekstern konsulentbistand. Arbejdsgruppen får bl.a. til opgave at vurdere, hvorvidt eksempelvis KMD-booking systemet er egnet som styresystem for den samlede IT-portal. Arbejdsgruppen afslutter sit arbejde senest ved udgangen af fase 2.

Med det formål at brugerne straks efter Borgerrepræsentationens vedtagelse af strukturændringerne skal have mulighed for via internettet at kunne søge oplysninger om Københavns kultur- og idrætsfaciliter etableres der, med udgangspunkt i de eksisterende hjemmesider i hhv. FOS, KI, KUC m.fl., en midlertidig indgangsportal.

Problemstillingen vedrørende "booking" kontra "fordeling" er central for såvel gennemskueligheden som udnyttelsen af kultur- og fritidsfaciliteterne. Som grundlag for at arbejde videre med at optimere udnyttelsen af den fælles portal, er fordelingsprincipperne, som de i dag varetages i de tre enheder KI, KUC og FOS, blevet vurderet og analyseret. Dette har resulteret i, at der er beskrevet to modeller, henholdsvis

Model A og Model B, som kan etableres som en overbygning på IT-løsningen.

Det gælder for begge modeller, at de er behæftet med en lang række uløste problemstillinger. Det anbefales, at der i fase 2 arbejdes videre med at konkretisere, videreudvikle og afklare de faktuelle forhold i til såvel Model A som B.

Model A er tænkt som en "midterløsning", hvor udgangspunktet tages i det gældende lovgrundlag på folkeoplysningsområdet og den kompetence loven har tillagt FOU. Det foreslås, at der oprettes fælles fordelingsudvalg mellem FOS og KI, der fungerer som rådgivende planlægningsudvalg i forhold til primært den overordnede koordinering af sæsonfordelingen af idrætsfaciliteter til brugerne inden for

- de samlede anlæg under KI, hvor fordelingskompetencen ligger i KI's bestyrelse

- de offentlige idrætshaller, svømmehaller og udendørsanlæg, hvor fordelingskompetencen ligger i FOU

- det organiserede spil på boldbaner i parkerne, hvor fordelingskompetencen ligger i Vej og Park.

Fordelingsudvalgene indstiller den samlede sæsonfordeling til henholdsvis KI's bestyrelse og FOU samt Vej & Park.

• I forhold til Model A er én af de problemstillinger der kan peges på, at FOU skal godkende den foreslåede lokalefordeling, hvorimod den hidtidige praksis i KI har været, at store dele af facilitetsfordelingen er foregået decentralt.

Model B er den mest vidtgående model. Her lægges der op til, at der etableres én organisatorisk enhed, som varetager samtlige opgaver vedrørende fordelingen af idrætsfaciliteterne i København.

• I fællesadministrationen indgår idrætsfaciliteterne i KI, boldbanerne i byens parker, samt idrætsfaciliteterne på byens skoler i form af boldbaner i byens parker, der benyttes til organiseret boldspil, haller, svømmeanlæg og gymnastiksale samt øvrige idrætsfaciliteter i byen som Københavns Kommune har råderet over. Det forudsættes dog, at skolerne fortsat har førsteret til egne lokaler, samt at eksempelvis KKFOér og skolefritidshjem fortsat er sikret adgang til lokalerne.

• Ovennævnte faciliteter fordeles i henhold til et overordnet kvotesystem, som er aftalt med den københavnske idræt og Københavns Kommune. Brugerindflydelse skal i videst muligt omfang sikres.

• Enhedsadministrationen administrerer og varetager den del af portalen, som vedrører idræts- og motionsområdet.

• Enhedsadministrationen, der foreslås placeret hos KI, varetager interesserne for det samlede idræts- og motionsliv i København.

• I forhold til Model B er den mest centrale problemstilling, at modellens gennemførelse forudsætter, at det er lovligt, at en del af de nuværende opgaver og kompetencer flyttes fra FOS og FOU til KI. Denne problemstilling må undersøges i Undervisningsministeriet. Der henvises i øvrigt til bilag 5, side 22, hvori der gives en nærmere juridisk vurdering af denne model.

På den baggrund af ovenstående og bilag 5 indstiller forvaltningen:

at der i fase 2 nedsættes en IT-arbejdsgruppe, hvortil der knyttes ekstern konsulentbistand. Arbejdsgruppen får bl.a. til opgave at udarbejde et konkret systemforslag til en fælles portal, herunder vurdere, hvorvidt eksempelvis KMD-booking systemet er egnet som databasegrundlag for den samlede IT-portal.

at beslutningen om, hvor og hvordan portalen skal forankres, afventer arbejdsgruppens anbefaling.

at der i fase 2 arbejdes videre med at udvikle og konkretisere principperne for henholdsvis Model A og Model B, der begge betragtes som overbygningsmodeller på IT-portalen

Nærværende indstilling behandles efter følgende tidsplan:

• Kultur- og Fritidsudvalget den 27. september 2001.
• Økonomiudvalget den 9. oktober 2001
• Borgerrepræsentationen 1. november 2001.

Når Borgerrepræsentationen har truffet de nødvendige beslutninger for det videre arbejde, vil Kultur- og Fritidsforvaltningen udarbejde en indstilling med de endelige økonomiske konsekvenser af omorganiseringen. Den indstilling vil blive forelagt for Kultur- og Fritidsudvalget den 13. december 2001 og herefter forlagt for Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen. Det forudsættes, at de organisatoriske ændringer, herunder omplaceringen af de enkelte enheder, samt at de økonomiske konsekvenser af strukturændringen er på plads inden årsskiftet 2001/2002. Heri indgår, at de nye kontrakter for de to selvejende institutioner er godkendt af de respektive selvejende institutioners bestyrelser og Kultur- og Fritidsudvalget.

Det forudsættes, at KUC´s nuværende bestyrelse godkender, at kontrakten træder i kraft den 1. januar 2002 på trods af, at den nuværende kontrakt først udløber den 31. marts 2002.

For så vidt angår vedtægterne for de selvejende institutioner vil de blive godkendt og forelagt for Kultur- og Fritidsudvalget senest marts 2002. I den forbindelse vil der blive forelagt en tidsplan for gennemførelsen af valghandlingerne.

I fase to af implementeringen nedsættes der en ny styregruppe bestående af repræsentanter for direktionen i henholdsvis KI, KUC og Kultur- og Fritidsforvaltningen.

For at sikre den nødvendige dialog nedsættes der i fase to af omorganiseringen en følgegruppe med brugerrepræsentanter. Følgegruppen vil består af to brugerrepræsentanter fra KI, to fra KUC og to medarbejderrepræsentanter fra hver af de to institutioner. Herudover kan medborgerhusene i forsøgsbydelene udpege to medlemmer af følgegruppen. Følgegruppen vil afholde jævnlige møder med styregruppen.

Siden den 13. juni 2001 er alle medarbejdere i KUC og KI ved flere lejligheder blevet informeret om Borgerrepræsentationens beslutning. Denne informationsindsats vil fortsætte. De medarbejdere, der vil blive berørt af omorganiseringen, vil få tilsendt en skriftlig orientering om de juridiske, økonomiske og sociale konsekvenser af overdragelsen, så snart der er truffet beslutning om, hvilke aktivitetssteder, der skal flyttes.

Så snart der er truffet beslutning om, hvilke aktivitetssteder der bliver berørt, vil KUC, KI og bydelsadministrationerne aftale en fælles strategi for information og medarbejderinddragelse. Kultur- og Fritidsforvaltningen og KUC aftaler en fælles strategi for information og medarbejderinddragelse over for medarbejdere i de aktivitetssteder, der oprettes som selvejende institutioner med egen personaleadministration og ansvar m.v.

Styregruppen vil, i samarbejde med følgegruppen, sørge for den nødvendige information af brugerne.

Omflytning af aktivitetssteder og anlæg forudsættes at være udgiftsneutral. Under forudsætning af vedtagelsen af budgetaftale 2002 af 28. august 2001 finansieres merudgifterne ved omorganiseringen, herunder IT-portal, evt. ændring af navne m.v., af idrætspuljen på 30 mio. kr.

Budgetomflytninger som følge af omflytning af aktivitetssteder og idrætsanlæg samt merudgifter i forbindelse med omorganiseringen forelægges i en særskilt indstilling.

Nærværende indstilling sendes i høring hos bestyrelsen for KI og KUC, herunder de lokale enheder og anlæg, medborgerhusene i forsøgsbydelene, DIF København, DGI København, DFIF København, Dansk Handicap Idrætsforbund, Folkeoplysningsudvalget og de berørte faglige organisationer. Høringsfristen fastsættes til torsdag den 25. oktober 2001 med henblik på at svarene kan foreligge for Borgerrepræsentationen den 1. november 2001.

1. Rapport fra projektgruppen vedrørende personale.
2. Rapport fra projektgruppen vedrørende kontrakter. - Fremlagt
3. Rapport fra projektgruppen vedrørende vedtægter og valgprocedurer. - Fremlagt
4. Rapport fra projektgruppen vedrørende økonomi.
5. Rapport fra projektgruppen vedrørende fælles portal.
6. Beskrivelse af aktivitetsstederne under KUC. - Fremlagt
7. Årsberetningen 2000 fra KUC. - Fremlagt
8. Budgetoverførsler ved omorganiseringen
9. Udkast til kontrakt mellem KUC og Kultur- og Fritidsudvalget
10. Udkast til kontrakt mellem KI og Kultur- og Fritidsudvalget
11. Udkast til koncept for driftsaftale med KUC's og KI's anlæg og huse
12. Rammer for vedtægter for et omorganiseret KI.
13. Rammer for vedtægter for et omorganiseret KUC.
14. Ændring i KI´s vedtægter - §7
15. Opgørelse over brugersammensætning i KI. - Fremlagt
16. Brev af 21. juni 2001 fra H. Thustrup Hansen til medborgerhuset Kapelvej 44. - Fremlagt

17. Sammenskrivning af de væsentligste konklusioner i høringssvarene.
18. Opsummering af høringssvar vedr. vedtægter
19. Høringssvar. – Fremlagt
20. Notat vedr. uddybende bemærkninger vedr. budgetomplacering mv.
21. Brev af 2. november 2001 vedr. Organisationsmodeller for fritidslivet. – Fremlagt