Regnskabscirkulære for regnskab 2003

Økonomiudvalget

 

DAGSORDEN

for ordinært møde tirsdag den 4. november 2003

 

 

 

J.nr.             ØU 342/2003

 

 

3.                   Regnskabscirkulære for regnskab 2003

 

 

INDSTILLING

Økonomiforvaltningen indstiller overfor Økonomiudvalget, at

·        Regnskabs­cirkulære 2003 godkendes som Københavns Kommunes retningslinier for regnskab 2003

 

 

RESUME

Københavns Kommunes regnskab og beretning 2003 ventes forelagt Økonomiudvalget den 27. april 2003 og Borgerrepræsentationen den 13. maj 2003. Derved fastholdes en tidlig afrapportering af kommunens regnskab. Regnskabscirkulæret fastlægger retningslinier, tidsfrister mv. for arbejdet frem mod disse datoer.

 

SAGSBESKRIVELSE

I denne sag fremlægges forslag til retningslinier for afslutning af kommunens regnskab for 2003. På linie med tidligere år vil kommunens økonomiske regnskab bestå af et regnskab og en beretning. Herudover udarbejdes et grønt regnskab for kommunen som virksomhed.

Udarbejdelsen af kommunens regnskab har til formål at sikre, at:

·        kommunen opfylder de statslige og styrelsesmæssige krav til regnskabsrapportering

·        der i forhold til de i budgettet forudsatte aktiviteter, mål og resultatkrav rapporteres fra udvalgene til Borgerrepræsentationen om disse er nået og med det forudsatte ressourceforbrug

·        regnskabet kan indgå som styringsgrundlag i den fremadrettede politiske prioritering, og at regnskabet overfor omverdenen, herunder kommunens borgere, virksomheder mv., dokumenterer og kommunikerer kommunens prioriteringer, mål og præsterede resultater

 

 

Tidlig regnskabslukning for bedre styring

I de seneste år har der været fokus på en hurtig teknisk lukning af regnskabet. Baggrunden herfor er, at jo før regnskabsinformationen er tilgængelig, des bedre for kommunens udgifts- og likviditetsstyring.

Et andet argument for en fremrykning er, at det effektiviserer arbejdsprocessen. En hurtig, velforberedt og velplanlagt lukning begrænser den spidsbelastningsperiode, hvor der arbejdes intensivt med regnskabet i forvaltningernes økonomifunktioner.

I regnskab 2003 er fristen for den endelige afstemning af likviditet sat til den 8. januar 2004. Og regnskab 2003 forventes lukket for posteringer den 6. februar 2004 – én dag tidligere end sidste år.

Efter regnskabslukningen forestår arbejdet med forklaring af afvigelser, samt den politiske behandling af regnskabet i Økonomiudvalg og Borgerrepræsentation. Årsregnskabet 2003 forventes afgivet af Borgerrepræsentationen til revision den 13. maj 2004.

Sammen med forvaltningerne vil Økonomiforvaltningen arbejde på at fremrykke regnskabsprocessen yderligere til næste årsregnskab.

 

Regnskabet som fundament for fremadrettet økonomisk planlægning

Udover en hurtig og retvisende opgørelse af Københavns Kommunes resultat, skal regnskabet kunne anvendes i den fremadrettede økonomiske planlægning.

Det nås gennem udvalgsopdelte oversigter, som viser de hovedområder udgifterne fordeler sig på. Sammenholdt med afrapportering af aktivitetsoplysninge r skal det give mulighed for udregning af nøgletal og enhedspriser, så gennemskuelighed og sammenlignelighed øges yderligere.

Sammenkædningen af ressourceanvendelse og aktivitet styrkes i årsregnskab 2003, og forventes yderligere intensiveret de kommende år.

I løbet af få år ventes kommunen at skulle udarbejde regnskaber efter omkostningsbaserede regnskabsprincipper. Dette indarbejdes gradvist i årsregnskabet, i 2003 gennem præsentation af en åbningsbalance for et pilotområde. 

 

Regnskabscirkulæret fastlægger retningslinier og tidsplan

Som optakt til arbejdet med årsregnskabet udsender Økonomiudvalget - i henhold til Københavns Kommunens Kasse- og regnskabsregulativ - ultimo året et cirkulære om afslutningen af regnskabet.

I regnskabscirkulæret fastlægges retningslinier og tidsfrister for regnskabets tekniske lukning (registreringsfasen), udvalgenes forklaringer på afvigelser (rapporteringsfasen) samt for arbejdet med regnskabets oversigter (oversigtsfasen).

Inden forelæggelsen for Økonomiudvalget har regnskabscirkulæret været til høring hos forvaltningerne og hos Revisionsdirektoratet, hvor der har været mulighed for at kommentere cirkulæret.

 

Nye tiltag i cirkulæret for regnskab 2003

Sammenfattende forventes, at regnskabsprocessen for 2003 i høj grad vil ligne processen for regnskab 2002. Der er dog foretaget justeringer på baggrund af evalueringen af regnskab 2002, bemærkninger fra Revisionsdirektoratet samt Økonomiudvalgets ønsker. De væsentligste justeringer er foretaget på følgende 4 områder:

 

A: Afklaringen af retningslinier for regnskabsaflæggelsen er fremrykket efter ønske fra forvaltningerne. Det betyder, at cirkulæret forelægges til politisk behandling knap en måned tidligere end sidste år.

 

B: Regnskabscirkulæret indeholder nye krav til indberetningen af forklaringer på afvigelser. Afrapporteringen af aktivitetstal skal i regnskab 2003 i højere grad foregå på funktionsniveau i sammenhæng med forvaltningernes forklaringer på økonomiske afvigelser, jf. regnskabscirkulærets bilag 3 og afsnit 4.2.3 i cirkulæret. Tidligere er aktivitetstal blevet afrapporteret på bevillingsniveau i et selvstændigt afsnit. Dette sker for at øge sammenkædningen af økonomi og aktivitet i regnskabet i overensstemmelse med bl.a. Økonomiudvalgets ønsker herom og kravet i budget 2004 om øget gennemskuelighed.

 

C: Arbejdet med regnskabets oversigter er udskilt som en selvstændig fase med ansvarlige i hver forvaltning. Oversigternes formål at bl.a. at opgøre de af kommunens økonomiske forpligtelser, der rækker videre end regnskabsåret 2003. Udskilningen sker ud fra et ønske om at kvalitetssikre oversigterne. Regnskabscirkulæret har på den baggrund fået en ny struktur, der følger den ny opsplitning af arbejdsopgaverne.

 

D: Der udarbejdes ikke som tidligere år et foreløbigt regnskab for 2003, der selvstændig forelægges Økonomiudvalget mens regnskabsarbejdet stadig pågår. I stedet redegøres der i forbindelse med januarprognosen for den foreløbige status på regnskabets væsentligste hovedområder.

 

 

ØKONOMI

-

 

MILJØVURDERING

Ingen konsekvenser

 

 

ANDRE KONSEKVENSER

-

 

HØRING

Regnskabscirkulæret har været til høring hos forvaltningerne og i Revisionsdirektoratet.

 

 

BILAG

Regnskabscirkulære 2003, inklusiv bilag 1-13

Udkast til følgebrev til udsendelse af cirkulæret til udvalg og Revisionsdirketoratet

 

 

Erik Jacobsen

 

/ Bjarne Winge