Afrapportering vedr. dobbeltansættelser

Økonomiudvalget godkendte den 20. marts 2012 en indstilling fra Økonomiforvaltningen (sagsnr. 2012-30596) vedr. tiltag i forbindelser med dobbeltansættelser i Københavns Kommune. I tilslutning til behandling af sagen blev der anmodet om status efter ½ år, som hermed følger.

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,

1. at Økonomiudvalget tager orienteringen om status vedr. dobbeltansættelser til efterretning,
2. at Økonomiudvalget godkender de fremadrettede tiltag med henblik identifikation og kontrol med dobbeltansættelser.

Indstillingen om dobbeltansættelser, jf. ovenfor, fulgte op på en rapport fra Intern Revision, hvoraf det fremgik, at 1518 medarbejdere i en udvalgt periode havde varetaget flere ansættelsesforhold. Tallet 1518 dækkede for størstedelens vedkommende over medarbejdere registreret med to ansættelsesforhold grundet jobskifte eller lignende, samt uproblematiske dobbeltansættelser i den forstand, at de samlet set ikke overskred fuld tid eller bestemmelserne for hviletid og fridøgn.

Forvaltningerne er i gang med at rydde op i de sager, som det blev vurderet der var et særligt behov for at undersøge nærmere. Nedenfor er nærmere redegjort for status i forhold til de bagudrettede forløb.

I indstillingen blev endvidere redegjort for fremadrettede tiltag, der kan være med til at sikre, at man fremover undgår dobbeltansættelser, hvor det ikke er hensigtsmæssigt. Da disse tiltag først er sat i værk i løbet af foråret 2012 er det tvivlsomt, om tiltagene har fået fuld effekt.

Endelig blev det i forbindelse med indstillingen besluttet, at der skulle nedsættes en fælles arbejdsgruppe med inddragelse af organisationerne Københavns og Frederiksbergs Fællesrepræsentation med henblik på, at drøfte de problemstillinger som kan opstå, når medarbejdere påtager sig flere samtidige ansættelsesforhold i kommunen. Der har været afholdt ét møde med deltagelse af organisationerne, og det næste forventes afholdt efter sommerferien.

For at sikre den tilstrækkelige viden i organisationen til fremadrettet at undgå uhensigtsmæssige dobbeltansættelser, er der i Københavns Kommune gennemført en proces og iværksat en række tiltag. Bagudrettet er forvaltningerne pt. i gang med ”oprydningen”.

Proces

Som udgangspunkt har en medarbejdere ret til at have flere sideløbende ansættelser i Københavns Kommune. Der findes hverken overenskomstmæssige eller lovbaserede begrænsninger på, hvor mange ansættelsesforhold en medarbejder må have.

Det er derfor ikke muligt generelt at forpligte kommunens medarbejdere til kun at have én ansættelse inden for Københavns Kommune. Tilsvarende kan man ikke generelt afslå at ansætte/afskedige en medarbejder pga. sideløbende ansættelser i det private/andre offentlige virksomheder. 

Dog skal relevante regler om arbejdstid mv. iagttages i alle ansættelsesforhold uanset om der er tale om enkeltansættelser eller dobbeltansættelser. Nærmere beskrivelse heraf fremgår af vedhæftede bilag 1.

Der er løbende afholdt møder med deltagelse af repræsentanter fra forvaltningerne, ligesom der har været gennemført mødeaktiviteter med KL og organisationerne, jf. nærmere ovenfor.

Der er herudover den 6. marts 2012 sendt en skrivelse til KL vedr. rækkevidden af en ny afgørelse om dobbeltansættelser, der er afgørende for, at forvaltningerne kan afslutte sagsbehandlingen af en lang række af de bagudrettede sager.

KL blev bedt om en bedømmelse af, hvorvidt medarbejderes dobbeltansættelse i forskellige konstellationer i kommunen ville blive betragtet som flere ansættelsesforhold, samt en vurdering af retsvirkningerne heraf. Svar er modtaget fra KL den 20. juli 2012. Svaret gav imidlertid anledning til at stille KL nogle uddybende spørgsmål af væsentlig betydning for sagen. Disse er sendt til KL den 1. august 2012 og svar er endnu ikke modtaget.

Fremadrettede tiltag

Fremadrettet gennemføres følgende tiltag:

·         Ansøgere til stillinger bliver i forbindelse med rekrutteringen bedt om at oplyse arbejdsgiver om, hvorvidt pågældende allerede er ansat i Københavns Kommune med henblik på at vurdere, hvorvidt varetagelsen af to ansættelsesforhold er hensigtsmæssig.

·         Nye medarbejdere bliver i ansættelseskontrakten gjort opmærksom på, at de har ”oplysningspligt” i forhold til andre ansættelser i kommunen.

·         Den centrale kontrolenhed i KS kontrollerer hver fjerde måned, om der forekommer dobbelte ansættelsesforhold og videresender oplysninger til den relevante forvaltning. Forvaltningen følger herefter op. I den sammenhæng har et antal medarbejdere i forvaltningerne nu fået adgang til de relevante oplysninger på tværs af kommunen.

Afrapportering vedr. bagudrettede tiltag

Særligt i relation til de selvejende institutioner bemærkes, at disse som udgangspunkt er omfattet af Intern Revisions liste over dobbeltansættelser. Det er vigtigt at bemærke i forbindelse hermed, at de selvejende institutioner er selvstændige juridiske enheder og dermed ikke en del af dobbeltansættelsesproblematikken.

Således er forvaltningerne i sager vedr. de selvejende institutioner afskåret fra, at foretage nærmere konkrete undersøgelser af om medarbejdere overholder mødetider mv., på samme måde som hvis det sideløbende ansættelsessted var en privat arbejdsgiver eller en anden kommune.

Nedenfor gennemgås status for de enkelte forvaltninger. Det bemærkes, at der er tale om et øjebliksbillede, idet det bagudrettede oprydningsarbejde fortsat pågår. Derudover bemærkes, at sager, der nedenfor benævnes som af grovere karakter er sager hvor der forekommer svig eller andet alvorligt misbrug mv.. I alt har der været 14 sådanne sager. Ud af de 14 sager var der 6 sager, som endte med en personalesag (afskedigelse, advarsel e.lign.). De 6 sager udgør 2,4 % af de sager, som blev udtaget til nærmere undersøgelse.

Sundheds- og Omsorgsforvaltningen (SUF) havde oprindelig ca. 700 sager (inkl. uproblematiske). 60 af disse blev udtaget til nærmere undersøgelse, således at de ansættelsesforhold, der blev vurderet til at være mest kritiske i forhold til eventuel overholdelse af hviletidsbestemmelser mv., blev afdækket først. Ud af disse 60 sager fandt SUF 2 sager, af grovere karakter. I den første sag, havde medarbejderen af sig selv fratrådt sin stilling. Den anden sag blev håndteret konkret. De resterende sager gav ikke anledning til ansættelsesretlige sanktioner.

Børne- og Ungdomsforvaltningen (BUF) havde på det oprindelige udtræk fra Intern Revision ca. 550 tilfælde af dobbeltansættelse. Af disse udtog forvaltningen 60 sager til nærmere undersøgelse. Undersøgelsen resulterede i 4 sager, hvor arbejdsmiljømæssige regler om maksimal ugentlig arbejdstid ikke blev overholdt. 3 af sagerne er løst ved, at medarbejderne er fratrådt et af ansættelsesforholdene og den sidste er i en sagsbehandlingsproces med opsigelse af et ansættelsesforhold.

Derudover er BUF ved at undersøge 6 sager, som Intern Revision havde anbefalet yderligere undersøgelse af og i gang med at sagsbehandle 2 sager om dobbeltansættelse, hvor der er konstateret problematiske dobbeltansættelser på tværs af forvaltninger.

I Socialforvaltningen (SOF) viste det oprindelige træk fra Intern Revision, i alt 594 medarbejdere med dobbeltansættelse. SOF udtog herefter 57 sager til nærmere undersøgelse. Gennemgangen af de 57 sager har vist, at en del sager kunne henlægges uden yderligere aktion. Af de resterende sager, har langt størstedelen af sagerne vist sig at omhandle manglende overholdelse af arbejds- og hviletidsbestemmelser. Her afventes en nærmere afklaring ved KL, jf. ovenfor. Endelig viste gennemgangen, at i alt 6 sager var særligt problematiske. De 6 sager er afsluttet ved enten afskedigelse, eller ved henlæggelse pga. medarbejderens fratræden eller manglende dokumentation for at medarbejderen har optrådt svigagtigt.

Økonomiforvaltningen/Koncernservice (ØKF/KS) havde oprindelig 40 sager, som mest var sager, som ikke krævede yderligere aktion. Der var en enkelt tværgående sag af grovere karakter (en medarbejder påtog sig arbejde i sin ferie), hvor det blev aftalt at SOF håndterede det videre forløb i forhold til den dobbelte udbetaling. Sagen endte med en påtale overfor medarbejderen. Der er ikke flere sager pt.

I Teknik- og Miljøforvaltningen (TMF) var der oprindelig 5 sager. 3 sager krævede en nærmere undersøgelse. 1 sag blev afklaret med SUF. De 2 resterende er verserende.

I Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen (BIF) var der oprindelig 20 sager. En enkelt af disse var en tværgående sag af grovere karakter, som er verserende. Derudover var der 2 sager som krævede sagsbehandling. I begge sager var der tale om dobbeltansættelser på forskellige overenskomster, som derfor er adskilte og uafhængige ansættelsesforhold. BIF har dog haft samtale med de pågældende medarbejdere, hvor de blevet orienteret om, at deres arbejdstider vil blive kontrolleret månedligt. Der er ikke flere sager pt.

I Kultur- og Fritidsforvaltningen (KFF) var der oprindelig 74 sager. Kun 5 sager krævede sagsbehandling. De 5 sager som KFF udtog til nærmere undersøgelse drejede sig om medarbejdere som var ansat i 2 forvaltninger. Der var imidlertid ingen konflikt mellem de to ansættelsesforhold, da det samlede timeantal ikke oversteg månedsnormen. Der var ingen alvorlige sager, som krævede opfølgning.

Alle sager af grovere karakter, dvs. sager hvor der forekommer svig eller andet alvorligt misbrug mv. er identificeret og enten løst eller verserende.

Intern Revision (IR) har netop udarbejdet en opfølgende rapport, der er vedlagt som bilag 2. Det bemærkes, at forvaltningerne ikke har haft mulighed for, at komme med bemærkninger til rapporten.

Det foreslås, at Økonomiudvalget tager orienteringen om status vedr. dobbeltansættelser til efterretning og tiltræder de fremadrettede tiltag med henblik på identifikation og kontrol med dobbeltansættelser.

Claus Juhl                           /Bjarne Winge

Økonomiudvalgets beslutning den 4. september 2012

Kurt Wagner, Intern Revision deltog under punktets behandling.

Indstillingen blev godkendt.