Optagelse af lån til nyt vagtplansystem

5. Optagelse af lån til nyt vagtplansystem (2010-5501) Indstilling om finansiering af gennemførelse af EU-udbud med henblik på udskiftning af nuværende system i Københavns Kommune. INDSTILLING OG Beslutning Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget over for Borgerrepræsentationen anbefaler, at der i 2010 omplaceres af 14 mio. kr. (2010 p/l) fra bevillingen Koncernservice, drift funktion 6.45.51.1 til Koncernservice anlæg, 6.45.51.3. Midlerne bidrager til finansiering af det nye Vagtplansystem, at der bevilges et internt lån med en tilhørende tillægsbevilling og rådighedsbevilling til udskiftning af Københavns Kommunes vagtplansystem på hhv. 4 mio. kr. i 2011, 12 mio. kr. i 2012 samt 6,5 mio. kr. i 2013 (løbende p/l) til bevillingen Københavns Koncernservice, anlæg, funktion 6.45.51.3. Lånet tilbagebetales til kommunekassen med en intern rente på 5,5 pct. over 6 år af forvaltningerne, dog således at Koncernservice mellemfinansierer den del af tilbagebetalingen der ligger ud over perioden 2013-2018. De bevillingsmæssige ændringer forbundet med tilbagebetalingen af det interne lån fremgår af tabel 1 i økonomiafsnittet, samt at der indkøbes et standardsystem, som i begrænset omfang tilpasses kommunens bruger- og styringsbehov. Problemstilling BR bestilte i 2006, BR 117/06, en foranalyse, som KS udarbejdede i tæt samarbejde med forvaltningerne. Analysen identificerede en række problemstillinger ved det eksisterende system, blandt andet: ? At der er stor utilfredshed med Vagtplan-systemet blandt brugerne, da det er et ekspertsystem som er vanskeligt at anvende, og hvor datakvaliteten er dårlig og der laves mange fejl. ? At forvaltningerne konkret påføres tab i form af manglende hjemtagelse af sygedagpengerefusioner. ? At systemets har performanceproblemer afledt af 15 års funktionalitetsberigelse ved knopskydning med dertil hørende lange svartider. Løsning KS har i samarbejde med forvaltningerne udarbejdet en kravspecifikation til et nyt og mere moderne system, som vil kunne danne grundlaget for bl.a. følgende mulige gevinster og effektiviseringspotentialer: ? At reducere administrative byrder hos ledere og administrativt personale. ? At facilitere processen, der skal sikre korrekt hjemtagelse af Sygedagpengerefusioner. ? At man med et standardsystem med tilretninger sandsynligvis vil kunne reducere de samlede omkostninger til drift af systemet. Forvaltningerne har som del af arbejdet med forslagene til investeringskataloget for 2010 tiltrådt indstillingen om gennemførelsen af et udbud med henblik på anskaffelse af et nyt vagtplansystem. Finansieringen af gennemførelse af EU-udbud med henblik på udskiftning af det nuværende system samt effektivisering og udvikling af vagtplan-processer i Københavns Kommune indgik imidlertid ikke i budgetforliget for 2010. Det indstilles derfor, at der bevilges et internt lån til ØKF i 2010 til finansiering af anskaffelse af et nyt vagtplansystem til Københavns Kommune. Det indstilles, at lånet tilbagebetales af forvaltningerne over en seksårig periode med mellemfinansiering af KS, ved en rammereduktion i forvaltningernes budgetrammer gennem anvendelse af de fordelingsnøgler, der er gældende for administrationen af kommunens løn- og vagtplansystem. Økonomikredsen har besluttet, at fordelingsnøglen for finansiering af driftsudgifterne til systemet fastlægges ud fra antallet af lønsedler i forvaltningerne, indtil det nye system er kendt. Herefter overgår man til fordelingsnøgle baseret på forvaltningernes brug af systemet, såfremt det nye systems platform måtte give mulighed herfor. Der skal således ske en korrektion af finansieringen af driftsudgifterne, når det er muligt at se forvaltningernes brug af systemet. Forvaltningerne afholder selv egne udgifter til implementering af det nye system. Økonomi Den samlede udgiftspost til finansiering af et nyt vagtplansystem beløber sig til 36,5 mio. kr. Den økonomiske ramme er under forudsætning af, at der indkøbes et standardsystem, som i begrænset omfang tilpasses kommunens bruger- og styringsbehov. Det er ikke muligt præcist at angive, hvor stor en andel af udgiftsposten, der skal afholdes i hvert af årene 2010, 2011, 2012 og 2013. Det vurderes dog, at der skal afholdes omkostninger for 6 mio. kr. i 2010. De øvrige udgifter forventes at fordele sig med henholdsvis 12 mio. kr. i hvert af årene 2011 og 2012 samt 6,5 mio.kr. i 2013. Den konkrete udgiftsfordeling vil afhænge af den betalingsplan, som indgås med den leverandør, der vælges. Til delvis finansiering af det nye system anvendes overførte midler fra Lønkontraktsekretariatets (KS) budget fra 2009 til 2010 på 14 mio. kr. som dækker over mindreforbrug på midler til Vagtplan fra 2007 og ubrugte udviklingsmidler samt besparelser på vederlaget til KMD, jf. Lønkontrakten mellem Københavns Kommune og KMD. Midlerne indstilles omplaceret fra drift til anlæg. De resterende 22,5 mio. kr. til finansiering af det nye vagtplansystem finansieres ved optagelse af interne lån på hhv. 4 mio. kr. i 2011, 12 mio. kr. i 2012 samt 6,5 mio. kr. i 2013 (løbende p/l) til bevillingen Københavns Koncernservice, anlæg, 6.45.51.3 Lånet tilbagebetales til kommunekassen ved en reduktion i forvaltningernes budgetrammer med mellemfinansiering på bevillingen Koncernservice, anlæg for den periode der ligger ud over 2013-2018. Tabel 1: Bevillingsmæssige ændringer forbundet med tilbagebetaling af lån til Vagtplansystemet. 1.000 kr. (løbende p/l) Fordelingsnøgle 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 Finansposter (8.22.05.5, kassen) 801 3.203 4.504 4.504 4.504 4.504 3.703 1.301 KS, anlæg (6.45.51.3) -801 1.301 0 0 0 0 801 -1.301 BIF, drift (6.45.51.1) 0,0336 0 -151 -151 -151 -151 -151 -151 0 BUF, drift (6.45.51.1) 0,3624 0 -1.632 -1.632 -1.632 -1.632 -1.632 -1.632 0 KFF, drift (6.45.51.1) 0,0541 0 -244 -244 -244 -244 -244 -244 0 SOF, drift (6.45.51.1) 0,2305 0 -1.038 -1.038 -1.038 -1.038 -1.038 -1.038 0 SUF, drift (6.45.51.1) 0,2573 0 -1.159 -1.159 -1.159 -1.159 -1.159 -1.159 0 TMF, drift (6.45.51.1) 0,0411 0 -185 -185 -185 -185 -185 -185 0 Brand, drift (6.45.51.1) 0,0135 0 -61 -61 -61 -61 -61 -61 0 ØKF, drift (6.45.51.1) 0,0075 0 -34 -34 -34 -34 -34 -34 0 Forvaltninger i alt 1 0 -4.504 -4.504 -4.504 -4.504 -4.504 -4.504 0 Videre proces Indkøbet og implementeringen af det nye system opdeles i etaper således, at der mellem hver etape kan tages beslutning om den videre implementering. Indstillingen behandles af Økonomiudvalget den 4. maj 2010 og af Borgerrepræsentationen 20. maj 2010. Når der er truffet beslutning om lånefinansieringen vil udbudsprocessen omgående blive påbegyndt. Til ledelse af projektet nedsættes en styregruppe med repræsentanter for forvaltningerne. Claus Juhl Jan Gundersen bilag