Økonomiudvalget

 

DAGSORDEN

for ordinært møde tirsdag den 4. maj 2004

 

 

 

J.nr.             ØU 143/2004

 

 

7.                   Samlet redegørelse for tilsyn på plejehjem i 2003 (Sundheds- og Omsorgsudvalget)

 

 

INDSTILLING

Sundhedsforvaltningen indstiller,

At Sundheds- og Omsorgsudvalget overfor Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen anbefaler at den samlede redegørelse over tilsyn på plejehjem i 2003, samt forvaltningens opfølgning herpå, tages til efterretning.

 

Sundheds- og Omsorgsudvalgets beslutning i mødet den 15. april 2004

Sundheds- og Omsorgsudvalget tiltrådte indstillingen.

Venstre og Dansk Folkeparti ønskede følgende ført til protokol:

" V og O tiltræder redegørelsen over tilsyn på plejehjem i 2003, men havde helst set at tilsynene var foretaget af en uvildig enhed, da kommunen ikke bør kontrollere sig selv."

 

Økonomiforvaltningen indstiller,

at Økonomiudvalget oversender sagen til Borgerrepræsentationen med følgende erklæring:

"Økonomiudvalget har ingen bemærkninger til, at nærværende sag søges gennemført."

 

 

RESUME

Nærværende indstilling omhandler den lovpligtige tilbagemelding til Borgerrepræsentationen om resultaterne af og opfølgningen på de tilsyn, som er gennemført på kommunens plejehjem.

 

I 2003 blev tilsynsopgaven først igangsat i maj måned, hvor Sundhedsforvaltningen etablerede en selvstændig tilsynsenhed. For hurtigt at indhøste erfaringer med forskellige metoder til at gennemføre tilsynsbesøgene på blev der indgået aftale med to private firmaer om gennemførelse af tilsyn på en mindre del af plejehjemmene.

 

Sundhedsforvaltningen gennemførte alle de lovpligtige 125 tilsyn på kommunens plejehjem i 2003.

 

Det kommunale tilsyn er todelt. Et tilsynsbesøg skal være uanmeldt og skal primært bruges til at kontrollere kvaliteten i tilrettelæggelsen og udførelsen af plejen og omsorgen. Et andet tilsynsbesøg skal være anmeldt, og formålet med dette er at afdække institutionens styrker og svagheder i et udviklingsperspektiv.

 

Sundhedsforvaltningen har på baggrund af de indhøstede erfaringer med tilsyn i 2003 udarbejdet forslag til organisering og indhold af tilsynet i 2004. Indstillingen herom blev tiltrådt af Borgerrepræsentationen den 11. marts 2004. Tilsynsopgaven løftes nu af en selvstændig Tilsynsenhed i Sundhedsforvaltningen. Enheden gennemfører i samarbejde med medarbejdere fra de lokale Pensions- og Omsorgskontorer nu tilsyn med såvel plejehjem, leverandører i frit valgs ordningen på hjemmeplejeområdet, dagtilbud og træningstilbud. Dvs. at der nu er etableret en tilsynsfunktion, der fører tilsyn med kvaliteten i tilbudene på hele ældreområdet.

 

Hovedkonklusionen på de kommunale tilsyn, herunder de tilsyn der er udført af private firmaer, er, at der udføres en tilfredsstillende pleje og omsorg på de københavnske plejehjem og at langt hovedparten af beboere og pårørende udtrykker tilfredshed med den omsorg, der ydes. Ligeledes udtrykker langt hovedparten af medarbejderne tilfredshed med at arbejde på plejehjemmet.

 

På en del plejehjem giver medicinhåndteringen anledning til problemer, som især relaterer sig til den skriftlige dokumentation om beboernes medicin. Der er dog også observeret fejlagtig dosering af medicin.

 

Den skriftlige dokumentation, i form af en plejeplan for den samlede indsats for beboeren, ses kun hos ca. halvdelen af beboerne.

 

Derudover konkluderer det kommunale tilsyn, at beboere på en del plejehjem efterlyser flere aktivitetsmuligheder specielt i aftentimerne og i weekenderne

 

Medarbejderne på ca. en fjerdedel af plejehjemmene efterlyser større muligheder for udvikling og uddannelse.

 

Det kommunale tilsyn fandt mangler i relation til pleje og omsorg på 4 plejehjem.

 

Derudover blev der på et plejehjem udført et opfølgende tilsyn, foranlediget af en konkret sag.

 

Udover de to kommunale tilsyn gennemfører Embedslægeinstitutionen for København og Frederiksberg også et uanmeldt tilsyn på plejehjemmene. Dette tilsyn har fokus på de sundhedsmæssige forhold.

 

Embedslægeinstitutionen har gennemført 77 tilsyn på plejehjemmene i Københavns Kommune.

 

Embedslægen konkluderer, at tilstanden på de københavnske plejehjem generelt er tilfredsstillende, selvom der ikke er sket et markant fald fra 2002 til 2003 i de fejl og mangler, der blev fundet ved tilsynene. 

 

Embedslægen konkluderer, at der er sket en mindre stigning i antallet af plejehjem, hvor der ingen bemærkninger var om fejl og mangler.

 

På to af plejehjemmene fandt embedslægen så alvorlige fejl og mangler både i relation til de sundhedsadministrative forhold, medicinhåndteringen og den sundhedsfaglige dokumentation, at opfølgende besøg var nødvendige.

 

Inden for de 2 fokusområder, medicinhåndtering og sundhedsfaglig dokumentation, er der stor overensstemmelse mellem observationerne og konklusionerne fra Embedslægetilsynet og det kommunale tilsyn, herunder de tilsyn, der er udført af private firmaer. Det er især på disse 2 områder, hvor der er behov for at forbedre kvaliteten.

 

 

Sundhedsforvaltningens opfølgning på de gennemførte tilsyn

Der blev i 2003 indført en procedure i Sundhedsforvaltningen, hvorefter det enkelte plejehjem skal udarbejde en handleplan efter hvert eneste tilsynsbesøg. Handleplanen skal udarbejdes sammen med ældrekontoret i lokalområdet og skal indeholde mål og tidsplan for opfølgning på tilsynets anmærkninger og anbefalinger.

 

Derudover har Sundhedsforvaltningen på baggrund af alle handleplanerne udarbejdet en månedlig statusrapport og taget stilling til iværksættelse af prioriterede indsatser og aktiviteter på tværs af alle lokalområder.

 

Således er der gennemført både en lokal opfølgning på tilsynenes anmærkninger og anbefalinger og også en tværgående opfølgning.

 

Sundhedsforvaltningen har udarbejdet en ny vejledning for medicinhåndtering, der er i overensstemmelse med Sundhedsstyrelsens retningslinjer. Den interne vejledning i medicinhåndtering er blevet fulgt op med nye lokale retningslinier på samtlige plejehjem. Arbejdet blev tilendebragt i januar 2004.

 

Efteruddannelse i medicinhåndtering er påbegyndt ved årsskiftet 2004, som yderligere opfølgning. Ni hold med i alt 216 social- og sundhedsassistenter og plejehjemsassistenter efteruddannes frem til oktober 2005.

 

I relation til plejeplaner har Sundhedsforvaltningen udarbejdet en intern vejledning med kriterier for systematisk anvendelse af individuelle plejeplaner i henhold til lovgivningen på området. Generelt tegner der sig et billede af, at de plejehjem, som har fået en anmærkning for manglende fremadrettede plejeplaner, alle er i gang med at udarbejde fremadrettede plejeplaner. Det forventes at samtlige plejehjem i 2. kvartal 2004 vil have udarbejdet plejeplanerne.

 

I indstillingen redegøres der herudover for Sundhedsforvaltningens opfølgning på anmærkningerne bl.a. om manglende skriftlige instrukser, samarbejde med praktiserende læger og sygehusvæsen, aktivitetsmuligheder i aften og i weekender, muligheder for uddannelse og udvikling for medarbejderne samt sygefravær.

 

SAGSBESKRIVELSE

Nærværende indstilling omhandler den lovpligtige tilbagemelding til Borgerrepræsentationen om resultaterne af og opfølgningen på de tilsyn, som er gennemført på kommunens plejehjem i 2003.

 

Sagsbeskrivelsen er disponeret så der først bliver redegjort for hele tilsynskonceptet. Det vil sige den lovgivningsmæssige baggrund, formålene med de tre forskellige tilsyn der gennemføres og den konkrete organisering af tilsynsopgaven.

 

Efterfølgende bliver der redegjort for resultaterne og konklusionerne i henholdsvis det kommunale tilsyn og embedslægens tilsyn

 

Sidst bliver der redegjort for, hvordan Sundhedsforvaltningen har fulgt op på de konkrete konklusioner og anmærkninger, der er kommet fra tilsynsbesøgene.

 

Baggrund

De kommunale tilsyn udføres i henhold til Socialministeriets skrivelse nr. 11941 af 29. maj 2001. Heraf fremgår det, at de kommunale tilsyn er indført med henblik på at kontrollere dels serviceindsatsen overfor beboerne indenfor plejehjemsområdet,  dels at opgaverne på ældreområdet løses i overensstemmelse med Lov om Social Service § 75 h , det kommunale serviceniveau og den konkrete afgørelse, der er truffet for den enkelte modtager.

 

Embedslægeinstitutionen har siden 1. januar 2002 ført tilsyn med de sundhedsmæssige forhold på plejehjem og i plejeboliger i henhold til lov nr. 490 af 7. juni 2001, og har fulgt Sundhedsstyrelsens "Vejledning om tilsyn med plejehjem, plejeboligbebyggelser og tilsvarende boligenheder" af december 2001.

 

Sundhedsforvaltningen har dels via den til formålet oprettede tilsynsenhed, dels ved inddragelse af to private firmaer gennemført de lovpligtige tilsyn på kommunens plejehjem, dvs. et uanmeldt og et anmeldt  tilsyn på hvert plejehjem. Der er i alt gennemført 125 tilsyn, heraf et ekstrabesøg.

Parallelt har Embedslægen for København og Frederiksberg gennemført 77 tilsynsbesøg.

Som bilag er vedlagt fire rapporter, der beskriver tilsynene fra henholdsvis Sundhedsforvaltningens tilsynsenhed, de to private firmaer Care Group og Revisionsaktieselskabet af 1962, samt Embedslægen for København og Frederiksberg.

I 2004 vil den samlede tilsynsopgave blive varetaget af en selvstændig Tilsynsenhed i Sundhedsforvaltningen. Sundhedsforvaltningen har på baggrund af de indhøstede erfaringer med tilsyn i 2003 udarbejdet forslag til organisering og indhold af tilsynet i 2004. Indstillingen herom blev tiltrådt af Borgerrepræsentationen den 11. marts 2004. Tilsynsenheden gennemfører i samarbejde med medarbejdere fra de lokale Pensions- og Omsorgskontorer nu tilsyn med såvel plejehjem, leverandører i frit valgs ordningen på hjemmeplejeområdet, dagtilbud og træningstilbud. Dvs. at der nu er etableret en tilsynsfunktion, der fører tilsyn med kvaliteten i tilbudene på hele ældreområdet.

 

De lovpligtige kommunale tilsyns konklusioner

 

I det følgende gengives konklusionerne fra de gennemførte tilsyn. Der er i vid udstrækning sammenfald mellem anmærkninger og anbefalinger fra Sundhedsforvaltningens tilsynsenhed og de private firmaer, og generelt omtales disse konklusioner derfor samlet som "det kommunale tilsyn" (i modsætning til Embedslægeinstitutionens tilsyn).

 

I de lovpligtige kommunale tilsyn skelnes mellem et uanmeldt og at anmeldt tilsyn

Formålet med det uanmeldte tilsyn er:

·      at kontrollere kvaliteten i tilrettelæggelse og udførelse af pleje og omsorg  på udvalgte områder, og kontrollere om der er overensstemmelse med lovgivning, kvalitetsstandarder og Sundhedsforvaltningens retningslinier,

·        at belyse den faktisk oplevede kvalitet af pleje og omsorg, 

·        at belyse beboernes oplevelse af medinddragelse og  fleksibilitet.

 

Formålet med det anmeldte tilsyn er:

·        at institutionens organisatoriske styrker og svagheder afdækkes i et udviklingsperspektiv.

 

De uanmeldte tilsyn

 

De uanmeldte tilsyn  repræsenterer et øjebliksbillede. Tilsyn foretages en tilfældig valgt dag og informanterne (beboere og personale) er ikke adviseret p å forhånd og repræsenterer et tilfældigt udvalg. Dvs. at der ikke er tale om et repræsentativt udvalg, hvis udsagn om oplevelser kan generaliseres.

På hvert plejehjem har tilsynet udvalgt 4 – 10 beboere, afhængig af plejehjemmets størrelse og resultaterne afspejler således det observerede hos de udvalgte beboere.

Tilsynet har inden besøget udvalgt et antal beboere ud fra folkeregisteret. Plejehjemmene har ikke haft indflydelse på udvælgelsen af beboerne. Udvælgelsen er yderligere suppleret med udvælgelse af to af de mest plejekrævende beboere på plejehjemmet. Plejehjemmet er ved indledningen af besøget blevet spurgt om der blandt de udvalgte beboere var særlige forhold tilsynet skulle tage hensyn til.

På de uanmeldte tilsyn har der været anvendt følgende 7 fokusområder :

1.      Omsorgsmæssige forhold

At beboerne modtager den fornødne pleje og omsorg af kvalificeret

 personale.

2.      Stamdata

At der forefindes de nødvendig stamoplysninger om beboeren til brug

for den daglige pleje. Det drejer sig om oplysninger om beboerens syg

domme, allergier og navn på pårørende.

3.      Medicinadministration

At den doserede medicin stemmer overens med den ordinerede me-

dicin samt at medicinen opbevares korrekt.

4.      Medicindokumentation

At plejehjemmet følger Sundhedsforvaltningens vejledning : "Sådan

håndterer du medicin" og har udarbejdet en intern medicininstruks.

At der er overensstemmelse mellem plejehjemmets forskellige medi-

cinoptegnelser for den enkelte beboer.

5.      Plejeplaner             

               At der er udarbejdet fremadrettede plejeplaner, der opfylder servicelo-

               vens § 75a, stk 3                                              

6.      Fysiske forhold

Her er følgende forhold blevet bedømt : Indgangsparti,  beboerover-

sigt, skiltning, indretning af fællesarealer, faciliteter for træning og ak-

tiviteter, effekter på gangarealerne, og rengøringsstandard                                         

7.      Boligkatalog

At plejehjemmets side i boligkataloget er vedligeholdt med de relevante

 oplysninger. Siden skal indeholde oplysninger om værdier, normer og

normering for at opfylde socialministeriets bekendtgørelse 512.                                                       

Inden for hvert fokusområde er der foretaget en bedømmelse af plejehjemmet. Der har været anvendt tre bedømmelsesmuligheder :

·        Ingen bemærkninger

Det observerede lever op til lovgivning, Sundhedsforvaltningens regler,

rutiner, kvalitetsstandarder og almindelig faglig standard. Ingen eller

ubetydelige mangler.

·        Mindre mangler

Det observerede lever på visse områder ikke op til lovgivning, sundhedsforvaltningens regler, rutiner, kvalitetsstandarder og almindelig faglig standard

 

·        Større fejl og mangler

Det observerede lever på flere områder ikke op til lovgivning, Sundhedsforvaltningens regler, rutiner og kvalitetsstandarder og almindelig faglig standard.

 

Det forhold, at tilsynsenheden har anvendt tre bedømmelseskategorier på de uanmeldte tilsyn gør, at det er muligt at give en skematisk oversigt over resultaterne af de uanmeldte tilsyn. De to private firmaer har ikke anvendt disse bedømmelsesmuligheder. Hvor det har været muligt er deres beskrivelser i tilsynsrapporterne dog blevet "oversat" til de tre kategoriseringer.

Resultaterne i forhold til fokusområderne fordeler sig som vist i nedenstående skema

 

	Ingen bemærkninger	Mindre mangler	Større fejl og mangler
Omsorgsmæssige forhold	91 %	6 %	3 %
Stamdata	82 %	16 %	2 %
Medicinadministration	75 %	15 %	10 %
Medicindokumentation	45 %	50 %	5 %
Plejeplaner	26 %	26 %	51 %
Fysiske rammer	95 %	5 %	0 %
Boligkatalog	58 %	40 %	2 %

 

 

De anmeldte tilsyn

På det anmeldte tilsyn er der taget udgangspunkt i et omfattende spørgeskema, som plejehjemmet har udfyldt inden tilsynet. På tilsynet er der  taget afsæt i særlige problemfelter, som er identificeret ud fra besvarelsen af spørgeskemaet. Der har været særlig fokus på organisation og ledelse, medarbejdertrivsel og beboer-/pårørende- råds generelle opfattelse af plejehjemmet.

Langt de fleste plejehjem opleves som velfungerende med tilfredse beboere og personale.

Der er to plejehjem, hvor der er konstateret kritisable forhold. Forholdene omhandlede pleje og omsorgsmæssige forhold samt beboer- og pårørendetilfredshed.

Der er givet en antal anbefalinger, som typisk drejer sig om arbejdstilrettelæggelse, beboernes valgmuligheder, vedligeholdelse, aktiviteter aften og weekends samt inddragelse af beboerne i udførelsen af den praktiske hjælp ex. rengøring.

 

Anbefalingerne fordeler sig som anført i nedenstående skema og efterfølgende uddybet.

 

 

Mange plejehjem har et omfattende program for undervisning og udvikling af medarbejderne, mens det på nogle plejehjem kniber lidt mere. Anbefalingerne vedrørende medarbejderudvikling har hyppigt drejet sig om manglende MUS (medarbejder­udviklingssamtaler) eller manglende uddannelsesmuligheder (anbefaling 1).

På en del plejehjem er aktiviteterne for beboerne koncentreret i dagtimerne på hverdage. Beboere og pårørende har givet udtryk for at der er meget stille i aftentimerne og i weekends. Tilsynet har derfor givet en del anbefalinger om at undersøge mulighederne for at skabe lidt flere muligheder for aktiviteter på disse tidspunkter (anbefaling 2).

En del plejehjem fokuserer meget på at kunne tilbyde beboerne småture i omegnen eller at gå med på indkøb, hvor det på andre plejehjem er sjældnere at disse muligheder bliver udnyttet.

Flere plejehjem har ændret medarbejdernes mødetider for at imødekomme beboernes behov for samvær med personalet i eftermiddags- og aftentimerne eller for at imødekomme ønsket om at spise varm mad om aftenen. På andre plejehjem har personalets mødetider ligget fast i mange år og tilsynet har anbefalet at man tager disse forhold op til drøftelse på plejehjemmet.

Mange plejehjem har gjort et stort arbejde ud af velkomstmaterialet til nye beboere og pårørende for at kunne sikre en god indflytning. Andre plejehjem mangler et sådant materiale eller det er forældet.

På flere plejehjem deltager beboere i plejehjemmets daglige småopgaver, såsom borddækning, vande blomster eller lægge tøj sammen. På andre plejehjem er der ikke så stor fokus på disse muligheder.

Anbefalingerne vedrørende det interne samarbejde, har typisk omhandlet behov for tættere samarbejde mellem de enkelte plejeafdelinger eller mellem plejeafdelingerne og aktivitet/trænings afdelingerne, således at der foregår en bedst mulig anvendelse af ressourcerne samt en koordinering af indsatsen.

På nogle plejehjem bærer personalet ens uniformer, på andre anvendes forskelle uniformstyper og på mange plejehjem anvendes privat tøj. Tilsynets anbefalinger har gået på beboernes og pårørendes mulighed for at kunne identificere personalet f.eks. ved anvendelse af navneskilte. Der har været enkelte anbefalinger på at sikre at personalet beklædning signalerer tilstrækkelig professionalisme.

Tilsynet har i flere tilfælde set manglende vedligeholdelse f.eks. afskallede vægge eller hullede gulvtæpper. De fleste plejehjem virker dog velvedligeholdte.

Mange plejehjem har fokus på måltidernes betydning, herunder placeringen over døgnet. Der er dog enkelte plejehjem, hvor tilsynet har fundet, at der er for kort tid mellem hovedmåltidernes placering. Primært mellem morgenmåltidet og middagsmåltidet.

Sygefraværet er meget ujævnt fordelt. En hel del plejehjem har et lavt sygefravær mens enkelte har et endog meget stort sygefravær (anbefaling 3).

Tilsynet har haft fokus på besøgendes muligheder for at kunne orientere sig på plejehjem via skiltning. I man ge tilfælde er der en god og oplysende skiltning, mens det på nogle plejehjem er meget svært at orientere sig.

Mange plejehjem har ændret organisationsstruktur inden for de sidste år, således at strukturen bedst muligt matcher opgaverne. På nogle plejehjem er der dog en mere traditionel opbygning, hvor tilsynet har fundet anledning til at kommentere f.eks. et stort antal ledere i forhold til antallet af medarbejdere.

De øvrige fysiske forhold der er givet anbefalinger på, har primært drejet sig om lysforholdene på plejehjemmet, hvor nogle plejehjem har skiftet gangbelysningen til sparepærer, hvilket visse steder har betydet at gangene har været meget mørke. Det anbefales at overveje udsmykningen af plejehjemmet med henblik på at give et mere hjemligt indtryk.

 

Tværgående observationer

Disse konklusioner relaterer sig ikke til det enkelte plejehjem eller den enkelte tilsynsform, men er det kommunale tilsyns refleksioner over observationerne på samtlige byens plejehjem.

Tilsynet oplever, at plejehjemmenes dokumentationsmateriale er vidt forskelligt fra institution til institution, hvilket der for så vidt ikke er problemer med – men samlet set bliver der anvendt mange ressourcer på at hvert plejehjem udvikler deres eget dokumentationsmateriale eller køber dokumentationsmaterialet hos private firmaer (anbefaling 4).

Tilsynet har konstateret, at problemet med rekruttering af kvalificerede medarbejdere til plejehjem er meget ujævnt fordelt og mere relaterer sig til det enkelte plejehjem frem for til særlige bydele eller institutionsstørrelser.

Tilsynet har indtryk af, at de selvejende plejehjem har lettere adgang til at tilknytte frivillige hjælpere til plejehjemmet i kraft af deres bagland. Tilsynet har også indtryk af, at bestyrelserne på en del af de selvejende institutioner formår at skaffe ressourcer til plejehjemmet f.eks. i form af tilskud til særlige fester eller tilskud til ferieture for beboerne.

Det er kun i ganske få tilfælde, at bestyrelsesrepræsentanter har afgivet høringssvar til tilsynsrapporterne eller har deltaget som en del af ledelsen ved de anmeldte tilsyn.

Tilsynet har oplevet plejehjem, der er i konstant udvikling med afprøvning af nye tiltag, mens andre plejehjem virker mere tøvende over for nye tiltag og afventer at forvaltningen tager initiativet.

De fysiske rammer på de københavnske plejehjem er meget forskellige, men tilsynet har ikke konstateret en sammenhæng mellem de fysiske rammer og kvaliteten i pleje og omsorg eller tilfredsheden hos beboere, pårørende og medarbejdere.

 

Embedslægeinstitutionens konklusioner fra det sundhedsfaglige tilsyn

Generelt har tilstanden på de forskellige plejehjem været tilfredsstillende, selvom der ikke er sket et markant fald fra 2002 til 2003 i antallet af fejl og mangler, der blev fundet ved tilsynene. 

Det kan konstateres, at der er sket en mindre stigning i antallet af plejehjem, hvor der ingen bemærkninger var om fejl og mangler. (skemaet på side 2 i Bilag 3). Desuden er der sket en stigning fra 39 til 55 tilsyn, hvor der er indberettet - "ingen bemærkninger" (ingen eller få mindre mangler) - i en samlet konklusion til Sundhedsstyrelsen.

Det har ved tilsynene i 2003 kunnet konstateres, at man i hovedparten af plejehjemmene har arbejdet med at rette op på de fejl og mangler, der blev konstateret ved tilsynene i 2002, og i de fleste tilfælde var Embedslægeinstitutionens anbefalinger blevet fulgt.

På to af plejehjemmene blev der ved tilsynene fundet så alvorlige fejl og mangler både i relation til de sundhedsadministrative forhold, medicinhåndteringen og den sundhedsfaglige dokumentation, at opfølgende besøg var nødvendig.

På et plejehjem har der, på baggrund af en tilsynssag (klage til Embedslægeinstitutionen fra en ansat), været et ekstra tilsyn.

Der har på nogle plejehjem været en stor forskel på hvor mange fejl og mangler, der er konstateret i de enkelte afdelinger, hvorfor tilsynsrapporterne i 2003 indeholder præcise angivelser af i hvilken afdeling, der er konstateret fejl og mangler.

Omfanget af skriftlige vejledninger og instrukser har været varierende. På nogle plejehjem har man ingen eller kun få skriftlige retningslinier til personalet, og Embedslægeinstitutionen har i et tilfælde kunnet konstatere eksempler på, at forholdsvis nyansat personale ikke var behørigt oplært, ikke kendte eget ansvars- og kompetenceområde, samt ikke havde kendskab til, hvor de kunne søge oplysninger - f.eks. instrukser og procedurer.

Embedslægeinstitutionen anbefaler, at der udarbejdes skriftlige retningslinier for personalets ansvar og kompetence, samt skriftlige retningslinier for kritiske arbejdsgange på det sundhedsfaglige område (anbefaling 5).

Desuden anbefales, at der udarbejdes skriftlige kompetenceskemaer, når komplekse sygeplejeopgaver delegeres til ikke-autoriseret sundhedspersonale (anbefaling 6).

Som tidligere nævnt har der ved tilsynene i 2003 været større fokus på den sundhedsfaglige dokumentation end ved tilsynene i 2002, og ved 27 tilsyn blev dokumentationen fundet mangelfuld. Det kunne dog konstateres, at ca. halvdelen af plejehjemmene i det forløbne år havde arbejdet seriøst med at revidere og udvikle dokumentationen.

Der er sket et fald i antallet af plejehjem fra 8 til 1, hvor den sundhedsfaglige dokumentation blev opbevaret tilgængeligt for uvedkommende.

Selvom der er konstateret et mindre fald i antallet af fejl og mangler, havde langt den overvejende del af de konstaterede fejl og mangler - også i 2003- relation til medicinhåndteringen. Der blev konstateret fejl og mangler - heraf dog en del mindre - i 50 ud af 77 tilsyn. Der blev konstateret alvorlige fejl og mangler ved 5 tilsyn.

Det fremgår af listen på side 7 og 8 i bilag 2 at hovedparten af disse fejl og mangler har relation til medicinoptegnelserne og fejldoseringer i doseringsæskerne:

 

·        Manglende overensstemmelse mellem medicinoptegnelserne.

·        Medicinfejldosering i doseringsæskerne, hvor der var risiko for, at beboerne ville blive fejlmedicineret.

·        Præparatnavnet ikke ændret på doseringsskemaet ved anvendelse af synonympræparater.

·        Ændringer i ordinationsskemaet med overskrivning/overstregning/slettelak.

·        Opbevaring af medicin der var over sidste anvendelsesdato.

·        Anvendelse af fælles medicin.

 

Embedslægeinstitutionen anbefaler, at der på de institutioner, hvor der er konstateret uoverensstemmelser mellem medicinoptegnelserne, arbejdes på at anvende et mere enkelt medicinhåndteringssystem - f.eks. enstrenget (anbefaling 7).  Desuden bør der indføres kontrolforanstaltninger, således at det sikres, at der fremover ikke kan ske fejldoseringer i doseringsæskerne (anbefaling 8).

Det pointeres, at der ikke må anvendes nogen former for fælles medicin.

Ved forespørgsel til samarbejdet med hospitalerne kunne lidt over en tredjedel af plejehjemmene oplyse, at de fandt det problematisk, at beboerne ofte udskrives uden fyldestgørende sygeplejerapport, medicinstatus og ikke mindst genoptræningsplan (anbefaling 9).

 

Opfølgning på kommunale og embedslægetilsyn 2003

 

Der blev i 2003 indført en ny procedure i Sundhedsforvaltningen, hvorefter det enkelte plejehjem skal udarbejde en handleplan efter hvert eneste tilsynsbesøg. Handleplanen skal udarbejdes sammen med ældrekontoret i lokalområdet og skal indeholde mål og tidsplan for opfølgning på tilsynets anmærkninger og anbefalinger. Denne procedure er bemærket i Embedslægeinstitutionens rapport, som et godt grundlag for fremtidig kontinuitet i de uvarslede tilsynsbesøg.

 

Hver måned har Sundhedsforvaltningen på baggrund af alle handleplanerne udarbejdet en opsamlende statusrapport. Statusrapporterne har ligget til grund for iværksættelsen af prioriterede indsatser og aktiviteter på tværs af alle lokalområder.

 

Således er der gennemført både en lokal opfølgning på tilsynenes anmærkninger og anbefalinger og også en tværgående opfølgning.

 

I det følgende beskrives - i store træk, hvorledes Sundhedsforvaltningen har fulgt op på de væsentligste problemfelter, der er konstateret efter Embedslægeinstitutionens tilsyn samt de lovpligtige kommunale tilsyn. Anbefalingerne i parentes henviser til tilsynenes anbefalinger tidligere nævnt i denne indstilling. Det skal understreges at der udover det nedenfor skitserede også sker en opfølgning på de øvrige anbefalinger – dog mere lokalt og/eller i relation til færre plejehjem.

 

Alvorlige fejl og mangler

To tilsynsbesøg af Embedslægeinstitutionen påviste alvorlige fejl og mangler, der krævede opfølgende besøg. På det ene plejehjem fandt tilsynet massiv fejldosering af medicin, idet der hos tre beboere var doseret forkert i samtlige doseringsæsker for den kommende uge. En beboer fik desuden et andet præparat end det ordinerede.

 

Begge tilsyn blev fulgt op med en systematisk indsats, hvor der blev rettet op på fejl og mangler. De opfølgende tilsyn fra embedslægeinstitutionen er blevet gennemført med konklusionen "ingen bemærkninger".

 

Medicinhåndtering

De kommunale tilsyn har i høj grad haft de samme undersøgelsespunkter for medicinhåndtering som Embedslægeinstitutionen. Det betyder at der er stort sammenfald i konklusionerne på medicinhåndtering. Der er den del bemærkninger på området.

 

Sundhedsforvaltningen har udarbejdet en ny og udvidet vejledning for medicinhåndtering: " Sådan håndterer du medicin - en håndbog for plejepersonalet". (anbefalinger 5,6,7 og8). Vejledningen er i overensstemmelse med Sundhedsstyrelsens retningslinjer og anviser bl.a. en ændret dokumentationspraksis med indførelse af et enstrenget system. Vejledningen anbefaler også at der er nøglepersoner med fast defineret og nedskrevet ansvar for at følge medicinområdet og sætte kompetenceudvikling i gang.

 

Københavns Kommunes interne retningslinjer er dog mere omfattende og restriktive end Sundhedsstyrelsens, hvad angår opmærksomheden i forhold til afhængighedsskabende medicin, forventningen om intern kvalitetskontrol og normen for  tidsintervallet mellem ugedoseringer.

 

Den interne vejledning i medicinhåndtering er blevet fulgt op med nye lokale retningslinier på samtlige plejehjem (anbefalinger 5,6,7 og 8). Arbejdet blev tilendebragt i januar 2004.

 

Med afsæt i vejledningen og lokale instrukser i medicinhåndtering gennemføres derudover en efteruddannelse i medicinhåndtering, som er påbegyndt ved årsskiftet 2004 (anbefalinger 5,6,7 og 8. Ni hold med i alt 216 social- og sundhedsassistenter og plejehjemsassistenter efteruddannes frem til oktober 2005. Det er planen at efteruddannelsen herefter skal gøres permanent. Formålet med uddannelsen er reducere antallet af fejl i medicinhåndteringen ved at kvalificere målgruppens praksis i medicinhåndtering, biddrage til en større sikkerhed i opgaveløsningen og højere kvalifikationer som medicinkompetent sundhedsmedarbejder.)

 

Endvidere afdækker Sundhedsforvaltningen i øjeblikket mulighederne for i højere grad at indføre dosisdipensering på plejehjem og i hjemmeplejen (anbefaling 8). Formålet er at reducere risikoen for fejl i medicindoseringen.

 

Sundhedsfaglige dokumentation:

Mangler vedrørende den sundhedsfaglige dokumentation tegner sig ligeledes for en stor del bemærkninger fra både Embedslægeinstitutionen og de kommunale tilsyn.

 

Sundhedsforvaltningen har udarbejdet en intern vejledning med kriterier for systematisk anvendelse af individuelle plejeplaner i henhold til lovgivningen på området (anbefaling 4).

 

De enkelte plejehjem har derudover iværksat handlingsplaner med tidsfastsatte mål for, hvornår den sundhedsfaglige dokumentation i form af plejeplaner m.v. forventes at være udbedret. Der er i februar 2004 gennemført en rundspørge til de plejehjem, der i 2003 har fået en anmærkning om, at der var mindre mangler eller større fejl og mangler mht. plejeplaner. Generelt tegner der sig et billede af, at de plejehjem, som har fået en anmærkning for manglende fremadrettede plejeplaner, alle er i gang med at udarbejde fremadrettede plejeplaner. Det forventes at samtlige plejehjem i 2. kvartal 2004 vil have udarbejdet plejeplanerne.

 

For at sikre kvaliteten og overblikket i den sundhedsfaglige dokumentation er Sundhedsforvaltningen endvidere ved at afdække mulighederne for at understøtte dokumentationen ved hjælp af IT. Det forventes at der i april 2004 vil kunne træffes beslutning om hvorvidt, der skal gennemføres en IT-løsning (anbefaling 4).

 

Det er i Sundhedsstyrelsen blevet besluttet, at i 2004 vil temaet for plejehjemstilsynene være "god sundhedsfaglig dokumentation". Temaet vil blive fulgt op i Sundhedsforvaltningen.

 

Manglende skriftlige instrukser

Manglende eller mangelfulde skriftlige instrukser fremtræder på flere måder som et problem i konklusionerne. Tilsynene i 2003 fandt, at fem plejehjem ikke havde arbejdet med at udarbejde eller revidere deres skriftlige instrukser m.v., som man ved tilsynet i 2002 havde oplyst, at man ville, og som tilsynet havde anbefalet.

 

Fra samtlige plejehjem er det tilbagemeldt til Embedslægeinstitutionen, at der nu er samlet op på de konkrete forhold, herunder skriftlige instrukser.

 

Sundhedsforvaltningen følger Embedslægeinstitutionens anbefalinger, så der udarbejdes skriftlige retningslinjer for personalets individuelle ansvar- og kompetence specielt i forhold til delegering af komplekse sygeplejeopgaver til ikke autoriseret sundhedspersonale (anbefaling 5,6).  

 

Samarbejde med praktiserende læger og sygehusvæsen

Embedslægeinstitutionen anbefaler en kortlægning af de problemer, der fremstår i samarbejdet med de praktiserende læger og sygehusvæsenet. Sundhedsforvaltningen vil følge denne anbefaling og i 2004 gennemføre analyse af samarbejdet på området (anbefaling 9).

 

Flere aktivitetsmuligheder i aftentimerne og i weekenderne

Det kommunale tilsyn konkluderer at beboere og pårørende på en del plejehjem efterlyser flere aktivitetsmuligheder specielt i aftentimerne og i weekenderne. Tilsynet har givet anbefalinger om at undersøge mulighederne for at kunne skabe lidt flere aktiviteter på disse tidspunkter (anbefaling 2).

 

Sundhedsforvaltningen har igangsat dels en kortlægning af nuværende aktiviteter på plejehjemmene aften og weekender og dels en kortlægning af i hvor høj grad beboerne allerede inddrages i de daglige gøremål. Beboernes forventninger og behov for aktiviteter uden for dagtimerne inddrages. Desuden belyses beboernes egen interesse i at deltage i daglige gøremål. Der bliver foretages et estimat af de økonomiske konsekvenser ved en evt. ændret strategi for indsatsen på plejehjemmene.

 

Større mulighed for uddannelse og udvikling for medarbejderne

Omkring en fjerdedel af plejehjemmene har fået en anbefaling fra Tilsynsenheden om at gennemføre MUS og/eller sætte mere fokus på uddannelse og udvikling (anbefaling 1).

 

MUS samtaler indgår i Sundhedsforvaltningens personalepolitik og fra 2004 er det et resultatkrav i alle lokalområder at der gennemføres MUS for alle medarbejdere. Under samtalerne bliver der taget hånd om medarbejdernes individuelle krav og ønsker til uddannelse og udvikling. Alle udførerenheder der ønsker inspiration til at komme i gang med MUS eller videreudvikle deres nuværende MUS, kan hente inspiration hos forvaltningens MUS-instruktører.

 

Sygefravær

Sundhedsforvaltningen har i 2004 sat fokus på at reducere sygefraværet i Sundhedsforvaltningen. Sygefravær indgår som et målepunkt dels i forvaltningens interne styringsredskab BSC og dels i interne resultatkontrakter med ledere (anbefaling 3).

 

Tilsynets bemærkninger og anbefalinger til de enkelte plejehjem i 2003 følges op på de kommunale tilsyn i 2004

 

MILJØVURDERING

Indstillingen har ingen miljømæssige konsekvenser. 

 

ØKONOMI

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser

 

HØRING

Indstillingen er sendt i høring i Ældrerådene med frist den 6. maj 2004, således at ældrerådenes høringssvar kan foreligge inden behandling i Borgerrepræsentationen.               

 

BILAG

 

Bilag 1: Lovpligtige tilsyn på plejehjem 2003, årsrapport

Bilag 2: Årsrapport vedrørende Embedslægeinstitutionens tilsyn med plejehjem i Københavns Kommune 2003.

Bilag 3: Årsrapport, tilsyn med 8 plejecentre, Caregroup

Bilag 4: Bidrag til årsrapport 2003, Revisionsaktieselskabet af 1/12 1962

 

 

Jesper Fisker