Status på revisionsbemærkninger til regnskab 2015 - forår 2017

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,

1. at den aktuelle status på opfølgningen på revisionsbemærkningerne tages til efterretning.

Sagsfremstilling

Med denne indstilling gives en tredje og sidste status på revisionsbemærkningerne til regnskab 2015, samt opmærksomhedspunkter i forhold til revisionen af regnskab 2016.

Der blev til regnskabet for 2015 afgivet 19 revisionsbemærkninger mod 20 bemærkninger til regnskabet for 2014. Økonomiforvaltningen har løbende fulgt op på forvaltningernes arbejde i forlængelse af revisionsbemærkningerne og giver med denne indstilling (bilag 1) en status herpå. Revisionen vil i maj 2017 udarbejde revision af regnskab 2016, som forelægges Økonomiudvalget i juni 2017.

Ved afslutningen af regnskabet for 2016 har Økonomiforvaltningen i samarbejde med de relevante forvaltninger vurderet, at 6 ud af de 19 bemærkninger har en status, hvor de kan forventes afsluttet med revisionen af regnskabet for 2016, mens 13 forventes videreført. Status på revisionsbemærkningerne fremgår af nedenstående skema.

Ved den endelige godkendelse af årsregnskabet for 2015 på Økonomiudvalgets møde den 1. november 2016 gennemgik kommunens revision status på revisionsbemærkningerne til regnskab 2015.Status fra denne gennemgang fastholdes, bortset fra, at det ikke længere forventes at punktet vedrørende administrationsbidrag for affaldsområdet kan lukkes i 2017.

Årsregnskabet:

Forvaltningsrevisionen:

Socialrevisionen:

ØU = Økonomiudvalget, TMU = Teknik- og Miljøudvalget, BIU = Beskæftigelse- og Integrationsudvalget, BUU = Børne- og Ungdomsudvalget, SUD = Socialudvalget, KFU = Kultur- og Fritidsudvalget.

Den samlede status for revisionsbemærkningerne gennemgås i bilag 1.

Økonomiforvaltningen har været i dialog med revisionen om ovenstående status med henblik på at sikre, at der er en fælles forståelse heraf. Hvorvidt de enkelte bemærkninger kan lukkes, vil bero på en konkret vurdering i forbindelse med, at kommunens revision udarbejder revisionsberetningen.

Status på bemærkninger, der ikke forventes lukket i 2016.

1. Systemansvarlige for udbetalingssystemer

Koncernservice har udarbejdet scope og koncept for sundhedstjekket af udbetalingssystemer. Herunder har Koncernservice bl.a. fået assistance fra konsulenthuset PWC til at udarbejde forretningsgange for de udbetalings- og faktureringssystemer, som Økonomiforvaltningen er ansvarlig for.

Koncernservice forventer ultimo marts 2017 at indstille til Budget- og Regnskabskredsen et forslag til koncept for sundhedstjekket for udbetalings- og faktureringssystemer. Dette med henblik på at forvaltningerne også kan gennemføre sundhedstjek på de udbetalings- og faktureringssystemer, som forvaltningerne er ansvarlige for.

Deadline forventes fortsat overholdt og handlingsplanen forventes fortsat gennemført ved udgangen af 2. kvartal 2017.

4. Tværgående revision af årsregnskabet (balanceposter)

Koncernservice begyndte i efteråret 2016 et projekt, der skal sikre et højere niveau i arbejdet med balancen på tværs af kommunen. I 2017 har Koncernservice sammen med konsulenthuset EY påbegyndt fase 1 af et samlet projekt, der skal understøtte en bedre kvalitet på balancen.

Ultimo april måned 2017 forventes der at foreligge et overordnet risikobillede for hele balancen, en model for risiko/kontrolbeskrivelse for IM funktioner samt anbefalinger til korrigerende handlinger på kort sigt. Den resterende udrulningsplan vil blive besluttet på baggrund af fase 1 og herefter er den samlede tidsplan klar.

5. Brugerrettigheder – periodiske revurdering (AD-KØR)

I Budget 2017 blevet det besluttet at anskaffe en ny tværgående løsning til automatisering af adgangsstyringen. Løsningen vil grundlæggende ændre og effektivisere brugerstyringen og sikre, at revisionsbemærkningen kan imødekommes. Koncernservice er i dialog med Intern Revision i forhold til de nødvendige kontroller for at lukke punktet. Projektet er igangsat, og den nye løsning forventes anskaffet i løbet af 2017 og idriftsat trinvis herefter. Der vil i løbet af 2017 blive udarbejdet ledelsesinformation på området.

6. Lønadministration

Indholdet i dette punkt blev behandlet på Økonomiudvalgets møde den 21. marts 2017, hvor revisionen af lønninger i 2016 blev fremlagt. I det nedenstående gives en kort status på de enkelte punkter fra revisionen af regnskab 2015.

Det samlede arbejde med kontrol og kvalitetssikring af kommunens løn forventes afsluttet med udgangen af 2017, og forventes derfor at optræde i revisionsberetningen for 2016.

6.1 Lønafstemninger

Der udestår arbejde med at afstemme de afgivne lønforhold m.v. til SKAT for årene 2013, 2014 og 2015. Koncernservice er pt. i gang med lønafstemningerne, der vedrører det gamle lønsystem. Det nye lønsystem blev idriftsat fra 1. april 2016, hvilket betyder at afstemningerne kommer til at dække perioden frem til 31. marts 2016. Der udestår ca. 325 lønafstemningssager, som efter aftale med revisionen skal behandles før, at bemærkningen kan lukkes.

Forventes afsluttet ultimo april 2017 og forventes dermed ikke at indgå i revisionsberetningen for regnskab 2016.

6.2 Intern kontrol

Revisionen anførte i deres beretning for 2015, at den etablerede interne kontrol med løndokumentationsmateriale, der sikrer korrekt løn, til tider ikke har været effektiv. Denne bemærkning er videreført i 2016 og understøttes af den af revisionen foretagne sagsgennemgang, som har vist, at de interne kontroller ikke i tilstrækkelig grad sikrer korrekt løn.

Til sikring af, at den modtagne dokumentation fra forvaltningerne er indberettet korrekt i lønsystemet, foretager Koncernservice en fremrykket tastekontrol, som udføres hver måned, som en simuleret lønspecifikation, der sker inden lønkørslen foretages i lønsystemet.

Punktet er en del af lønkontrolprojektet, som nævnt ovenfor, og forventes afsluttet med udgangen af 2017.

6.3 Vagtplansystem KAS

Koncernservice er i tæt dialog med KMD om fejlretning, stabilitet i systemleverancen og kontraktuelle forhold, herunder levering af revisorerklæring vedrørende KAS. Der henvises til fortrolige orienteringer af Økonomiudvalget herom.

Udarbejdelse af forretningsgange inklusiv beskrivelse af kontroller indgår i lønkontrolprojektets leverancer, som nævnt ovenfor, og forventes afsluttet med udgangen af 2017.

6.4 Lønadministration selvejende institutioner

Københavns Kommune foretager al indberetning af lønoplysninger m.v. til SKAT på kommunens CVR-nummer og ikke på de selvejende institutioners egne SE-numre. Dette medfører en risiko for, at kommunen ikke på alle områder disponerer i overensstemmelse med gældende regler.

Koncernservice har igangsat en proces, der skal sikre, at lønindberetningen for de selvejende institutioner sker på institutionernes egne SE-numre.

6.5 Sagsgennemgang

KS har gennemgået sagerne og for sikre at korrekt dokumentation indhentes, og at der sker berettigelse, hvor det er relevant. Sagsgennemgangen og genoprettelsen er afsluttet.

6.6 CRM-systemet

CRM-systemet er kommunens system til sagsstyring på personale og økonomi. Økonomiforvaltningen har i 2016 gennemført en handlingsplan på området, der sikrer, at materialet udsendes rettidigt. Materialet er i 2017 tillige fremsendt til Intern Revision.

Koncernservice har i forlængelse af udsendelsen af materialet besluttet at afholde møder med samtlige forvaltninger, hvor vigtigheden af at forvaltningerne følger op på dokumentationen indskærpes.

Punktet er lukket. 

6.7 LARA og Trio

Det er aftalt, at der etableres en manuel kontrol, der sikrer at der ikke er ændret i de lønbærende dele fra den årlige skemaplanlægning dannet i LARA og Trio, når dette er indlæst i lønsystemet.

Vedrørende funktionsadskillelsen vedr. LARA har Børne- og Ungdomsforvaltningen besluttet, at systemejerskabet for LARA flyttes til centralforvaltningen fra Ungdomsskolens sekretariat. Børne- og Ungdomsforvaltningen forventer at kunne levere en løsning vedr. forretningsgange til interne kontroller i LARA og Trio inden udgangen af først kvartal 2017.

6.8 Børneattester

Børne- og Ungdomsforvaltningen og Socialforvaltningen har indført en praksis, hvor Koncernservice ikke sætter medarbejdere i løn, medmindre Børne- og Straffeattester er indhentet, hvis relevant.

Der er i begge forvaltninger etableret følgende kontrolprocedurer i samarbejde med Koncernservice:

• Koncernservice sætter midlertidigt sagsbehandlingen i bero på sager, hvor det konstateres, at der mangler børneattest/straffeattest ved visitationen i Koncernservice. Centralforvaltningen orienteres af Koncernservice om manglende børneattest/straffeattest.
• Koncernservice orienterer centralforvaltningen og ledelsesstrengen, hvis der i forbindelse med sagsbehandlingen af ansættelsessager konstateres, at børneattesten/straffeattesten er dateret efter ansættelsens ikrafttrædelsesdato – dvs. medarbejders ansættelse er startet, før der er indhentet børneattest/straffeattest.

7. Manglende refusionshjemtagelse

Per marts 2017 er der gennemført en række tiltag, der har optimeret refusionshjemtagelsesprocessen, hvoraf de væsentligste fremgår herunder:

• Implementering af automatiseret dagpengerefusionsløsning i det nye lønsystem OPUS med integration til NemRefusion, så alle anmeldelser og anmodningerne i overvejende grad håndteres samme dag, som det er muligt at muligt jf. myndighedsfristen, ligesom over halvdelen håndteres automatisk.
• Bogførings- og afstemningsprocessen ifm. modtagelse og lønkørsel af lønrefusioner er blevet strømlinet og understøttet af robotteknologi til automatisering af store dele af processen.
• Løbende kvartalsvise undervisningstilbud til forvaltningerne om god refusionspraksis.
• Forbedret ledelsesinformation.
• Forbedring af interne proces- og arbejdsgangsbeskrivelser

På baggrund af ovenstående er det målet, at der fra revisionsrapporten vedr. 2017 ikke længere vil være revisionsbemærkninger vedrørende refusionsområdet. Deadline er således 1. juli 2018, hvor revisionsrapporten vedr. 2017 foreligger, og hvor refusionsmodellen er blevet evalueret.

8. Indkøbsområdet

Indholdet i dette punkt blev behandlet på Økonomiudvalgets møder den 21. februar og 21. marts 2017, hvor revisionen af regnskabsføring og interne kontroller i 2016 blev fremlagt. I det nedenstående gives en kort status på de enkelte punkter fra revisionen af regnskab 2015.

8.1 Fakturaer i betalingskontrol

Hele konceptet for udvælgelsen af stikprøver er gennemgået og afklaret med Intern Revision. Arbejdet er afsluttet og forventes dermed ikke at indgå i revisionsberetningen for regnskab 2016.

8.2 Kommunens regler for indkøb

I forbindelse med budgetforhandlingerne 2017 er der vedtaget et indkøbsprogram, som anviser:

• hvordan hele indkøbsområdet i Københavns Kommune kan understøtte forvaltningernes kerneopgaver,
• hvordan indkøbet kan leve op til regler og politikker,
• hvordan den samlede indkøbsvolumen udnyttes til at få lavere indkøbspriser på både varer og tjenesteydelser.

Indkøb er en meget stor del af den kommende Kvantum-udrulning, og i den forbindelse arbejder Center for Indkøb tæt sammen med Kvantum-programmet for at sikre en højere grad af digital understøttelse af indkøbsprocessen, herunder et nyt elektronisk bestillingssystem. I den forbindelse, vil der med udrulningen af Kvantum, blive udarbejdet nye rapporteringskoncepter på indkøbsområdet.

Arbejdet forventes først afsluttet med den fulde implementering af Kvantum og dermed udgangen af 2017 og forholdet vil dermed kunne indgå i revisionsberetningen for regnskab 2016 og 2017.

8.3 God bogføringsskik

Der arbejdes i alle forvaltninger med at følge op på kvaliteten af konteringstekster mv.: Det sker blandt andet gennem ledelsesinformationen fra Koncernservice. Koncernservice er i gang med at optimere afrapporteringskonceptet vedr. "God bogføringsskik". Herunder fremtidssikring af konceptet, således at det også kan anvendes i forbindelse med og efter overgangen til Kvantum. Konceptet forventes at være færdigt senest 1. juni 2017, og implementeres i 3. kvartal 2017.

9. Kontrol med overholdelse af reglerne om Skatmoms

Økonomikredsen behandlede og godkendte den 27. januar 2017 sagen vedrørende sikring af compliance på momsområdet, uden bemærkninger. Økonomikredsen tog herunder til efterretning, at der blev etableret en central momsfunktion i Koncernservice samt et tværgående momsforum i KK.

Koncernservice har igangsat rekruttering af moms kompetencer til den centrale momsfunktion, men er udfordret af, at der er stor efterspørgsel efter moms specialister. Det betyder, at etableringen af central momsfunktion i Koncernservice forsinkes med 2-3 måneder, og dermed først forventes implementeret pr. juli 2017. Tidsplanen for etablering af et tværgående momsforum fastholdes.

10 Byggesagsområdet

10.1 Timeprisberegning på byggesagsområdet

Teknik- og Miljøudvalget godkendte den 2. maj 2016 en indstilling om revision af byggesagsgebyrer, herunder forvaltningens arbejde med at sikre en veldefineret beregningsmodel til opgørelse af ressourcebehov og timetakst frem mod vedtagelse af takstkataloget for 2017. Forvaltningen har modtaget Deloittes endelige notat efter at have fremsendt model og beregningsgrundlag for timetaksten i 2017.

Forvaltningen er i gang med at indarbejde de nyeste data i forudsætningerne for modellen til beregning af timetaksten.

10.2 Tilgodehavender

Teknik- og Miljøudvalget godkendte den 2. maj 2016 indstilling om revision af byggesagsgebyrer. Som opfølgning på denne godkendte Teknik- og Miljøudvalget den 20. juni 2016 forvaltningens plan for afslutning af gamle byggesager over de næste 2 år. Planen blev den 25. august 2016 behandlet og vedtaget af Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen. Oprydningen er stadig i gang i henhold til projektet. Arbejdet med at gennemgå og afslutte de gamle byggesager skrider planmæssigt fremad og konkrete tab pga. forældelse har været minimale. Punktet indgår som opfølgningspunkt i Intern Revisions revisionsplan for 2017.

11 Administrationsbidrag for affaldsområdet

Teknik- og Miljøudvalget godkendte den 29. marts 2016 indstilling om revision af administrationsbidrag og forrentning på affaldsområdet.

11.1 Styringsgrundlag

Bemærkningen vedrører at sikre den korrekte budgettering i året. De store udsving vedrørende tidligere år, som indgår i revisionsbemærkningen kan i høj grad tilskrives forsinkelser i forhold til Ressource- og Affaldsplan18. Der vil i budget 2017 og 2018 være skærpet fokus på budgetlægningen, styringen og opfølgningen, da projektperioden udløber ved udgangen af 2018. I forhold til fordelingsnøglerne, er disse genberegnet til budget 2017, og taksterne er udarbejdet med udgangspunkt heri. Kvalitetssikring af nøglerne sker i forbindelse med regnskabet. Punktet indgår som opfølgningspunkt i revisionsplanen for 2017.

11.2 Prissætning – interne omkostninger

Forvaltningen har udarbejdet nye beregninger for overheadomkostninger og adminstrationsbidrag i forvaltningen, disse er efterfølgende blevet kvalitetssikret af Deloitte. Forvaltningen har medio oktober 2016 modtaget Deloittes endelige notat og vil indgå i dialog med dem om, hvorvidt punktet skal lukkes.

14. Cybersecurity og persondata

Koncern IT har udarbejdet vejledning og værktøjer til hjælp for forvaltningernes udarbejdelse af Risikovurdering. Opstart af ny central risikovurderingsenhed i Koncern IT er iværksat primo 2017, og den egentlige risikovurderingsproces igangsættes så snart, ansættelse af medarbejdere til risikoteam er tilendebragt.

IT sikkerhedsfunktionen har udarbejdet vejledning vedr. reglerne for opbevaring af person- og værdidata på Bærbare PC og udsendt disse til kommunes forvaltninger. I forbindelse med overgang til nyt operativsystem (Windows10) vil pc’er blive krypteret.

Koncern IT sikrer fortsat løbende afrapportering til direktionen om it-sikkerhedshændelser, og er pt. ved at tilpasse formatet for mødet i forlængelse af gennemført organisationsændring.

Socialrevisionen

Der følges løbende op på arbejdet med socialrevisionen: Den endelige afrapportering vedrørende 2016 udestår, hvorfor det ikke er klart, om punkterne 17, 18 og 19 kan forventes lukket i 2016 eller 2017. Sygedagpenge, jobafklaringsforløb og ressourceforløb fremgår derfor også under opmærksomhedspunkter i forhold til revisionen af 2016.

17. Sygedagpenge

Der følges fortsat op på handleplanen for at øge kvaliteten på sygedagpengeområdet. Centrene har foretaget ledelsestilsyn hver anden måned, og centralforvaltningen har senest foretaget tilsyn i november måned 2016. Resultatet viste her, at det er sket en væsentlig forbedring på stort set alle områder. Forvaltningen har nået eller er tæt på at nå det fastsatte kvalitetsmål på 90 % på flere af områderne. Fx er vurdering af uarbejdsdygtighed i sygedagpengesager korrekt i 89 pct. af sagerne, og der er foretaget korrekt partshøring og truffet korrekt afgørelse i forbindelse med revurdering i 95 pct. af sagerne.

18. Jobafklaringsforløb

Der følges fortsat op på handleplanen for at øge kvaliteten på området for jobafklaring. Centrene har foretaget ledelsestilsyn hver anden måned, og centralforvaltningen har senest foretaget tilsyn i november 2016. Resultatet viste her, at udarbejdelse af indsatsdelen er korrekt i 92 pct. af sagerne, og vurderingen af uarbejdsdygtighed i jobafklaringsforløb er korrekt i 78 pct. af sagerne. Den største udfordring er rettidig forelæggelse af jobafklaringssager for rehabiliteringsteamet. Centralforvaltningen foretager tilsyn hver anden måned med afrapportering på direktionsmøder. Det forventes at kvaliteten er tilfredsstillende i foråret 2017.

19. Ressourceforløb

Handlingsplan

Arbejdet med at følge op på handleplanen fortsætter og den samlede rettidighed ligger nu på 70,9 pct. Der arbejdes bl.a. med at højne fremmødet, samarbejde med ydelsesservice i forbindelse med udeblivelser fra samtaler, samt løbende ledelsesfokus på indkaldte og gennemførte samtaler på medarbejder niveau.

I SOF håndteres ca. en fjerdedel af ressourceforløbssagerne, og der har vist sig udfordringer med samtalerettidigheden, hvorfor der er særligt fokus herpå. Der er udarbejdet en særskilt handleplan, hvor det forventes at nå en 90 % rettidighed i løbet af de kommende 6 måneder. Dette sker bl.a. i kraft af, at der foretages centralt indkald med henblik på at sikre, at alle borgere indkaldes til samtale hver 2. mdr.

Opmærksomhedspunkter – Regnskab 2016

På nuværende tidspunkt har Økonomiforvaltningen kendskab til nedenstående forhold, der indebærer en risiko for at kunne medføre revisionsbemærkninger til regnskabet for 2016, som følge af bemærkninger afgivet i den løbende revision i 2016. Bemærkningerne vedrørende den løbende revision af 2016 uddybes i bilag 2.

ØKF er sammen med de relevante forvaltninger i gang med et arbejde i forhold til at løse de ovennævnte problemstillinger, men forventer ikke at kunne have fuldstændige løsninger på plads inden revisionen af regnskab 2016.

• Løn: I forlængelse af den løbende revision af lønområdet, forventes fem delbemærkninger videreført i årsrevisionen. Disse omhandler løndebitorer, Intern kontrol, vagtplansystemet KAS, lønadministration selvejende institutioner samt LARA og TRIO. Økonomiudvalget har den 21. marts 2017 fået forelagt handleplaner for disse punkter.

• Digital tinglysning: På området har revisionen konstateret, at der ikke er foretaget en IT-sikkerhedsvurdering af Digital Tinglysningssystemet, ligesom der er behov for at Kultur- og fritidsforvaltningen, Teknik- og Miljøforvaltningen og Økonomiforvaltningen sikrer, at kun relevante brugere har adgang til systemet.

• Børneattester: Revisionen har konstateret, at der for Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen og Teknik- og Miljøforvaltningen i enkelte tilfælde ikke er indhentet de nødvendige børneattester. Der forventes tilsvarende rapporter for Socialforvaltningen og Børne- og Ungdomsforvaltningen.

• Statsrefusion (Socialforvaltningen): Revisionen har konstateret, at der endnu ikke er foretaget den nødvendige genberegning i alle sager om merudgiftsydelser til børn, som skulle have været genberegnet senest 1. januar 2016, fordi modellen for beregning af merudgiftsydelse blev ændret ved lov. Den manglende genberegning betyder, at der er udbetalt forkert ydelse til borgerne og derved risiko for forkert hjemtaget statsrefusion.

• Intern forsikringsordning: Revisionen har konstateret, at den regnskabsmæssige håndtering og sikring af hvile-i-sig-selv for kommunens interne forsikringsordning ikke er i overensstemmelse med reglerne. Rapporten forventes ikke at medføre en revisionsbemærkning i årsrevisionen, da praksis er ændret.

• Regnskabsføring og interne kontroller: I forlængelse af den løbende revision af regnskabsføring og interne kontroller, forventes fire delbemærkninger videreført i årsrevisionen; fakturaer i betalingskontrol, (konteringstekster), Kommunens regler for indkøb (Manglende overholdelse af indkøbsaftaler), Systemansvarlige for udbetalings- og faktureringssystemer samt fakturaer i betalingskontrol (manglende overholdelse af betalingsfrister). Økonomiudvalget har den 21. marts 2017 fået forelagt handleplaner for disse punkter.

• Sygedagpenge, jobafklaringsforløb og ressourceforløb: Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningens interne ledelsestilsyn viser en væsentlig forbedring af kvaliteten ved udgangen af 2016. Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen afventer pt. resultatet af den årlige revisionsgennemgang.  Forvaltningen følger løbende op på udviklingen i rettidigheden og de tiltag, der er igangsat, men vurderer, at der kan være risiko for videreførelse af revisionsbemærkninger fra 2015.

Økonomi 

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Økonomiforvaltningen følger løbende op på alle de rapporter, der modtages fra kommunens revision; rapporterne forelægges Økonomiudvalget. Deloitte afleverer revisionsberetningen vedrørende regnskabet for 2015 senest den 1. juni 2017, hvorefter den forelægges Økonomiudvalget. På baggrund heraf udarbejder udvalgene handlingsplaner, der behandles af Økonomiudvalget i september 2017.

Peter Stensgaard Mørch                           /Mads Grønvall

Dagsordenspunkt 4. Status på revisionsbemærkninger til regnskab 2015 - forår 2017 (2017-0121453)

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 4. april 2017

Indstillingen blev taget til efterretning uden afstemning.