Indstilling om udnyttelse af option om forlængelse af driftsaftalen, vedligeholdelsesaftalen og rammeaftalerne

Økonomiudvalget

 

DAGSORDEN

for ordinært møde tirsdag den 4. april 2006

 

 

 

J.nr.             ØU 114/2006

 

 

8.                   Indstilling om udnyttelse af option om forlængelse af driftsaftalen, vedligeholdelsesaftalen og rammeaftalerne

 

 

INDSTILLING

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget til Borgerrepræsentation indstiller

 

at Økonomiforvaltningen bemyndiges til at udnytte optionerne om for-

      længelse af IT-aftalerne, Driftsaftalen, Vedligeholdelsesaftalen og  

      Rammeaftalerne, med 1 år.

 

RESUME

Københavns Kommunens Borgerrepræsentation besluttede i 2002 (BR 251/02) at indgå kontrakt med IBM (dengang DMdata A/S) og KMD A/S om henholdsvis drift og vedligehold af kommunens IT-systemer. Derudover besluttede Borgerrepræsentationen at bemyndige Økonomiforvaltningen til at indgå rammeaftaler om udvikling, vedligehold og rådgivning med Accenture, Cap Gemini Danmark A/S og CSC Danmark A/S. Samtlige aftaler blev indgået pr. 15. september 2002 og aftaleperioden løber til 30. september 2007 dog med mulighed for forlængelse i op til 1år.

 

På baggrund af en samlet vurdering indstilles det, at Økonomiforvaltningen bemyndiges til at udnytte optionerne om forlængelse af Driftsaftalen, Vedligeholdelsesaftalen og Rammeaftalerne.

 

SAGSBESKRIVELSE

Driftsaftalen, Vedligeholdelsesaftalen og de 3 Rammeaftaler indeholder en option, der giver Københavns Kommune mulighed for a t forlænge aftalerne med op til 12 mdr. efter aftaleperiodens udløb d. 30. september 2007. Såfremt Københavns Kommune ønsker at benytte sig af denne ret skal det meddeles leverandørerne senest 3 mdr. inden aftaleperiodens udløb, dvs. senest d. 30. juni 2007.

 

Af hensyn til planlægningen af det kommende udbud af drift, vedligehold og udvikling af Københavns Kommunes IT-systemer, vil det være hensigtsmæssigt at meddele kommunens nuværende leverandører, om hvorvidt kommunen ønsker at benytte sig af retten til at forlænge aftalerne med 1 år hurtigst muligt.

 

Der er ingen interne afhængigheder mellem kontrakterne, så der vil være mulighed for at forlænge en enkelt eller flere kontrakter uden at samtlige kontrakter skal forlænges. Men Økonomiforvaltningen anbefaler, at såfremt man ønsker at udnytte forlængelsesoptionen på bare én af kontrakterne, så udnyttes den på samtlige kontrakter. Fordelen ved at udnytte optionen om forlængelse på samtlige kontrakter er, at der gennemføres ét samlet EU-udbud. Hvortil kommer, at det endnu ikke er fastlagt præcist hvilke ydelser, der skal udbydes. Dette afventer bl.a. resultatet af en budgetanalyse på IT-organiseringen i Københavns Kommune. Derudover kan det forventes at udbydes samtlige ydelser i ét udbud, vil det være muligt at opnå en synergieffekt i tilbudsgivningen fra de prækvalificerede leverandører.

 

Ved en forlængelse af kontrakterne vil kommunen desuden have bedre mulighed for at optimere og konsolidere driften og vedligeholdelsen af kommunens IT-systemer.

 

En henvendelse til de nuværende leverandører om eventuelle problemstillinger ved en forlængelse af kontrakterne gav ikke anledning til bemærkninger.

 

Økonomiforvaltningen indstiller på baggrund af ovenstående, at Kommunen benytter sig af retten til at forlænge aftalerne med et år.

 

 

ØKONOMI

Ved en forlængelse af aftalerne fortsætter aftalerne på uændrede vilkår. Drifts- og Vedligeholdelsesleverandørens vederlag i forlængelsesperioden fastsættes på grundlag af de priser og vederlagsberegningsmekanismer, som var gældende i de seneste 12 mdr. forud og aftaleperiodens udløb, dvs. i perioden 1. oktober 2006 og frem til d. 30. september 2007.

 

 

MILJØVURDERING

-

 

ANDRE KONSEKVENSER

-

 

HØRING

Forvaltningerne er via kredsen af IT-chefer (ITS), der er udpeget af kredsen af administrerende direkrører, blevet hørt, om der dels er projekter e.l. som skal koordineres ift. udbudet, dels om der er præferencer for om udbudet foretages med kontraktindgåelse pr. 1. oktober 2007 eller 1. oktober 2008.

 

Bortset fra en enkelt forvaltning har der ikke været indvendinger mod udnyttelsen af option om forlængelse af kontrakterne.

 

BILAG

-

 

 

/ Bjarne Winge

 

 

/Claus Juhl