Bygge- og Teknikforvaltningen, Byggeri & Boligs praksis vedrørende opkrævning af betaling for kopiering af tegningsmateriale m.v. (Bygge- og Teknikudvalget)

Bygge- og Teknikforvaltningen indstiller, at Bygge- og Teknikudvalget overfor Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen anbefaler,

Bygge- og Teknikudvalgets beslutning i mødet den 15. januar 2003

Anbefalet

at Økonomiudvalget oversender sagen til Borgerrepræsentationen med følgende erklæring:

"Økonomiudvalget har ingen bemærkninger til, at nærværende sag søges gennemført i den foreliggende form, i det forudsættes, at eventuelle indtægtstab ved opkrævning af betaling for kopier som udleveres som led i aktindsigt skal afholdes indenfor Bygge- og Teknikudvalgets ramme.

Det bemærkes samtidig, at Indenrigs- og Sundhedsministeriet udelukkende har vurderet om udgiften på 36,25 kr. for fremstilling af én A2-kopi kan anses for en betydelig omkostning – og dermed ikke har taget stilling til det aktuelle løsningsforslag. Det skal i øvrigt præciseres, at indstillingens 1. "at" vedrører Bygge- og Teknikforvaltningens "betalingsbestemmelser" (praksis for opkrævning af betaling for fotokopier)".

Anbefalet.

Behandling: Til Borgerrepræsentationen.

I 1998 underkendte Indenrigsministeriet i en konkret klagesag det daværende Byggedirektorats praksis vedrørende opkrævning af betaling for kopier i store formater, som blev udleveret som led i aktindsigt. Afgørelsen blev truffet på baggrund af en vejledende udtalelse fra Justitsministeriet, der som ressortmyndighed for den ovenfor nævnte betalingsbekendtgørelse udtalte, at bekendtgørelsens betalingsbestemmelser skal anvendes ved udlevering af kopier i forbindelse med aktindsigt, medmindre reproduktion af dokumenterne er forbundet med betydelige omkostninger eller vanskeligheder for den myndighed, som skal give aktindsigten.

Faciliteterne til kopiering af store formater blev anskaffet i 1990 under den forudsætning, at udgifterne til kopiering kunne dækkes af brugerbetaling. Forvaltningen har hidtil opkrævet 115 kr. pr. A0-kopi, 57,50 kr. pr. A1-kopi samt 36,25 kr. pr. A2-kopi. Disse takster svarer til fremstillingsomkostningerne. Såfremt betalingsbekendtgørelsens bestemmelser skal anvendes (10 kr. for 1. side, 1 kr. pr. følgende side og ingen betaling hvis det samlede beløb er under 25 kr.), vil forvaltningen ikke kunne få dækket de aktuelle udgifter til storformatkopiering via brugerbetaling.

Sagen blev derfor forelagt for Bygge- og Teknikudvalget i november 1999 med indstilling om drøftelse af problemstillingen.

På baggrund af en fornyet henvendelse fra Bygge- og Teknikforvaltningen anmodede Indenrigsministeriet i maj 2000 om Justitsministeriets stillingtagen til kommunens opkrævningspraksis.

Justitsministeriet tilkendegav i juli 2001, at det beløb, som kommunen opkræver pr. A2-kopi (36, 25 kr.), ikke kan anses for at være en betydelig omkostning, der kan begrunde fravigelse af betalingsbekendtgørelsens regler.

Indenrigs- og Sundhedsministeriet har den 15. oktober 2002 meddelt Borgerrepræsentationen, at man anser kommunens prisfastsættelse vedrørende A2-kopier for at være i strid med lovgivningen. Som følge heraf har Indenrigs- og Sundhedsministeriet anmodet Borgerrepræsentationen om en udtalelse om, hvorvidt man vil ændre denne prisfastsættelse.

Udgifterne til storformatkopiering vil medføre et væsentligt økonomisk tab for forvaltningen, såfremt betalingsbekendtgørelsens bestemmelser skal anvendes uanset hvor stort et antal A2-kopier, den enkelte ansøger fremsætter begæring om.

Derfor indstiller Bygge- og Teknikforvaltningen, at betalingsproceduren ændres, således at der for en enkelt A2-kopi opkræves 10 kr., mens der ved begæring om 2 eller flere A2-kopier opkræves 36,25 kr. pr. stk., samt at Borgerrepræsentationen orienterer Indenrigs- og Sundhedsministeriet om denne ændring.

Idet den foreslåede ændring af opkrævningspraksis stadig ikke vil medføre 100% dækning af forvaltningens omkostninger til storformatkopiering, indstiller Bygge- og Teknikforvaltningen endvidere, at Indenrigs- og Sundhedsministeriet anmodes om at rette henvendelse til Justitsministeriet med henblik på at ændre betalingsbekendtgørelsen, således at der i større grad tages højde for særlige omkostninger ved reproduktion af dokumenter som led i aktindsigt.