Styrkelse af Sundhedsforvaltningens Organisation

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget over for Borgerrepræsentationen anbefaler:

at forslaget til ny organisering af Sundhedsforvaltningen godkendes, jf. bilag 1 og 2.

at ændringerne i antallet af borgerindgange i Sundhedsforvaltningen, herunder SundBy-butikkerne, afventer nærmere analyse (jf. s. 5-6)

at samtlige udgifter til etablering af den nye organisation afholdes inden for Sundheds- og Omsorgsudvalgets budgetramme.

at Sundhedsforvaltningen løbende orienterer Sundheds- og Omsorgsudvalget om gennemførelsen af den nye organisation og ved udgangen af 2003 afgiver en redegørelse herom til Borgerrepræsentationen.

Sundhedsforvaltningens direktion har på baggrund af bl.a. lovgivning om frit valg, nuværende erfaringer samt borgernes og brugernes forventninger til Sundhedsforvaltningen udarbejdet et oplæg til gennemførelse af en organisationsændring.

Der foreslås etableret en koncernstruktur, hvor den borgerrettede drift på ældreområdet samles og forankres i 7 selvbærende lokalområder, og hvor hvert lokalområde organiseres efter bestiller-udførermodellen (BUM-modellen). Hvert lokalområde vil således bestå af et pensions-og omsorgskontor (P/O-kontor) og et ældrekontor med tilhørende udførerenheder.

De samlede udgifter i forbindelse med organisationsændringerne i Sundhedsforvaltningen forventes at være ca. 20 mio. kr. og afholdes inden for Sundheds- og Omsorgsudvalgets budgetramme.

Forslaget til ny organisation af Sundhedsforvaltningen har været sendt i høring hos eksterne og interne interessenter. Der er modtaget i alt 42 høringssvar som er overvejende positive.

Forslaget til ny organisation af Sundhedsforvaltningen blev endvidere drøftet på mødet den 20. januar 2003 i Udvalget for Demokrati- og Serviceudvikling. Udvalget udtaler, at der for at sikre den bedste koordinering af kommunens borgerservice som udgangspunkt bør være den samme geografiske afgrænsning af underområder i alle forvaltninger. På den baggrund anbefaler udvalget, at den endelige fastlæggelse af antal og afgrænsning af Sundhedsforvaltningens underområder bør afvente den tværgående analyse af de enkelte forvaltningers borgerrettede funktioner, som er iværksat på baggrund af indkaldelsescirkulæret vedr. budget 2004.

På baggrund af udtalelsen fra Udvalget for Demokrati og Serviceudvikling anbefaler Økonomiforvaltningen, at forslaget til ny organisation af Sundhedsforvaltningen gennemføres for de dele, der vedrører administration.

Sundhedsforvaltningens direktion har udarbejdet et forslag til en ny organisation, som har til formål at styrke den strategiske ledelse og udvikling af Sundhedsforvaltningens tilbud. Baggrunden for organisationsændringen er bl.a. lovgivning om frit valg, nuværende erfaringer samt borgernes og brugernes fremtidige forventninger til Sundhedsforvaltningens ydelser.

Beslutningskompetencen vedrørende indretningen af kommunens administration ligger hos Borgerrepræsentationen, og ikke hos udvalgsborgmesteren eller fagudvalget, jf. den kommunale styrelseslov §17 stk. 6. Væsentlige ændringer i fagforvaltningernes organisation, herunder forslaget om styrkelse af Sundhedsforvaltningens organisation, skal altså besluttes i Borgerrepræsentationen. Samtidig har Økonomiudvalget ansvaret for de økonomiske og administrative forhold inden for samtlige kommunens administrationsområder, jf. den kommunale styrelseslov §18 stk. 2. Det er derfor Økonomiforvaltningen, som udarbejder indstillinger vedrørende kommunens administration.

På mødet den 29. oktober 2002 drøftede Økonomiudvalget et beslutningsforslag fra Jens Johansen og besluttede på den baggrund, at implementering af den nye organisation ikke kan påbegyndes, før Økonomiudvalget igen har fået forelagt sagen. Det blev samtidig understreget, at der i det videre arbejde lægges vægt på, at kommunen fremtræder entydigt over for borgerne.

Sundheds- og Omsorgsudvalget har på udvalgsmødet den 12. december 2002 drøftet forslaget til en styrkelse af Sundhedsforvaltningens organisation og opfordrer på baggrund af de væsentlige ændringer i den decentrale borgerbetjening Økonomiudvalget til at høre Udvalget for Demokrati og Serviceudvikling, før der tages stilling til sagen, jf. bilag 2.

Forslaget til den nye organisation af Sundhedsforvaltningen er beskrevet detaljeret i bilag 1 og indebærer følgende:

• Etablering af koncernstruktur
• Etablering af 7 selvbærende lokalområder
• Reduktion i antallet af pensions- og omsorgskontorer fra 13 til 7
• Etablering af 7 ældrekontorer
• Etablering af folkesundhedsenhed
• Etablering af administrationscenter
• Opslag af stillingerne som P/O-chefer, ældrechefer, folkesundhedschef og administrationschef.

Koncernstrukturen betyder, at den borgerrettede drift på ældreområdet samles og forankres i 7 selvbærende lokalområder, som hvert organiseres efter bestiller-udførermodellen (BUM-modellen).

Hvert lokalområde vil således bestå af et pensions- og omsorgskontor (P/O-kontor) og et ældrekontor med tilhørende udførerenheder. P/O-kontorerne har således til opgave at varetage bestillersiden, herunder pensionsudbetaling og visitation, mens ældrekontorerne får ansvar for udførersiden, dvs. den overordnede ledelse af de udførende enheder i lokalområdet.

Forslaget betyder, at de nuværende 13 P/O-kontorer sammenlægges til 7 P/O-kontorer, og at der samtidig oprettes et tilsvarende antal ældrekontorer, som får ansvaret for at udvikle kvaliteten i ældreplejen samt at koordinere indsatsen og prioritere ressourcerne i lokalområderne. De 7 lokalområder foreslås inddelt, så de har en sådan størrelse, at de geografisk, ledelsesmæssigt, opgavemæssigt, økonomisk og kompetencemæssigt kan opfylde de politiske og organisatoriske målsætninger

Forslaget til ny organisation indebærer endvidere, at der etableres en folkesundhedsenhed samt et administrationscenter til at varetage bl.a. IT-drift, løn og bogholderi. Den centrale del af forvaltningen indrettes efter en koncernstruktur og varetager bl.a. udvikling og betjeningen af udvalget.

Sundhedsforvaltningen har gennemført en høring af eksterne og interne interessenter. Der er modtaget i alt 42 høringssvar som er overvejende positive, jf. bilag 3.

Udvalget for Demokrati- o g Serviceudvikling har drøftet forslaget om styrkelse af Sundhedsforvaltningens organisation på mødet den 20. januar 2003 og på den baggrund afgivet en udtalelse, jf. bilag 4. Det fremgår af udtalelsen fra Udvalget for Demokrati og Serviceudvikling, at udvalget kan tilslutte sig initiativer, som har til hensigt at sikre større gennemsigtighed, helhed og fleksibilitet i tilbuddene til borgerne. Udtalelsen vedrører punkterne:

• Mulig reduktion i antallet af Ældreråd. Udvalget bemærker, at organisationsændringen i Sundhedsforvaltningen vil medføre, at flere ældreråd vil skulle forholde sig til samme P/O-kontor og samme ældrekontor, og det anbefales derfor, at ønsker fra ældreråd om sammenlægning af ældreråd inden for samme lokalområde bør imødekommes.

• Samlokalisering af servicecentre. Udvalget finder ikke, at etableringen af 7 P/O-kontorer vil være problematisk i forhold til etableringen af servicecentrene, men at mulighederne for samlokalisering skal udnyttes, hvor det er en fordel for borgerne.

• Geografisk afgrænsning af lokalområder. Udvalget finder, at der som udgangspunkt bør være samme geografiske afgrænsning af underområder i alle forvaltninger for at skabe de bedste muligheder for tværgående koordinering af kommunens service.

• Analyse af forvaltningernes borgerrettede funktioner. Udvalget finder, at den endelige fastlæggelse af antal og afgrænsning af Sundhedsforvaltningens underområder bør afvente den tværgående analyse af forvaltningernes borgerrettede funktioner.

Det er et bærende princip for planlægningen af servicetilbud til borgerne i Københavns Kommune, at disse tager udgangspunkt i opdelingen i 15 bydele, men at opdelingen åbner mulighed for etablering af servicetilbud i større enheder, hvor dette er hensigtsmæssigt, jf. f.eks. handicapcentre, Pædagogisk-psykologisk rådgivning mv.

På baggrund af en samlet vurdering af ovenstående indstiller Økonomiforvaltningen at Sundhedsforvaltningens forslag til ny organisation gennemføres for så vidt angår de administrative dele. Det er vurderingen, at reorganiseringen for de administrative dele opfylder ovenstående kriterier.

For så vidt angår ændringen i antallet af borgerindgange bygger denne på 15-bydelsinddelingen. Sundhedsforvaltningens oplæg rummer dog ikke en samtænkning af antallet af borgerindgange i Sundhedsforvaltningen med de øvrige forvaltningers tilrettelæggelse af borgerbetjeningen.

Samtidig besluttede Økonomiudvalget i forbindelse med indkaldelsescirkulæret for budget 2004 at gennemføre en budgetanalyse vedrørende samling af de borgerrettede butikker. Disse omfatter bl.a. SundBy butikkerne, Agenda 21 butikkerne og servicebutikkerne. Analysen skal være færdig inden august 2003. Analysen er igangsat med henblik på at realisere en tværgående besparelse på 5 mio. kr.

Det er vurderingen, at en samlet analyse af de borgerrettede funktioner ikke kan gennemføres inden for de rammer, som er angivet i Økonomiudvalgets beslutning. En samlet analyse af de borgerrettede funktioner vil både kræve et længere tidsforløb og at der afsættes særskilte ressourcer hertil.

Med henblik på at få tilvejebragt et beslutningsgrundlag for antallet af borgerindgange udarbejdes derfor en analyse af behovet for borgerindgange - i relation til P/O-kontorernes opgaver. I analysen inddrages de øvrige forvaltningers tilrettelæggelse af borgerbetjeningen. Analysen gennemføres af Sundhedsforvaltningen og Økonomiforvaltningen.

Analysen afsluttes ultimo april og forelægges Sundheds- og Omsorgsudvalget, Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen. Ved udgangen af marts 2003 foreligger samtlige udvalgs høringssvar på høringen om servicecentre (jf. indstilling om servicecentre). Høringssvarene - herunder de andre forvaltningers overvejelse om borgerbetjening - kan således indgå i analysen.

De samlede omkostninger i forbindelse med organisationsændringerne i Sundhedsforvaltningen afholdes inden for Sundheds- og Omsorgsudvalgets budgetramme.

Det er en grundlæggende forudsætning for organisationsændringen, at den på sigt er omkostningsneutral, og at der således ikke bliver tale om øgede administrative omkostninger.

Etablerings- og omstillingsomkostningerne vil vedrøre tre områder, hvortil der etableres puljer, som skal finansiere implementeringsprocessen:

1. IT-tilpasning, konsulentbistand, frikøb af egne medarbejdere. 4 mio. kr.
2. Personaleomstilling, herunder kompetenceudvikling

og evt. fratrædelsesordninger 7 mio. kr.

3. Flytte-, renoverings- og monteringsudgifter 9 mio. kr.

De samlede etablerings- og omstillingsomkostninger kan således opgøres til ca. 20 mio. kr. Sundhedsforvaltningen vil søge dele af disse udgifter dækket ved generel tilbageholdenhed på andre af administrationsbudgettets poster. Der er dog mulighed for at Sundhedsforvaltningen kan optage lån til dækning af eventuelle merudgifter inden for de almindelige bevillingsmæssige regler. Såfremt en del af etablerings- og omstillingsomkostningerne finansieres ved et internt lån, forventes tilbagebetalingen at ske over en 5-årig periode. Der forventes en generel driftsoptimering på årligt ca. 5 mio. kr. som følge af lokal samdrift og procesoptimeringer. Efter tilbagebetaling af et eventuelt lån vil de frigjorte midler kunne anvendes til finansiering af yderligere kvalitets- og omstillingstiltag.

Den ny organisation forventes samlet set ikke at give anledning til øgede lønudgifter, idet sammenlægningen af P/O-kontorerne giver en rationaliseringsgevinst, der bruges til delvis finansiering af de nye ældrekontorer. Ældrekontorerne vil således blive etableret ved overførsel af 21 stillinger fra P/O-kontorerne samt overførsel af stillinger fra Sundhedsforvaltningens centrale administration.

Strukturændringerne medfører betydelige omflytninger af personale, dels mellem de nuværende og kommende P/O-kontorer, dels i forbindelse med etablering af de kommende ældrekontorer og det nye administrationscenter. Der lægges samtidig op til, at samtlige stillinger som P/O-chefer, ældrechefer, Folkesundhedschef og administrationschef besættes efter opslag.

De eksakte personalemæssige konsekvenser ved etablering af den ny organisation er ikke beskrevet af Sundhedsforvaltningen på nuværende tidspunkt. Det skal i den forbindelse bemærkes, at der i henhold til tidligere beslutninger vedrørende Tryghedsbanken, jf. Økonomiudvalgets beslutning den 26. juni 2001, bør gøres en stor indsats for at finde egnede stillinger i den nye organisation til alle nuværende ansatte, herunder iværksættelse af fornøden efteruddannelse, så rådighedslønsituationer undgås. Der henvises endvidere til Sundhedsforvaltningens personaleprincipper i bilag 1.5.

Sundhedsforvaltningen forventer, at hus lejeudgifterne samlet vil være neutrale, idet huslejebesparelser ved færre P/O-kontorer modsvares af huslejeudgifter til de nye ældrekontorer. Der er ikke foretaget beregninger i forhold til konkrete lejemål, og skønnet beror således på en række forudsætninger om fremtidigt huslejeniveau og lokalebehov holdt op imod de eksisterende forhold.

Økonomiforvaltningens vurdering er, at skønnet om uændrede huslejeudgifter indeholder en betydelig usikkerhed, idet prisniveauet vil afhænge af placeringen af de nye kontorer.

Økonomiforvaltningen skal på den baggrund understrege, at eventuelle merudgifter til husleje og eventuelle udgifter til deponering i forbindelse med den ny struktur skal afholdes inden for Sundheds- og Omsorgsudvalgets budgetramme.

Ingen miljømæssige konsekvenser.

Ingen.

Sundhedsforvaltningen har modtaget 42 høringssvar som er vedlagt sammen med en sammenfatning af disse, jf. bilag 3

1. Sundhedsforvaltningens oplæg "Fælles ansvar – Styrkelse af Sundhedsforvaltningens organisation".
2. Indstilling fra Sundheds- og Omsorgsudvalget om styrkelse af Sundhedsforvaltningens organisation.
3. Høringssvar mv.
4. Høringssvar fra Udvalget for Demokrati og Serviceudvikling.

Erik Jacobsen