Rengøringsmodel for KK Rengøringsservice

Københavns Ejendomme og Indkøb har i samarbejde med forvaltningerne udarbejdet forslag til en rengøringsmodel for KK Rengøringsservice, der skal øge det faglige fokus på rengøringsopgaven, øge medarbejdernes kompetenceniveau, skabe rengøringsjob med flere timer og realisere betydelige effektiviseringer på tværs af kommunen. Der skal nu træffes politisk beslutning om godkendelse af rengøringsmodellen, således at KK Rengøringsservice kan etableres per 1. januar 2020.

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget over for Borgerrepræsentation anbefaler,

1. at rengøringsmodellen for det nye rengøringsfællesskab på tværs af Københavns Kommune (KK Rengøringsservice) godkendes,
2. at de bevillingsmæssige konsekvenser, jf. økonomiafsnittet, godkendes.

Problemstilling

Ved Budget 2019 besluttede Borgerrepræsentationen at samle rengøringsopgaverne i Københavns Kommune, og ved overførselssagen 2018/2019 (OFS 18/19) godkendte Borgerrepræsentationen business casen for etablering af et rengøringsfællesskab på tværs af Københavns Kommune (KK Rengøringsservice). Med godkendelsen blev det besluttet at samle den overvejende del af rengøringen på kommunale enheder i Økonomiforvaltningen fra 1. januar 2020. Denne indstilling præsenterer rengøringsmodellen for KK Rengøringsservice og de økonomiske konsekvenser af ændringerne.

Løsning

Målet med det nye rengøringsfællesskab på tværs af kommunen er at øge det faglige fokus på rengøringsopgaven, øge medarbejdernes kompetenceniveau, skabe rengøringsjob med flere timer og realisere betydelige effektiviseringer.

Siden OFS 18/19 er der bl.a. arbejdet med at udvikle en ny fælles rengøringsmodel, fastlægge organiseringen i KK Rengøringsservice for de i alt ca 1.200 medarbejdere og fastlægge principper for kvalitetssikring og kundeservice. 

Rengøringsmodellen (KK Standardrengøring) beskriver service og kvalitet for KK Rengøringsservice (bilag 1).

Arbejdet er sket i samarbejde på tværs af forvaltningerne i regi af koordinationsgruppen for ejendomsdrift og Økonomikredsen og med tæt involvering af organisationerne i regi af CSO-følgegruppen for ejendomsdrift og midlertidigt MED-udvalg.

Service og kvalitet

KK Standardrengøring indeholder syv elementer, hvor niveauet er fastlagt på tværs af alle forvaltninger:

1. Rengøring, hvor kvalitetsniveauet er ensrettet pr. lokaletype efter standarden INSTA 800 og afstemt brugeradfærden i bygningen. Hver lokaletype får derfor den samme kvalitetsprofil på tværs af forvaltninger.
2. Synlig rengøring, hvilket betyder, at rengøringen foretages på hverdage mellem kl. 6 og 17.
3. Intern kvalitetssikring, der gennemføres fast fire gange årligt.
4. Rengøringen er svanemærket.
5. Fuld vikardækning, primært leveret af et internt vikarkorps.
6. Levering af maskiner og materialer til rengøringsopgaven.
7. Levering af forbrugsvarer til toiletter, dvs. toiletpapir, papirhåndklæder og håndsæbe.

Herudover er der mulighed for tilkøb, hvis der for eksempel er behov for weekendrengøring, rengøring før kl. 6, hovedrengøring eller andre specialopgaver.

De enkelte institutioner vil kun i begrænset omfang bemærke overgangen til den nye rengøringsmodel. Serviceniveauet vil for langt de fleste institutionstyper være uændret ift. bl.a. frekvens af gulvvask og håndtering af toiletter. Rengøring af kontorlokaler vil blive ændret til en fælles ny standard, hvor der dagligt bliver soigneret toiletter men fremover kun ugentlig bliver støvsuget/vasket gulve og aftørret inventar. Det vil opleves som en servicereduktion for nogle forvaltninger, mens det vil være et uændret serviceniveau for andre. Konsekvenserne af den ændrede rengøringsmetode for forvaltningerne er uddybet i bilag 2.

Ved opstart af KK Rengøringsservice oprettes 22 distrikter. Antallet af distrikter tilpasses løbende til antallet af lokationer og kvm. Der vil være op til ca. 50 medarbejdere pr. distrikt. Distrikterne har ansvar for den daglige rengøring og kundekontakt. Herudover oprettes et internt vikarkorps og en enhed for driftstræning og tilsyn. Enheden skal sikre medarbejdernes kompetencer, og at kvaliteten lever op til KK Standardrengøring og er ensartet på tværs af kommunen. KK Rengøringsservice bliver understøttet af eksisterende stabsfunktioner i Københavns Ejendomme & Indkøb (KEID). 

Enheder i Børne- og Ungeforvaltningen (BUF) har qua ordningen om frit valg fortsat mulighed for at træde ind og ud af KK Rengøringsservice. Det gælder også selvejende institutioner. Ved til- og afgang sker en overdragelse af medarbejdere.

Økonomi

Økonomimodel

Økonomimodellen i KK Rengøringsservice baseres på en afregningsmodel mellem forvaltningerne og KEID.

Forvaltningerne har for nuværende forskellige timepriser. Økonomimodellen for KK Rengøringsservice baseres på princippet om kostægte priser. Derfor vil der kun være én timepris fra den 1. januar 2020. Der foretages en omfordeling af bevillinger mellem forvaltningerne, så forvaltningerne økonomisk stilles uændret af den ændrede timepris for rengøring.

Intern Revision har peget på, at KEIDs indtægtskrav på 4,45 mio. kr., 2020 p/l (fra Budgetaftale 2010) skal annulleres, da kun de kostægte priser kan indgå i de borgerrettede takster. Det sker ved, at forvaltningerne omfordeler en andel af bruttoeffektiviseringen til KEID. KK Rengøringsservice leverer forsat den besluttede andel af effektiviseringer jf. business casen.

Udgiftsanalysen for ejendomsdriften i KK fra 2018 viste et samlet potentiale på rengøring i Københavns Kommune på 95,6 mio. kr.

Forvaltningerne har op til etableringen af KK Rengøringsservice realiseret 65,3 mio. kr. Frem mod 2023 er KK Rengøringsservice ansvarlig for at realisere 18,6 mio. kr. Forvaltningerne skal realisere 13,7 mio. kr. på de tilbageværende udgifter til rengøring, det er for eksempel institutioner der benytter ordningen med frivalg, eksterne rengøringsydelser eller tilkøbsydelser. Heraf er 854 t.kr. en effektivisering, der vil tilfalde borgerne igennem en reduktion af de borgerrettede takster i BUF.  

Afregningen for hver forvaltning til og med 2023 samt den bevillingsmæssige omplacering fremgår af tabel 1.

Tabel 1: Økonomiske konsekvenser ved rengøringsmodellen, 1.000 kr., 2020 p/l

BIU = Beskæftigelses- og Integrationsudvalget
BUU = Børne- og Ungdomsudvalget
SUD = Socialudvalget
SOU = Sundheds- og Omsorgsudvalget
TMU = Teknik- og Miljøudvalget
ØU = Økonomiudvalget
BOR = Borgerrådgiverudvalget
IR = Intern Revision.

Bevillingsomplaceringen indarbejdes i første sag om bevillingsmæssige ændringer i 2020.

Øvrige økonomiske forhold

Feriepengeforpligtelser i 2020 for medarbejdere, der overføres til KK Rengøringsservice afholdes af den afgivende forvaltning ved eventuelt ophør. KK Rengøringsservice afholder lønomkostninger under medarbejdernes ferie.

Økonomien for enheder i BUF, der i henhold til ordningen om frit valg fortsætter med egne rengøringsmedarbejdere, forbliver i BUF. Enhederne kan som tilkøb modtage rådgivning i form af undervisning/instruktion eller kvalitetskontrol. Hvis enhederne på et tidspunkt ønsker at overgå til KK Rengøringsservice sker det efter modellen for til- og afgange af kvadratmeter. 

Økonomien for selvejende enheder forbliver i BUF. Selvejende enheder med egne medarbejdere kan som tilkøb modtage rådgivning i form af undervisning/instruktion eller kvalitetskontrol. Selvejende enheder, der efter etableringen af KK Rengøringsservice pr. 1. januar 2020, ønsker at være kunder hos KK Rengøringsservice kan købe rengøringsydelsen herfra baseret på afregning.

Der er medarbejdere, der i anden ansættelse delvist løser rengøringsopgaver. Det kan eksempelvis være medarbejdere på bemandede legepladser, der også foretager rengøring i legepladsbygningen. Rengøringsopgaver af denne type er ikke medtaget i KK Rengøringsservice. De håndteres i forbindelse med sag til budget 2023 om status på omfanget af BUFs fritvalgsmodel, realisering af allerede besluttede effektiviseringer og yderligere effektiviseringspotentialer. 

For de forvaltninger, der har behov for en opgørelse af udgifter til rengøring til brug for beregning af takster til brugerbetaling, mellemkommunale betalinger og statslige refusioner, forpligter Økonomiforvaltningen sig til at levere den nødvendige dokumentation.

Enheder under KK Rengøringsservice med eksterne leverandører er underlagt kvalitetskontrol udført af KK Rengøringsservice. KK Rengøringsservice vil på sigt overtage kontraktholderopgaven for alle eksterne leverandører. Indtil da forbliver den i de enkelte forvaltninger.

Øvrige økonomiske forhold er beskrevet i bilag 3.

Afregningen er beregnet på baggrund af opmåling af de lokaler, der overføres til KK Rengøringsservice pr. 1. januar 2020. Adresselisten fremgår af bilag 4. 

Videre proces

Til godkendelse på Borgerrepræsentationens møde 12. december 2019. KK Rengøringsservice træder i kraft per 1. januar 2020.

 

Søren Tegen Pedersen       /          Mads Grønvall

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 03. december 2019

Indstillingen blev anbefalet over for Borgerrepræsentationen med 7 stemmer mod 0. 3 medlemmer undlod at stemme.

For stemte: A, B, F, C og O.

Imod stemte: -

Undlod at stemme: Ø.

Radikale Venstre og Det Konservative Folkeparti afgav følgende protokolbemærkning:

"Radikale Venstre og Det Konservative Folkeparti stemmer ja til det nye rengøringsfællesskab på tværs af Københavns Kommune i forventning om at der med fællesskabet sker en konsolidering med henblik på fremtidig udlicitering af området."