Opfølgning på beslutninger vedr. smarte investeringer i kernevelfærden

Økonomiforvaltningen har i samarbejde med de øvrige forvaltninger foretaget en konkretisering af de beslutninger vedr. smarte investeringer i kernevelfærden, som indgår i budget 2016.

Økonomiforvaltningen indstiller over for  Økonomiudvalget,

1. at opfølgningen på beslutninger fra budget 2016 vedrørende smarte investeringer i kernevelfærden tages til efterretning.

Med budgetaftalen for 2016 er det besluttet at iværksætte en ny strategi for implementering af ny teknologi i kommunens drift, uddannelse af medarbejdere og inddragelse af borgere og virksomheder. Denne indstilling indeholder en konkretisering af disse beslutninger samt af strategiens videre proces.

Beslutninger vedr. smarte investeringer i kernvelfærden i budget 2016
Med budgetaftalen besluttede Borgerrepræsentationen (BR) at igangsætte en ny strategi for implementering af ny teknologi i kommunens drift, uddannelse af medarbejdere og inddragelse af borgere og virksomheder.

For at understøtte strategien blev der afsat investeringspuljer på:
- 171 mio. kr. i 2016 i anlæg og 50 mio. kr. i 2017 i anlæg.
- 110,5 mio. i drift i hhv. 2016 og 2017.
- 10 mio. kr. i drift i 2016 til en innovationspulje.

Forvaltningerne udarbejder idékataloger med forslag, som godkendes af fagudvalgene i december 2015. De udvalgte forslag videreudvikles til business cases. De færdige business cases vedtages løbende af fagudvalg, Økonomiudvalget (ØU) og BR.

Der er i budgetaftalen nævnt en række forslag, som kan komme i betragtning til puljerne (budgetaftalens bilag 3). Forvaltningerne udarbejder en indstilling til fagudvalgene for hvert af disse forslag. Indstillingen skal leve op til kravet  om  tilbagebetalingstid på 3-6 år. Forslag, der reducerer forventede udgiftsstigninger i fremtiden, kan også komme i betragtning til at modtage midler fra puljerne.

Det er økonomikredsen, der koordinerer forslagene. Der udarbejdes en nærmere proces for forslag, der kræver tværgående koordinering, som drøftes i 7-direktørkredsen og vedtages af ØU.

Det blev desuden med budget 2016 besluttet at videreføre kommunens effektiviseringsstrategi i budget 2017. Effektiviseringsbehovet i 2017-2019 er i størrelsesordenen 350-540 mio. kr. årligt. Måltallet for 2017 fastsættes med Indkaldelsescirkulæret for 2017.

Anvendelse af effektiviseringerne
Hele effektiviseringen tilfalder de relevante udvalg, og kan anvendes til opfylde udvalgenes andel af effektiviseringsmåltallet i de kommende år. I tilfælde af, at et forslag medfører investeringer/omkostninger i én forvaltning og effektiviseringer i en anden forvaltning, kan effektiviseringsgevinsten deles mellem de berørte forvaltninger. De berørte forvaltninger fastlægger selv en fordelingsnøgle til fordeling af effektiviseringen.

Såfremt forslagene medfører effektiviseringer i 2017 kan disse medgå til at opfylde effektiviseringsmåltallet i 2017, som fastsættes i forbindelse med Indkaldelsescirkulæret 2017.

Forslag der er nævnt i budgetaftalen
Forvaltningerne kan løbende udarbejde indstillinger med business cases til de respektive fagudvalg, ØU og BR. Det gælder også for de forslag, der er nævnt i budgetaftalen. Hvis forslagene ikke er klar til at indgå i en business case kan forslagene alternativt indgå i de idékataloger, som forvaltningerne skal lægge op til udvalgene i december 2015, jf. nedenfor.

Idekatalogerne forelægges fagudvalg i december
Forvaltningerne udarbejder idékataloger, som godkendes af fagudvalgene frem mod december 2015. Idébeskrivelserne skal som minimum indeholde:
-  Beskrivelse af tiltaget.
-  Beskrivelse af hvordan tiltaget kan føre til en effektivisering.
-  Berørte forvaltninger.
-  Beskrivelse af hvordan forslaget inddrager medarbejdere, virksomheder og borgere, herunder om der søges midler fra innovationspuljen. Innovationshuset kan med fordel inddrages.
-  Så vidt muligt et overslag over potentialet.
-  Så vidt muligt et overslag over investeringsniveauet.

Efter fagudvalgenes godkendelse videreudvikler forvaltningerne idéoplæggene til business cases, som løbende vedtages af fagudvalg, ØU og BR.

Forudsætninger for at få del i midler fra investeringspuljerne
For at modtage midler fra investeringspuljerne skal business casene leve op til følgende kriterier: 
-  Tilbagebetalingstid på max 6 år.
-   Investeringer i grundinvesteringer i IT, som er en forudsætning for andre business cases, kan modtage midler, selvom kravet vedr. tilbagebetalingstiden ikke er opfyldt. I sådanne tilfælde angives tilbagebetalingstiden med og uden de grundlæggende investeringer. Det angives ligeledes, hvilke forslag der skal bygge oven på grundinvesteringen.
-  Tiltag, der reducerer fremtidige merudgifter på demografiområderne, kan også indgå.
-  Tiltag, der reducerer fremtidige merudgifter på områder, der ikke er demografiregulerede, kan også indgå, men vil blive prioriteret efter tiltag på de demografiregulerede områder, da de ikke medfører reduktioner i de midler, der er afsat i budgettet.
-  Gennemsigtighed i beregninger af potentiale og investeringer.
-  Tæt kobling mellem initiativer der modtager midler og effektiviseringen.

Der er udarbejdet en fælles skabelon til business cases.

Tilbagebetalingstid og styringsområder
I business casene skal det angives, hvis forslaget medfører mindreudgifter på både service, anlæg, overførsler og finansposter. Tilbagebetalingstiden udregnes dog udelukkende på besparelser på bevillingsområderne service og efterspørgselsstyret indsats. Når forslagene skal tildeles midler fra puljerne, vil forslag, som har en tilbagebetalingstid på under 6 år på service blive prioriteret først, mens de forslag, som inkluderer mindreudgifter på de øvrige styringsområder i tilbagebetalingstiden, vil blive prioriteret herefter.

Mindreudgifter på overførsler og finansposter indarbejdes først i budgettet, når de er realiserede.

Koordinering i Økonomikredsen og 7 direktørkredsen.
Økonomikredsen drøfter medio november en foreløbig bruttooversigt over forslag, herunder drøfter forslag, der kræver tværgående koordination. Forud herfor indsamler Økonomiforvaltningen bruttoforslag fra forvaltningerne. Forslagene skal være beskrevet på et niveau svarende til idebeskrivelserne, jf. ovenfor. Oversigten foreligges efterfølgende 7 direktørkredsen, der drøfter behov for tværgående koordinering. En evt. indstilling til ØU om tværgående koordinering udarbejdes efterfølgende.

Idékatalogerne behandles i fagudvalgene, som beslutter, hvilke forslag der skal videreudvikles til business cases. De færdige business cases vedtages af fagudvalg, ØU og BR.

Pulje til offentlig-privat innovation (OPI) - inddragelse af virksomheder og medarbejder
Idékataloger og business cases udarbejdes i tæt samarbejde med brugere, medarbejdere og private virksomheder. Til inddragelse af brugere (f.eks. byens borgere) og virksomheder i investeringerne afsættes en innovationspulje på 10 mio. kr. i 2016. Midlerne øremærkes til understøttelse af OPI partnerskaber, rådgivning i forbindelse med innovative indkøb, gennemførelse af dialogprocesser med virksomheder og brugere, afprøvning og tilpasning af produkter i den kritiske fase lige inden markedsintroduktion og til frikøb og inddragelse af medarbejdere.

I udarbejdelsen af idekatalogerne og businesscases skal forvaltningerne redegøre for, hvordan de forventer at inddrage medarbejdere og private virksomheder gennem Innovationshuset, Copenhagen Solution Lab, Copenhagen Healthtech Cluster, universitetsmiljøer mv.

Midler, der udmøntes fra innovationspuljen i forbindelse med investeringsprojekter, er friholdt kravet om tilbagebetalingstid på maksimalt 6 år.

Økonomiforvaltningen kan bistå forvaltningerne med rådgivning angående samarbejdet med de private virksomheder, klyngeorganisationer, forskningsmiljøer eller erhvervsorganisationer.

Overordnet tidsplan
Forvaltningerne udarbejder idékataloger og business cases frem mod december 2015. Økonomikredsen vil i november 2015 drøfte en oversigt over forslagene, hvorefter 7-direktørkredsen drøfter behovet for tværgående koordinering. En evt. indstilling til ØU vedr. tværgående koordinering vil finde sted i ultimo 2015/primo 2016.

Tabellen nedenfor viser tidsplanen for strategien.

Aktivitet	Tidspunkt
Forvaltningerne udarbejder løbende idébeskrivelser og business cases	Oktober 2015 og frem
Forvaltningerne fremsender foreløbige idékataloger og evt. business cases til økonomiforvaltningen	13. november 2015
Økonomikredsen drøfter bruttooversigt over forslag	20. november 2015
7-direktørkredsen drøfter bruttooversigt og behov for tværgående koordinering.	26. november 2015
Fagudvalg behandler idékataloger	December 2015
Evt. sag til ØU om tværgående koordinering	Ultimo 2015/primo 2016
Idékataloger og evt. færdige business cases fremsendes til Økonomiforvaltningen	7. januar 2016
ØU forelægges status på strategien	Primo 2016
Status på strategien i forbindelse med overførselssagen	Marts 2016

Mikkel Hemmingsen                                          /Bjarne Winge

Dagsordenspunkt 7: Opfølgning på beslutninger vedr. smarte investeringer i kernevelfærden (2015-0227579)

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 3. november 2015

Indstillingen blev taget til efterretning uden afstemning.