Mødedato: 03.11.2015, kl. 15:30
Mødested: Rådhuset, Udvalgsværelse F på 2. sal

Godkendelse af Københavns Kommunes regnskab for 2014

Se alle bilag
Revisionsbetænkningen skal tages til efterretning og kommunens regnskab for 2014 skal godkendes.

Indstilling og beslutning

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget over for Borgerrepræsentationen anbefaler,

  1. at tage revisionsbetænkningen over beretninger om revisionen af Københavns Kommunes regnskab for 2014 til efterretning med de i indstillingen anførte kommentarer fra Økonomiforvaltningen, og godkender udvalgenes besluttede foranstaltninger som følge af revisionens bemærkninger, jf. revisionsbetænkningens bilag 1,
  2. at godkende Københavns Kommunes regnskab for 2014.

Problemstilling

Københavns Kommunes overordnede økonomi er sund, hvilket blandt andet giver sig udtryk ved, at:
  • Københavns Kommune overholder økonomiaftalen mellem regeringen og KL om kommunernes økonomi,
  • Københavns Kommune overholder de vedtagne budgetter, senest i forbindelse med regnskab 2014. Kommunens samlede serviceudgifter var i 2014 på 22,7 mia. kr., hvilket var 557 mio. kr. under kommunens korrigerede budget,
  • Københavns Kommune forventer at overholde det vedtagne budget i 2015.
Behandling af revisionsberetningen for regnskab 2014.
Deloitte afgav den 3. juni 2015 revisionsberetning for regnskab 2014 til Borgerrepræsentationen. Behandlingen af revisionsberetningen følger bestemmelserne i kommunens revisionsregulativ. Revisionsudvalget har til opgave at foretage det forberedende arbejde i forhold til Økonomiudvalgets behandling af revisionsberetningen. Økonomiudvalget skal afgive en revisionsbetænkning med indstilling til Borgerrepræsentationen om godkendelse af regnskabet og foranstaltningerne i anledning af revisionens bemærkninger.

Løsning

Revisionsudvalget har behandlet Deloittes revisionsberetning, og behandlingen har omfattet de kommentarer, Økonomiudvalget og de stående udvalg har knyttet til revisionsberetningen. Deloittes revisionsberetning for regnskab 2014 indeholder følgende konklusion på revisionspåtegningen:

Vi har revideret årsregnskabet for Københavns Kommune for regnskabsåret 1. januar - 31. december 2014. Årsregnskabet, jf. siderne 30-44 i ”Regnskab 2014/årsrapport” og siderne 1–242 i ”Regnskab 2014 udvalgsregnskaber og obligatoriske oversigter”, omfatter bl.a. udgiftsbaseret regnskab, omkostningsbaseret regnskab, balance og noter, anvendt regnskabspraksis, finansieringsoversigt, balance og diverse oversigter. Årsregnskabet er udarbejdet efter kravene i bekendtgørelse om kommuners budget- og regnskabsvæsen, revision mv.

Den eksterne revision har godkendt Københavns Kommunes regnskab uden forbehold. Revisionsberetningen for regnskab 2014 konkluderer, at årsregnskabet for regnskabsåret 2014 i alle væsentlige henseender er i overensstemmelse med de lovmæssige krav, samt at der er etableret forretningsgange og interne kontroller, der understøtter, at de dispositioner, der er omfattet af årsregnskabet, er i overensstemmelse med meddelte bevillinger, love mv. Økonomiforvaltningen tager revisionens konklusion på regnskab 2014 til efterretning. Det bemærkes derudover, at antallet af revisionsbemærkninger er steget fra 4 i revisionsberetningen for regnskab 2013, til 20 i revisionen af regnskab 2014. Dette skal blandt andet ses i lyset af den besvigelsessag, der i 2014 blev opdaget i Københavns Kommune, samt af en praksisændring, hvor revisionsbemærkninger ikke videreføres fra tidligere år, men medtages på lige fod med nye bemærkninger.

Revisionsbetænkning
Revisionsudvalget skriver i sin betænkning følgende:

Det er Revisionsudvalgets vurdering, at Økonomiudvalgets og de stående udvalgs bemærkninger og besluttede foranstaltninger, såfremt disse gennemføres, vil kunne imødegå de fejl og mangler, der har givet anledning til revisionsbemærkningerne.

Revisionsudvalget har valgt at fremsætte en række konkrete bemærkninger og anbefalinger på grundlag af de fremdragne væsentlige forhold i revisionsberetningerne om regnskabet for 2014, jf. revisionsbetænkningens afsnit 3. De konkrete bemærkninger og anbefalinger inkl. Økonomiforvaltningens kommentarer hertil fremgår endvidere af nedenstående tabel.
 
Revisionsudvalgets bemærkninger og anbefalinger Økonomiforvaltningens kommentarer
Opgaveløsningen i Koncernservice
Overordnet vurderer Revisionsudvalget, at følgende områder med revisionsbemærkninger er meget kritiske for kommunen:
  • Administration af udbetalingssystemer (besvigelsesrisiko)
  • Periodisering og balancens poster (risiko for usikkerhed i økonomistyringen og risiko for tab)
  • Løn- og fraværsadministration (risiko for usikkerhed i økonomistyringen, risiko for tab og risiko for fejl og mangler i lønadministrationen).
Revisionsudvalget bemærker, at de anførte forhold vidner om, at Koncernservices opgavevaretagelse ikke har den fornødne kvalitet og sikkerhed i den løbende drift. Det er Revisionsudvalgets vurdering, at samlingen af de administrative opgaver fra forvaltningerne til Koncernservice, som startede i 2007, og som er afsluttet i 2014, endnu ikke er tilstrækkeligt implementeret i forhold til at sikre den nødvendige kvalitet i opgaveløsningen. Revisionsudvalget er opmærksomt på, at ledelsen i Økonomiforvaltningen er meget bevidst omkring de kritiske forhold, og at der er igangsat flere tiltag for at forbedre kvaliteten i opgavevaretagelsen på de enkelte områder i Koncernservice. Revisionsudvalget anbefaler, som i 2013, at der er stærk bevågenhed med opgavevaretagelsen i Koncernservice, således at forvaltningernes ansvar kan løftes. Anbefalingen skal også ses i lyset af implementeringen af nye væsentlige it-systemer, som er foretaget i 2015, og ikke mindst nyt lønsystem og økonomisystem, som vil blive implementeret i de kommende år. Udvikling og implementering af væsentlige systemer bør kun ske på et fundament af sikker drift.

Økonomiforvaltningen deler Revisionsudvalgets fokus på at sikre, at procedurer og opgaveløsningen generelt skal være betryggende på det administrative område. Derfor er der også igangsat en lang række tiltag til sikring af administrative betryggende processer.

Økonomiforvaltningen er ikke enig i, at det alene handler om kvaliteten i Koncernservices opgavevaretagelse, men at det i stedet handler om utilstrækkelig kvalitet i processerne end-to-end. En række af de aktuelle kvalitetsudfordringer skyldes ligeledes den manglende kvalitet i forvaltningernes varetagelse af indberetningsopgaverne til Koncernservice. Indberetning af valide data er en forudsætning for en sikker og effektiv drift i Koncernservice, og dermed at der er kvalitet i processerne end-to-end.

I forlængelse af revisionsudvalgets bemærkninger og anbefalinger i 2013 har Koncernservice udarbejdet fælles obligatoriske forretningsgange for at imødegå de identificerede risici og for at tilrettelægge klare ansvars- og rollefordelinger mellem Koncernservice og forvaltningerne

Koncernservice arbejder fortsat på implementering af disse, og der er igangsat tiltag til optimering af driften på regnskabsområdet i Koncernservice, herunder kompetenceudvikling af medarbejderne.

I forhold til administration af udbetalingssystemer, så påhviler det den enkelte systemejer, at fastlægge forretningsgange for systemet. Systemejerne er placeret både i forvaltningerne og Koncernservice. Koncernservice har i 2014 og 2015 udarbejdet forretningsgange for følgende systemer:
• Nemkontosystemet
• KMD Udbetaling
• KMD KMF (kommunal medfinansiering) – pt. under godkendelse.

Koncernservice har igangsat et initiativ til at sikre, at alle systemejere bliver bekendt med deres systemejeransvar.

I forhold til løn- og fraværsadministrationen, så har
Koncernservice udarbejdet en række fælles obligatoriske forretningsgange på løn- og personaleområdet, der er tiltrådt i foråret 2015. Forretningsgangene er fortsat under implementering. Derudover er der igangsat et stort projekt vedr. sikring af stabil drift i personaledriften, som både indeholder kompetenceudvikling af medarbejdere samt en række driftsoptimeringstiltag.
 
Koncernservice har været i løbende dialog med Intern Revision på området. Koncernservice er pt. i gang med at udarbejde handlingsplaner, der skal sikre, at eventuelle tab på fraværsområdet og at fejl ved administration af løn- og personaleområdet minimeres.

Koncernservice har derudover i samarbejde med Økonomiforvaltningen og Intern og Ekstern revision udarbejdet en handlingsplan til Økonomiudvalget til sikring af betryggende administrative processer.

Det er derfor Økonomiforvaltningens vurdering, at der er igangsat handlingsplaner til sikring af mere betryggende administrative processer og dermed håndterer revisionens bemærkninger.

Økonomiforvaltningen har indført tre gates i sikringen af kvalitet i kommunens administrative processer. Disse gates skal medvirke til at sikre, at medarbejderne og organisationen er klar til de nye systemer. De tre gates er som følger:

Gate 1: Der er beskrevet arbejdsprocesser, som er accepteret af brugere og revisionen.

Gate 2: Arbejdsprocesserne er digitalt understøttet af systemfunktionalitet.

Gate 3: Medarbejderne er kompetenceudviklet og testet i anvendelsen af det nye system og arbejdsprocesser/ forretningskendskab.

Revisionsbemærkningerne til Regnskab 2014 har medført, at der arbejdes målrettet på at rette op på de forhold, revisionen har påpeget. Der sker en løbende opfølgning og afrapportering internt i Koncernservice, til Center for Økonomi og til ledelsen i Økonomiforvaltningen.

Der er i det administrative arbejde desuden et stort fokus på at forberede implementeringen af det nye økonomisystem.

Byfornyelse og de sociale områder med statsrefusion
Revisionsudvalget konstaterer, at der på byfornyelsesområdet og på de sociale områder med statsrefusion i 2014 er konstateret flere forhold, hvor kommunen ikke har efterlevet de gældende regler, hvilket har eller vil medføre væsentlige udgifter for kommunen. Revisionsudvalget er opmærksomt på, at ledelsen i de respektive forvaltninger er meget bevidste omkring de enkelte forhold, samt at der er igangsat flere tiltag for genopretning af områderne og et skærpet ledelsestilsyn med henblik på at sikre korrekt administration fremover.		 Forvaltningerne er enige i, at der er behov for fokus på byfornyelsesområdet og bemærker, at arbejdet er igangsat. Teknik- og Miljøforvaltningen er dog ikke enig i, at den tidligere manglende efterlevelse af de gældende regler på området vil medføre omkostninger for Kommunen. Omfanget af tilbagebetaling til staten af tidligere modtagne tilskud er beløbsmæssigt ikke afhængigt af tilbagebetalingstidspunktet, men afhænger alene af omfanget af den tidligere ydede støtte til ejendomme, der efterfølgende sælges.
Implementering af nyt økonomisystem
Revisionsudvalget anbefaler, at der er stærkt ledelsesmæssigt fokus på kommunens implementering af nyt økonomisystem. Projektet involverer betydelige ressourcer i kommunen og udgør dels en væsentlig økonomisk risiko og dels en imagemæssig risiko for kommunen. Revisionsudvalget tager til efterretning, at Deloitte, som kommunens eksterne revisor, løbende auditerer og risikovurderer projektet. Revisionsudvalget anbefaler, at kommunen følger eventuelle anbefalinger fra Deloitte som følge af auditering og risikovurdering.

Økonomiforvaltningen er enig med Revisionsudvalget, og har forsat et stærkt ledelsesmæssigt fokus på projektet. Der er i efteråret 2015 sket en ledelsesmæssig styrkelse af programmet med ansættelse af en programdirektør.

De tre ovennævnte gates i sikringen af kvalitet i kommunens administrative processer er også gældende i implementeringen af det nye økonomisystem, og vil derfor også være et redskab i dette arbejde
Bedragerisag
Københavns Kommune har i 2014 fået kendskab til en særlig bedragerisag, hvor en ansat uretmæssigt har beriget sig selv. Sagen er blevet politianmeldt, og der er gennemført en revisionsmæssig undersøgelse. Undersøgelsen havde til formål at give en revisionsmæssig vurdering af de forhold, som blev konstateret på de områder, der var omfattet af bedrageriet. Undersøgelsen skulle samtidig medvirke til at sikre en styrkelse af interne kontrolsystemer, såfremt der blev konstateret svagheder i disse. Rapportens primære konklusion er, at de overordnede regler og retningslinjer i Københavns Kommune på de områder, der har været omfattet af bedrageriet, er designet hensigtsmæssigt og betryggende i kontrolmæssig henseende. Bedrageriet har kunnet finde sted, da en række nøglekontroller er blevet tilsidesat. Revisionsudvalget tager til efterretning, at alle besvigelser og uregelmæssigheder ikke nødvendigvis bliver opdaget under revisionen, da fejl af denne karakter sædvanligvis tilsløres eller holdes skjult.

Bedragerisagen har givet anledning til en række initiativer, der skal sikre et betryggende kontrolmiljø i Københavns Kommune.

Intern Revision forelagde i februar 2015 Økonomiudvalget en rapport som opfølgning på besvigelsessagen. Rapporten omfatter 13 anbefalinger til forbedring af sikkerheden i de administrative processer. Disse 13 anbefalinger er under implementering i kommunen og forventes implementeret inden udgangen af 2015.

Økonomiforvaltningen og revisionen har i foråret 2015 udarbejdet en handlingsplan til sikring af betryggende administrative processer, som en del af opfølgningen på besvigelsessagen. Handlingsplanen blev forelagt Økonomiudvalget den 16. juni 2015. Økonomiudvalget godkendte på mødet den 16. juni 2015 handlingsplanens initiativer.

I forlængelse heraf er der nedsat en styregruppe, hvis formål er at sikre eksekveringen af de tiltag, der er besluttet af Økonomiudvalget, som opfølgning på besvigelsessagen med henblik på at sikre betryggende administrative processer.
P-data og cypersikkerhed (informationssikkerhed)
Københavns Kommune er i stigende grad udsat for risiko for at blive angrebet på sine it-systemer. Hackere og andre it-kriminelle udvikler hele tiden nye og avancerede metoder til at trænge ind i de enorme mængder af personfølsomme data om borgernes økonomi, helbred og sociale forhold, som kommunen råder over. Endvidere er der meget fokus på kommunens sikkerhedsforanstaltninger i forhold til personfølsomme oplysninger, herunder sikring af borgernes personoplysninger imod uberettiget videregivelse, og imod at medarbejderne i kommunen skaffer sig uberettiget adgang hertil. Blandt andet har KMD Analyse gennemført en stor undersøgelse, der tegner et billede af, at der i vid udstrækning sker brud på it-sikkerheden i den offentlige sektor. Analysen viser, at halvdelen af de offentligt ansatte kender til mindst et brud på informationssikkerheden på deres arbejdsplads i løbet af de sidste 12 måneder. Næsten hver femte offentligt ansatte har oplevet, at fortrolige oplysninger om borgerne har været tilgængelige for medarbejdere uden relation til de borgerrettede sager. Desuden føler hver tredje offentligt ansatte sig ikke godt nok klædt på til at behandle fortrolige personoplysninger i det daglige. Revisionsudvalget tager til efterretning, at Deloitte vil have fokus på dette område i forbindelse med deres revision i 2015 og herved påser, at kommunens retningslinjer og interne kontroller er designet hensigtsmæssigt og betryggende. Revisionsudvalget anbefaler, at der også fremover revisionsmæssigt er fokus på dette område.		 Økonomiforvaltningen er enig med Revisionsudvalget i, at det er vigtigt at have fokus på sikkerheden omkring kommunens data.

Koncernservice har stort fokus på området og arbejder målrettet med at implementere en større sikkerhed i kommunens it-systemer. 

I forlængelse af PWC rapport om vurdering af it-sikkerhedsniveauet i kommunen er der igangsat initiativer, der vil reducere den identificerede risiko væsentligt. Der er konkret tale om: 

  • Styring af informationssikkerhed gennem anskaffelse og drift af en log- og event management-løsning.
  • Etablering af ny struktur på datanetværket.
  • Styring af lokale administrationsrettigheder.
  • Ekstern overvågning af hændelser på netværket (Secure DNS).
  • Webscanner.
  • Foranalyse og etablering af business case vedrørende automatisering af adgangsstyring.
  • Evt. yderligere initiativer på baggrund af udvikling i trusselsbillede og på baggrund af evt. ændret lovgivning i forlængelse af kommende EU-forordning om persondata mv.  

Alle foreslåede aktiviteter er i overensstemmelse med aktuelle anbefalinger fra Digitaliserings-styrelsen, det statslige Center for Cybersikkerhed og fra Økonomikredsen.

På baggrund af ovenstående indstiller forvaltningen til Økonomiudvalget, at Økonomiudvalget indstiller regnskabet for 2014 til godkendelse i Borgerrepræsentationen og tager revisionsbetænkningen og forvaltningens svar herpå til efterretning.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Den endelige godkendelse af regnskabet for 2014 inkl. revisionens bemærkninger sker på Borgerrepræsentationens møde den 12. november 2015. Efter Borgerrepræsentationens godkendelse sendes Københavns Kommunes årsregnskab til Statsforvaltningen og revisionen sammen med Økonomiudvalgets revisionsbetænkning og de afgørelser, som Borgerrepræsentationen har truffet i forbindelse hermed. Fristen for oversendelse er den 30. november 2015.
Mikkel Hemmingsen            /Bjarne Winge

Beslutning

Dagsordenspunkt 2: Godkendelse af Københavns Kommunes regnskab for 2014 (2015-0134337)

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 3. november 2015

Indstillingen blev anbefalet over for Borgerrepræsentationen uden afstemning.

 


Til top