Sygefraværsstrategi 2020 - bedre fælles forebyggelse og professionalisering

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget  

1. at "Sygefraværsstrategi 2020 - bedre fælles forebyggelse og professionalisering" godkendes, jf. Bilag 2, og at den efterfølgende implementeres i hele Københavns Kommune,
2. at det godkendes, at der fremadrettet løbende vil blive arbejdet med en handlingsplan til understøttelse af den konkrete implementering af strategien.

Problemstilling

Den 17. marts 2015 besluttede Økonomiudvalget, at der skulle igangsættes en proces med henblik på formulering af en ny, langsigtet sygefraværsstrategi. Baggrunden var, at sygefraværet kun var faldet marginalt de seneste år, og at kommunen ikke nåede de opstillede måltal. Samtidigt blev det besluttet, at der skulle gennemføres en analyse af sygefraværet og barrierer for nedbringelse af heraf, og at denne skulle danne afsæt for den nye strategi.

I de seneste 10 år har arbejdet med sygefraværsindsatsen på tværs af kommunen taget afsæt i fire indbyrdes afhængige perspektiver: 1)Forebyggelse, 2)Opfølgning, 3)Teknisk/Administrativ understøttelse og 4)Ressourcemæssig vurdering. Desuden har der været fokus på at samtænke og koordinere sygefraværsforebyggelse og -opfølgning i henholdsvis myndighedssporet og arbejdsgiversporet. Den nye strategi bygger videre på disse perspektiver.

Løsning

"Undersøgelse af sygefraværsindsatsen og kommunens understøttelse af lederne"
Arbejdsmiljø København gennemførte ultimo 2016/primo 2017 en omfattende undersøgelse af sygefraværsindsatsen. Resultaterne præsenteres i rapporten "Undersøgelse af sygefraværsindsatsen og kommunens understøttelse af lederne" (Bilag 1).

Alle relevante aktører i forhold til sygefraværsindsatsen blev inddraget gennem henholdsvis kvantitative og kvalitative undersøgelser. Eksempelvis har ca. 1.100 ledere med personaleansvar besvaret et omfattende spørgeskema, og der er gennemført interviews med bl.a. tillidsrepræsentanter fra forvaltningernes HovedMED, øvre chefniveauer i alle forvaltninger, konsulenter fra henholdsvis Jobcenter København, Personalejura & Forhandling i Koncernservice og Tidlig Indsats i Arbejdsmiljø København.

Undersøgelsens resultater opsummeres i 11 anbefalinger, som kommunen med fordel kan arbejde med, hvis sygefraværsindsatsen skal optimeres og professionaliseres yderligere, og hvis kommunens understøttelse af ledernes indsats skal være så god og effektiv som mulig. Undersøgelsen har givet vigtige bidrag til formulering af sygefraværsstrategien, og der vil løbende blive arbejdet videre med de 11 anbefalinger med henblik på konkretisering.

"Sygefraværsstrategi 2020 - bedre fælles forebyggelse og professionalisering"
Processen:
Processen for udarbejdelse af sygefraværsstrategien har kørt i to faser. I første fase udarbejdede de sygefraværsfaglige HR-konsulenter i regi af HR-kredsen og Den tværgående Sygefraværsgruppe en foreløbig skitse til en strategi. Efter forelæggelse i kommunens centrale samarbejdsorgan, CSO, igangsattes fase to, der bestod af en dialogproces under CSO, hvor både ledelses- og organisationssiden har deltaget. Skitsen og sygefraværsundersøgelsen har bl.a. været i høring i forvaltningernes HovedMED. Høringssvarene indgik i udarbejdelsen af det endelige forslag. Forslaget blev tiltrådt af CSO den 7. september 2017 og forelægges hermed Økonomiudvalget (Bilag 2).

Tillidsdagsordenen som ramme
Med udarbejdelsen af nærværende forslag til en ny, langsigtet sygefraværsstrategi har CSO medvirket til at igangsætte en ny bølge i sygefraværsindsatsen, hvor alle relevante aktører tager et medansvar for at skabe et sundt arbejdsmiljø og nedbringe dét sygefravær, som arbejdspladsen kan påvirke gennem forebyggelse, tidlige indsatser og systematisk opfølgning.

Den nye bølge i Københavns Kommunes sygefraværsindsats understøtter den strategiske retning, der er besluttet med vedtagelsen af tillidsdagsordenen. Det handler om at tydeliggøre og styrke den fælles ramme, den fælles retning og den fælles koordinering omkring sygefraværsindsatsen.

Den fælles ramme og styring af sygefraværsopgaven består frem mod år 2020 af såvel nærværende overordnede og fælles sygefraværsstrategi som forvaltningernes sygefraværspolitikker og retningslinjer. På baggrund af Sygefraværsstrategi 2020 beskrives den fælles retning og håndtering af sygefraværsopgaven, og med implementeringen sikres en bedre fælles koordinering af kommunens støttefunktioner, tilbud til ledere og medarbejdere m.v.

Fire fokusområder:
Forslaget til Sygefraværsstrategi 2020 har fire fokusområder:

1. at tydeliggøre og øge det fælles ansvar,

2. at forbedre den forebyggende indsats som vej til lavere sygefravær,

3. at professionalisere og optimere sygefraværsindsatsen i hele organisationen, så indsatsen bliver så effektiv som muligt, og

4. at fortsætte og udbrede de hidtidige, effektfulde elementer i sygefraværsindsatsen.

Lederen har som hidtil det primære ansvar for sygefraværsindsatsen. Men skal lederen lykkes med opgaven, forudsætter dette en samlet indsats, hvor også medarbejdere og tillidsrepræsentanter tager et medansvar for at skabe høj trivsel og lavt sygefravær på arbejdspladsen. Trivsel er ikke noget, arbejdspladsen får, men noget der skabes sammen. Dette kræver en arbejdspladskultur præget af åbenhed og gode muligheder for medindflydelse og medansvar for løsningen af kerneopgaven og samarbejdet om dette.

Samtidigt har Sygefraværsstrategi 2020 fokus på, at Københavns Kommune skal fortsætte, udbrede og professionalisere de tiltag, der har virket i sygefraværsindsatsen de seneste år. Der skal fortsat være fokus på tidlig afklaring, systematisk opfølgning og tidlige indsatser og håndtering af fravær. Sygefraværsundersøgelsen viste, at kommunen allerede har rigtig mange gode tilbud og redskaber, men at der er behov for en langt bedre koordinering af disse.  

Huset - en fælles model for den systematiske sygefraværshåndtering
Modellen ”Huset – 6 elementer i en effektiv sygefraværsindsats” er omdrejningspunkt i forslaget til Sygefraværsstrategi 2020.  Modellen er udviklet af Kommunernes Landsforening og Forhandlingsfællesskabet, og Københavns Kommune har også bidraget hertil.

Implementeringen af 'Huset' skal medvirke til, at sygefraværsindsatsen er helhedsorienteret og systematisk – både på overordnet strategisk plan og på det operationelle niveau på arbejdspladserne. Der skal således både arbejdes med forebyggelse og med opfølgning, og der skal være fokus på tydelig ledelse og fælles ejerskab til indsatsen og det konkrete arbejde.

Handlingsplan
Med henblik på implementeringen af Sygefraværsstrategi 2020 vil der løbende blive arbejdet på en handlingsplan med konkrete aktiviteter. I relation til implementering af budskaberne og essensen i 'Huset' og strategien udvikles nogle få kerneaktiviteter. Således udarbejdes en pjece til alle arbejdspladser og et selvevalueringsværktøj til lederne. Der opbygges en portal, der samler alle redskaber og tilbud ift. sygefraværsindsatsen, og der stilles kurser til rådighed.

Med Budget 2016 blev Tidlig Indsats udvidet og et nyt tiltag om Psykisk Sundhed igangsat. Der blev igangsat en kritisk gennemgang af Rubinrapporterne til lederne, en analyse af arbejdsskadeområdet, og der blev udviklet en selvbetjeningsløsning til Fast Track i jobcentrene.

Økonomi

Der er afsat midler til udvikling af de i strategien beskrevne kerneaktiviteter, og med Budget 2016 blev der afsat midler til Psykisk Sundhed og udvidelse af Tidlig Indsats. Der vil løbende blive taget stilling til, hvordan finansieringen af øvrige aktiviteter skal ske.

Videre proces

Hvis strategien vedtages, arbejdes der videre med handlingsplanen i regi af Den tværgående Sygefraværsgruppe og HR-kredsen.

Der vil i så fald blive gennemført en evaluering af strategien inden udgangen af 2020, og på baggrund heraf vil forslag til eventuel justering af strategien blive forelagt Økonomiudvalget.

Peter Stensgaard Mørch               /Mads Grønvall