Indkøbsprogram i Københavns Kommune
Indstilling
Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget over for Borgerrepræsentationen anbefaler,
- at det godkendes, at anlægsbevillingen på 20 mio. kr. i 2017 anvendes til tilpasning af den nuværende indkøbsløsning i IT-systemet, KVANTUM, til øget brugervenlighed,
- at det godkendes, at der gives en anlægsbevilling på 16,3 mio. kr. til projektet jf. tabel 1 i økonomiafsnittet,
- at det godkendes, at servicebevillingen på 3,5 mio. kr. omprioriteres fra ”licensomkostninger til ny indkøbsløsning” til ”etablering af en indkøbssupport”.
Problemstilling
Københavns Ejendomme og Indkøb (KEID) har i forbindelse med budget 2017 fået tildelt midler fra effektiviseringsstrategien til implementering af business case om Indkøbsprogrammet. Som led heri er der gennemført en evaluering af brugervenligheden i indkøbsløsningen i KVANTUM samt to markedsalternativer, i samarbejde med Innovationshuset. Evalueringen er gennemført for at sikre, at indkøbsløsningen er intuitiv og let at bruge for kommunens indkøbere. Dette skal understøtte målsætningen om, at 95 % af alle rekvisitioner foretages gennem indkøbsløsningen, og sikre en høj compliance på Københavns Kommunes indkøbsaftaler. Der er afsat 20 mio. kr. til undersøgelser, brugerinddragelse, udbudsforretning, og udviklingsomkostninger i business casen således, at der enten kunne købes en ny indkøbsløsning eller ske en tilpasning af den nuværende løsning i KVANTUM. Kvantums indkøbsløsning anvendes på nuværende tidspunkt af Teknik- og Miljøforvaltningen, Socialforvaltningen, Kultur- og Fritidsforvaltningen samt Børne- og Ungdomsforvaltningen. De resterende forvaltninger påbegynder anvendelsen pr. den 1. januar 2018.
Evalueringen konkluderer, at der er et behov for at styrke brugervenligheden i indkøbsløsningen i KVANTUM og samtidig understøtte brugerne med en indkøbssupport, frem for anskaffelse af en ny indkøbsløsning. Det vurderes, at KVANTUM med en række tilpasninger af brugerfladen og forbedret kvalitet af aftaledata og katalogindhold udgør den optimale og fremtidige indkøbsløsning for Københavns Kommune. Der er således tale om forbedringer inden for søgning, svartider, bestilling via fritekst mv. Der er tale om både tekniske og indholdsmæssige forbedringer, fx i form af billeder på en større andel af katalogindholdet. Evalueringen af indkøbsløsningen har endvidere været behandlet i kredsen af administrerende direktører, som anbefaler indstillingen.
KEID har i opstartsfasen, under KVANTUMs udrulning, finansieret en basis indkøbssupport, men der er ikke afsat varige midler til en indkøbssupport. Det anbefales derfor, at indkøbssupporten sikres fremadrettet og styrkes for at understøtte anvendelsen og udbredelsen af indkøbsløsningen i KVANTUM. Indkøbssupporten er afgørende for, at brugerne anvender de rigtige indkøbsaftaler på de rigtige tidspunkter og således medvirker til at sikre, at Københavns Kommune får den bedst mulige compliance på indkøbsaftalerne.
Løsning
ERP-programmet (KVANTUM) har efter evalueringen foreslået en række tilpasninger til indkøbsløsningen, der imødekommer brugernes udfordringer i evalueringen. KEID vil i samarbejde med ERP-programmet indstille en række prioriterede ændringsønsker til Indkøbskredsen i efteråret 2017. Ændringsønskerne vurderes på effekt og økonomi og tager afsæt i evalueringens resultater og erfaringer fra Center for Indkøb i KEID med brugen af KVANTUM. Ændringerne implementeres i indkøbsløsningen fra 2018. Derudover vil Center for Indkøb arbejde med at forbedre kvaliteten af aftaledata og katalogindholdet.
Der er i business casen for indkøbsprogrammet afsat 3,5 mio. kr. til at betale licens til en eventuel ny indkøbsløsning, som altså ikke anbefales. I stedet foreslås disse midler anvendt til en indkøbssupport, der understøtter hele indkøbsprogrammet og i særdeleshed brugernes anvendelse af indkøbsløsningen.
Indkøbssupporten er etableret midlertidigt som en mindre basis supportfunktion i 2017, men skal tilføres ressourcer i takt med, at de sidste forvaltninger tager KVANTUM i brug og anvendelsen af indkøbsløsningen øges. Indkøbssupporten skal håndtere supporthenvendelser om indkøbsløsningen og være opsøgende overfor brugere med initiativer, der kan fremme en højere anvendelsesgrad af indkøbsløsningen og indkøbsaftalerne. Indkøbssupporten skal ligeledes understøtte forvaltningerne i form af hjælp til anvendelse af indkøbsaftaler, håndtering af fritekstbestillinger, uddannelse og vejledning, aftalefeedback, optimering af katalogindhold, kampagner og rådgivning af enheder i forhold til specifikke compliance-udfordringer.
KEID udvikler endvidere et rapporterings-setup, der bliver stillet til rådighed for forvaltningerne med henblik på opfølgning på målsætningen om, at indkøbsløsningen skal anvendes til 95 % af alle rekvisitioner og som samtidig kan understøtte Indkøbssupportens bistand til forvaltningerne og målrettet opfølgning.
Økonomi
Tilpasningerne af KVANTUMs indkøbsløsning kan afholdes indenfor anlægsbevillingen på 20 mio. kr. (2017 pl). I budgetaftalen blev 4,0 mio. kr. stjernemarkeret. Nu udmøntes den resterende bevilling.
Tabel 1 - Anlægsbevilling
|
Udvalg |
Aktivitet/ |
Bevilling |
Funktion |
Beløb i 1.000 kr. |
|
projekt |
(nr. og navn) |
2018-pl |
||
|
I årene 2018-2019 |
||||
|
Økonomiudvalget |
Indkøbsprogram |
3170 - KEID, anlæg |
6.45.51.3 |
16.384 |
|
I alt |
- |
- |
- |
16.384 |
Etableringen af indkøbssupporten kan afholdes indenfor servicebevillingen til indkøbsløsningen på 3,5 mio. kr.
Såfremt der er overskydende midler fra anlægsbevillingen, vil Økonomiforvaltningen udarbejde en indstilling om forslag til anvendelse af midlerne.
Videre proces
Såfremt Borgerrepræsentationen godkender forslaget udmøntes midlerne i effektiviseringsstrategien til implementering af forslaget i Økonomiforvaltningen.
Peter Stensgaard Mørch /Mads Grønvall
Beslutning
Dagsordenspunkt 6: Indkøbsprogram i Københavns Kommune (2017-0310980)
Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 3. oktober 2017
Indstillingen blev anbefalet over for Borgerrepræsentationen uden afstemning.