Etablering af Koncernservice

Økonomiudvalget

 

BESLUTNINGSPROTOKOL

fra ordinært møde tirsdag den 3. oktober 2006

 

 

J.nr. ØU 354/2006

 

3. Etablering af Koncernservice

 

INDSTILLING OG BESLUTNING

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget overfor Borgerrepræsentationen anbefaler:

 

At der pr. 1. april 2007 etableres et fælles Koncernservice, der løser opgaver på it- og økonomiområdet for alle syv forvaltninger. Koncernservice etableres med i alt ca. 350 årsværk, der overføres fra forvaltningerne.

 

At Koncernservice etableres med de administrerende direktører som bestyrelse, dog således at Økonomiforvaltningen har det endelige ledelsesmæssige ansvar for Koncernservice, og Økonomiudvalget en gang årligt godkender Koncernservices budget, ydelseskatalog og prissætning.

 

At Koncernservice etableres som en fuldt ud indtægtsdækket virksomhed, hvor forvaltningerne betaler for de ydelser, de modtager.

 

At Koncernservice styres efter omkostningsbaseret principper, hvilket betyder at Koncernservice i sin budgettering og prissætning anvender et fuldt opgjort omkostningsbaseret princip.

 

At udvalgenes midler, der er forbundet med at løse de opgaver, der pr. 1. april 2007 skal løses af Koncernservice, bindes til køb af ydelser i Koncernservice i en periode på minimum 2 år. Det konkrete tidspunkt for ophævelsen af bindingsperioden besluttes af Økonomiudvalget.

 

At Koncernservice underlægges et krav om 5 % årlig effektivisering gældende fra budget 2008.

 

At der igangsættes et implementeringsprojekt, hvor til der afsættes en låneramme på 10 mill. kr. der kan udnyttes med 2 mill. kr. i budget 2006 og 8 mill. kr. i budget 2007 (6.51.1). Uudnyttet låneramme fra 2006 kan benyttes i 2007. Bevillingen gives i form af et internt lån (kassen, 8.05.5), der afdrages over seks år. Lånet gives til Økonomiudvalget.

 

At Koncernservice herudover kommer til at løse de opgaver, der i dag løses i Økonomiforvaltningens Center for Koncernservice.

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 3. oktober 2006

Sagen blev udsat.

 

 

Behandling: Til Økonomiudvalget.

 

 

RESUME

I Københavns Kommune varetager de enkelte forvaltninger driften af hver deres administrative støttefunktioner inden for it og økonomi. Der er tale om mere eller mindre ensartede opgaver, som løses parallelt i alle forvaltninger.

Økonomiudvalget har på deres møde 9. maj 2006 (ØU 141/2006) anmodet om et beslutningsgrundlag omhandlende mulighederne for at samle visse opgaver inden for økonomi og it, så de løses i et fælles Koncernservice i regi af Økonomiforvaltningen.

Det er vurderingen, at der vil være store kvalitative og økonomiske fordele ved samling af en række it- og økonomiopgaver i et fælles Koncernservice. Det er i den forbindelse vurderingen, at der fra budget 2008 vil kunne opnås en årlig besparelse på 5 % af den økonomi, der bindes til Koncernservice, svarende til ca. 20 mill. kr. i 2008 og 39 mill. kr. i 2009 ect. I 2007 forventes endvidere en besparelse på 5 mill. kr. på baggrund af det første halve års drift af Koncernservice. Besparelsen forventes dog først fuldt udmøntet ultimo 2007, hvorfor den indarbejdes i budget 2008. Besparelsen bygger dels på en forudsætning om et samlet budget i Koncernservice på 400 mill. kr., dels på erfaringer fra andre koncernservicefællesskaber uden for Københavns Kommune.

 

Tabel 1. Mulig besparelse ved etablering af Koncernservice, mill. kr.

År	2007	2008	2009	2010
Besparelse	5	20	39	57

Note: besparelsen bygger på den forudsætning, at der købes ydelser af forvaltningerne i Koncernservice for 400 mill. kr. I potentialet er der ikke modregnet tilbagebetaling af interne lån, der gives til Koncernservice til dækning af etablerings- og investeringsudgifter.

 

På den baggrund indstilles det, at ansvaret for at udføre en række opgaver på it- og økonomiområdet overføres til Koncernservice 1. april 2007, hvorefter forvaltningerne fungerer som bestillere.

Koncernservice etableres som en fuldt indtægtsdækket virksomhed med de administrerende direktører som bestyrelse, dog således at Økonomiforvaltningen har det endelige ledelsesmæssige ansvar for Koncernservice. På baggrund af en indstilling fra bestyrelsen godkender Økonomiudvalget Koncernservices budget, ydelseskatalog og prissætning en gang årligt.

 

Principperne for overførsel af personale til Koncernservice hviler på de principper, som Borgerrepræsentationen tiltrådte i forbindelse med strukturreformen i Københavns Kommune (BR 304/2005).

Omkostningerne til implementeringsprojektet er opgjort til 10 mill. kr., der bevilliges i form af interne lån. Der vil herudover være etablerings- og investeringsudgifter i Koncernservice til bl.a. flytning, omlægning af systemer og indretning af lokaler. Investeringsudgifterne forudsættes finansieret dels inden for de eksisterende budgetter, dels gennem optagelse af interne lån til Koncernservice. Investerings- og etableringsudgifterne er en forudsætning for, at der kan gennemføres effektiviseringer og dermed indhentes de forudsatte besparelser.