Etablering af Koncernservice

Se alle bilag

Etablering af Koncernservice

Økonomiudvalget

DAGSORDEN

for ordinært møde tirsdag den 3. oktober 2006

;

J.nr. ØU 354/2006

3. Etablering af Koncernservice

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget overfor Borgerrepræsentationen anbefaler:

At der pr. 1. april 2007 etableres et fælles Koncernservice, der løser opgaver på it- og økonomiområdet for alle syv forvaltninger. Koncernservice etableres med i alt ca. 350 årsværk, der overføres fra forvaltningerne.

At Koncernservice etableres med de administrerende direktører som bestyrelse, dog således at Økonomiforvaltningen har det endelige ledelsesmæssige ansvar for Koncernservice, og Økonomiudvalget en gang årligt godkender Koncernservices budget, ydelseskatalog og prissætning.

At Koncernservice etableres som en fuldt ud indtægtsdækket virksomhed, hvor forvaltningerne betaler for de ydelser, de modtager.

At Koncernservice styres efter omkostningsbaseret principper, hvilket betyder at Koncernservice i sin budgettering og prissætning anvender et fuldt opgjort omkostningsbaseret princip.

At udvalgenes midler, der er forbundet med at løse de opgaver, der pr. 1. april 2007 skal løses af Koncernservice, bindes til køb af ydelser i Koncernservice i en periode på minimum 2 år. Det konkrete tidspunkt for ophævelsen af bindingsperioden besluttes af Økonomiudvalget.

At Koncernservice underlægges et krav om 5 % årlig effektivisering gældende fra budget 2008.

At der igangsættes et implementeringsprojekt, hvor til der afsættes en låneramme på 10 mill. kr. der kan udnyttes med 2 mill. kr. i budget 2006 og 8 mill. kr. i budget 2007 (6.51.1). Uudnyttet låneramme fra 2006 kan benyttes i 2007. Bevillingen gives i form af et internt lån (kassen, 8.05.5), der afdrages over seks år. Lånet gives til Økonomiudvalget.

At Koncernservice herudover kommer til at løse de opgaver, der i dag løses i Økonomiforvaltningens Center for Koncernservice.

RESUME

I Københavns Kommune varetager de enkelte forvaltninger driften af hver deres administrative støttefunktioner inden for it og økonomi. Der er tale om mere eller mindre ensartede opgaver, som løses parallelt i alle forvaltninger.

Økonomiudvalget har på deres møde 9. maj 2006 (ØU 141/2006) anmodet om et beslutningsgrundlag omhandlende mulighederne for at samle visse opgaver inden for økonomi og it, så de løses i et fælles Koncernservice i regi af Økonomiforvaltningen.

Det er vurderingen, at der vil være store kvalitative og økonomiske fordele ved samling af en række it- og økonomiopgaver i et fælles Koncernservice. Det er i den forbindelse vurderingen, at der fra budget 2008 vil kunne opnås en årlig besparelse på 5 % af den økonomi, der bindes til Koncernservice, svarende til ca. 20 mill. kr. i 2008 og 39 mill. kr. i 2009 ect. I 2007 forventes endvidere en besparelse på 5 mill. kr. på baggrund af det første halve års drift af Koncernservice. Besparelsen forventes dog først fuldt udmøntet ultimo 2007, hvorfor den indarbejdes i budget 2008. Besparelsen bygger dels på en forudsætning om et samlet budget i Koncernservice på 400 mill. kr., dels på erfaringer fra andre koncernservicefællesskaber uden for Københavns Kommune.

Tabel 1. Mulig besparelse ved etablering af Koncernservice, mill. kr.

År	2007	2008	2009	2010
Besparelse	5	20	39	57

Note: besparelsen bygger på den forudsætning, at der købes ydelser af forvaltningerne i Koncernservice for 400 mill. kr. I potentialet er der ikke modregnet tilbagebetaling af interne lån, der gives til Koncernservice til dækning af etablerings- og investeringsudgifter.

På den baggrund indstilles det, at ansvaret for at udføre en række opgaver på it- og økonomiområdet overføres til Koncernservice 1. april 2007, hvorefter forvaltningerne fungerer som bestillere.

Koncernservice etableres som en fuldt indtægtsdækket virksomhed med de administrerende direktører som bestyrelse, dog således at Økonomiforvaltningen har det endelige ledelsesmæssige ansvar for Koncernservice. På baggrund af en indstilling fra bestyrelsen godkender Økonomiudvalget Koncernservices budget, ydelseskatalog og prissætning en gang årligt.

Principperne for overførsel af personale til Koncernservice hviler på de principper, som Borgerrepræsentationen tiltrådte i forbindelse med strukturreformen i Københavns Kommune (BR 304/2005).

Omkostningerne til implementeringsprojektet er opgjort til 10 mill. kr., der bevilliges i form af interne lån. Der vil herudover være etablerings- og investeringsudgifter i Koncernservice til bl.a. flytning, omlægning af systemer og indretning af lokaler. Investeringsudgifterne forudsættes finansieret dels inden for de eksisterende budgetter, dels gennem optagelse af interne lån til Koncernservice. Investerings- og etableringsudgifterne er en forudsætning for, at der kan gennemføres effektiviseringer og dermed indhentes de forudsatte besparelser.

SAGSBESKRIVELSE

Økonomiudvalget godkendte i foråret (ØU 141/2006), at der skulle igangsættes en analyse af mulighederne og potentialet for at samle it-administration, bogføring og regnskab i et koncernservicefællesskab.

Økonomiudvalget ønskede eksplicit om svar på følgende spørgsmål:

§ Hvilken rolle kan kredsen af administrerende direktører have i relation til et koncernservicefællesskab?

§ Hvilken styringsmodel kan anvendes – herunder hvorledes bestilles opgaver, og hvordan foregår betalingen fra de enkelte forvaltninger?

Det var Økonomiudvalgets ønske at få fremlagt resultatet af analysearbejdet ultimo september 2006 med anbefalinger til en fremtidig organisering af Koncernservice og med en tids- og aktivitetsplan for implementering af de foreslåede tiltag.

Arbejdet, der er foretaget i samarbejde med medarbejdere i de syv forvaltninger med kredsen af de administrerende direktører som projektråd, har ført til vedlagte rapport. Denne indstilling opsummerer de vigtigste anbefalinger i rapporten.

Rapportens anbefaling

Kredsen af administrerende direktører er enige om at anbefale at samle visse opgaver inden for økonomi og it, så de løses i et fælles Koncernservice i regi af Økonomiforvaltningen. Ansvaret for at udføre opgaverne overføres til Koncernservice 1. april 2007, hvorefter forvaltningerne fungerer som bestiller.

Der vil være store kvalitative og økonomiske fordele ved samling af en række it- og økonomiopgaver i et fælles Koncernservice. Det er i den forbindelse vurderingen, at årligt vil kunne opnås en besparelse på 5 %.

Det er i den forbindelse vurderingen, at der fra budget 2008 vil kunne opnås en årlig besparelse på 5 % af den økonomi, der bindes til Koncernservice, svarende til ca. 20 mill. kr. i 2008 og 39 mill. kr. i 2009 ect. I 2007 forventes endvidere en besparelse på 5 mill. kr. på baggrund af det første halve års drift af Koncernservice. Besparelsen forventes dog først fuldt udmøntet ultimo 2007, hvorfor den indarbejdes i budget 2008. Besparelsen bygger dels på en forudsætning om et samlet budget i Koncernservice på 400 mill. kr., dels på erfaringer fra andre koncernservicefællesskaber uden for Københavns Kommune.

Tabel 1. Mulig årlig besparelse ved etablering af Koncernservice, mill. kr.

År	2007	2008	2009	2010
Besparelse	5	20	39	57

Ud over den økonomiske gevinst er det vurderingen, at dannelsen af Koncernservice vil skabe mere attraktive administrative arbejdspladser i kommunen og samtidig tilvejebringes en forbedret kvalitet i opgaveløsningen på it- og økonomiområdet.

En forudsætning for at hente en årlig besparelse på 5 % er, at der investeres i Koncernservice. Det betyder for det første, at Koncernservice skal gives adgang til at optage interne lån til at finansiere de engangsomkostninger, der er forbundet med etableringen, herunder investeringen i nye processer. Det betyder for det andet, at der i forvaltningerne skal frigives personer med de nødvendige kompetencer, så implementeringen kan gennemføres efter planen.

Som led i implementeringsprojektet skal der inden opstarten af Koncernservice udarbejdes en forretningsplan (business-case) for Koncernservice. Planen skal bl.a. indeholde en åbningsbalance, en opgørelse af det samlede indtægts- og udgiftsgrundlag (base-line), samt en konkret vurdering af effektiviseringsmulighederne og investeringsomkostningerne.

Effektiviseringsgevinsten anbefales delt i tre. En del til tværgående omprioritering, der fastlægges i de årlige budgetter. En anden del der går til forvaltningerne i form af lavere priser på de administrative ydelser, der købes hos Koncernservice. En tredje del der går til Koncernservice, bl.a. til tilbagebetaling på investeringslån. Forholdet mellem de to sidste dele indstilles af bestyrelsen til beslutning i Økonomiudvalget.

Den del af effektiviseringsgevinsten fra Koncernservice, der indgår som en del af den tværgående omprioritering i kommunen, skal mindske det samlede omstillingsbidrag, som forvaltningerne skal finde, med et tilsvarende beløb. Det forudsæt tes at første års forventede besparelse på 5 pct. i 2008 svarende til ca. 20 mill. kr. fuldt ud går til tværgående omprioritering i kommunen.

Styring af Koncernservice

Koncernservice etableres – inden for den gældende styreform - som en kontraktstyret enhed i Økonomiforvaltningen, under Økonomiudvalget. Det er dog målet, at Koncernservice med tiden skal etableres som en selvstændig enhed med de administrerende direktører som bestyrelse.

En overgangsmodel, hvor Koncernservice etableres som en kontraktstyret enhed i Økonomiforvaltningen, indebærer, at de øvrige seks forvaltninger formelt set bliver kunder i Økonomiforvaltningen, da overborgmesteren og den adm. direktør for Økonomiforvaltningen vil have henholdsvis det overordnede administrative ansvar og det øverste daglige forvaltningsmæssige ansvar for de opgaver, som løses i Koncernservice.

De overordnede rammer for Koncernservices ydelser og priser aftales mellem kredsen af administrerende direktører, herunder hvilke obligatoriske ydelser som Koncernservice skal levere og på hvilket serviceniveau.

Kredsen af administrerende direktører fastlægger også de overordnede rammer for Koncernservices forretning, idet det er kredsens opgave at sikre på den ene side, at Koncernservice får tilstrækkelige ressourcer (via forvaltningernes køb af ydelser) til at sikre leverancer af høj kvalitet, og på den anden side, at Koncernservice hele tiden mødes med effektiviseringskrav, som kan udmøntes i billigere og bedre ydelser til forvaltningerne og dermed besparelser på kommunens administrationsbudget. Koncernservices budget, ydelseskatalog og prissætning godkendes af godkendelse hos Økonomiudvalget.

De konkrete betingelser omkring leveringen af hver enkelt ydelse aftales mellem Koncernservice (som udfører) og forvaltningerne (som bestiller). Disse nedfældes i aftaler, hvor det tydeliggøres, hvad hhv. Koncernservice og forvaltningerne er forpligtet til at bidrage med ift. den samlede opgaveløsning.

Den valgte styringsmodel betyder, at udvalgene beholder bevillingerne for de opgaveområder, der integreres i Koncernservice. Det betyder, at der ikke i forbindelse med etableringen af Koncernservice vil ske en overførsel af bevillinger fra udvalgene. Koncernservice finansieres derimod via forvaltningernes køb af ydelser. Koncernservice etableres således som en fuldt ud indtægtsdækket virksomhed.

Endvidere styres Koncernservice efter omkostningsbaseret principper, hvilket betyder at Koncernservice i sin prissætning anvender et fuldt opgjort omkostningsbaseret princip. Koncernservice er dog fortsat underlagt de kommunale bevillingsregler.

Opgaver der skal løses i Koncernservice

På it-området overføres ansvaret for at udføre følgende opgaveområder fra alle forvaltninger til Koncernservice:

· Drift

· Support /service

· Udvikling af fællessystemer

· Telefoni

· Kundeansvar

· Systemansvar for fællessystemer

· Administration og sekretærfunktioner (afventer nærmere afklaring)

· IT-sikkerhed (afventer nærmere afklaring bl.a. høring i BR's sekretariat)

På økonomiområdet overføres ansvaret for at udføre følgende opgaveområder fra alle forvaltninger til Koncernservice:

· Regnskabsføring (kreditor, debitor)

· Kontoplan (oprettelse, vedligeholdelse mv.)

· Finans

· Kontakt til banker

· Rådgivning/support (i relation til de opgaver, der overføres)

· Hjemtagelse af tilskud, statsrefusioner og mellemkommunale refusioner

· Projekter inden for økonomiområdet

· Politisk betjening (ifm. kasse- og regnskabsregulativer, regnskabscirkulærer mv.)

På økonomiområdet er det anbefalingen, at der overflyttes opgaver til Koncernservice i to faser. Fase 1 er en overflytning af de bogholderier/regnskabsenheder, der i dag ligger centralt i forvaltningerne (1. april 2007). Fase 2 er en overflytning af opgaver fra decentrale økonomienheder i forvaltningerne (påbegyndes i 2007 i dialog med den enkelte forvaltning ifht. forvaltningens parathed og forventes afsluttet i 2008).

Årsværk og økonomi der knyttes til Koncernservice

Det anbefales, at ved opstarten af Koncernservice den 1. april 2007 knyttes ca. 350 årsværk til Koncernservice.

Opgørelsen af årsværk er forbundet med usikkerhed. Det endelige antal årsværk fastlægges i forbindelse med indgåelse af aftalegrundlaget mellem den enkelte forvaltning og Koncernservice for løsning af opgaver i Koncernservice. Aftalegrundlaget skal være på plads senest den 15. december 2006. Det er dog vurderingen, at der kun bliver tale om mindre ændringer i antal årsværk. Der udestår endvidere en vurdering af, hvor mange årsværk, der – ud over de ca. 350 årsværk – skal knyttes til at varetage de administrative opgaver (HR, it, økonomi, intern styring) i Koncernservice.

På tilsvarende vis er der ikke foretaget en opgørelse af hvilken øvrig økonomi, der er knyttet til løsningen af it- og økonomiopgaverne, udover lønsummen for de medarbejdere, der knyttet til Koncernservice, og som således skal bindes i forvaltningerne. Opgørelsen skal være foretaget senest 15. december 2006, således at bindingen af midler kan indarbejdes i udvalgenes budgetter for 2007. Opgørelsen af overhead og øvrig økonomi vil indgå i forretningsplanen for Koncernservice, der udarbejdes som en del af implementeringsprojektet. Inden opstarten af Koncernservice skal der endvidere opstilles en åbningsbalance for Koncernservice.

Implementering

I kølvandet på beslutningen om etablering af Koncernservice anbefales det at nedsætte en implementeringsorganisation for Koncernservice, som opererer frem til 1. juli 2007. Implementeringsorganisationen vil være en projektorganisation med deltagelse af alle forvaltninger. Forvaltningerne forpligter sig i den forbindelse til at stille tilstrækkelig med ressourcer til rådighed, dels i form af projektledere, dels i form af deltagere i de enkelte projekter, så de fastsatte deadline kan nås. Direktøren for Center for Koncernservice i Økonomiforvaltningen vil være øverste ansvarlig for fremdriften i projektet. Direktøren giver løbende statusrapporter og lægger større beslutninger op til Projektrådet (kredsen af administrerende direktører).

Implementerings- og etableringsomkostninger finansieres gennem interne lån ti l Koncernservice, der tilbagebetales over en periode på seks år af de forventede effektiviseringsgevinster ved dannelsen af Koncernservice.

Implementeringsprojektet skal have fokus på at håndtere de mulige ulemper og risici, der vil være ved etablering af et koncernservicefællesskab. Det omfatter bl.a. mindre nærhed i forhold til leveringen af ydelser, herunder risikoen for, at der opbygges parallelle administrationer i forvaltningerne, risikoen for mistet tillid ved evt. driftsforstyrrelser i overgangen, risikoen for at Koncernservice ikke får overført de nødvendige spidskompetencer til at løse opgaverne i Koncernservice og risikoen for en mindskelse af effektiviseringsgevinsten, hvis omkostningerne ved styringen af Koncernservice i forvaltningerne og i Koncernservice bliver for store. Ulemper og risici er nærmere beskrevet i rapporten, herunder hvad der kan gøres for at imødegå dem.

Overførsel af personale

Personalets positive medvirken i dannelsen af Koncernservice er en af forudsætningerne for succes. Det er derfor vigtigt, at der tages højde for personalets tryghed og tages hånd om de problemstillinger, der måtte opstå i forbindelse med, at nogle medarbejdere skal flytte arbejdssted.

Det er et princip, at medarbejderne følger opgaven, og der er derfor ingen varigt ansatte medarbejdere, der vil blive sagt op i forbindelse med etableringen af den nye enhed. Der kan dog i lighed med kommunens øvrige ansatte, ikke gives garanti for, at alle medarbejdere vil fortsætte med uændret jobindhold.

Principper for overførsel af personale til Koncernservice hviler på de principper, som Borgerrepræsentationen tiltrådte i forbindelse med strukturreformen i Københavns Kommune (BR 304/2005).

En detaljeret procesplan for overførsel af personale findes i rapportens kapitel 12.

ØKONOMI

De foreløbige omkostninger i 2006 og 2007 kan opgøres til 10 mill. kr. Beløbet er fordelt på 7 mill. kr. til ekstern konsulentbistand og 3 mill. kr. til andre udgifter

Udgifterne finansieres ved, at Koncernservice (Økonomiudvalget) optager et internt lån, der tilbagebetales over 6 år. Dette er i tråd med kommunens interne lånepolitik, hvor der kan gives interne lån til effektiviseringsprojekter.

Der vil herudover være en række engangs- og investeringsudgifter forbundet med etableringen og den efterfølgende effektivisering bl.a. flytteudgifter, kompensation for dobbelthusleje, evt. frikøb af ressourcer i forvaltningerne, omlægning af kommunens systemer, omlægning af arbejdsgange, investering i nye løsninger, etablering af bestillerfunktioner m.m. Det er ikke muligt på nuværende tidspunkt at give et overblik over det samlede omkostningsniveau. Som led i udarbejdelsen af forretningsplanen for Koncernservice, vil investeringsudgifterne blive opgjort. Investeringsudgifterne forudsættes dels finansieret af de midler, der bindes til Koncernservice dvs. som i forvejen er afsat i kommunens budgetter, dels i form af interne lån.

Det indstilles således, at der til implementeringsprojektet afsættes en låneramme på 10 mill. kr. der kan udnyttes med 2 mill. kr. i budget 2006 og 8 mill. kr. i budget 2007 (6.51.1). Uudnyttet låneramme fra 2006 kan benyttes i 2007. Bevillingen gives i form af et internt lån (kassen, 8.05.5), der afdrages over 6 år.

I 2006 gives lånet under forudsætning af, at kommunen i 2006 har et uudnyttet rum op til det af statens fastsatte loft for kommunens serviceudgifter. I 2007 forudsættes der endvidere, at kommunen ikke er underlagt et loft for serviceudgifternes størrelse. Såfremt at der kommer et loft over serviceudgifterne, indgår størrelsen af låneadgangen i den samlede prioritering af fordelingen af kommunens serviceudgifter.

Etableringen af Koncernservice medfører at udvalgenes samlede udgifter i form af løn, drifts- og udviklingsudgifter, der er forbundet med at løse de opgaver, der fremover skal udføres af Koncernservice, bindes i en 2 årig periode i udvalgene. De midler, der bindes, vil udgøre det enkelte udvalgs betaling til Koncernservice for de ydelser, der leveres i perioden. Det eksakte tidspunkt for ophævelsen af bindingsperioden besluttes af Økonomiudvalget. Efter den 2 årige bindingsperiode vil Koncernservice have prissat de enkelte ydelser og betalingen fra udvalgene vil herefter være direkte relateret til det enkelte udvalgs faktiske forbrug af ydelser.

MILJØVURDERING

ANDRE KONSEKVENSER

HØRING

BILAG

Rapport om de strategiske og forretningsmæssige muligheder ved etablering af Koncernservice (med bilag).

Thomas Juhl

/ Claus Juhl