Indstilling vedrørende fordeling af IT-pulje på 10 mill. kr.

Økonomiudvalget

DAGSORDEN

for ordinært møde tirsdag den 3. april 2001

J.nr. ØU 101/2001

7. Indstilling vedrørende fordeling af IT-pulje på 10 mill. kr.

INDSTILLING

Økonomiforvaltningen indstiller,

at Økonomiudvalget til Borgerrepræsentationen indstiller, at IT-puljen på 10 mill. kr. under Økonomiudvalget udmøntes som angivet nedenfor.

RESUME

I Københavns Kommunes budget for 2001 er der under Økonomiudvalget afsat en IT-pulje på 15 mill. kr. til støtte for projekter, der fremmer kommunens IT-anvendelse. Puljen skal fremme en målrettet IT-udvikling og anvendes på en række områder, hvor der kan opnås serviceforbedringer for borgere og erhvervsliv samt administrative forbedringer.

Borgerrepræsentationen besluttede den 7. december 2000 at afsætte 5 mill. kr. fra IT-puljen 2001 til implementering af KØR fase 2.

Økonomiforvaltningen har med indkaldelsesskrivelsen af 4. januar 2001 indhentet forvaltningernes og Revisionsdirektoratets forslag til udmøntning de resterede 10 mill. kr. af IT-puljen, samt forvaltningernes og bydelenes redegørelser for anvendelsen af midler tildelt i år 2000 (bilag 1 og 2).

Da bydelsforsøget afsluttes ultimo 2001 er disse ikke blevet bedt om at indsende forslag til udmøntning af IT-puljen.

Efter en vurdering af de enkelte projektforslag foreslås IT-puljen udmøntet som angivet under sagsfremstillingen.

SAGSBESKRIVELSE

1. Baggrund

I Københavns Kommunes budget for 2001 er der under Økonomiudvalget afsat 15 mill. kr. til en IT-pulje til målrettet IT-udvikling i kommunen.

Borgerrepræsentationen besluttede den 7. december 2000 at afsætte 5 mill. kr. fra IT-puljen 2001 til implementering af KØR fase 2.

De resterende 10 mill. kr. skal efter forslag fra forvaltningerne og Revisionsdirektoratet udmøntes til særlige formål, der - i overensstemmelse med Københavns Kommunes IT-strategi 2000 – 2004 - forbedrer kommunens service over for borgere og erhvervsliv samt effektiviserer kommunens administration.

2. Kriterier for udmøntning af IT-puljen

IT-puljen kan ifølge indkaldelsesskrivelsen bl.a. anvendes til:

· Projekter, der forbedrer kommunens service til borgere og erhvervsliv

· Projekter, der giver administrative fordele og effektiviseringsgevinster

· Projekter af generel karakter, der gør brug af nye teknologier og som kan anvendes som foregangsprojekter for andre forvaltninger i kommunen

Ved udmøntningen af IT-puljen søges også tilgodeset fælles projekter, der gavner hele kommunen, ligesom der søges opnået en stor bredde i tildelingen af midlerne. Da der er tale om fremadrettede projekter, der rækker ud over 2001, er forsøgsbydelene, der nedlægges med udgangen af 2001, ikke bedt om at ansøge IT-puljen.

3. Indsendte projektforslag

Nedenfor følger en oversigt over de indsendte projektforslag med angivelse af formål, indhold, ansøger og ansøgt beløb samt ansøgers eventuelle medfinansiering. Projektforslagene er fordelt efter de i afsnit 2 opstillede udmøntnings-kriterier.

Oversigt over indsendte projektforslag

Projektformål	Kort beskrivelse af projektforslag	Ansøger	Ansøgt beløb (1.000 kr.)	Medfinansiering (1.000 kr.)
	· Fælles telefonbogsdatabase på KKnet	ØKF	210	0
	· Fælles medieregistrering på KKnet	ØKF	500	0
	· Udvikling af kursus i internet-kommunikation	ØKF	85	25
	· Udvikling af KØR fase 2 kursus	ØKF	72	0
	· Udvikling af "det mobile IT" kursus	ØKF	180	123
	· Udvikling af "IT og arbejdsmiljø" kursus	ØKF	40	0
Serviceforbedringer for borgere og erhvervsliv	· Demokratiweb	ØKF	350	0
	· PC'ere til telefoncentralen (3366 3366) i Hans Nansens Gård	KFF	550	0
	· Indretning af IT-arbejdspladser ved Rådhusets bagindgang	KFF	100	0
	· Videreudvikling af Københavns Bymuseums hjemmeside	KFF	300	0

	· Web-baseret bibliotekssystem	UUF	500	500
	· GIS-informationsserver til borgerservice m.v.	BTF	750	0
	· Pilotprojekt om 3D og borgerdialog	BTF	730	0
Administrative fordele og effektiviseringsgevinster	· Modernisering af lokalnet hos LPA	ØKF	300	0
	· Sammenknytning af GIS-, kort-, plan- og statistiske data	ØKF	250	0
	· Møde- og dagsordensystem fase 2	ØKF	390	340
	· Fjernaflæsning af målere i Den Hvide Kødby	KFF	1.650	0
	· Udbygning og modernisering af CTS-anlæg for rådhuset og div. annekser	KFF	3.700	0
	· Pilotprojekt vedr. elektronisk arkivering af bydelenes arkivalier	KFF	650	0
	· Udbygning og fornyelse af IT-funktionen på Thorvaldsens Museum	KFF	126	40
	· Intranet i UUF (Udvikling af Notes baser)	UUF	200	0
	· Elektronisk journal- og dokumenthåndteringssystem (foranalyse)	UUF	150	0
	· Citrix-løsning til bl.a. ESDH (Elektronisk Sags- og DokumentHåndteringssystem)	SUF	2.000	5.500
	· Midlertidig Notes-løsning til visitatorer	SUF	300	0
	· ESDH-projekt (Implementering, videreførsel)	FAF	4.000	0
	· Udvikling af system til styring af ledsagerordningssystem	FAF	200	50
	· Projektsager i EDH (Fics) hos Vej- og Parkafdelingen (sagsgangsanalyse)	BTF	300	200
	·&nbs p; Intranet	BTF	250	150
	· Pilotprojekt vedr. mobil opkobling for medarbejdere i Københavns Energi/ Københavns Vand	MFF	750	250
	· Udvikling og implementering af IT-revisionsværktøjer samt konsulentbistand	Revisionsdirektoratet	300	0
Anvendelse af ny teknologi	· "Den virtuelle skole" pilotpro jekt	UUF	250	250
Anvendelse af ny teknologi	· Brug af mobiltelefoner til betaling ved parkering	BTF	100	100
I alt			20.233	7.528

4. Indstilling om udmøntning af IT-puljen

Nedenfor følger en oversigt over de indstillede projektforslag:

Oversigt over indstillede projektforslag

< td width=76 valign=top style='width:2.0cm;border:none;border-right:solid windowtext 1.0pt; mso-border-left-alt:solid windowtext .5pt;mso-border-left-alt:solid windowtext .5pt; mso-border-right-alt:solid windowtext .5pt;padding:0cm 3.5pt 0cm 3.5pt; height:5.25pt'>

Revisionsdirektoratet

Formåls- Opfyldelse	Kort beskrivelse af projektforslag	Ansøger	Tildelt beløb (1.000 kr.)	Medfinansiering (1.000 kr.)
Fælles formål	1. Fælles telefonbogsdatabase på KKnet	ØKF	210	0
Serviceforbedringer for borgere og erhvervsliv	2. PC'er til telefoncentralen (3366 3366) i Hans Nansens Gård	KFF	550	0
	3. Demokratiweb	ØKF	350	0
	4. Web-baseret bibliotekssystem	UUF	500	500
	5. GIS-informationsserver til borgerservice m.v.	BTF	750	0
Administrative fordele og effektiviseringsgevinster	6. Sammenknytning af GIS-, kort-, plan- og statistiske data	ØKF	250	0
	7. Møde- og dagsordensystem fase 2	ØKF	390	340
	8. Fjernaflæsning af målere i Den Hvide Kødby	KFF	1.650	0
	9. Elektronisk journal- og dokumenthåndteringssystem (foranalyse)	UUF	150	0
	10. Citrix-løsning til bl.a. ESDH (Elektronisk Sags- og DokumentHåndteringssystem)	SUF	2.000	5.500
	11. ESDH-projekt (Implementering, videreførsel)	FAF	2.000	0
	12. Pilotprojekt vedr. mobil opkobling for medarbejdere i Københavns Energi/ Københavns Vand (mBusiness)	MFF	750	250
	13. Udvikling og implementering af IT-revisionsværktøjer samt konsulentbistand	300	0
Anvendelse af ny teknologi	14. Brug af mobiltelefoner til betaling ved parkering	BTF	150	50
I alt			10.000	6.640

Af bilag 3 fremgår de bevillingsmæssige ændringer i forvaltningerne, der følger af indstillingen.

5. Beskrivelse af de enkelte projektforslag

5.1 Fælles formål

1. Fælles telefonbogsdatabase på KKnet (Økonomiforvaltningen)

Der eksisterer ikke i dag en personaleoversigt/telefonbog, som dækker hele Københavns Kommune. Det nærmeste, man kommer, er den gamle main-frame-applikation Te01, som kun medtager ca. 16.000 af kommunens medarbejdere. Den base rer sig på decentral opdatering (på sekretariatsniveau). Telefonbogen opdateres kun i begrænset omfang, og nogle forvaltninger har etableret egne telefonbøger.

Det foreslås, at der oprettes en fælles telefonbog for hele Københavns Kommune, som styres af Løn- og Pensionsanvisningens database, som er den bedst opdaterede i Kommunen, og som derudover ønskes opdateret på individniveau i et særligt opdateringsgsskema via KKnet.

Det ansøgte beløb afsættes til overførsel af grunddata fra eksisterende centrale og decentrale navnedatabaser til dette nye telefonbogskoncept.

5.2 Serviceforbedringer for borgere og erhvervsliv

2. PC'er til telefoncentralen (3366 3366) i Hans Nansens Gård

Oprettelsen af en ny, fælles telefonbog (se pkt. 2 ovenfor) indebærer, at de gamle telefonbogssystemer (TE 01 og TE 07) ikke længere vil blive ajourført.

TE01 og TE07 har hidtil dannet grundlaget for Telefoncentralens servicering af borgerne. For at Telefoncentralen i fremtiden skal kunne servicere borgerne ved hjælp af den nye telefonbog, vil det være nødvendigt, at der installeres PC'ere, som er i stand til at hente oplysninger fra kommunens intranet (KKnet).

Det ansøgte beløb skal bl.a. anvendes til installation af PC'ere m.v. og uddannelse af medarbejdere.

3. Demokratiweb (Økonomiforvaltningen)

Københavns Kommunes hjemmeside www.kk.dk skal opdeles i en servicedel og en demokratidel. Servicedelen rummer informationer om kommunens serviceydelser, herunder de nye elektroniske selvbetjeningsydelser. Den anden del – demokratidelen – skal bl.a. indeholde information om politik, bystyre, møde-dagsordenssystemet, dokumentationsmateriale og debat- og dialogfaciliteter.

Beløbet skal anvendes til udvikling og etablering af demokratiweb, afprøvning af dialog- og debatfaciliteter og en særlig indsats i forbindelse med Kommunalvalget i november 2001.

4. Web-baseret bibliotekssystem (Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen)

Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen ønsker at udvikle et nyt bibliotekssystem, der udnytter de muligheder, der eksisterer i det centrale bibliotekssystem. Dette vil lette og kvalificere skolebibliotekarernes arbejde i det pædagogiske servicecenter på den enkelte institution.

Det ansøgte beløb skal anvendes til at få decentrale bogsamlinger (skoler m.m.) til at fremstå som en funktionel delmængde af det samlede bibliotekssystem. Der vil i udvikingen blive arbejdet med integration til KKnet 2.

5. GIS-informationsserver til borgerservice m.v. (Bygge- og Teknikforvaltningen)

Projektet skal ses som et initiativ til understøttelse af kommunens generelle informationsbestræbelser overfor befolkningen i forbindelse med udviklingen af elektroniske services på internettet samt forbedring af den interne dataformidling i kommunen.

Der vil blive etableret en database med såvel byens grundkort som en række yderligere data – planer, institutionsbetjening, administrative inddelinger m.v. med geografisk stedfæstelse som fællesnævner. Når en række formelle forhold er afklaret vil tillige en kopi af den "Offentlige Informationsserver (OIS)" primært med data fra de offentlige ejendomsregistre kunne placeres i basen. Der vil endvidere blive mulighed for at målrette informationerne mod forvaltningernes behov i sagsbehandlingssammenhæng.

5.3 Administrative fordele og effektiviseringsgevinster

6. Sammenknytning af GIS-, kort-, plan- og statistiske data (Økonomiforvaltningen)

Økonomiforvaltningens Statistiske Kontor og 8. Kontor har erfaringer med sammenknytning af GIS-kort og forskellige data, og har bl.a. udarbejdet forskellige elektroniske temakort om boligforhold. De to kontorer ønsker på denne baggrund, at gennemføre et forsøgsprojekt, hvor data og temakort gøres tilgængelige på den enkelte medarbejders PC til brug for sagsbehandling og planlægning. Forsøget påregnes gennemført i et Mapinfo-miljø, bl.a. med afprøvning af forskellige programmers egnethed til forskellige opgaver.

Forsøget gennemføres i indeværende år, og forudsættes afsluttet med afrapportering og demonstration af de opnåede resultater. I første omgang er det planlagt at afprøve systemet på 10 arbejdspladser med 5 i hvert kontor. Senere udvides til flere brugere i de 2 kontorer og eventuelt til andre interesserede i ØKF eller andre forvaltninger.

7. Møde- og dagsordensystem fase 2 (Økonomiforvaltningen)

Fase 1 af Møde- og dagsordenssystemet (MDS) blev gennemført ultimo 1999 i Borgerrepræsentationens Sekretariat og udvalgssekretariaterne. Samtidig fik Borgerrepræsentanterne etableret en PC-hjemmearbejdsplads med mulighed for opslag i dagsordener, indstillinger og beslutningsprotokoller. Formålet med MDS er at understøtte et effektivt samspil mellem udvalgene og Borgerrepræsentationen, herunder at forenkle sagsgangene i Borgerrepræsentationens Sekretariat og udvalgssekretariaterne, og samtidig optimere vilkårene for det politiske arbejde i Borgerrepræsentationen, Økonomiudvalget og de stående udvalg. I fase 2 skal MDS udvides til også at omfatte forvaltningerne. Fase 2 indeholder scanningsmulighed og bedre søgemuligheder generelt på Intra- og Internet, integration med ESDH (Elektronisk Sags- og DokumentHåndteringssystem) samt undervisning af brugere, herunder borgerrepræsentanter, i de nye faciliteter.

8. Fjernaflæsning af målere i Den Hvide Kødby (Kultur- og Fritidsforvaltningen)

Det planlagte projekt har til formål på sigt at omlægge samtlige måleres kontrol- og afregningsaflæsning fra manuel til edb-baseret dataindsamling vha. et udbygget CTS-anlæg. Endvidere er det hensigten, at give lejerne mulighed for via internettet selv at aflæse og kontrollere forbrugstallene på de forskellige tekniske ydelser. Der er tale om et projekt i 3 etaper fordelt på årene 2001-03 med samlede udgifter på 3,7 mill.kr.

9. Elektronisk journal- og dokumenthåndteringssystem (foranalyse) (Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen)

Formålet er at videreføre arbejdet med effektivisering af forvaltningens administrative sagsgange således at mulighederne i Intranettet udnyttes optimalt. Dette skal ses som et led i bestræbelserne på at opnå "Den Digitale Forvaltning", hvori sagsgange er standardiseret i forventning om kortere sagsbehandlingstid og med et konstant informationsflow til glæde for såvel administrative brugere som borgere.

Ud fra mulighederne i et fælles Elektronisk Sags- og Dokument-Håndteringssystem (ESDH-system) arbejdes der frem mod opstilling af kravspecifikation og afprøvning i udvalgte områder af forvaltningen. Tiltaget ligger i forlængelse af kommunens overordnede indsats for indførelse af et ESDH-system.

10. Citrix-løsning til bl.a. ESDH (Elektronisk Sags- og DokumentHåndteringssystem) (Sundhedsforvaltningen)

For at imødekomme behovet for at kunne afvikle nye store applikationer (bl.a. ESDH systemet) på de eksisterende PC'ere og med begrænset netværkskapacitet, ønsker Sundhedsforvaltningen at opbygge en driftsplatform der muliggør dette. Sundhedsforvaltningen har derfor valgt, at fremtidige større PC-applikationer skal afvikles i et Citrix Metaframe-miljø. Løsningen indebærer, at f.eks. implementeringen af ESDH, omsorgssystem og dagtilbudsmodul i Sundhedsforvaltningen kan ske uden at der skal ske opgraderinger af brugernes PC'ere eller af datalinjerne.

Løsningen forventes bl.a. at give brugerne ensartet adgang til alle applikationer uanset fysisk placering (herunder også trådløs for udkørende personale via mobiltelefon), mulighed for at afvikle datatunge PC-applikationer samt forlængelse af PC'ernes levetid med 2-3 år.

Der ansøges om 2 mio. kr. til etablering af grundsystemet. Den samlede installation forventes at koste ca. 7,5 mio. kr. Alle udgifter udover grundsystemet finansieres som licensudgifter på de enkelte applikationer.

11. ESDH-projekt (Implementering, videreførsel) (Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen)

Projektet er en del af det samlede ESDH projekt i Københavns Kommune. Projektet er i foråret 2001 inde i en forberedende fase med funktions- og procestest, pilotprojekt, undervisning og fastlæggelse af sagsgange og procedurer.

I forbindelse med tilbagerulning fra bydelene øges antallet af brugere på systemet – primært som følge af etableringen af 4 nye lokale centre med ca. 920 brugere. Det ansøgte beløb skal anvendes til den heraf følgende øgede investering i programmel og maskinel samt en øget investering i medarbejderressourcer.

12. Pilotprojekt vedr. mobil opkobling for medarbejdere i Københavns Energi/ Københavns Vand (Miljø- og Forsyningsforvaltningen)

Københavns Energi (KE) og Københavns Vand (KV) har en række medarbejdere med udkørende arbejde i kommunen. Nogle medarbejder møder således op på KE's/KV's faste adresser flere gange dagligt, hvor de i papirform får tildelt nye arbejdsordrer, der indeholder oplysninger/udtræk fra kunderegisteret.

Pilotprojektet skal afdække i hvilket omfang det er muligt at overføre arbejdsordrer m.m. fra WEB-baserede informationer og applikationer til de udkørende medarbejdere. Fordelen er således, at medarbejderne kan servicere borgerne/kunderne uden at skulle "mellemlande" på de faste adresser for at få udleveret de nødvendige tekniske oplysninger.

13. Udvikling og implementering af IT-revisionsværktøjer samt konsulentbistand (Revisionsdirektoratet)

Projektets formål er at forbedre Revisionsdirektoratets opgavevaretagelse gennem effektiv anvendelse af IT. Når kommunens institutioner overgår til nye IT-systemer og programmer er det nødvendigt at Revisionsdirektoratet er i stand til at foretage en kvalificeret sagsbehandling i de nye miljøer.

5.4 Anvendelse af ny teknologi

14. Brug af mobiltelefoner til betaling ved parkering (Bygge- og Teknikforvaltningen)

Parkering·Københavns projekt skal give mulighed for at betale for parkering ved hjælp af mobiltelefon. Der vil for mange bilister være tale om en serviceforbedring, hvis de kan parkere uafhængig af at skulle have de nødvendige mønter og uden at skulle bevæge sig til og fra en parkomat i forbindelse med parkeringen. Virksomhederne vil samtidig få bedre muligheder for at afregne deres ansattes udgifter til parkering, idet disse vil være specificeret enten på firmaets eller de ansattes telefonregninger.

Projektet vil medvirke til at fastholde Københavns Kommunes image som en kommune på forkant med udviklingen, såvel teknologisk som servicemæssigt. Projektet vil på sigt give administrative fordele og effektiviseringsgevinster idet en udbredt betaling med mobiltelefon vil betyde færre tømninger og reparationer af parkomaterne, fordi de anvendes mindre.

Den nuværende betalingsordning tænkes opretholdt sideløbende med betalingsmuligheden via mobiltelefon. Det forudsættes endvidere, at alle mobiltelefonudbydere kan tilslutte sig ordningen.

Økonomi

Se ovenfor.

Høring

Nærværende forslag til udmøntning af IT-puljen er baseret på bidrag fra de enkelte forvaltninger samt forsøgsbydelene og Revisionsdirektoratet.

Bilag

Bilag 1 Økonomiforvaltningens skrivelse til forvaltningerne af 4. januar 2001.

Bilag 2 Økonomiforvaltningens skrivelse til bydelene af 4. januar 2001.

Bilag 3 Bevillingsmæssige ændringer som følge af indstillingen.

Bilag 4 Opfølgning på IT-puljen for 2000.

Erik Jacobsen

Bjarne Winge

Til top

Indstilling vedrørende fordeling af IT-pulje på 10 mill. kr.

Indstilling vedrørende fordeling af IT-pulje på 10 mill. kr.

Ansøger

Ansøger