Revision af Københavns Kommunes Kommunikationspolitik

Økonomiudvalget

 

DAGSORDEN

for ordinært møde tirsdag den 3. februar 2004

 

 

 

J.nr.             ØU 28/2004

 

 

4.                   Revision af Københavns Kommunes Kommunikationspolitik

 

 

INDSTILLING

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget anbefaler,

at Borgerrepræsentationen tiltræder vedlagte reviderede Kommunikationspolitik som et fælles udgangspunkt for Københavns Kommunes kommunikation (bilag 1) og

at Borgerrepræsentationen tiltræder vedlagte reviderede Designguide (bilag 2) som grundlag for Københavns Kommunes visuelle kommunikation.

 

 

 

RESUME

Kommunikationspolitikken og Designguiden er blevet revideret fordi den eksisterende politik fastslår, at den revideres hvert 2. år, så aktualiteten bevares i forhold til udviklingen på kommunikationsområdet og i forhold til kommunens udvikling generelt.

 

 

 

SAGSBESKRIVELSE

Borgerrepræsentationen vedtog Københavns Kommunes Kommunikationspolitik i september 1999. I løbet af 2003 har den gennemgået en revision, som skal sikre, at den fortsat er aktuel – både i forhold til udviklingen på kommunikationsområdet og i forhold til kommunens generelle udvikling.

Formålet med kommunikationspolitikken er at have et fælles defineret grundlag for kommunikation, som gør det muligt at arbejde strategisk og målrettet med kommunikation, der understøtter kommunens aktiviteter og indsatser.

Kommunikationspolitikken fastslår principperne for kommunikationen med brugere og ansatte i Københavns Kommune og er således et fælles udgangspunkt for de decentrale kommunikationspolitikker og strategier, som fastlægges i kommunens forvaltninger.

Organiseringen af revisionen er forankret i en styregruppe med en repræsentant fra hver forvaltning udpeget af direktionen. I alle projekt- og arbejdsgrupper under styregruppen har der ligeledes deltaget en repræsentant fra hver forvaltning.

 

Kommunikationspolitikken består af:

Kommunikationspolitikken,
som er et holdnings- og princippapir, der fastslår, hvordan Københavns Kommune anskuer kommunikation og de principper, der ligger til grund for kommunens kommunikation.
I dette papir formuleres fælles strategier for kommunikation inden for områderne: intern kommunikation, service og dialog, pressekontakt, internet og design.

I revisionen af kommunikationspolitikken er der lagt særligt vægt på at skelne tydeligere mellem de grundlæggende principper for god kommunikation i Københavns Kommune og på vision og strategier. Den angiver i højere grad end tidligere, hvilke kommunikationsområder kommunen ønsker at sætte fokus på i de kommende år.

Der er også lagt vægt på at tydeliggøre ansvarsforholdet for at realisere politikken. Det slås således fast at kommunikationspolitikken er et fælles udgangspunkt for kommunikation for alle kommunens forvaltninger, og at det er de enkelte forvaltningernes ansvar at omsætte politikken i praksis.

For alle strategier angives målepunkter, som gør det muligt at følge op på effekten/ resultaterne af kommunens k ommunikation. Det fastslås i politikken, at Økonomiforvaltningen hvert andet år, vil tage initiativ til at udarbejde en samlet rapport til Borgerrepræsentationen om de kommunikationsaktiviteter, der indgår i forvaltningernes strategier, og som ligger i forlængelse af kommunikationspolitikken.

 

Designguiden,
som fastlægger retningslinjerne for Københavns Kommunes designlinje og grafiske principper for både trykte og elektroniske medier, skiltning og øvrige elementer. I designguiden er det blevet præciseret, hvilke retningslinjer, der skal følges af alle, på hvilke områder det er op til forvaltningerne at vedtage retningslinjer, og hvilke retningslinjer der er vejledende.

Revisionen af designguiden har primært været en modernisering af kommunens design. Arbejdet med revision af designet understøttes bl.a. en online designmanual, som bliver til gavn for alle, der arbejder med design i Københavns Kommune.

 

Kommunikationspolitikken understøttes af en række værktøjer bl.a. på intranettet, KKnet. De skal gøre det lettere at implementere principperne i kommunikationspolitikken og at arbejde med kommunikation i Københavns Kommune generelt.

 

TIDSPLAN

Det foreslås, at justeringer af designprincipperne implementeres løbende.

 

ØKONOMI

Udgifter i forbindelse med designjusteringer, udarbejdelse af designguide og tilhørende funktioner samt til markedsføring af de nye designretningslinjer afholdes af Økonomiforvaltningen. Såfremt der vælges en løbende implementering vil forvaltningerne ikke skulle afsætte særlige midler til implementering af de nye designretningslinjer, udover den tid der medgår til installering af nye skabeloner og til kvalitetssikring af den løbende produktion.

 

MILJØVURDERING

I forbindelse med vejledninger og skabeloner til trykt materiale vil der blive lagt vægt på at anbefale standardformater og papirtyper, der kan minimere ressourceforbruget. Derudover har forslaget ingen miljømæssige konsekvenser.

 

HØRING

Der er foretaget høring af:

De syv forvaltninger.

Det rådgivende integrationsudvalg.

 

BILAG

1.      Københavns Kommunes Kommunikationspolitik

2.      Københavns Kommunes Designguide

 

 

Erik Jacobsen

 

 

 

/Paul Sax Møller