Etablering af program for København Kommunes Arbejdsplansystem (KAS), nyt lønsystem samt hjemtagelsen af lønanvisningsopgaven

Borgerrepræsentationen skal godkende rådighedsbeløb og finansiering til Københavns Kommunes arbejdsplansystem (KAS), nyt lønsystem og hjemtagelsen af lønanvisningsopgaven som følge af øgede omkostninger.

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget over for Borgerrepræsentation anbefaler,

1. at der gives et rådighedsbeløb og anlægsbevilling på 8,8 mio. kr. (p/l 2015) i 2015 til kommunens arbejdsplansystem (KAS), nyt lønsystem og hjemtagelsen af lønanvisningsopgaven,
2. at rådighedsbeløbet er finansieret ved dels en omdisponering af 4,7 mio. kr. fra anlægsbevillingerne ’Opgradering og effektivisering af kommunens it-netværk’ og ’Windows 7’ og dels via internt lån på 4,1 mio. kr.,
3. at mindreforbruget på 4,1 mio. kr. på anlægsbevillingen ’Udfasningen af Mainframe’ anvendes til at tilbagebetale det interne lån på bevillingen ’Fællessystemer og driftsaftaler, service’ i årene 2016-2018.

Københavns Kommune er undervejs med to store centrale systemimplementeringer på personaleområdet. Det drejer sig dels om et nyt system til håndtering af kommunens arbejdsplanlægning og registrering af ferie og fravær og dels om et nyt lønsystem til håndtering af løn, pension og refusion.

Til anskaffelsen og implementeringen af ovenstående systemer har Koncernservice fået bevilliget i alt 55,9 mio. kr. fordelt på to anlægsbevillinger. Koncernservice estimerer dog, at de forventede udgifter til implementeringen af de to systemer beløber sig til i alt 64,7 mio. kr. Dette svarer til en merudgift på 8,8 mio. kr., som skyldes udskydelsen af idriftsættelsen af arbejdsplan- og lønsystemet samt et omfangsrigt og manuelt oprydningsarbejde i København Kommunes Linieorganisationssystem (LOS).

Systemimplementeringen af arbejdsplanssystemet (KAS) har i flere omgange været udskudt grundet utilfredsstillende leverancer fra leverandøren, KMD. Udsættelserne har været nødvendige for, at kommunen på forsvarlig og driftsikker vis kan tage systemet i brug til den vigtige arbejdsplanlægning og registrering af ferie og fravær i kommunen.

Den seneste udskydelse har betydet, at implementering af arbejdsplanssystemet skal forløbe parallelt med implementeringen af kommunens nye lønsystem (KMD Opus). Da der er styringsmæssige sammenhænge mellem de to systemer er det vurderingen, at en parallelimplementering vil komplicere udrulning af begge systemer og øge risikobilledet væsentligt. Der er endvidere bekymring for, hvorvidt Københavns Kommune og leverandøren organisatorisk og ressourcemæssigt kan håndtere en samtidig implementering af to store centrale systemer på lønområdet.

Københavns Kommune har haft en længere dialog med KMD om det hensigtsmæssige ved at implementere to så store systemer samtidig, da det er Københavns Kommunes vurdering, at det medfører væsentlige risici for fejlbehæftet indberetninger og databehandling.

Københavns Kommune har derfor valgt at gøre brug af den kontraktuelt tilsikrede ret til udskydelse af implementeringen af lønsystemet med begrundelse i, at Københavns Kommune først og fremmest ønsker et sikkert implementeringsforløb på henholdsvis KAS og lønsystemet, men også ønsker en sikker driftsafvikling efter implementeringerne.

KMD kan ikke stilles økonomisk ansvarlig for denne beslutning, og kan derfor heller ikke økonomisk hæfte for Københavns Kommunes valg af at gøre brug af udskydelsesretten på implementeringen af lønsystemet.

Samtidig med ovenstående har implementering af det nye lønsystem i kommunen vist sig at indeholde flere tunge og manuelle processer end oprindelige estimeret. Det skyldes, at det nye lønsystem, som er et standardsystem, forudsætter en standardisering i kommunens linieorganisationssystem, LOS. Denne standardisering og oprydning har vist sig at have et meget større omfang end estimeret, hvilket skyldes, at systemet igennem årene ikke har været brugt ensartet i Københavns Kommune.

De samlede omkostninger til håndtering af merudgifterne forbundet med udskydelsen af arbejdsplan- og lønsystemet, hjemtagelsen af lønanvisningsopgaven og standardiseringen af kommunens organisationssystem er estimeret til 8,8 mio. kr.

Det indstilles derfor, at der gives et rådighedsbeløb og en anlægsbevilling på 8,8 mio. kr. i 2015 til at dække de øgede omkostninger for de tre projekter.

Rådighedsbeløbet foreslås finansieret ved,

• at der omdisponeres 4,7 mio. kr. fra anlægsbevillingerne ’Opgradering og effektivisering af kommunens IT-netværk’ og 'Windows 7' til anlægsbevillingen ’Nyt lønsystem’. Anlægsbevillingerne er alle placeret på Koncernservice, Anlæg.
• at der optages et internt lån til lønsystemet på 4,1 mio. kr. på bevillingen Koncernservice, Service, som afdrages i årene 2016-2018.
• at mindreforbruget på 4,1 mio. kr. på ’Udfasning af Mainframe’ anvendes til at reducere låneafdraget i årene 2016-2018 på bevillingen Fællessystemer og Driftsaftaler, Service.

Omdisponeringen af eksisterende anlægsbevillinger betyder, at ovenstående ikke vil medføre bevillingsmæssige konsekvenser på anlæg.

I budget 2015 er periodiseringen af den samlede effektivisering tilknyttet det nye lønsystem blevet tilrettet som følge af forsinkelsen af arbejdsplansløsningen og konsekvenserne heraf. Med denne indstilling tilpasses indfasningen således, at afdraget på det nye lån på 4 mio. kr. håndteres på samme måde som det oprindelige lån. Dette ændrer periodiseringen af effektiviseringen jf. tabel 1.

Tabel 1: Ny periodisering af effektivisering vedr. nyt lønsystem

(1.000 kr. 2015 p/l)	2014	2015	2016	2017	2018	2019	2020	2021	2022
Oprindelig periodisering	-2.206	-10.272	-15.006	-15.006	-15.006	-15.006	-15.006	-15.006	-16.824
Periodisering i budget 2015	-2.206	-5.680	-15.006	-15.006	-15.006	-15.006	-15.006	-15.006	-16.824
Ny periodisering		-5.680	-13.607	-13.607	-13.607	-15.006	-15.006	-15.006	-16.824

Tabel 2: Bevillingsmæssige konsekvenser

At-punkt	Udvalg	Bevilling (nr. og navn)	Funktion	Indtægt (I) / Udgift (U)	Beløb i 1.000 kr.* (2015 p/l)				Varig? ja/nej
					2015	2016	2017	2018
2	ØU	1190 - Koncernservice, service	6.45.52.1	U	0	-1.399	-1.399	-1.399	Nej
3	ØU	1195 - Fællessystemer og driftsaftaler, service	6.45.52.1	U	0	1.351	1.351	1.350	Nej
I alt					0	48	48	49

ØU=Økonomiudvalget

Såfremt Økonomiudvalget anbefaler indstillingen, vil indstillingen blive forelagt til godkendelse i Borgerrepræsentationen den 11. december 2014.

Dagsordenspunkt 15: Etablering af program for København Kommunes Arbejdsplansystem (KAS), nyt lønsystem samt hjemtagelsen af lønanvisningsopgaven

Økonomiudvalgets beslutning den 2. december 2014

Indstillingen blev anbefalet over for Borgerrepræsentationen uden afstemning.